高職院校檔案價值鑒定工作存在的問題與創新路徑研究

霍倩倩

摘 要：高職院校檔案價值鑒定工作主要是鑒別檔案信息的現實價值和歷史價值，并對保存到期的檔案材料再次進行價值核查（復審），決定其是繼續保存還是直接剔除、銷毀的一項檔案工作，是整個高職院校檔案管理中最重要的一項工作，直接影響檔案工作的效率以及后期對檔案資料的開發利用。當前，多數高職院校的檔案存在著數量繁多但質量不高的現象，因此，開展高職院校檔案價值鑒定工作具有重要的作用。

關鍵詞：高職院校；檔案價值；鑒定；辦法

隨著高職院校快速發展，其檔案也在不斷發生著變化，檔案數量急劇增加，但因保管（存）場所條件的限制，很多高職院校都沒有正常開展檔案的價值鑒定工作，通常是對收集來的檔案不加任何辨別就歸檔上架，造成了檔案數量多但質量卻較低的問題。在實際的檔案工作中如何提高高職院校檔案的利用率，并減輕高職院校檔案館（室）的館藏壓力，決定了高職院校要開展檔案的價值鑒定工作，只有做到取其精華、去其糟粕，才能夠充分保證高職院校檔案工作得到高效開展。

一、高職院校檔案價值鑒定概述

1.檔案價值鑒定的含義和內容

（1）檔案價值鑒定的含義。檔案價值鑒定工作從本質上講，就是檔案管理工作人員按照既定的標準和細（準）則，用科學的方法對所收集的原始檔案文件材料進行價值判定，在判定價值的基礎上確定其保管期限，同時，對保存到期的檔案材料再次進行價值核查（復審），決定其是繼續保存還是直接剔除及銷毀的一項檔案工作。要開展檔案的價值鑒定，得先知道什么是價值？什么又是檔案的價值？實質上，價值就是客體對主體的“有用性”。檔案價值簡單地說就是檔案的作用，就是檔案這個“客體”對學校和社會這樣的“主體”所具備的憑證作用和實際參考作用。檔案的價值具有一定的潛在性，只有檔案得到充分及有效的開發利用，其潛在性才可以顯現出來，潛在價值也就轉變成了現實價值。

（2）檔案價值鑒定工作的內容。檔案價值鑒定工作的具體內容，簡單來講，就是一個“存”和“毀”的問題。通常我們說“存”，就是通過對所收集來的檔案文件資料進行價值鑒定，然后確定哪些檔案可以保存，保存期限分別是多長，是永久的還是短期的，又或者是10年還是30年的規定期限；“毀”則是對判定后認為沒有價值或者價值不大的檔案文件，以及保管到期后再次鑒別為沒有價值或者繼續保存價值不大的檔案文件，按照一定程序進行銷毀。檔案的價值鑒定工作是一項科學性較強的工作，在實際的檔案工作過程中，檔案工作人員應根據檔案對學校、國家以及社會的意義，從實際需要出發，用發展的眼光來開展檔案價值判定工作，并對保管期限作出正確判斷，從而做到高職院校檔案為學校及社會發展建設而服務。

2.檔案價值鑒定的原則和方法

（1）檔案價值鑒定的原則。檔案是“存”還是“毀”？價值鑒定是關鍵。因此，作為檔案工作人員在實際開展檔案鑒定工作時，特別要重點把握以下主要原則：第一，全面性原則。檔案作為寶貴的歷史財富，要正確認識檔案的價值和其對學校以及社會的作用，在進行價值鑒定時，不能片面地看待某一份文件材料的價值，而是要考慮檔案材料之間的密切聯系，全面觀察考量后判定其價值。第二，歷史性原則。任何檔案都是在特定的歷史條件下產生和沉積下來的，高職院校檔案亦是如此。因此，在進行檔案價值鑒定時，要有歷史觀，不能用現在的眼光去衡量它的價值大小，檔案是具備歷史屬性的，要放到其所形成的歷史特定環境中去分析。第三，發展性原則。社會在不斷進步發展，高職院校檔案也在不斷發生變化。對檔案價值的判定，一方面，要看到它在現實生活中所起到的作用，另一方面，還要看到它對于未來生活所能起到的作用，不能只是簡單地局限于當前需要，要有遠見。

（2）檔案價值鑒定的方法。檔案的價值是客觀存在的，但對檔案的價值鑒定卻帶有一定主觀性，要保證效果，就得有明確的價值鑒定標準和科學的價值鑒定方法。檔案價值鑒定的方法可以從以下方面進行：第一，從文件的內容分析。內容是鑒定檔案價值的基礎和關鍵，內容重要那么對應的價值就大，保管的期間也相應地就長一些，反之則保管期限短一些。檔案文件的內容主要從其重要性和獨特性等方面分析。第二，從檔案產生的時間分析。檔案形成的時間越早，能夠完整保存下來的也就越少，但相應的，其歷史研究價值也就越凸顯、越重要，這也就是為什么“高齡檔案應當受到尊重”的主要原因。第三，從文件的名稱、稿本分析。文件的名稱也是對檔案價值的一種體現。檔案文件的名稱表示了檔案的不同作用。比如，我們說決定、指示、報告、總結、會議紀要等這些文件往往就要比函、簡報等文件的保存意義大。文件同時又有草稿、定稿和正本以及副本的區分。草稿和副本的價值就遠沒有定稿、正本的價值大。第四，從文件的完整性上分析。一般情況下，檔案全宗內的文件相較完整，對其分析就要嚴格，而零散文件可以適當放寬要求。檔案材料如果在一開始收集的時候就不完整，那其保存意義也就不大。只有完整成型的檔案才有保存價值。檔案的價值鑒定，要同時兼顧各個方面，有疑義的檔案切記不要輕易下結論，模棱兩可的應采取“就高不就低”的原則。

3.檔案價值鑒定的工作程序以及開展檔案價值鑒定的意義

（1）檔案價值鑒定的工作程序。在檔案價值鑒定實際工作開展的時候，一般可以分三個階段：第一，按照國家制定的檔案價值判定標準，制定本校的檔案保管期限表等相關制度標準。然后，依據標準在歸檔的時候對檔案文件的價值進行判定，確定歸檔范圍。歸檔的過程其實就是對一個文件的選擇過程，是對其能否成為檔案的最基本的資格審查，所以，對一份文檔材料價值的初步判斷是做好檔案鑒定工作的第一道關卡。第二，根據檔案保管期限表等制度文件確定檔案文件資料的具體保存期限。這一關卡實際上就是確定檔案資料“生死”的期限。第三，復查檔案保管期限。對于經歸檔鑒定和價值復審后，最終確認沒有再繼續保存價值的檔案文件應及時剔除，由檔案部門按規定手續和辦法銷毀或做其他處理，這是檔案價值鑒定的第三個關卡。從檔案價值鑒定工作開展的三道程序上不難看出，檔案價值鑒定工作是檔案工作人員在實際開展工作中面臨的一項最困難、也是最重要的專業性工作。因此，在進行檔案價值鑒定時，作為檔案工作人員一定要清楚地認識到檔案價值鑒定工作的重要性，要有極強的責任意識，把好這三道關卡，避免給后續檔案價值鑒定工作的開展帶來麻煩。

（2）開展檔案價值鑒定的意義。檔案價值鑒定牽一發而動全身。首先，開展檔案價值鑒定工作可以去其糟粕、取其精華，解決高職院校檔案數量龐大、內容雜亂、受庫房等物質條件限制，但又必須要進行保管之間的矛盾，同時，也是為檔案的查找、利用提供方便。其次，開展檔案價值鑒定可以幫助節約保管檔案的成本，可以同時提高檔案工作的效率。檔案保管需要耗費大量的人力、物力和財力，檔案數量越多，保管成本就越高。所以，必須對檔案價值進行鑒定，從而精簡庫存（館藏）檔案，方便提高檔案工作人員的工作效率。最后，開展檔案價值鑒定工作便于安全管理，應對突發情況。檔案價值鑒定的最終目的是要把無價值的檔案剔除，騰出庫房來保管有價值的檔案，對于進行過價值鑒定的檔案，在遇到火災和地震等突發情況的時候，就能盡快確定搶救重點，及時轉移價值重大的檔案資料，盡可能降低損失。

二、當前高職院校檔案價值鑒定工作存在的問題

高職院校檔案價值鑒定是按照學校制定的檔案鑒定標準、原則以及方法，對所要歸檔的檔案材料分析和判斷其價值大小，最終確定檔案是否需要保存和保存多久的一項工作。高職院校檔案價值鑒定可以分為歸檔鑒定和到期鑒定兩種。歸檔鑒定是對檔案文件的價值大小劃分，確定保存期限是永久還是定期，如果是定期保存，那么是保存30年還是10年；到期鑒定則是對已經保管期滿的檔案再次鑒定，判定是延期保存還是直接銷毀。但在實際的工作中，不難發現，現在很多高職院校的檔案價值鑒定還存在以下幾個方面的問題。

1.對檔案價值鑒定工作不重視，檔案鑒定意識淡薄

檔案的價值鑒定是一項科學嚴謹的工作，從學校管理層到檔案工作人員有不少人沒有對檔案價值鑒定工作給予足夠的重視，認為只要資料齊全及完整，數量夠多，在上級部門或者領導檢查時能夠有據可查就可以了，對其價值的鑒定與否其實沒有太大的影響。另外，當前大多數高職院校的專職檔案工作人員較少，而兼職工作人員的業務水平又參差不齊。眾所周知，檔案是唯一的，這是檔案的本質屬性所決定的，如果檔案一旦被銷毀就無法再找到替代品，因此，很多檔案工作人員本著一種求穩的思想，寧愿把檔案存放在庫房里，覺得這樣安全、保險，不太愿意對其進行價值鑒定，導致很多高職院校存在對檔案保存但不鑒定或者鑒定了但不銷毀的情況，這就使得檔案的價值鑒定工作無法正常有效地開展。

2.對檔案價值鑒定的方法和標準等制度不熟悉，鑒定工作壓力大

因為缺少檔案價值鑒定的意識，導致很多檔案工作人員甚至包括一些領導都對《檔案法》《高等學校檔案管理實施辦法》《文件材料歸檔范圍和保管期限表》等制度文件不熟悉，也不愿意主動學習，在實際工作開展的時候就覺得壓力大、難度大和強度高。檔案價值鑒定程序復雜并有一定的主觀性，因為檔案價值具有潛在屬性，如果對檔案價值的鑒定劃分做得不夠細致，甚至劃分錯誤，那么就得重新鑒定，這就需要耗費更多的人力、物力以及財力。檔案的價值鑒定不僅只是對當前館藏檔案的鑒定，在實際工作中，必須嚴抓檔案的收集源頭，要把檔案的價值鑒定與收集、整理工作結合起來。檔案在收集、整理的時候本身就內涵了價值鑒定，歸檔作為檔案管理的基礎性工作必須得到大家的關注。這個環節做好了，后續其他的環節就可以事半功倍。但是，隨著教育事業的發展，檔案數量不斷增加，很多檔案工作人員有了畏難心理，一方面，覺得事情多，無從下手。另一方面，怕自己掌握不好尺度，怕給學校或自己帶來麻煩，寧愿一鍋端、濫收，也不愿意開展檔案價值鑒定。

三、高職院校檔案價值鑒定工作創新路徑

《高等學校檔案管理辦法》中明確指出，高校檔案由高校校長領導，其主要職責之一就是要將檔案工作納入學校整體發展規劃。隨著高等教育的不斷發展，高職院校檔案工作也隨之發生變化，只有不斷地對鑒定理論、方法和技術更新，才可以適應高職院校檔案工作的發展，才能發揮檔案對高職院校建設發展以及對社會進步的促進作用。實踐作為檢驗知識的唯一標準，高職院校檔案價值鑒定工作的滯后影響了檔案鑒定知識的創新，因此，作為高職院校的領導以及檔案工作人員必須重視檔案的價值鑒定工作，尤其領導重視是做好檔案工作的關鍵所在。檔案價值鑒定工作作為檔案工作中最重要的一個環節，必須得到領導的重視。同時，強化檔案管理工作人員的檔案鑒定意識。其次，要從各部門的實際檔案管理工作人員著手，由部門負責人把關，檔案管理工作人員對本部門檔案資料進行初步鑒定后再向檔案管理部門移交。然后，高職院校還要大力培養和組建結構合理、素質優良的專業人才隊伍，引進專業人才，并做好部門兼職檔案管理工作人員的業務能力培訓，促使他們學習檔案專業知識和專業理論，掌握檔案價值鑒定工作的原則、方法，學習計算機知識和網絡知識，掌握信息化管理手段，從而提高他們的檔案管理工作水平。最后，要根據學校實際，制定、編制適合本校且可操作性強的各類檔案管理規章制度，嚴把檔案材料的收集源頭關，更要加大對檔案價值鑒定工作的監督力度。高職院校檔案價值鑒定工作是一項綜合性且對專業性要求極強的工作，只有全部做好這些工作，才能保證檔案價值鑒定工作的成效。

四、結語

高職院校的建設和發展受到檔案工作的影響。一所高職院校如果沒有檔案，那它就是一所沒有歷史的院校， 也就是一所沒有文化積淀的高職院校。所以，檔案價值鑒定其實就是對高職院校歷史文化重視的一種表現。通過開展檔案價值鑒定工作，一方面，能夠提高高職院校檔案館（室）館藏檔案的質量， 減少無用的館藏儲備， 提高對館藏檔案的開發利用效率。 另一方面，可以促使高職院校檔案管理工作向著精細以及科學、規范化的方向發展。

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（作者簡介：楊凌職業技術學院）