行政事業單位自辦食堂財務核算及管理應注意的問題

吳望玲

近年來，隨著中央八項規定及《中國共產黨廉潔自律準則》等文件的相繼出臺，為嚴格控制行政單位招待費支出，推行勤儉節約的工作作風，各行政事業單位大力推廣食堂建設。食堂在改善職工生活、有效降低公務接待費、培訓費、會議費方面，具有明顯的現實作用。食堂財務管理作為行政單位管理的一個重要組成部分，其管理水平直接關系到職工膳食質量和單位資金占用。食堂支出已成為部門預算支出的主要組成部分。經審計，目前食堂管理在制度建設、成本控制、違規操作等潛在問題突出，因食堂管理不嚴格、材料采購不規范、成本核算不清晰，也確實為違規操作提供了空間，出現了一些吃喝隱蔽化的現象，個別食堂就有通過虛列支出轉移行政費用、私設“ 小金庫”套取資金濫發福利、違規超標接待、變相購置資產， 甚至經辦人員中飽私囊等情況。所以原本不甚醒眼的食堂，成為審計、紀檢部門關注的重點。加強食堂財務管理對降低單位行政成本、促進廉政風險防控機制建設意義重大。本文結合目前食堂財務管理工作實際，僅針對大部分單位實行的自辦自管模式下的內部食堂財務核算及管理上的若干事項進行探討。

一、行政事業單位食堂管理的基本情況

行政事業單位食堂經營管理模式大致有三類：

一是單位自辦自管內部食堂。按照“ 非營利性”的要求，自主經營不以盈利為目的，不對外開放，一般只提供職工工作餐和公務接待， 由本單位工作人員兼職管理食堂的各項事務，全面負責食堂的食材采購、存貨保管、外聘廚師等事項管理。主要經費來源為單位按核定成本撥付的補助及公務接待結算收入、單位職工負擔的伙食費。

二是實行外包經營。將食堂業務全部對外租給經營商戶，由其為職工提供就餐服務，簽訂規范合同明確雙方權益和責任，合理確定服務期限，按期結算費用。三是包餐制。簽訂合同規范雙方權益和責任，按實際人數和菜品標準據實結算，視同餐飲業結算費用。

二、食堂財務管理存在的問題

1 .財務會計制度缺失

現階段大部分單位自行制定了食堂財務管理辦法，對食堂工作進行規范。但缺乏統一的財務會計制度對行政事業單位食堂進行規范。由于現行行政單位會計制度對機關食堂缺乏明確規定， 且未出臺具有指導性和可操作性的機關食堂會計核算辦法， 導致財務人員對機關食堂的核算存在諸多疑問， 也為機關整體財務運行及資金安全帶來了潛在風險。由于相關制度的不完善，行政單位食堂正漸漸成為一個新的管理盲區。

2 .財務會計處理不規范

一是未單獨建賬核算的食堂， 將食堂運行收支納入單位會計賬內核算， 但未將食堂收支與單位經費收支加以區分，年終收支轉入單位結余，會計核算無法真實反映食堂經營現狀。

二是單獨建賬核算的食堂，因年初未編制食堂收支預算，或雖編制預算但執行時收支出現缺口，往往采取將單位“大賬”資金轉入食堂方式維護食堂收支平衡。

三是行政事業單位食堂成本管控問題較多，物資采購范圍、食材采購標準、食堂餐費定價等隨意性較大。

3 .內控制度不健全

一是簽訂服務合同不規范甚至未簽訂合同。部分自辦食堂聘用廚師未簽訂用工合同； 未約定食堂大宗物資采購必須經過政府采購程序， 導致食品安全問題的發生。

二是部分食堂內部控制不嚴，監管不到位。如：存在采購管理不到位。出現單位食材采購不規范、進出庫管理不嚴格等內部控制不到位的現象。缺乏制度約束，支出名目較多，加之采購、保管、領用等環節缺乏相互__制約手段，采購票據五花八門、采購物品種類繁多卻缺乏相應審核， 采購支出隨意性較大， 食堂成本難以控制，導致食堂成本核算不真實。采購、驗收、保管崗位未實現不相容職務分離， 如采購清單上只有食堂經辦人一人簽字，無其他人驗收簽字，導致虛假材料采購、無實物報銷的現象。

三是食堂收取個人繳款原始憑證規范性較差。部分單位私自印制或購買社會票據收款； 部分單位未開具票據，直接在筆記本上記賬；多數單位收款和就餐沒有建立管理臺賬，為實施監督帶來困難。

4 .弄虛作假，違反財經紀律

一是部分單位轉移本單位的非正常開支， 將不能在機關報賬的不合規支出以白條等形式作為食堂開支進行報賬支取資金，如：虛列食堂采購成本，隱匿購買購物卡、煙酒等違規行為。

二是部分單位為達單項經費預算控制目的， 采用加蓋食堂公章白條方式，轉嫁單位不合理支出。由于目前尚無食堂支出的明確標準， 導致個別單位利用漏洞在食堂支出以食堂工作餐或加班餐支出等相關科目，列支單位超標的會議費、加班費、培訓費及招待費的情況，以達到逃避檢查的目的。

三是職工就餐時只交納部分餐費或不繳餐費；利用食堂發放糧油、土特產等生活用品，變相以實物形式發放津貼補貼。

三、規范食堂財務管理的建議

1 .制定機關事業單位食堂管理制度

建議財政部門出臺《機關事業單位食堂財務管理制度》和《機關事業單位食堂會計制度》，規范行政事業單位食堂的財務行為， 明確核算管理要求和財政補助標準。從制度層面明確食堂的人員管理、職責和權限，合理確定職工的伙食補助標準；規范報銷制度和票據使用管理；保證會計信息質量，提高財政資金使用效益，推進行政事業單位職工福利支出的透明度，促進食堂工作的健康發展。堅決杜絕一切利用單位食堂鉆規章制度的空子、把食堂作為違法違規問題保護傘的行為。

2 .規范和加強食堂內部控制體系

為了規范食堂內控制度，應完善人員分工、材料采購、倉庫保管、食材領用、資金支付、賬務處理等各管理環節控制。

一是規范食堂各項收入來源。嚴禁將應屬于單位機關財務的收入和收費轉入食堂的情況。嚴禁超標準從單位行政賬撥付職工餐費補助轉入食堂； 嚴禁通過行政賬無依據或虛列支出將資金轉入食堂。

二是加強支出管理。應制定相關審核制度，對職工日常用餐以外的特殊費用支出嚴格控制， 防止變相報銷超標費用的行為。堅決執行會議費、培訓費及招待費支出標準，以會議文件、培訓通知及公務接待函等作為支出憑據，采取對比分析每月食堂盈虧情況，重點關注異常支出， 降低單位財務風險。確保各項支出合法合規、有據可查。

三是加強食堂成本管理。應根據成本效益原則，制定財務指標和非財務指標，定期考核和客觀評價，不斷提高食堂管理效率。

四是規范采購流程。食堂各項采購尤其是大宗采購原則上必須取得正規稅票或行政事業單位往來收據等合法票據，且采取銀行點對點轉賬方式進行資金往來；若向個人進行小額零星采購，則應以有對方簽字的領款單或自制收據為支出票據，且必須明確具體采購事項，嚴禁以僅有本單位職工簽字的白條作為報銷依據。

五是加強庫存管理。對食堂各項庫存收支進行嚴格登記。食堂各項庫存作為嚴格意義上的行政單位資產組成部分，必須進行規范化管理，由專人對購入食材進行清點并實時登記入庫、對大項食材的領用，要在填寫領料單并由領用人簽字后逐一進行出庫登記。每月進行至少一次庫存盤點，盤點單至少要有兩人簽字，切實做到賬實相符，杜絕虛增庫存、虛列支出的情況。

3 .逐步推進社會化管理

為進一步降低行政事業單位食堂運行成本， 提高資產使用效率， 建議現階段可采取食堂物資的政府招投標制度， 招標有實力的大型連鎖超市， 統一采購價格，統一物資配送，有效的降低食材成本和保障食品安全。從根本上解決食堂物資采購不規范、成本核算不準確問題，建議逐步采用政府購買社會化服務方式。

4 .規范食堂財務核算流程

根據相關規定，納入財政預算管理、實行國庫集中支付的行政單位， 除財政零余額賬戶及財政其他資金專戶之外，不得私自設立銀行賬戶，更不能未經批準將財政資金劃至其他賬戶形成賬外資產。因此，為了在確保資金安全的前提下， 對機關食堂的收支結余情況進行準確核算，以達到控制成本、節約支出的目的，可同時設立機關賬與食堂賬， 兩者之間通過往來科目進行關聯（即食堂賬為機關賬的備查明細賬），機關賬核算實際收支，食堂賬體現食材、餐具等的購入消耗情況及相關工作人員的人工成本等明細支出。更重要的是能體現伙食補貼與各項成本形成的盈虧情況， 以便為單位制定更加合理的伙食補貼標準、既滿足職工需求又有效控制成本提供有效依據。

5 .強化行政事業單位食堂監督檢查

財政部門應加強食堂財務的日常監管， 針對食堂財務管理的薄弱環節，制定相應的監管措施。審計部門應將食堂財務管理作為常規審計事項列入審計內容。監督部門及時查處和糾正違規違紀行為， 對應納入國有資產監管范圍的食堂資產要統一管理， 對收入不入賬、私設“ 小金庫”、虛列支出、轉嫁單位不合理開支行為，要加大處罰力度，促進食堂管理的規范化。

（作者單位：奉新縣審計局）