大數據環境下事業單位綜合檔案管理創新研究

摘 要：本文圍繞新時代大數據背景下事業單位綜合檔案管理的創新性研究，從工作開展的必要性、面臨的問題、如何開展三個方面進行論述。事業單位部門要在檔案管理體制改革和發展的過程中，對傳統的管理模式進行取舍與改正，多途徑、多角度、多方式、多渠道采取有效的措施辦法，保證檔案管理能夠在合理的范圍內開展創新工作，為實現綜合檔案管理事業高質量發展打下堅實基礎。

關鍵詞：大數據；綜合檔案管理；創新

引言

互聯網+大數據時代深刻影響著人們的生活思維和生產方式，為人類世界帶來全新的面貌。大數據產業與檔案事業的深度融合，使得綜合檔案管理工作進入了全新的變革時代。近年來，人民群眾對檔案利用率的不斷提升和對檔案事業關注度的不斷增強，對于事業單位而言，進一步強化檔案管理力度，提升檔案管理效率和整體質量，成為當前發展的主流方向，需要我們創新思路，對工作流程進行優化改進，確保檔案事業在大數據時代浪潮下能夠實現良性健康發展。

1 大數據環境下事業單位綜合檔案管理工作創新性開展的必要性

1.1 提高事業單位檔案管理效率

大數據技術的廣泛應用，使得檔案管理由以紙質檔案為主的傳統庫房時代進入以電子檔案為主的數字時代。隨著社會經濟的快速發展，事業單位每天所形成的檔案不計其數，檔案資源總體數量與日俱增，文件管理煩瑣復雜，工作人員需要花費大量的精力和耐心，且具備專業知識和技術才能對其進行正確的分類保管。過去人工檔案管理方式顯然無法適宜當前的工作節奏，大數據時代下的檔案信息化建設，檔案部門信息化能力和管理品質實現巨大飛躍，管理人員實現利用先進設備對數據進行收集、管理、保存、利用、資源共享、統計分析、異地查詢，而且操作簡單、方便，可為社會各界快速提供專業、完整及準確的資料，有效減少了員工工作量，做到工作效率最大化。

1.2 實現規范化檔案管理

過去的事業單位，檔案信息化發展速度緩慢，單位之間管理水平參差不齊，人工管理檔案為主的環境下不同檔案工作者思維方式和工作習慣也各有差異，導致檔案管理無法形成統一的規范模式，產生的歷史遺留問題很多未解決。大數據時代下的檔案信息化建設，無論是頂層設計還是具體落實，檔案數據的收集整理、保管利用均有明確的標準要求，極大推動了檔案事業的規范化發展。

1.3 提升檔案資源的安全管理水平

檔案本身是依據、是資源、是財富，可以說是重要的不可再生資源。在傳統檔案保存模式下，大多是將紙質文件放在櫥子、柜子、盒子里。在長期的收集保管、查閱利用過程中難免會因為人為或者自然原因加速檔案的老化，造成磨損、缺失、混亂等不可逆損害。大數據時代下的檔案信息化建設，電子數據格式的檔案資源存儲于安全性高、兼容性強、符合長期保存要求的硬盤、光盤、磁盤等各類介質中，并采用異地容災備份、異質定期備份的辦法有效防止檔案資料遺失[1]，是抵御突發性自然災害破壞、確保檔案安全的一項重要措施，且極大地節省了管理費用。大數據環境下的云計算技術，可保證服務器的所有節點和終端的所有接口數據實現精準控制，避免在電子檔案利用過程中造成數據鏈紊亂的問題。數字加密技術和強復雜性密鑰技術，對不同用戶進行登錄和查詢利用權限加以限制，最大程度保證專人專項查詢檔案，實現信息隔離，有效解決數據被篡改、亂使用問題。

2 大數據環境下事業單位綜合檔案管理工作創新性開展面臨的問題

2.1 綜合檔案管理重視程度不夠、創新意識不足

綜合檔案管理工作與其他工作不同，具有長期性、系統性的特點，難以在短時間內看到成效，因此容易被主管領導忽視。與此同時，事業單位對龐大綜合檔案數據的處理與開發缺乏總體性、科學性的建設目標，在數據庫分級管理、信息化技術標準體系、數據信息傳輸通道方面的建設無法做到統籌規劃，難以保證信息體系的高效性和協同性，進而導致檔案管理工作缺乏戰略性，這些問題在工程開展之前無法解決，后續的管理方向會像無頭蒼蠅，發展將會極不穩定。

2.2 缺乏完善管理機制、管理水平較為落后

目前，隨著大數據與各行各業的結合不斷深化，各項產業的發展迅速提升。但是針對檔案行業，很多事業單位領導者并未充分關注、了解、領會“互聯網+大數據”的時代優勢[2]，未能及時依據外部社會發展趨勢來對管理機制作出進一步的調節和創新，導致檔案信息化建設缺乏必要的基礎保障和外部支持。這樣產生的負面影響如：管理人員缺乏完善的培訓、成長機制，個人素質無法滿足社會潮流，會逐步被時代所淘汰；安全工作缺乏完善的機制，在數據庫防護、人員權限、數據處理等方面便可能會出現各種各樣難以把控的問題；信息系統缺乏完善的管理機制，軟硬件設備的運維得不到保障，會嚴重制約電子檔案的日常利用。有的事業單位雖然具備一定的管理機制，也針對部分問題進行了整改，但沒有結合本地域、本單位發展實際，完善后的綜合檔案管理機制實用性不強，也深刻影響到檔案事業與大數據的結合[3]。

2.3 檔案管理者綜合知識與能力素質有待提升

工作質量的高低與從事具體管理工作人員的業務能力、思維方式和專業水準有著緊密的聯系。現階段大多檔案管理人員缺乏應有的職業素養，職業性不強，對檔案管理業務缺乏充分的理解和認識，傳統檔案管理模式下配置的人員無法滿足大數據時代的需要，此類問題在基層檔案事業單位普遍存在且難以短時間內解決[4]。與此同時，事業單位在人員聘用、選拔、培訓等方面力度不夠，受職業發展限制和收入水平的制約，難以招募到具有較高技術水準的專業性檔案管理人員，人才隊伍綜合素質得不到提升，無法適應新時代環境下崗位工作要求。事業單位對綜合檔案管理者缺少長期、系統、專業的培訓，也是導致管理者素質偏低的重要因素。

2.4 檔案信息化水平仍需快速提升

在傳統管理模式中，以紙質文件管理為主，幾乎是零數字化工作模式，在過程中需耗費大量的時間與精力去避免錯誤發生，還不能夠達到預期結果。在“互聯網+大數據”的時代背景下，充分實現綜合檔案管理與高端信息技術融合是發展主流方向。但是目前大多事業單位沒有開展信息化建設或者信息化進程十分緩慢，沒有根據自身發展情況去針對性地選擇管理系統，在軟硬件設施配置上不夠完善。部分事業單位信息系統雖已建設完成，但也存在功能不齊全、根基搭建不牢固、底層構架不完整的問題，比如缺少共享與館際交流的功能，無法打通單位之間的藩籬，導致“信息孤島”的產生，極大阻礙了檔案事業向大數據時代邁進。

2.5 檔案安全性沒有實現全流程覆蓋

在事業單位檔案信息化建設過程中，電子設備高度依賴于各類網絡，網絡安全水平沒有隨著信息化工作的開展而提升。由于互聯網環境多種多樣、繁多復雜，在每個環節都存在不少危險因素，對已形成的電子檔案資源造成不小的威脅。存儲介質的損壞或者故障，會直接導致數據丟失；網絡黑客、病毒的入侵，會使系統崩壞，嚴重影響正常工作開展；地震、洪水等自然災害，很有可能對檔案數據造成不可逆傷害[5]。所以，安全性問題必須引起各事業單位高度關注。事業單位的綜合檔案管理與單項檔案管理不同，存在很多級別類型的涉密檔案，檔案管理人員的業務水平、職業道德如果沒有得到專業的培訓，保密意識、法律意識達不到要求，很容易踏入違法紅線，造成麻煩。

3 大數據環境下事業單位如何實現綜合檔案管理工作創新性開展

3.1 掌握互聯網思維，轉變思想理念

隨著社會水平的提升和人民物質生活水平的不斷提高，公眾要求檔案資源管理變得更加智能化、高效化、人性化、便捷化。作為綜合檔案管理者，在思想、管理內容、管理方式上都應與時俱進，充分認識到檔案信息化管理的重要性，引起對于大數據與檔案深度結合的關注，并向上級部門申請相應支持，要深度領悟大數據新時代主要思想，用優質的服務意識、大局意識去創新檔案管理和信息化工作，以數字化改革推動綜合檔案管理工作實現高質量發展。

3.2 創新工作思路、優化管理模式

大數據背景下，檔案管理發生以下三種改變：一是檔案由紙質文件轉化為電子數據，存在介質由實體轉向虛體，在管理過程中往往面對的是在線采集、待加工處理的電子資料。二是由被動向主動轉變，綜合檔案管理存在介質的改變，由過去紙質檔案的被動管理變成數字檔案的主動推送，相關管理人員應樹立積極的工作意識，主動為查閱者提供完善的查詢信息，不斷增強群眾滿意度。三是管理向服務轉變，科技的發展，使得在綜合檔案管理工作中，具體管理時間不斷縮短、管理方式不斷優化、管理成果更加顯著，這就需要管理者將大部分的工作時間和精力放在如何提升服務質量上。

3.3 創新檔案信息化管理制度

制定完善的、針對性強的、特色的綜合檔案信息化管理制度，是大數據時代實現檔案事業轉型升級的重要保障，事業單位要聚焦提供檔案資源優質服務這一目標全面實施檔案信息化管理工作。事業單位領導與綜合檔案管理者要深入貫徹落實中央關于信息化工作的決策部署，集中開展專題會議，傳達并深入學習相關文件，扎實開展信息化工作。要成立網絡安全領導小組，制定《綜合檔案信息化管理制度》，落實信息化工作主體責任和工作標準，對系統維護、風險評估、災難恢復、應急處置等方面要作出明確的規定和要求，創新適合自身發展的檔案管理流程。同時，制度應明確網絡安全主要目標和基本要求，制訂網絡安全工作計劃，為綜合檔案管理系統配置安全網關、漏洞掃描等安全設備，切實提高網絡安全水平。要嚴格推行監督監管機制，部門齊抓共管，形成監督合力，緊盯重點領域、關鍵環節，列出責任清單，將有關協調工作落到實處，實現統籌推進、協調聯動，分類處置問題。針對數據安全，要建立行之有效的重要檔案異地備份制度，保證在最大程度減少對原件磨損的前提下，對檔案數據實施全覆蓋、多介質、多形式復制，有計劃、有組織、有針對性地將重要檔案遷移到其他載體上，同時提倡省、市、縣各級檔案部門上下聯通，互相開展異地備份工作，使得檔案原件和數據得到妥善保存。

3.4 強化檔案信息化管理人才隊伍的建設

在信息技術廣泛應用的背景下，對檔案管理人員的專業能力也提出了更高的要求，創新人才培養機制，加大人才培養力度，引進專業性強、素質好、技能高的綜合性檔案管理人員，是當前檔案事業發展的重要工作。要創新式開展人才培養，摒棄傳統開會培訓、觀看視頻、灌輸式的形式，內部可通過舉辦知識競賽、技能實操比武等各類宣傳活動的方式，引導檔案管理人員領悟新思想、了解新形勢、學習新做法，提升個人責任感和使命感。多方面、多角度、多形式開展線上線下培訓活動，打破時間和空間的局限，促進檔案人員增強自身能力、提高工作效率，樹立新型管理理念，緊跟時代潮流，適應檔案管理工作新形勢新任務新要求，全面提升檔案管理信息化水平，快速實現新時代大數據背景下事業單位綜合檔案管理目標。

3.5 強化資金投入，加大信息化基礎設施建設力度

隨著科技的發展，時代的進步，事業單位的綜合檔案管理應緊盯潮流，大踏步跟進，下決心開展信息化建設。單位領導要事先開展市場調查，及時尋找新形勢下適合檔案發展的道路，高位推動、統籌謀劃、合理建設，為檔案信息化管理工作的開展創造良好條件。建設過程中爭取做到“一步到位”，讓檔案管理系統緊跟科技發展腳步，而且在長時間內不會被時代所淘汰。重點工作在以下幾個方面：第一，要以“互聯網+大數據”為基礎，在平臺內外實現數據的傳輸和共享。第二，要選擇實力過硬、信譽良好的設備生產商，保證軟硬件設備品質優良。第三，要重視紙質檔案與電子檔案相結合，可采用分類設計的方法，突出人事、財務、民生、項目檔案管理內容。第四，要做好系統基礎平臺建設，可在未來發展過程中做到增配增功能。第五，要做好系統軟硬件的運維工作，安排技術人員負責機房溫濕度記錄、硬件保養檢修，做好故障維修記錄。第六，要盡量實現全國產化替代。

小結

綜上所述，在“互聯網+大數據”時代，事業單位綜合檔案管理工作需要及時轉變工作思路，創新方式方法，加快推進信息化建設，盡快融入大數據環境中，從思維方式、管理體系、人才培養、軟硬件設施、信息技術等多種維度抓起，著力優化單位檔案管理品質[6]，充分發揮檔案工作存史、資政、育人作用，更好地為中心大局工作服務。

參考文獻

[1]徐蕾.“互聯網+”時代背景下事業單位檔案管理信息化建設策略探討[J].辦公自動化，2022，27（19）：13-15.

[2]姜霽純.新時期事業單位檔案管理工作創新探討——以地方社會科學研究機構為例[J].辦公室業務，2022（09）：53-55.

[3]李國源.事業單位檔案管理工作優化創新方式分析[J].城建檔案，2020（12）：84-85.

[4]解翠.新時期下事業單位如何建設檔案管理信息化[J].商業觀察，2021（34）：63-65.

[5]曾萍.事業單位檔案管理工作的現狀與時代融合分析[J].中國井礦鹽，2021，52（06）：39-40.

[6]葛慶文.新時期行政事業單位檔案管理創新思路與方法[J].黑龍江檔案，2022（01）：54-56.

作者簡介：張烈芳（1977— ），大學學歷，山西省文水縣機關事務服務中心黨建辦副主任、館員，工作與研究方向：檔案管理。