基于失效模式與效應(yīng)分析的醫(yī)院合同管理研究

丁潔寧

(首都醫(yī)科大學(xué)附屬北京佑安醫(yī)院院辦公室,北京市 100069)

失效模式與效應(yīng)分析(Failure Mode and Effect Analysis,FMEA)是一種主動的風(fēng)險管理工具,用于識別系統(tǒng)、流程、產(chǎn)品或服務(wù)中可能發(fā)生的故障模式,分析失敗原因并通過制定風(fēng)險管理措施來消除或減少最主要故障[1]。FMEA作為事前預(yù)防風(fēng)險評估工具,能夠避免潛在錯誤的發(fā)生,減少系統(tǒng)損失[2]。然而,目前以醫(yī)院為研究對象的FMEA相關(guān)研究較少。2021年初,北京佑安醫(yī)院啟動 “智慧財經(jīng)”建設(shè)工程,以信息化手段實現(xiàn)合同管理與預(yù)算管理、收支管理強(qiáng)結(jié)合。2021年10月,院辦公室作為醫(yī)院合同管理部門,牽頭完成全院科研合同、采購(貨物/服務(wù))類合同、工程類合同信息化管控流程再造,以此為契機(jī)開展合同管理流程的失效模式與效應(yīng)分析,借以梳理醫(yī)院合同管理存在的薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險隱患,為醫(yī)院的精細(xì)化管理和穩(wěn)健運行提供科學(xué)依據(jù)。

1 材料與方法

1.1 一般資料

根據(jù)合同簽訂前、簽訂中、履行中和履行后的全生命周期管理四個階段,將合同立項、談判、簽訂、審核、簽署、履行、變更及解除、歸檔、糾紛處理及評價監(jiān)督10個管理子流程作為研究對象,收集北京佑安醫(yī)院2021年 9月與 2022 年3月的合同管理FMEA檢驗風(fēng)險系數(shù)(Risk Priority Number,RPN)進(jìn)行比對。

1.2 方法

1.2.1 組建專家團(tuán)隊。醫(yī)院合同管理流程的FMEA檢驗于2021年9月和2022年3月兩次進(jìn)行,由院辦公室、審計處、財務(wù)處、采購中心、醫(yī)學(xué)工程處、科技處、信息網(wǎng)絡(luò)中心、總務(wù)處等部門副高級以上職稱,擁有5年以上合同管理、財務(wù)、審計、招標(biāo)采購等工作經(jīng)驗的核心成員構(gòu)成15人專家組,成員均深度參與醫(yī)院合同相關(guān)工作且接受過院級JCI評審培訓(xùn),充分理解并熟練掌握合同管理工作程序及FMEA評估方法。

1.2.2 確定流程。對合同立項、簽訂、審核、簽署、履行、合同變更及解除、合同歸檔的實際業(yè)務(wù)流程開展系統(tǒng)追蹤;對暫未納入信息化管控范圍的合同談判、糾紛爭議處理、合同評價及監(jiān)督環(huán)節(jié)開展單獨討論,詳見圖1。專家小組討論過程中再次確認(rèn)根據(jù)合同業(yè)務(wù)類型規(guī)范歸口管理部門,完善院級合同管理制度。

圖1 醫(yī)院合同管理業(yè)務(wù)流程

1.2.3 確定失效模式并分析潛在失效原因。專家小組根據(jù)近3年醫(yī)院內(nèi)部控制風(fēng)險評估及自評價報告開展失效模式分析;結(jié)合信息化系統(tǒng)上線測試階段的主要矛盾,通過查閱文獻(xiàn)、頭腦風(fēng)暴等方法確認(rèn)每個流程潛在失效模式[3-8],分析潛在失效原因。

1.2.4 開展失效模式量化評估并制定FMEA改善工作表。利用失效模式分析表評估失效發(fā)生時后果的嚴(yán)重度(Severity,S)、發(fā)生率(Occurrence,O)和可探測度(Detection,D),其中S通過是否違法違規(guī)和平均單次經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)金額來衡量,即違規(guī)的程度越高、平均單次經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)金額越高,S就越高;O以近3年內(nèi)控風(fēng)險評估報告出現(xiàn)問題的頻次為依據(jù)衡量,即問題出現(xiàn)越多,O越高;D通過醫(yī)院在每個風(fēng)險點中采取控制活動的多少來衡量,即在風(fēng)險點中采取的控制活動越多,規(guī)避風(fēng)險的可能就越大,風(fēng)險發(fā)生的可能性就越低,D越高。S、O、D均為主觀評分,評分標(biāo)準(zhǔn)由專家組成員充分討論制定,評分等級為1～10分,1表示程度最低、10表示程度最高。計算專家小組評分均值及RPN,RPN=S×O×D,RPN值越大表示院內(nèi)專家共識系統(tǒng)潛在風(fēng)險越大,需制定相應(yīng)防范風(fēng)險措施,詳見表1。

表1 醫(yī)院合同管理業(yè)務(wù)流程失效模式、原因分析、改善措施及RPN值

1.2.5 監(jiān)測指標(biāo)。比較 FMEA 實施前后RPN 值、院內(nèi)合同管理個性化績效指標(biāo)(信息登記完整率、預(yù)算首準(zhǔn)率、合同文本合規(guī)率、三日審批完成率、合同歸檔材料完整率)及科室滿意度[9]。

1.3 統(tǒng)計學(xué)方法

本研究采用Excel數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和管理,數(shù)據(jù)錄入應(yīng)用雙錄入核査方式進(jìn)行。采用SPSS 22.0軟件對研究數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析。計量資料采用均值±標(biāo)準(zhǔn)差的形式進(jìn)行描述,組間比較采用獨立樣本t檢驗;計數(shù)資料采用例數(shù)(百分比)進(jìn)行描述,組間比較采用卡方檢驗。P<0.05為差異有統(tǒng)計學(xué)意義。

2 結(jié)果

2.1 改善前后失效模式RPN值比較

與改善前 RPN 值相比,除預(yù)算審批流程外,15個失效模式 RPN 值均下降,詳見表2。

表2 醫(yī)院合同管理業(yè)務(wù)流程改善前后失效模式RPN值

2.2 改善前后合同管理相關(guān)指標(biāo)及科室滿意度比較

改善后合同管理相關(guān)指標(biāo)及科室滿意度均高于改善前,差異有統(tǒng)計學(xué)意義(P<0.05),詳見表3。

表3 醫(yī)院合同管理業(yè)務(wù)流程改善前后相關(guān)指標(biāo)比較(%)

3 討論

3.1 應(yīng)用FMEA方法識別和處理醫(yī)院合同管理過程中的風(fēng)險

醫(yī)院合同管理FMEA專家小組根據(jù)業(yè)務(wù)流程潛在風(fēng)險評分排序,識別出醫(yī)院內(nèi)潛在高風(fēng)險排名前五的環(huán)節(jié)為:缺少合同評價及監(jiān)督、合同簽署要素不齊全、糾紛處理不當(dāng)、審批流于形式、合同法律風(fēng)險高。據(jù)此開展院內(nèi)合同專項整改工作:規(guī)范合同管理流程,完善事前審批程序。嚴(yán)格執(zhí)行醫(yī)院合同管理制度,壓實各部門責(zé)任,定期開展合同自查。合同履行過程中,強(qiáng)化對合同履行情況的檢查、分析和驗收,加強(qiáng)合同法律相關(guān)培訓(xùn),確保合同全面有效履行。合同管理部門充分利用信息化手段,定期對合同進(jìn)行統(tǒng)計、分類和歸檔,詳細(xì)登記合同的訂立、履行、變更等情況,制定合同監(jiān)督評價機(jī)制,實現(xiàn)合同的全過程封閉管理。

3.2 設(shè)定合同管理相關(guān)指標(biāo)體現(xiàn)管理成效

根據(jù)醫(yī)院內(nèi)部控制年度重點管控業(yè)務(wù)及醫(yī)院合同管理工作實際,討論確定信息登記完整率、預(yù)算首準(zhǔn)率、文本合規(guī)率、三日審批完成率、歸檔材料完整率和科室滿意度六項監(jiān)測指標(biāo),通過“業(yè)財一體化”智慧財經(jīng)信息系統(tǒng)導(dǎo)出合同臺賬,深入科室開展合同檔案逐本檢查工作,追溯醫(yī)院合同管理過程中的原始材料,實地察看各關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的運行情況,比對流程環(huán)節(jié)與規(guī)范要求之間的差異,并以數(shù)據(jù)量化形式較好反映出醫(yī)院合同管理業(yè)務(wù)流程改善工作實效,以此明確全院合同檔案材料內(nèi)容、規(guī)范合同管理、提高預(yù)算準(zhǔn)確度和審批效率,有效改進(jìn)科室對合同業(yè)務(wù)工作的滿意度。

3.3 開展FMEA風(fēng)險管理研究助力公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展政策落地

《關(guān)于推動公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展的意見》(國辦發(fā)〔2021〕18號)要求提升公立醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展新效能,完善內(nèi)部控制制度,以業(yè)務(wù)管理和經(jīng)濟(jì)管理的重大風(fēng)險、重大事件、重要流程為重點,開展風(fēng)險評估和內(nèi)部控制評價。本研究通過對合同管理各種風(fēng)險進(jìn)行識別,采用事前防范、事中控制、事后監(jiān)督和糾正的過程管控,及時堵塞制度漏洞、消除管理隱患,將醫(yī)院合同尤其是涉及重大資金使用的經(jīng)濟(jì)類合同管控關(guān)口前移,防患于未然。建議醫(yī)院管理者根據(jù)工作實際將FMEA風(fēng)險管理方法靈活應(yīng)用院內(nèi)業(yè)務(wù)流程場景,實現(xiàn)內(nèi)部控制,提高醫(yī)院科學(xué)化管理水平。