淺議檔案圖書一體化思維模式下的地方文獻管理工作

江麗麗

摘 要：新時代，“文化強國”戰略成為實現中華民族偉大復興重要組成部分。文化要進步，離不開歷史上積累下來的文獻。其中，地方文獻因其自身的特殊性分散在檔案館、圖書館、博物館等不同的收藏管理機構，因此，應構建檔案圖書一體化思維，充分發掘和利用好館藏資料，更好地為當地經濟建設和文化建設提供信息資料服務。地方文獻大部分為非正式出版物，存在著收集難、管理標準不統一、利用難等問題，長期以來不受重視，使得這部分珍貴的資源沒能發揮其應有的價值。本文闡述了地方文獻管理的全過程，旨在引起大家對地方文獻的重視，使其得到最大限度地開發和利用。

關鍵詞：檔案；圖書；地方文獻；管理

一、時代背景

《中共中央關于深化文化體制改革、推動社會主義文化大發展大繁榮若干重大問題的決定》中提出了建設“文化強國”長遠戰略。黨的十九屆五中全會提出了到2035年建成文化強國的遠景目標。“文化強國”在幾次重要大會上都被反復提及和強調，是新時代賦予我們的歷史使命。圖書檔案作為公共文化資源，在文化強國建設中起著非同尋常的作用。地方文獻是浩如煙海人類知識寶庫中不可替代、有著極其特殊意義的部分，理應受到足夠的重視。然而，在現實中卻往往受到忽略。

二、地方文獻的概念及其特征

1.地方文獻定義

地方文獻是指記錄某一地方知識的一切載體。筆者認為這是最科學和簡明的定義。然而，有人把地方文獻與地方出版物混淆，使地方文獻的內涵無限擴大，搜集范圍也會隨之擴大。這種觀點是不可取的，也是不科學的。地方文獻包括一個地方的歷史、地理、政治、經濟、軍事、文化、風俗、特產、人物以及名勝古跡等，是了解與研究地方狀況的重要文獻依據。

2.做好地方文獻工作的意義

杜定友先生是最先高度關注以及具體進行地方文獻工作與學術研究的學者，還全面論述以及界定了地方文獻的具體概念及組成，他提出地方文獻重點包含了三個關鍵的部分，分別是史料和人物以及出版。杜定友先生曾說：“各地方圖書館，對于保存地方文獻，尤為專有責之，至深曰巨也 。”他提出省市文化機構一定要積極做好地方文獻工作，通過對地方文獻的研究，能夠把祖先的寶貴經驗繼承下來，這是深入探究地方文獻重要工作的關鍵意義。

3.地方文獻的特征

（1）地域性。對于地方文獻而言，其屬于具有非常強的史料性的文獻信息，還屬于地域文化發展過程中極其關鍵的文化基礎以及文化依據。同時，地方文獻還屬于有效體現某地區政治和經濟等相關狀況的文獻類型的總稱，反映地域性的文獻包括地區年鑒和統計資料、地方風情等。

（2）歷史性。就實際情況來看，地方文獻資源存在極其重要的思想文化內容以及非常豐富的鄉土文化知識、傳統和習俗，記載著當地杰出的優秀歷史人物、事跡以及重要的歷史事件。反映歷史性的文獻類型主要有史、志、譜。地方文獻屬于基于地方文化的重要前提之下所形成的，伴隨時代的發展也會出現相應的改變，具有非常明顯的時代特征。地方文獻記錄了歷史，也記載著當今所發生的事件，是后代了解歷史和傳承歷史的可靠依據。

（3）廣泛性。內容上涵蓋面廣，涉及政治、經濟、社會和文化等諸多領域的文獻。載體形態的多樣性，如檔案、圖書、圖片、畫片、拓本和表格等。

（4）教育性。大量的地方文獻中所記載的歷史人物和歷史故事對后人的影響是積極和深遠的。對人們建立正確的價值觀、人生觀，增強愛家、愛國的意識有極強的教育意義。

三、地方文獻的收集和整理

地方文獻的地域性和歷史性特征決定了其極具檔案屬性。所以，它的收集就具有多渠道和廣泛征集的特點。

1.強化崗位培訓，建立高素質隊伍

就目前的實際情況來看，國內所存在的主要問題就是大部分在崗的檔案管理和圖書管理工作人員的綜合能力與崗位要求并不匹配，他們所掌握的知識內容往往也會和當前的時代發展出現明顯的脫節，沒有形成現代化的思維方式，對特色文獻的開發在地方經濟發展方面所具有的關鍵作用了解不夠，不能準確判斷新時期提出的一些意見及建議。除此之外，地方文獻在研究、收集、加工以及開發等流程中離不開高素質的檔案管理專業隊伍。為此，要安排具有一定研發能力、較強的綜合分析能力、能夠維系公共關系，且具有計算機信息處理技術的人員專門負責地方文獻的收集工作。與此同時，領導還需要對其提供大量的工作學習機會，使其通過持續的學習以及實踐，逐漸掌握大量的地方文獻工作理論及方法，提升他們的自身素質和業務水平，培養其工作責任心和事業心，使其更加積極主動地開展地方文獻工作。

2.明確收集范圍

地方文獻的收集范圍要有一個總的綱目，地方文獻包羅萬象，形式多樣，內容龐雜，收藏范圍較大，這對收集工作是個考驗。既不能與圖書館的其他收藏重復，也不能有遺漏。作為工作者應該形成非常完善的開發利用體系，需要制訂相應的工作計劃以及明確要點，還應該和該地的發展規劃非常緊密地關聯，真正完成和地方特色有效協同發展的館藏體制。按載體形式和內容作出詳細說明，制定統一的標準，哪些文獻該收集，哪些文獻不必收集，公共圖書館應在保證盡量收全的基礎上有自己征集的重點。

3.多管齊下，開展多渠道收集

（1）建立呈繳本制度。在地方文獻里面存在非常多的內容是非正式出版物，具有明顯的分散性和復雜性等特征。所以，在實際征集地方文獻時往往遇到較多的困難，單純地利用圖書館、檔案館所具有的力量以及社會地位，廣泛且全面地征集是力不從心的，難以完成最終目標。所以，要爭取地方政府的支持，形成地方出版物呈繳本制度，通過政府的行為有效收集眾多的地方文獻。

（2）民間走訪廣泛收集。地方文獻的搜集工作屬于一種非常大的工程，又有其特殊性，必須群策群力，依靠群眾，才能更好地完成搜集工作。地方文獻分布的特點是廣而散，其中存在很高價值的地方文獻廣泛分布在民間，必須拓寬與社會的接觸面，如廢舊回收點，還有一些專門從事廢舊圖書的收購點、地方舊書攤、書市等場所，同樣屬于收集地方文獻非常重要的渠道。

（3）加強橫向聯合。公共圖書館應與當地的檔案館、博物館、情報所等收藏有價值地方文獻的單位協調合作，以平等互利為原則，可交換、轉讓、補缺和復印等互通有無，變一館文獻為多館資源。還可與當地新聞出版局建立長期聯系，也是圖書館獲取新的地方文獻的好渠道。

（4）上門走訪征集。各級檔案館和圖書館的資料雖然通過長年積累，大多已經非常豐富，但距離應收盡收還差得很遠。因為體制的原因，再加上長期的慣性思維，往往是坐等資料送上門來，很少主動去收集資料，導致一些珍貴的資料未能進館。我們應該廣開信息通道，沉下心，放下身架，走訪當地黨政機關、團體、企事業單位和個人，積極加強溝通和宣傳，讓他們知道地方文獻的重要作用，并建立良好的長期關系，取得他們的支持和信任，必要的情況下可以上門征集。

（5）零散文獻匯集。零散的地方文獻資料會大量分散在叢書、文集、報刊等文獻中。例如，地方名人傳記、自然地理、行政區劃沿革、自然災害等文獻，會分散在記載的圖書、期刊、報紙中。這些零散的文獻具有時間上的廣泛性，上至古代文獻，下到現代文獻；內容豐富，包羅萬象。另外，這些地方文獻信息還具有無序性和隱含性。這些文獻信息無序地分布在各種類型的文獻中，無規律可循，有的還無法通過標題或摘要了解其中的具體內容。因此，需要我們認真研究，找出珍貴的、有利用價值的資料收集，可采用掃描、錄制、復印、剪輯以及摘抄等方式收集。

（6）向讀者群體征集。地方文獻的讀者群相對比較小，都是非用不可時才查找利用，查閱的目的性很強。他們大多是為撰寫或考證某地方、某部門、某家族等史實資料為目的，而有針對性地查找資料，他們往往是地方文獻的利用者，也是新的地方文獻的形成者。因此，做好讀者的宣傳動員工作，利用他們征集地方文獻也是一個重要的渠道。

（7）網上搜尋、音像轉錄等形式獲取網絡地方文獻。信息時代，網絡發展迅速，各種網站、數據庫及自媒體層出不窮，網上信息紛繁龐雜，甄別有價值的資料，從網絡下載，將網絡上的虛擬館藏資源，分主題和有目的地整理成為本館實體的館藏資源。

4.對文獻進行分類、編目，摸清家底

文獻進館后，要進行科學標引，標準著錄，使其以一種有序狀態存放，以方便利用和查找。文獻標引的質量決定著今后地方文獻書目數據的質量和數據庫質量的高低，還影響著地方文獻開發利用的程度。一般情況下，分類標引按《中圖法》4版，必要時對有關類目細分和擴充。主題標引一般采用《漢語主題詞表》，從中選定恰當的主題詞，分類組織數據。分類、編目都是文獻管理的前期工作，科學性、可行性和細致性是關鍵，為日后數字化管理打下良好的基礎，高質量的數據庫必須做到科學、規范的文獻標引。

5.建立地方文獻電子數據庫

過去為了保護數量稀缺的珍貴資源，很少向公眾開放，往往是束之高閣。隨著我國科學技術快速發展，大數據、云計算等技術在社會各行各業廣泛應用，構建信息數據庫可以有效解決利用和保護的預算矛盾問題。將珍稀的特色文獻轉化成為數字化資源，放置在大數據庫統一存檔和管理，公共圖書館通過建設網絡平臺，能夠實現在線的數據檢索，從而滿足讀者對文獻信息的需求。不僅有效保護了所利用的文獻，還變得更加便捷，獲取的資料更全面、更準確，讓更多沉睡在館室里的特色文獻能夠實現在線閱讀和共享，使地區文化被積極、廣泛地傳播。

四、地方文獻的開發和利用

1.推動地方文化建設與發展

地方文獻是地方文化歷史的長期沉積所形成的，其可以為地方文化建設提供非常豐富的文化內涵以及極其關鍵的史料依據。在使用地方文獻的時候，地方文化所存在的缺陷以及不足就會獲得非常好的彌補，同時，相應的糟粕也會被有效刪除，經典部分則被流傳下來。基于此，將會有利于地方文化的建設以及持續發展。人們在利用地方文獻促進地方文化和經濟的發展，反過來，在文化和經濟得到進一步發展的同時，又會產生大量新的地方文獻，二者相互作用，相輔相成，相互促進。

2.為本地區經濟建設決策服務

地方文獻記述一個地區各項事業一定時期內的信息，記述了各項事業發展變化的歷史背景與脈絡，體現各項事業發展變化的繼承性與階段性，能幫助地方政府基于歷史、著眼于長遠，避免全局決策的短期行為和部門決策上的孤立行為。

3.為打造本地特色品牌服務

充分利用地方文獻，發掘當地傳統品牌特色內涵，增強傳承意識，保護好傳統的產業和品牌，增強品牌意識，打造出獨具地方特色的品牌。地方特色品牌是最具辨識度的地方名片，為當地特色經濟的發展起到很好的宣傳和廣告效應。

4.為當地旅游事業發展提供可靠的信息支撐

通過特有的史料記載，深入挖掘本地的傳統文化、風土人情，大力宣傳本地名勝古跡、歷史名人及歷史故事，使當地旅游資源豐滿起來，從而帶動旅游事業發展。地方文獻可以幫助旅游業獲得極其深厚的文化內涵。將當地文化資源融入旅游活動當中，旅游景點才有機會變成獨特的地區特色，從而具有更強的吸引力以及不斷發展的重要潛力。在地方文獻里所形成的大量的歷史文化資源是地方旅游發展過程中極其重要的原動力。

5.為精神文明建設服務

地方文獻詳細記載著本地區古往今來的社會綜合狀況，是先輩勞動和智慧的結晶，為后輩了解社會歷史的變遷，了解民族的優秀文化提供了豐富的歷史資料，從而增強了該地區的人文素質，對于培養民眾的愛國主義精神有重要作用。開發利用地方文獻的文化價值，是保護、繼承與弘揚優秀傳統文化的要求，有深遠的時代意義。因此，必須要加強對地方文獻文化價值的開發利用。通過對地方文獻的二次和三次開發，促進當地精神文明建設水平得到提高。

五、結束語

進入新時代，文化作為一個民族的精神記憶、靈魂和血脈，是民族自我確認、自我闡釋、自我表達的符號系統，象征著這個民族共有的歸屬感、認同感和凝聚力。地方文獻肩負著為地方政府提供決策的依據，為地方史志工作者提供基礎資料，為地方經濟建設提供情報服務的使命，也起著為社會科學、歷史文化研究提供文獻服務，為發展地域文化提供史料信息的重要作用。因此，地方文獻的收集和開發利用是一項“服務于當代，造福子孫后代”的工作。作為檔案館和圖書館形成各自特色館藏的重要組成部分，地方文獻應受到各級領導的足夠重視，一定要正確處理好地方文獻的“藏”與“用”的關系，發揮文獻應有的價值，對其進行有效開發和利用是圖書檔案工作者的擔當和使命。

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（作者單位：山東省疾病預防控制中心）