機關事業單位檔案信息資源開發分析

邵華

［摘 要］在國家機關事業單位的發展中，檔案信息資源的重要性不斷提高。在新時代背景下，有效整合信息資源可以促進機關事業單位高質量發展。檔案管理是事業單位工作的重要組成部分，其工作任務繁重，涉及面廣。因此，需要相關管理部門對檔案進行有效的收集、整理與儲存，同時需要對檔案信息資源的利用及開發予以重視。檔案管理工作人員需要重點解決相關問題，確保檔案信息管理工作更加具備安全性與完整性，確保機關事業單位在對工作決策、部署以及落實中獲得有效的依據，充分體現檔案信息在機關事業單位發展中的重要作用。

［關鍵詞］機關事業單位；檔案信息；資源開發

［中圖分類號］G27文獻標志碼：A

在現代社會的發展過程中，信息技術已經逐漸滲透社會的方方面面，為許多行業的工作提供了足夠的便利，這也使得信息技術的應用成為許多行業甚至政府行政機構發展的重要手段之一。只有正確認識信息技術在現代社會中的地位，并在機關事業單位的工作中不斷推進信息技術的運用，才能使我國機關事業單位更好地跟上社會發展的節奏。

1 機關事業單位檔案信息資源開發應用的重要性

國家機關和事業單位是國家機構的重要組成部分，主要履行社會職能。檔案管理是機關事業單位的一項重要工作，可以促進機關事業單位更有效地發揮作用，為社會提供更優質的服務。事業單位檔案在長期發展過程中收集了各類音頻、視頻、文字、圖片等資料。在機關事業單位的發展中，要保證檔案管理的效率和質量得到提高，更加積極地開發和應用各類檔案信息資源?；ヂ摼W時代背景下，現代人的生產生活更為便利，辦公效率得到了有效提升，檔案工作在落實中也產生了一定的變化。檔案信息資源主要通過電子檔案的方式進行儲存，只需少量的空間就能夠對大量檔案信息進行儲存，使檔案資源儲存效率得到有效提升，與傳統紙質檔案管理方法相比，儲存密度得到了進一步增大，檔案管理成本得到有效節約。在機關事業單位檔案信息資源應用及開發的過程中，應用網絡技術能夠使檔案信息資源的利用及開發獲得諸多便利?；ヂ摼W時代，檔案信息應用與開發具備更加豐富的技術支撐，需要有關管理部門使用更加多樣的檔案管理方法，對于檔案資料內的各類價值信息進行深入挖掘，確保當前信息使用者的多樣需求能夠得到滿足。另外，檔案部門需要將更為豐富且具有應用價值的信息發布到網絡平臺，用戶通過計算機網絡能夠對所需的檔案信息進行查詢與閱覽，使檔案信息資源應用效率進一步提升，使信息應用與使用者的需求相符［1］。

2 機關事業單位檔案信息資源開發存在的問題

2.1 檔案管理制度規范性不夠

雖然我國出臺了一系列檔案管理規章制度，但機關事業單位在應用這些制度時，并非一帆風順。一方面，一些規章制度不符合機關事業單位的實際情況，機關事業單位需要在一定程度上進行調整，不能直接轉讓適用規章制度。這類問題解決起來還是較為簡單的，只要管理人員結合機關事業單位自身實際進行簡單的調整即可。而另一方面就較為困難。由于檔案管理工作較為煩瑣，管理者無法做到面面俱到地檢查和審核，這就使得管理人員在開展管理工作時出現懈怠的情況。而管理人員的懈怠就會導致檔案管理工作進展延緩，當機關事業單位在發展過程中需要用到相關檔案資料時，無法快速有效地調取出來，進而影響機關事業單位的發展。

2.2 檔案管理人員專業性有待提升

在檔案信息資源的管理和開發中，檔案管理人員需要具備更加優秀的工作能力，具備更扎實的專業知識，不斷提高自身的綜合信息素養。在當前機關事業單位部分檔案管理人員的專業素質有待提高，工作能力相對薄弱，無法滿足新時代背景下檔案信息資源開發應用的新要求。部分機關事業單位對于檔案管理人員的招聘條件相對較低，甚至由其他部門職工兼職開展檔案管理工作。在此背景下，機關事業單位檔案管理的專業度受到影響，檔案管理質量相對較低，無法滿足機關事業單位檔案信息資源開發應用的要求。

3 機關事業單位檔案信息資源開發策略

3.1 提高對檔案信息資源開發應用的重視度

檔案管理工作負責為用戶提供優質的檔案信息服務，是機關事業單位發展中的一項重要工作內容。目前，國家高度重視機關事業單位檔案管理工作。機關事業單位要盡快轉變傳統觀念，提高對檔案信息資源開發利用重要性的認識。在實際工作中，機關事業單位會出現忽視檔案信息資源開發應用的情況，沒有引起內部職工的關注，其原因主要在于未做好宣傳工作，且思想觀念有待轉變。因此，機關事業單位需要對檔案管理工作宣傳范圍進行擴展，應用新媒體等進行廣泛宣傳。例如，可設置各類宣傳欄，舉辦視頻、圖片展覽等活動，確保廣大職工能夠了解檔案信息管理的作用，檔案信息管理的開發、應用方法以及相關管理制度。在檔案信息資源應用及開發過程中，機關事業單位需要逐步增加人力資源及資金的投入，確保檔案資源在單位發展中能夠有效發揮其價值［2］。

3.2 從檔案管理入手，建立檔案管理體系

檔案管理工作是檔案開發利用工作的基礎和前提，一旦檔案管理工作得不到很好的開展，那么檔案開發利用工作也會遇到重重障礙。因此，為了促進檔案管理工作的開展，為檔案信息資源的開發利用奠定基礎，檔案管理制度的建立就成為不可或缺的工作。檔案管理工作的重點主要分為兩部分：一部分是整理歸納和留存，這一部分工作大多數機關事業單位都能夠很好地完成；還有一部分則是深度加工，這一部分工作很多機關事業單位難以有效完成。機關事業單位檔案深度加工主要包括建立電子信息數據庫，以及硬件設備的更新和管理人員素質的提升。機關事業單位要購進較為先進的硬件設備，如掃描儀、彩色激光打印機，甚至部分有條件的機關事業單位可以購置3D打印機。此外，還要建立電子檔案信息數據，將紙質檔案數字化，使得機關事業單位員工可以通過網絡平臺對檔案信息進行借閱瀏覽，促進檔案信息資源的利用。在對紙質檔案進行數字化的過程中，要制定詳細步驟，以確保紙質檔案數字化的準確性。首先，要對紙質檔案進行全面的整理，對于機關事業單位所有的紙質檔案進行歸檔，按照時間順序、保管期限進行科學、規范、準確的整理。其次，將所有的紙質檔案資料按照時間順序依次輸入信息庫中，形成檔案信息數據，并經過綜合研判以后，對檔案信息的重要程度進行劃分，確定哪些檔案資料是可以公開的，哪些是不可以公開的，確定保密程度，并將所有的檔案資料進行備份儲存，對于重要信息要進行多次備份。最后，對于紙質檔案也要進行妥善的保管，以保證電子檔案遺失后還有挽救的機會。同時，還要在平臺中搭建反饋功能，讓員工對于借閱過程中所遇到的問題進行反饋，或者是提出自己的一些建議，以促進平臺的構建和使用。除了線上的反饋以外，還可以開通線下反饋渠道，定期向機關事業單位員工發放問卷，借助問卷的形式，了解員工的使用情況，為檔案管理體系的構建添磚加瓦。

3.3 對檔案信息進行優化管理，提高服務的針對性

檔案信息資源是社會主義現代化建設的信息支撐，有利于提升事業服務部門的工作有效性和及時性。為公眾服務是檔案部門的宗旨。在信息資源的使用過程中，需要加強相關服務人員的意識，滿足公眾對信息利用的需求，使信息查詢過程更加方便、高效。為了保障公眾對信息資源的知情權，落實信息傳遞過程中的真實性和有效性，需要檔案工作者根據服務特點，按照檔案來源的屬性特征和專業化內容，建立多種多樣的檢索方式，既能為信息利用者提供方便，也能夠使服務范圍拓寬，廣開服務門路，增強信息的覆蓋面。檔案信息重要的資源開發價值在于使社會運轉呈現出良好的秩序，發揮信息的導向作用，將輿情和利益引入正確方向，擴大檔案信息的社會知名度，發揮檔案信息的社會服務功能，實現檔案的服務價值。在檔案信息資源開發過程中，比較重要的一個開發內容是建立信息高速傳輸信息網絡。信息傳輸網絡的建立是這部分公開信息資源開發的重要保障，它能夠實現橫向的區域性和縱向的專業性。通過輸入、存儲、輸出等環節的信息網絡建設，形成覆蓋全面、傳輸高效的信息網絡綜合系統，在全國都能達到信息網絡的互通。地區性的檔案部門在有條件的情況下，可以正確劃定保密級別，有選擇地進入信息網，這樣既保證了信息資源的豐富性和建立信息交流渠道的通暢性，又保障了資源地區之間的針對性和精準性，方便發揮信息網的輻射作用，同時能夠吸收更多的檔案信息進入地區性網絡系統，使檔案信息資源得到針對性開發、精準性覆蓋［3］。

3.4 提升協作開發能力

檔案信息資源的開發利用通常被視為檔案管理部門的內部工作，檔案部門相對封閉，工作模式保守。因此，需要不斷提升機關事業單位檔案信息資源的協同開發能力。借助數字檔案管理系統中的開發利用模塊，可以建立專題檔案、經驗成果共享庫、問題案例庫等，實現各單位信息資源共享和互聯互通，打破地域空間的限制；通過與其他部門之間的協作與交流，合理有效利用資源，實現跨部門、跨專業融合，將其他部門的新思路、新方法運用到檔案信息資源的開發利用中，多元發掘檔案信息資源的內在價值，實現部門協作“１＋１＞２”的效果，提升檔案信息資源開發利用的能力與水平［4］。

3.5 形成全面互通互聯的檔案開發利用格局

隨著區域經濟開放程度的不斷提高，城市人才的頻繁流動已不再局限于地方層面。人才引進是促進人才合理流動、加強創新人才競爭、提高地方自主創新能力、實現人才發展戰略的一項重要政策。目前，我國人才中心的實踐工作還局限在區域層面，人才流動的資源孤島現象仍然十分嚴重。很多優秀的檔案資源沒有被充分挖掘，跨區域的人才供需矛盾依然十分突出。為了解決以上問題可以從兩個方面入手。

一方面，應該從宏觀層面上建立全國互通、互聯的檔案開發利用格局，建立全國人才市場檔案庫，構建統一的檔案管理組織架構，明確各個相關單位的檔案管理職能和流程，形成全國檔案資源開發利用服務目錄化、標準化，促進各省市區之間人才流動和人才需求的有效對接。尤其是在跨區域的人才信息采集方面，應堅持按照統一標準、統一要求、統一格式進行人才數據采集，按照“實施歸檔、定期采集、異地備份”等原則，對全國檔案數據進行規范化收集和管理，形成檔案數據的全國大平臺管理格局。

另一方面，在建立全國統一檔案管理平臺的目標下，我國應該大力建設數字化、信息化和系統化的地方檔案網絡系統和平臺，以便實現與全國平臺的有效對接。專用的地方電子檔案管理系統，必須具備地方檔案的收集、分類、立卷、檢索、管理及銷毀功能，設置后臺管理、人員權限管理、系統參數維護等管理模塊。加強技術安全保障設置，通過增設密碼保護機制、信息防盜系統、系統登錄驗證模塊，維護系統安全管理。電子檔案系統還需實現與其他部門辦公系統的對接，基于全國人才數據資源的共享互通標準，促進地方檔案信息資源的最大化收集、利用和開發。例如，機關事業單位在統一互聯政務網絡平臺建設基礎上，開發出一套內部辦公系統和外部一站式服務平臺相互銜接的“檔案管理模塊”，利用該模塊系統，教育機關系統部門實現了電子檔案的自動歸檔管理。而檔案服務中心進一步將歸檔系統遷移至服務中心的政務云平臺，利用大數據、云計算等先進的計算機管理技術，為社會提供非涉密的、可靠的人才資源信息，實現了檔案資源的整合、共享和開發［5］。

4 結束語

在新時代，隨著社會的快速發展和各種信息技術的逐步普及，有效實施機關事業單位檔案信息的開發和應用，對機關事業單位的發展至關重要。機關事業單位需要根據自身發展現狀，分析本單位檔案資源開發利用中存在的問題，并結合問題產生的原因進行深入分析，在對本單位檔案資源開發應用進行優化的過程中，需要創新開發意識，進一步對信息資源建設進行強化。在拓寬信息資源服務領域，應用先進的信息技術對檔案信息進行處理，充分體現檔案資料的價值，同時強化檔案管理人員的綜合能力，從多角度滿足新時代背景下機關事業單位檔案信息資源開發應用的創新需求。

參考文獻

［1］葉芳. 機關事業單位檔案信息資源開發與利用研究［J］. 東西南北，2019（23）：207.

［2］張帆，吳建華. 基于檔案治理的檔案信息資源開發模式轉型研究［J］. 檔案學通訊，2019（6）：18-26.

［3］胡雙明. 如何做好事業單位檔案信息資源開發利用工作［J］. 黑龍江檔案，2018（3）：101.

［4］吳靜. 檔案信息資源開發的影響因素及對策分析［J］. 長江叢刊，2017（35）：112.

［5］付艷杰. 機關事業單位檔案管理工作現狀及對策研究［J］. 檔案天地，2017（4）：33-35，41.