數字化背景下醫院實物檔案管理工作研究

摘 要：醫院實物檔案是醫院檔案的重要組成部分。隨著數字化時代的發展，醫院實物檔案管理工作應隨之進行變革創新，本文結合醫院工作實際，分析醫院實物檔案工作中存在問題，就提高實物檔案管理意識，健全實物檔案制度，規范實物檔案管理，加強實物檔案基礎設施建設，提高自身專業水平，開展實物檔案數字化工作，加大實物檔案開發利用等方面，研究適應數字化時代需求的醫院實物檔案管理工作策略。

關鍵詞：醫院檔案；實物檔案；數字化

數字時代，互聯網技術迅速發展，檔案工作也迎來新挑戰，檔案管理模式進行相應的變革創新。隨著醫療衛生事業的改革發展和醫院的持續發展，醫院在各種醫療業務交流與社會活動，特別是近三年的新冠疫情工作中，形成大量的實物檔案。2022年4月7日發布，7月1日實施的《實物檔案數字化規范》，對實物檔案數字化提出了具體要求。筆者所在的醫院是一家綜合型三甲醫院，醫院綜合檔案室管理文書檔案、科技檔案（基建檔案、科研檔案、設備檔案）、實物檔案、相片檔案等各門類檔案。現結合醫院檔案工作實際，研究數字化背景下醫院實物管理存在問題及解決策略。

1 醫院實物檔案的特點

1.1 實物檔案的多樣性

醫院在醫療服務、護理服務、科研教學方面的活動具有多樣性，由此產生的實物檔案也具有多樣性的特點，包括參加醫療護理競賽獲得的獎杯、證書，友好往來醫院贈予的工藝紀念品、書畫作品，參加抗震救災獲得的獎牌、勛章等。

1.2 實物檔案的獨特性

一是實物檔案具有獨特的表現形式。一些工藝品、書畫類的實物檔案，以雕塑、雕刻、書法和繪畫等藝術形式呈現，不同于文書檔案、基建檔案、科研檔案等傳統紙質檔案記錄信息的固定統一形式，具有記錄形式的獨特性。二是醫院實物檔案的內容具有獨特性。一些醫院參加2008年“5·12”汶川地震救治工作后，各級部門對在抗震救災中表現突出的集體或個人表彰、授予的獎牌，近三年各醫療單位在新冠疫情防控、救治工作中獲得的獎狀、獎牌、證書、紀念品等實物檔案，都反映了特定歷史時期醫院獨有的醫療工作內容，具有工作內容的獨特性。

1.3 實物檔案的觀賞性

實物檔案的形象鮮明。有些材質色澤剔透鮮艷，如玻璃、陶瓷制成的獎杯；有些質地厚實，如純銀、黃金、銅制成的獎牌；有些造型精美細膩，如湖北省某醫院贈予的致謝2020年新冠疫情爆發期間醫院援鄂工作的大型工藝紀念品，融合了木雕和繪畫的藝術。這些實物檔案造型各異，藝術造詣高，吸引人欣賞，能夠激發人們的共鳴，具有較高的觀賞性。

2? 醫院實物檔案管理工作中存在的問題

2.1 實物檔案管理有待規范

2.1.1實物檔案收集不全面。在醫院實物檔案收集實際工作中，一些臨床科室獲得的醫院獎牌和錦旗等，由科室或員工領取獎勵后就自行保管。還有一些榮譽獎章、紀念品、名人字畫等，一般會直接交給醫院領導，存放于醫院領導辦公室或醫院會議室等地方。醫院檔案部門未能及時跟蹤收集這些實物檔案。此外，醫院廢止的舊印章，多年來只是雜亂地收集在一起，并未納入實物檔案歸檔范圍。

2.1.2實物檔案整理歸檔方法不健全。一是實物檔案的分類不夠明確細致，缺乏科學性，只是按照實物的外在形式和保管期限簡單劃分；二是編號過于簡單，不夠準確，只有單位全宗號、保管期限、件號幾項，缺少分類項；三是編目不夠完整，新增的實物檔案登記不夠及時。

2.2 實物檔案基礎建設有待完善

2.2.1實物檔案庫房存放面積緊張。由于醫院建設資金不足，目前未設置專門的實物檔案庫房，現有的庫房面積緊張，主要存放文書、科技（基建、科研、設備）、照片等門類的紙質檔案和實物檔案。實物檔案存放條件為普通的玻璃櫥窗柜、鐵柜、木架等。玻璃櫥窗柜用于展示榮譽證書、獎牌、獎杯、紀念品等；牌匾疊放于劃分好格子的木架上；錦旗、名人字畫等存放于鐵柜里。沒有獨立的實物檔案庫房，不能充分發揮實物檔案的利用價值，很多具有紀念意義的實物檔案不能對外展示。

2.2.2檔案庫房環境基礎建設不完善。除濕、監控、報警、溫濕度儀器設備和消防系統等配置不足，無法滿足不同實物檔案對保管環境的光、溫、濕等條件的要求，不利于實物檔案的存儲。一些木質的牌匾發霉、金屬制的獎杯獎牌氧化銹蝕褪色等問題，會破壞實物檔案的美觀，降低其觀賞性。

2.3 檔案人員專業水平有待提高

醫院領導在構建單位人才培養隊伍時，更重視培養衛生專業技術人才，檔案人才培養力度不夠。醫院綜合檔案室雖然配備了一定數量的檔案專職人員，但是仍然缺少專門的實物檔案管理人員。日常的文書、基建、科研等檔案管理工作及其他辦公室業務工作已經占據了檔案工作人員大量的時間，利用率較低的實物檔案工作往往會被推遲，甚至忽視。文書檔案、基建檔案、科研檔案都有專門的檔案人員負責管理，實物檔案的管理責任沒有落實到具體到個人身上，導致實物檔案管理工作無法推進，檔案人員投入時間過少，專業水平較低。

2.4 實物檔案開發利用不到位

一是實物檔案開發利用意識薄弱，醫院檔案部門在完成實物檔案歸檔工作后，未能進一步思考實物檔案的開發利用。二是利用方式單一，大多是拍照利用，很少有機會展示和對外交流，實物檔案利用率遠遠低于其他檔案的利用率。三是實物檔案編研水平低，實物檔案未能充分發揮在宣傳教育、弘揚醫院文化等方面的價值，限制了實物檔案的利用效果。

3 改進醫院實物檔案管理工作的策略

3.1 提高醫院領導實物檔案管理意識

醫院檔案部門應多向醫院領導和員工宣傳實物檔案的價值，使他們認識到實物檔案和其他檔案一樣，是醫院檔案的重要組成部分，反映了醫院的現實，記錄了醫院的歷史，展現了醫院的工作業績成果，體現了醫院優秀的管理能力、精湛的醫學技術和豐富的精神文化內涵。對內能為醫院發展建設提供參考，教育員工，促進醫院文化建設；對外能夠提高醫院形象和影響力。一是將實物檔案管理工作列入醫院檔案管理工作的重點內容、檔案管理工作年度計劃和中長期計劃。二是將實物檔案數字化工作列入醫院綜合檔案室改造項目，與文書檔案、基建檔案一同開展數字化工作。

3.2 健全實物檔案制度

加強醫院組織領導，制定相關的規章制度和工作流程，確保實物檔案管理工作和實物檔案數字化工作的科學性和規范性，保障實物檔案安全和數字化成果質量。醫院檔案部門應根據《中華人民共和國檔案法》、海南省檔案局《關于印發<檔案分類方案、文件材料歸檔方范圍和保管期限表編制規范>的通知》、《海南省實物檔案整理規則》、《印章檔案管理辦法》、《海口市實物管理暫行規定》、《實物檔案數字化規范》（DA/T89-2022）等文件的要求，一是修訂關于實體檔案管理的醫院實物檔案管理制度和工作流程，二是制定醫院實物檔案數字化管理制度和工作流程。

3.3 規范實物檔案管理工作

3.3.1明確實物檔案歸檔范圍和移交時間。醫院需要提高全體員工的實物檔案收集意識，協調醫院各部門積極配合檔案部門歸檔實物的收集工作。按照醫院實物檔案管理制度，明確實物檔案歸檔范圍和移交時間。歸檔范圍包括醫院獲得的各種獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書等；上級領導、知名人士等的題詞及有關單位贈送給醫院的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等；醫院對外交往中獲贈的重要紀念品；醫院組織或承辦各種重大活動中形成的具有保存利用價值的憑證性實物，如近三年在新冠抗疫工作中形成的工作證件、獎章、紀念品和醫院歷年來廢止使用的舊組織機構印章。應歸檔的實物自形成后或獲贈后的一個月內向醫院檔案部門移交[1]。做好歸檔實物移交登記工作，登記內容應包括歸檔實物授予單位、接受單位、授予時間和具體內容等。

3.3.2改進實物檔案整理方法。實物檔案以件為單位進行整理（成套實物為一件），按照種類結合時間進行排列，并區分永久和定期的保管期限。一是分類。實物檔案分類以實物的外在形式為標準，分為獎狀、獎杯、獎旗、工藝品等；也可以以實物檔案的內容分為獎品類、紀念品類。實物檔案按照實物類別、保管期限等分類項進行分類，按“件”進行歸檔整理。其中實物類別為可選分類項。實物類別及其代碼可設置為：榮譽類（RY）、紀念（禮）品類（JN）、字畫類（ZH）、印章類（YZ）、其他類（QT）[2]。二是編號。實物檔案數量少的可以以件為單位編號，一件實物一個順序號；數量多的應先分類，再在屬類下按件編順序號。實物檔案檔號結構為：全宗號-檔案門類代碼·（實物類別代碼）-保管期限代碼-件號。如A021-SW·YZ-Y-0001 [3] 。三是編錄。實物檔案目錄設置件號、類別、題名、來源（授予者或捐贈者）、形成日期、數量、存放地點、互見號、存放位置、備注等項目。

3.4 加強實物檔案基礎設施建設

醫院應增加投資，加強實物檔案基礎設施建設。一是加強檔案庫房和庫房基礎環境建設。在進行醫院綜合檔案室改造項目的基礎上，設置專門的實物檔案庫房，逐步解決實物檔案存儲空間不足的問題；增加配置庫房除濕、監控、報警及溫濕度儀器設備系統等設施設備，配置專業的滅菌殺蟲消毒設備和消防系統，保證實物檔案保存需要的穩定庫房基礎環境。二是增加實物檔案數字化工作的基礎設施配置。醫院應配備專用加工場地并進行合理布局，形成檔案存放、數字化前處理、檔案著錄、數字化采集、影像處理、質量檢查等工作區域。加工場地的選擇及溫濕度等環境的控制應有利于檔案實體的保護，設施設備應滿足實物檔案數字化工作的需要[4]。

3.5 提高實物檔案管理人員專業水平

醫院應加強檔案人才隊伍建設，提高檔案管理人員的專業水平，尤其應重視提升實物檔案管理人員專業水平。首先，醫院為檔案部門配備專職的實物檔案管理人員，保證實物檔案管理人員的工作穩定性，寫入崗位說明書。其次，醫院其他部門的檔案兼職人員，可以聘用來醫院檔案部門兼職管理實物檔案。再次，以聘請檔案專家進行實物檔案管理專題講座、派出檔案人員進修培訓等方式，提高醫院實物檔案工作人員的專業水平[5]。最后，參與實物檔案數字化工作的人員應按照《實物檔案數字化規范》（DA/T89-2022）中對機構與人員的要求進行管理，加強數字化能力的學習。一是建立實物檔案數字化工作組織，確保數字化工作的順利開展；二是配備具有相應能力的工作人員；三是通過科學規范的管理制度，對工作人員進行規范化管理；四是加強對外聘工作人員的審核與管理，強化數字化工作的安全性[6]。

3.6 開展實物檔案數字化工作

醫院應按照《實物檔案數字化規范》（DA/T89-2022）要求開展實物檔案數字化工作。首先，進行數字化前的處理工作，包括確定實物檔案數字化對象的特征點、檔案檢查、目錄數據準備等內容。其次，建立目錄數據庫。再次，進行數字化采集，包括平面掃描、三維掃描、數碼拍照、環物攝影等形式。實物檔案數字化的載體，可選擇掃描或拍攝的方式。如榮譽證書、獎狀等紙質載體可以使用平面掃描儀掃描；獎牌、獎杯、錦旗、紀念品等其他載體可以使用數碼拍照方式拍照；生產工具、設施設備等大型實物檔案可以使用環物攝影方式拍照。數據化采集工作完成后，應進行后續的文件命名、影像處理和數據掛接等工作。最后，醫院檔案部門應成立專門的驗收組對事物檔案數字化成果進行驗收，檔案歸還入庫。另外，實物檔案數字化工作如需要外包，應嚴格遵守《檔案數字化外包安全管理規范》，醫院檔案部門應全程監督和指導外包公司的檔案數字化工作[7]。

3.7 加大實物檔案的開發利用

醫院檔案部門應加強實物檔案開發利用意識。一是采用多種展示方式和渠道，充分發揮實物檔案的價值。可以利用實物展示臺、院史館、榮譽墻等方式進行實物的實體展示，提高醫院知名度和影響力；可以利用微信公眾號、微博、抖音、醫院官方網站等新媒體線上方式宣傳展示實物檔案數字化的照片和圖片，拓寬宣傳范圍。二是充分利用實物檔案數字化成果，數字化掃描或拍照后的實物檔案照片和圖片，可以為制作醫院宣傳片提供素材，可以為醫院周年院慶畫冊提供電子照片檔案，還可以作為照片檔案歸檔。據筆者了解，海南省某醫院將榮譽類的實物檔案數字化后的照片制作成照片墻在門診大廳展示，向往來就診的病人及家屬展示該醫院的綜合實力，這種做法可以學習借鑒。三是檔案工作人員要結合時事熱點，如抗震救災等重大醫療活動中醫院做出的突出貢獻，醫院在科研教學活動中取得的重大成果等進行編研，挖掘實物檔案的價值，實現實物檔案提供經驗參考、教育員工、促進醫院文化建設的價值。

4 小結

數字時代對檔案工作提出了新的要求，醫院檔案工作者應提高實物檔案管理意識，健全實物檔案制度，規范實物檔案管理工作，加強實物檔案基礎設施建設，提高自身專業水平，開展實物檔案數字化工作，加大實物檔案開發利用，更好地適應數字化時代檔案工作的轉型需求。

參考文獻

[1]海口市實物管理暫行規定（海檔發[2009]4號）.

[2][3]關于印發《檔案分類方案、文件材料歸檔方范圍和保管期限表編制規范》的通知（瓊檔字[2023]6號）.

[4][6][7]國家檔案局：實物檔案數字化規范（DA/T89-2022）[EB/OL].[2022-06-29].https：//www.saac.gov.cn/daj/hybz/202206/9976d259ad074216bd11356535951f88.shtml.

[5]王靜.淺談醫院檔案管理工作[J].黑龍江檔案，2022（03）.

作者簡介：黎秀雯，大學學歷，海口市人民醫院館員，研究方向：檔案管理。