高職院校人事檔案完整性存在的問題及對策研究

范潔

摘 要：在高職院校中人事檔案管理工作的開展十分關鍵，人事檔案真實記錄了院校教職工的德能勤績表現，是高職院校開展人力資源管理的重要憑證。就目前來看，很多高職院校在人事檔案管理過程中依然存在不足之處，尤其是人事檔案完整性方面。鑒于此，本文分析了高等職業院校人事檔案完整性存在的主要問題，并就如何解決這些問題進行了探討，提出幾點有效對策。

關鍵詞：高等職業院校；人事檔案；完整性

隨著教育改革發展，我國涌現出了大批的職業院校，且在近年來贏得了跨越式發展，這也給職業院校人事檔案管理工作帶來了挑戰。因現有檔案管理人員數量不足，在檔案管理方面專業性不足、經驗有限，高職院校在檔案管理過程中容易出現各項問題，尤其是人事檔案完整性方面。人事檔案是高職院校在人事管理活動中所形成的文件資料，其在人力資源管理中有著非常重要的作用，因此，必須采取有效措施解決這一問題，將此項工作在人力資源管理工作中的價值發揮出來。

一、高職院校人事檔案管理的重要性

高職院校人事檔案是其展開人力資源管理活動的重要工具，在人才任用、資格評審以及選拔中有著參考價值。

1.具備素質證明及信息保存的價值

高職院校教職工的職稱、年齡、學歷及健康等多項信息被記錄在人事檔案中，教學成果、科研成果和職位變動等教學信息也會包含在人事檔案當中，而高職院校在人力資源招聘過程中需要對人事檔案進行調取和分析，并根據其人事檔案中記錄的教學教研、任職情況及原單位評價等綜合信息對人員素質進行判斷。

2.人事關系變更憑證

在高職院校人員流動中，人事檔案有著重要作用，可以作為人事關系變更憑證。高職院校教職人員會出現工作方面的變遷，在進入新單位時需要同時帶入人事檔案，人事檔案可為其在工作變動之后的薪資待遇確定方面提供重要依據。高職院校教職人員在出現人事變動之后，均需要將人事檔案記錄的相關信息作為其薪資待遇等關系落實的依據，其中，記錄的時間、年齡、單位及工作年限等信息，直接關系到流動教職人員的切身利益。因此，在人事檔案管理過程中，如果檔案不完整或是出現丟失，那么，接收教職員工的新單位就無法兌現其工作待遇，這必然會對教職工的薪資待遇及工作帶來不利影響。

3.可以幫助高職院校開展人力資源預測

高效開展人事檔案管理工作，還可為人力資源管理提供數據依據，通過對人事檔案資料的分析和總結，能明確現階段高職院校人力資源結構是否合理，在人員培養和引進方面是否合理，能否滿足現階段高職院校改革以及發展的需求。通過全面分析人事檔案內容，系統了解現階段高職院校的人力資源結構，在此基礎上科學預測高職院校對于人才的需求，更有針對性地引進以及培育人才，使高職院校的人力資源結構最優化。

二、高職院校人事檔案管理要點

1.全面收集

高職院校人事檔案管理內容較多，且呈現出多維度特征，這一工作開展關乎高職院校人才應用職位調整以及自身建設發展，而想要最大程度地發揮人事檔案管理水平，確保檔案能真實、客觀地反映人才的全貌，高職院校在檔案收集過程中就必須確保其檔案信息具有及時性、全面性，使檔案數據信息價值最大化，也為高職院校人事管理奠定基礎。對于院校來講，全面收集人事檔案資料是非常重要的一項內容，可采取縱向和橫向結合的收集模式，確保檔案信息資料收集的完整性和全面性。

2.準確鑒別

高職院校人事檔案管理涉及的數據信息量是非常龐大的，且這些數據并不是一成不變的，而是具有動態變化的特征，必須要能及時跟進與糾正。同時，還要做好真偽辨別。因此，高職院校在人事檔案管理時還需采取精細化管理方式，秉承嚴謹態度來進行人事檔案材料的取舍，實現去偽存真。

3.有序整理

在信息化時代背景下，高職院校人事檔案管理工作也會應用到信息化技術，使得人事檔案整理逐漸邁向信息數據整理階段，并實現了人事檔案收集水平的提升，使其管理朝著規范化以及系統化的方向發展。無論是傳統人工管理還是信息化管理，都必須要確保人事檔案資料能夠實現有序整理、分類準確、目錄清晰且有序編排。

4.安全保管

完成人事檔案資料的收集、鑒別和整理之后，便要做好相應的管理工作，人事檔案中記錄著多項內容，包括高職院校教育者的經歷、獎罰、薪資及職稱等，其本身屬于保密文件，必須高度重視人事檔案的安全保管工作，避免出現檔案泄露，而影響高職院校教職工的工作與生活。在人事檔案管理中一定要嚴格遵守相關法律法規，按照高職院校規章制度展開保管，確保檔案管理的保密性和安全性。尤其在信息化建設背景下，高職院校檔案管理人員也要具備信息安全意識，做好檔案安全管理，避免人事檔案管理工作出現安全問題。

三、我國高職院校人事檔案完整性存在問題

完整的高職院校人事檔案應包含多項內容，如個人信息、工作經歷、學歷水平、考核考察內容和職務評聘，以及政治核審內容、入黨情況、獎罰、工資待遇、任免聘用與退休情況等，包含上述內容的人事檔案資料才具有完整性。同時，高職院校人事檔案完整性還體現在其時間的連續性方面。雖然，近年來我國高職院校加強了對人事檔案管理的重視程度，但在完整性方面依然存在較多問題。

1.缺乏能夠反映現實表現的檔案材料

通過對高職院校人事檔案管理情況調查分析后可以發現，很多高職院校都存在著人事檔案內容雷同的問題，人事檔案中多是對歷史情況的反映，關于現實表現的資料內容卻比較少。高職院校在人事檔案管理工作中會涉及多方面材料，現階段關于政治表現、工資情況以及職務任免的內容均有收集，但針對教師業務能力、教研成果和專業特長等相關信息資料卻未能及時、全面地收集，導致高職院校檔案材料完整性不足，不能將教師的實際水平以及個性發展充分展現出來，也不能對教師隊伍的素質進行充分評估。

2.學習經歷材料不完整

高職院校在人事檔案管理過程中一定要高度重視學歷學位資料，需要明確其具體的歸檔要求，其中，要包括報考表、在校成績表、學籍表、學位審批表以及畢業鑒定表等，必須是能將教職工學習經歷充分反映的原始材料。就現階段而言，大多數高職院校人事檔案在學習經歷方面的內容還存在不完整現象，關于大學階段以及高中階段的材料收集比較全面和完整，但關于研究生階段的材料卻存在著不規范或是缺失等問題，如一些資料只有學籍材料，但在報考材料方面卻存在缺失，無法將教職人員的入學情況充分反映出來。檔案資料當中缺少學位申報材料，在學位獲得方面也缺乏清楚的表述，這就無法將高職院校任教者的學習經歷全面以及準確地反映出來。這些問題還會在一定程度上影響我國高職院校人事檔案內容的完整性，導致人事檔案價值難以充分發揮。

3.內容前后矛盾，時間不連續

（1）高職院校人事檔案中部分內容會出現不符或是前后矛盾的問題，如人員檔案的年齡和出生日期在填報時出現不相符現象。（2）學習經歷資料不完整，無法通過其來證明學歷。（3）檔案中一些相關材料在參加工作時間、年齡、出生日期及姓名填寫中出現了前后不一致的現象。（4）一些高職院校的教師在完成工作調動之后可能需要重新建檔，換單位之后其檔案就會出現部分缺失，使得檔案資料有空白期，造成人事檔案的憑證功能減弱。

四、提升高職院校人事檔案完整性的有效對策

1.在思想上引起高度重視

高職院校領導層應對人事檔案管理工作的重要性有正確認知，只有思想上高度重視，并加強領導與部署，才能做好對人事檔案管理工作的監督指導，確保此項工作高效高質開展，解決檔案資料不完整問題。高職院校應建立專門的人事檔案管理室，為人事檔案管理工作的開展奠定基礎。如果高職院校人員允許，還可設立專職人事檔案管理工作人員。同時，還要加強對人員的培訓，使其能明確人事檔案應包含的各項內容，以便更有針對性地展開此項工作，避免在檔案收集過程中出現不全面的問題。高職院校人事部門還要通過多種途徑進行宣傳，使各部門人員都能了解人事檔案管理的重要性和歸檔范圍，規范填寫人事檔案，避免檔案填寫出現前后矛盾和不相符現象，能在生成人事資料后第一時間給到院校人事部門，在對人事檔案管理效率進行提升的同時，確保檔案管理的完整性。

除此之外，高職院校還要進行人事檔案管理制度的建立和完善，提升制度覆蓋面，明確責任，并制定問責機制。對人事檔案管理制度執行情況要動態監督，確保各環節要素清晰。同時，還應建立激勵機制，對積極配合人事檔案管理工作的人員給予精神和物質方面的激勵，如物質方面給予其經濟獎勵，精神方面可給予表彰稱號，將各部門員工參與人事檔案管理的積極性充分調動起來，以此提高人事檔案管理工作的效率和質量，增強人事檔案的完整性。

2.規范檔案管理

高職院校應采取有效措施來規范人事檔案管理工作，針對人事檔案管理制定科學、統一的技術規范和規劃，并要切實將其落實下去，通過標準化管理來簡化人事檔案工作，減少人事檔案管理工作付出的人力、物力資源，推動人事檔案管理技術水平和質量的提升。同時，還要重新定義人事檔案的歸檔范圍。隨著社會經濟不斷發展，高等職業院校在進行人事檔案管理工作時應結合時代發展不斷創新，調整傳統的人事檔案歸檔范圍，結合院校實際對部分項目進行增添或刪除，使人事檔案更加完整。通過結合自身實際與時代發展重新定義歸檔范圍，除了可以增強人事檔案內容針對性外，也能清晰反映人事檔案的動態變化，以便于檔案管理人員隨時調整檔案內容，使其完整性得到保障。此外，高職院校工作人員的崗位要求以及工作內容也會出現些許變化，其人事檔案也要隨之變化，在人事檔案管理時還應根據不同層次分層管理，增強檔案管理工作的有效性，確保檔案內容的完整性。

此外，檔案規范管理不僅只是針對高職院校教職工，還包括對學生的人事檔案管理。例如，教育專業學生畢業后，應對其學生檔案進行妥善保存，確保其處于密封的狀態，不可對檔案資料隨意拆封或是替換。若在畢業后未能及時進入學校工作，可將檔案先轉入人才流動機構，避免隨身攜帶而丟失。同時，在就業過程中一旦單位發生變化，在進入新院校之后應立即辦理檔案移交接收手續，避免人事檔案出現連續性不足的問題。

3.加強人事檔案信息化建設

現階段，信息化技術被廣泛應用在高職院校各項工作中，也包括檔案管理工作，先進技術應用可為人事檔案管理高效高質開展提供技術支撐，進一步推動人事檔案管理水平的提升。目前，仍然有部分高職院校在人事檔案管理時主要依靠傳統人工管理方式，導致檔案資料完整性和今后調用時存在一系列問題，如檔案資料收集不完整、無法及時進行檔案調閱，且在管理中可能會因為保存不當出現檔案內容缺失現象。借助信息化技術開展人事檔案管理，能夠解決人事檔案資料缺失、管理效率低等問題。為此，高職院校應意識到檔案管理信息化建設的重要性，應積極投入人事檔案管理信息化建設中，進行人事檔案管理信息軟件的安裝，結合實際情況建設檔案數據庫，保障數據庫入庫信息的完整性和連續性，杜絕人事檔案出現內容前后矛盾、時間不連續等問題。同時，人事檔案信息化管理還可以在審核檔案的完整性時更加快捷。

此外，檔案信息化管理要高度重視信息安全問題。針對高職院校檔案管理人員應設計用戶登錄，需要在輸入密碼和賦權之后才能登錄，使其能借助信息化技術在線收集人事檔案文件材料。在完成對教職員工人事檔案的收集后開展數字化處理，在人事檔案管理系統中納入這些內容，為之后人事檔案系統、規范管理提供基礎。同時，高等職業院校還要加強對現有檔案管理人員的培訓，完成培訓之后加強考核，將考核結果與其薪資等進行關聯，使其能積極投入信息化技術培訓學習中。培訓內容應當有所創新，有機結合個人素質進行信息化技術以及專業領域的培訓，并采取理論培訓和實踐結合的方式，不斷增強檔案管理人員的職業能力、信息技術應用能力。

五、結束語

總之，隨著我國高職院校人事制度的改革，人事檔案管理必須要朝著系統化和規范化的方向發展，只有這樣才能確保人事檔案資料的完整性和真實性，將教職人員工作成績以及專業能力充分反映出來，為高等職業院校人力資源管理人才使用及晉升提供依據。為此，高職院校應明確人事檔案管理現階段存在的問題，并采取有效措施提升人事檔案管理工作規范性，確保各項資料都能完整、真實地被收集。

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（作者單位：渭南職業技術學院）