事業單位科學技術檔案管理現狀與改進措施分析

張紅衛

摘 要：科技檔案是國家重要的信息資源，是記錄和反映科研生產過程及其成果的原始憑證。科技檔案管理對于科研單位來說至關重要，其不僅關系著單位自身的生存與發展，還關乎廣大人民群眾的利益。隨著信息技術的不斷發展，事業單位在日常工作中應用了大量先進的信息技術，但也給科技檔案管理帶來一定影響。本文以延安市科學技術館為例，就當前我國事業單位科技檔案管理現狀加以分析，并提出相應的改進措施。

關鍵詞：事業單位；科學技術；檔案管理

科技檔案是指國家機構、社會組織以及個人，從事科學研究活動直接形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，主要包括基礎性資料、研究報告、科研成果及科技成果推廣信息等。目前，我國已經進入大數據時代，傳統的人工管理和服務模式受到前所未有的挑戰，而信息技術的迅猛發展為其轉型提供有力支撐。在此背景下，加強科技檔案管理勢在必行，但由于諸多因素的影響，導致現階段科技檔案管理仍存在許多問題亟待解決。因此，只有充分認識科技檔案管理中存在的不足，才能進一步提升檔案管理的水平。

一、事業單位科學技術檔案概述

1.科學技術檔案的定義

科學技術檔案是指國家機構及社會組織，在從事科研活動或其他社會活動過程中形成的應當歸檔保存的文字、圖表和聲像等不同形式的歷史記錄。其內容包括科研項目管理、成果推廣以及技術應用等方面的信息資源。科學及有效地管理好這些科技文件資料，對于提高工作效率和經濟效益具有重要意義，也能夠為單位發展提供決策依據。科學技術檔案主要分為基礎性檔案管理與綜合性檔案管理兩類，前者主要包含科研項目的立項審批、課題研究的實施、項目結題驗收以及科研成果發布等；后者則涵蓋科研課題申報、成果鑒定、專利申請、科技成果轉化及技術引進等各方面，其在整個科學研究活動中起到舉足輕重的作用。

2.科學技術檔案的特征

科學技術檔案既不同于其他類型的文獻記錄，也有別于一般文書材料，是一種專業性極強的信息源，這種信息源往往由專家根據自己掌握的專業知識或實踐經驗加工整理而成。其具有如下幾方面的基本特征：

一是科學性，其以科學理論為指導，并通過對大量事實和數據的收集分析，揭示事物發展規律，從而使人們獲得系統而全面的認識。在此基礎上做出科學論斷和選擇，進而制定決策。

二是客觀性，由于科技活動涉及許多學科的理論知識，其產生過程必然存在一定程度的不確定性，這就要求我們提供有價值的資料來驗證、補充和完善有關結論的正確性。例如，一項新成果或一種新工藝問世后，如果未經充分的論證和實驗，則難以推廣使用。所以，科技檔案管理必須做到真實可靠，任何一個項目的立項都需要經過嚴格審查，最后做出決定。

三是全面性，科學技術檔案包括科技成果本身的內容，以及該科技成果對國民經濟建設所做出的貢獻，更重要的是其反映了國家、地區及企業等不同經濟部門對該項技術的研究、開發和利用情況。因此，科技檔案既能全面地記錄和保存科學技術發展的歷史軌跡，又能客觀地再現科學研究成果的全貌，具有很強的綜合性。

四是實用性，即具有較強的現實指導意義和參考價值。通過查閱科技檔案資料可以提供大量有關科技知識的情報和資料，為領導制定政策提供依據，為廣大人民群眾了解國內外最新科技動態提供線索，是科技檔案最主要的功能。其對于推動科技進步和科技成果轉化都有重要作用，尤其是對科研事業單位而言更是如此，因其是從事科研活動、開展學術交流與技術合作及培養人才等各項社會活動的基礎，也是科研成果向生產力轉移的橋梁。

二、事業單位科技檔案管理工作的現狀

1.檔案管理人員意識淡薄

目前，我國事業單位普遍存在著對科技檔案管理重視不夠的現象，許多單位還沒有把科技檔案管理當作一項專門的事業來抓，僅僅是作為文書檔案來對待，主要原因就是管理人員思想觀念陳舊落后，認為科技檔案與文書檔案一樣重要。在實際工作中，他們只注重文件材料的立卷歸檔，而忽視了對科技檔案的科學分類、管理及開發利用，使其長期處于“束之高閣”的狀態，導致一些科研單位科技檔案管理混亂，甚至出現亂檔現象，如有的將科研項目檔案資料作為材料歸檔，還有的將科研成果文件材料隨意銷毀等，造成大量科技成果不能及時轉化為生產力，使許多科研課題無法按時或保質保量完成，更談不上產生經濟效益，這些都不利于科研工作正常開展。

2.管理體制不健全

目前，我國科技檔案管理體制還不夠完善，主要表現為：一是領導重視程度不夠，各部門缺乏協調配合，沒有形成完整統一的管理體系和運行機制，造成科研任務難以落實到位，科研單位處于無章可循狀態，也給管理工作帶來不少困難。有些單位甚至出現“三不管”現象，即科研項目無人管、科研人員無人領及成果無人評或不能評定，這不僅挫傷廣大科技人員的積極性，還浪費大量的人力和財力。二是管理機構設置不合理，有的機構重疊，不能形成合力，致使一些重要項目長期得不到解決。還有的機構重復設點，互相封鎖，既增加工作人員勞動強度，又容易引起混亂局面。三是管理制度不健全，許多規章制度不配套，不利于科研工作的正常開展。例如，科研成果評價制度不完善、職稱晉升與論文發表脫節等，這些都直接妨礙科學研究事業健康有序地向前發展，缺乏必要的宏觀制約，難以形成合理的運行機制。

3.管理人員素質偏低

目前，很多事業單位檔案管理人員文化素質不高、知識結構不合理及專業理論水平低。一部分人在工作中只注重完成上級交給的任務，過于看重個人的經濟利益而忽視自身能力的培養，更談不上繼續教育。這種現象的出現，主要是社會上的不良風氣和觀念作祟，致使他們對自己從事的業務沒有明確定位，也疏于系統學習，不能適應現代化管理工作的需要，造成單位檔案利用率較低，甚至導致大量檔案資料損壞或丟失，嚴重影響檔案管理的工作效率。

4.管理水平有待提高

由于歷史原因，我國事業單位的管理體制一直沿襲計劃經濟時期模式，缺乏科學和有效的管理手段，導致檔案管理人員配備不齊全和整體素質相對較差等問題，使得許多事業單位的檔案管理處于癱瘓狀態，這些都與當前的管理模式有關。傳統的管理模式很難滿足市場經濟條件下事業單位檔案管理的要求，更談不上實現現代化和科學化，難以充分發揮出其自身作用。

5.軟硬件技術及設備設施落后

目前，大部分事業單位基本沒有利用先進的設備設施或儀器來完成大量材料的歸檔整理、編目鑒定及使用等一系列任務。由于缺乏必要的設備設施，造成許多檔案資料長期處于“無人管”的狀態，分散存放在各角落，查找難度大。有些文件資料長期得不到有效利用，甚至被銷毀，使國家財產遭受巨大損失，浪費財力和物力，也給日后查詢利用帶來不便。

6.管理經費投入不足

雖然近幾年各單位都加大對檔案信息化建設的投資力度，但從實際情況看，多數仍然存在著資金投入少及經費支出大等問題。特別是一些縣級檔案館，由于資金短缺、設備設施條件差以及技術力量薄弱等原因，導致現有館藏檔案數字化水平很低，無法適應現代化社會發展要求，嚴重影響檔案信息化建設進程。

三、事業單位科技檔案管理工作的重要性

信息時代，科學技術飛速發展，新事物不斷涌現，科學技術檔案已不再是單純的資料載體，而是一種重要的信息資源，其重要性不言而喻。

第一，有利于促進國家科技事業的進步，增強國力和國防實力。現代科學技術已經成為推動經濟增長的強大動力，而科學技術的發展離不開對科技檔案資料的管理與利用。因此，必須把科技檔案管理工作擺在突出位置，以保證科學技術檔案發揮作用。

第二，有助于提高全民族科學文化素質，加快實現四化的進程。科學技術作為生產力中最活躍的因素，越來越顯示出巨大的生命力。加強科技檔案管理工作，不僅有利于科技管理工作自身的改革，還能有效提高科技人員的素質。

第三，有利于為重大決策提供科學依據，為領導科學決策和管理部門宏觀指導提供可靠依據，為各級黨政機關、企事業單位開展各項活動提供方便條件，從而有力地推動國民經濟持續、高速和協調增長，進一步發揮了科技情報在社會主義兩個文明建設中的重要作用，同時，也帶來了良好的社會效益。

第四，有利于社會主義精神文明的建設，是實施科教興國戰略的必然要求。科學技術與精神文明密不可分，它既是物質文明的基礎，又是精神文明的組成部分。因此，我們要充分發揮科技情報信息工作的優勢，積極配合黨和政府做好思想政治宣傳工作，使其更好地為黨的中心任務服務，加快社會主義現代化建設步伐。

第五，有利于加速我國經濟體制改革進程，推動國民經濟持續、穩定和協調發展。通過建立完善的市場體系，增強企業競爭力和社會適應性。通過深化科技體制改革，形成自主創新機制，提升自主創新能力，從而實現“以科學發展觀統領經濟社會發展全局”的戰略目標，為構建和諧社會奠定堅實基礎。

四、事業單位科技檔案管理工作的改進措施

1.轉變管理人員意識

正確認識科學技術檔案管理工作，是做好事業單位科技檔案管理工作的前提和保障。為此，要從思想觀念上予以重視，在此基礎上，進一步加強對工作人員的思想教育培訓工作。通過多種途徑提高人們的思想認識，并將思想政治教育貫穿于日常管理工作之中，讓每位工作人員都能認識到檔案信息資源具有重要價值，以及檔案信息對于單位及個人所起到的作用。以此為基礎合理開發與利用，最大限度地發揮檔案資料應有的效用，充分發揮其作為歷史憑證與參考依據的功能，進而實現檔案信息資源的有效利用。

2.改革現行科技檔案管理體制

建立健全科學技術檔案管理制度是促進檔案管理工作順利開展的關鍵條件。但是，由于我國目前科技管理體制改革相對滯后，相關法律法規不完善，缺乏統一協調機制，管理體制不夠科學合理等，嚴重阻礙了科技管理體制改革進程，造成部分部門職責不明、權責不清以及責任難以落實的情況，極大影響了國家科研事業發展目標的實現，不利于科技成果轉化應用。因此，必須改革現行科技檔案管理體制，確保科技檔案管理規范化、科學化和制度化，形成一個高效運行的管理體制，保障國家科技計劃任務順利實施。

3.提高檔案管理人員素質

檔案管理人員直接管理對象是科技檔案資料，這些檔案資料包括原始文件材料、技術報告資料以及成果圖紙等內容，在整個管理工作中起著至關重要的作用。由于科技活動涉及面廣、專業性強和科技含量高，使得檔案管理工作者面臨著諸多考驗。因此，檔案管理人員只有具備較高的綜合素質才能勝任科技檔案管理工作，而這些素養都需要通過不斷學習來獲得，尤其是專業理論知識和專業技能方面。只有不斷更新知識結構，掌握現代化管理手段，才有可能使自己成為一名合格的檔案管理工作人員，從而推動檔案工作向前邁進。

4.引進先進管理技術

隨著科學技術水平的發展以及對信息化建設的重視程度越來越高，信息技術在單位中得到廣泛應用。為了適應社會發展需求，實現檔案管理的科學化與規范化，應積極引用計算機網絡技術和數據庫技術等，為進一步提升管理水平更好地發揮作用，使單位檔案信息管理工作更加便捷且高效，讓科技檔案信息資源得到充分開發和利用。

5.完善設備設施

在當前形勢下，要想充分發揮電子信息技術優勢，就必須完善相關設備設施，只有這樣才能保證檔案管理水平不斷提高。所以，應該重視對這些基礎設備設施的建設，使其能夠滿足現代檔案管理要求。此外，還應建立現代化辦公系統、建立高效運轉的檔案管理系統、數字化檔案室和網絡化管理模式等。同時，還要加強人員培訓以及信息化人才的培養等，通過以上措施來全面提升我國科技檔案管理的總體水平。

6.加大經費投資力度

科技檔案的管理離不開充足的資金投入與先進技術的支持。因此，要想提高我國事業單位科技檔案管理效率就必須增加資金投入，尤其是對科技檔案的硬件建設，不斷擴大資金規模，確保資金使用的有效性和合理性。此外，還需要制定嚴格有效的規章制度約束和規范工作人員，滿足社會對科技檔案信息服務日益增長的需求。與此同時，還應該注重科技檔案信息化建設和資源共享，使檔案管理工作朝著系統化和自動化方向發展，最終達到優化資源配置，提高工作效率的目的。

五、結語

綜上所述，科技檔案作為重要的資源，其管理水平直接關系到國家未來的綜合實力以及人民群眾的切身利益，也是推動我國科技進步的關鍵因素。要想做好這一工作就必須加強對科學技術檔案的科學管理與利用，不斷提高管理效率，為科技創新提供強大動力。同時，通過科學有效的措施來進一步完善科技檔案管理體系，以保證科技檔案能夠真正發揮應有的價值，服務于經濟社會發展，早日實現社會主義強國夢。

參考文獻：

[1]徐 莎.事業單位檔案管理工作效率的提升策略研究[J]. 辦公室業務，2022（1）：115-117.

[2]胡 蓉，姜 疆.新形勢下事業單位科技檔案管理研究[J].江蘇科技信息，2022，39（27）：33-35.

[3]鄭盛楠.淺析事業單位科技檔案管理模式的創新研究[J].蘭臺內外，2022（17）：53-55.

[4]杜林芳.促進事業單位檔案管理工作規范化、科學化發展的措施[J].城建檔案，2021（01）：99-100.

[5]喬 玲.做好科技檔案管理提升科技發展水平[J].辦公室業務，2020（18）：115-116.

[6]袁海芳.“互聯網+”時代企事業單位檔案管理的探索與創新研究[J].檔案天地，2023（02）：56-58.

[7]施林林.大數據視域下提升事業單位檔案管理效率的策略分析[J].中國新通信，2023，25（03）：65-67.

[8]林麗芳.信息技術在事業單位檔案管理工作中的應用[J].大眾標準化，2023（04）：166-168.

（作者單位：延安市科學技術館）