淺談高校運(yùn)用EXCEL函數(shù)公式進(jìn)行銀行對(duì)賬的便捷性

摘 要：出納每個(gè)月的常規(guī)對(duì)賬工作由最初的手工對(duì)賬到導(dǎo)入網(wǎng)銀與系統(tǒng)對(duì)賬，再涌現(xiàn)出如今多種利用Excel表公式對(duì)賬的方法，無(wú)一不在見(jiàn)證著人們面對(duì)著日益龐大的會(huì)計(jì)工作量，思索著如何將其對(duì)賬工作由繁變簡(jiǎn)的智慧過(guò)程，而運(yùn)用正確的EXCEL函數(shù)公式將對(duì)高校銀行對(duì)賬起到事半功倍的作用。

關(guān)鍵詞：對(duì)賬 Excel 公式 適用

中圖分類號(hào)：F230 ?文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2023）07-061-02

一、引言

這里所說(shuō)的對(duì)賬是指對(duì)賬人員核對(duì)會(huì)計(jì)人員在會(huì)計(jì)系統(tǒng)里所有有關(guān)銀行與現(xiàn)金的日記賬跟銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)，然后根據(jù)雙方是否有差異再編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表。隨著高校業(yè)務(wù)量及國(guó)家管控力度的加大，對(duì)會(huì)計(jì)人員的做賬要求也是越來(lái)越明細(xì)以及規(guī)范化，這同時(shí)對(duì)財(cái)務(wù)人員工作能力也相應(yīng)提高了要求。核對(duì)銀行存款與現(xiàn)金賬是出納的工作，業(yè)務(wù)量的增大也是考驗(yàn)出納人員要提高對(duì)賬的效率。傳統(tǒng)的手工對(duì)賬曾經(jīng)占據(jù)了半壁江山，不僅繁瑣而且容易出錯(cuò)，只適合業(yè)務(wù)量比較簡(jiǎn)單的企業(yè)[1]。隨之研發(fā)的會(huì)計(jì)軟件中就有銀行對(duì)賬的功能，這比純粹的手工對(duì)賬效率高，但因?yàn)槠洳襟E首先要對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)初始化錄入、網(wǎng)上銀行對(duì)賬單導(dǎo)出再錄入等操作[2]，等對(duì)賬結(jié)果出來(lái)其準(zhǔn)備工作也不少。

筆者曾作為一名高校出納人員多年，后來(lái)根據(jù)自行摸索的Excel公式對(duì)賬后，基本就舍棄了用系統(tǒng)對(duì)賬的這種方法。下面詳細(xì)講一下筆者用Excel表對(duì)賬的方法，供大家探討一下[3]。

首先，每個(gè)月月初出報(bào)表前，請(qǐng)會(huì)計(jì)人員在財(cái)務(wù)系統(tǒng)里把當(dāng)月的銀行存款及現(xiàn)金日記賬錄入完畢，然后把系統(tǒng)里不同的銀行賬套導(dǎo)出來(lái)，此處我們以基本賬戶的銀行賬套作為示范，因?yàn)榛举~戶的銀行賬套的數(shù)據(jù)是最多的。假設(shè)我們把基本賬戶的銀行賬套從財(cái)務(wù)系統(tǒng)導(dǎo)出后，我們命名為“某月賬.xls”，再把網(wǎng)上銀行從系統(tǒng)里導(dǎo)出來(lái)，我們命名為“某月銀.xls”，這樣我們就得出兩張Excel表。

二、討論

在關(guān)曉紅的《財(cái)會(huì)人員運(yùn)用Excel進(jìn)行輔助對(duì)賬的探討》也講了Match公式的運(yùn)用來(lái)對(duì)賬，但其中還運(yùn)用到數(shù)據(jù)透視表，過(guò)程顯得比較繁瑣[4]。其實(shí)我們的中心是以網(wǎng)上銀行的借方為基準(zhǔn)，在這一基礎(chǔ)上，就需要我們把會(huì)計(jì)系統(tǒng)導(dǎo)出來(lái)表格的借貸方的金額整合成一列以網(wǎng)銀系統(tǒng)借貸方相同方向的金額。

而我們知道，會(huì)計(jì)系統(tǒng)導(dǎo)出表格的貸方就是銀行系統(tǒng)的借方，這樣只需要我們把貸方金額減去借方金額，得出的這一列數(shù)據(jù)方向就是與銀行系統(tǒng)一致的，然后我們對(duì)此列數(shù)據(jù)進(jìn)行排序；同樣地，網(wǎng)銀系統(tǒng)導(dǎo)出來(lái)的表格則是借方金額減去貸方金額得出一列數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行排序，這樣很快就出現(xiàn)了兩列排好序的數(shù)據(jù)，而我們就是要在其中找各自差異的數(shù)據(jù)。

這時(shí)候就需要用到函數(shù)公式Match，這里不需要用到數(shù)據(jù)透視表了，只需用到簡(jiǎn)單的減法及排序就可以進(jìn)行Match函數(shù)公式的運(yùn)用了。Match函數(shù)是一個(gè)查詢類的函數(shù)，可以幫助我們實(shí)現(xiàn)兩組或多組數(shù)據(jù)對(duì)比，一旦發(fā)現(xiàn)查找值和所查找范圍數(shù)值數(shù)據(jù)對(duì)比不同時(shí)，會(huì)顯示報(bào)錯(cuò)信息，然后我們就可以根據(jù)報(bào)錯(cuò)信息查看網(wǎng)銀系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)有哪些會(huì)計(jì)系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)沒(méi)有的，同樣地，會(huì)計(jì)系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)沒(méi)有哪些網(wǎng)銀系統(tǒng)整合數(shù)據(jù)就都一目了然了[4]。

三、示例

下面筆者以2021年11月會(huì)計(jì)系統(tǒng)與網(wǎng)上銀行系統(tǒng)示例，導(dǎo)出的兩個(gè)表如下圖（標(biāo)黃為新增列）：

接著我們就可以用排序好的兩列數(shù)據(jù)用Excel函數(shù)公式Match進(jìn)行查詢比較了。

從中我們可明顯看出網(wǎng)銀系統(tǒng)導(dǎo)出來(lái)的數(shù)據(jù)中會(huì)計(jì)系統(tǒng)賬上沒(méi)有3264元，因?yàn)槭倾y行的借方金額，那就是我們的貸方金額少做賬3264元，從而可查出可能是漏做賬，同樣地我們可看出表1里顯示銀行系統(tǒng)的數(shù)據(jù)中本月沒(méi)有發(fā)現(xiàn)480元此筆金額，看是否是上月未達(dá)數(shù)據(jù)或是記錯(cuò)賬等原因。

若出現(xiàn)幾個(gè)相同數(shù)據(jù)時(shí)，我們也可以很快地從導(dǎo)出的兩個(gè)原始數(shù)據(jù)表里，把鼠標(biāo)放在借方金額或貸方金額上那一列，然后用“Ctrl+F”查詢公式輸入相關(guān)數(shù)字很快就可搜索出來(lái)，再根據(jù)摘要來(lái)確定是哪一個(gè)數(shù)據(jù)出現(xiàn)了問(wèn)題。

四、總結(jié)

以上是筆者從工作經(jīng)驗(yàn)中得出的一些對(duì)賬方法，感覺(jué)比較方便快捷，避開(kāi)了數(shù)據(jù)初始化等導(dǎo)入會(huì)計(jì)系統(tǒng)等工作量。在我們還在做系統(tǒng)前期導(dǎo)入工作時(shí)，運(yùn)用Excel公式很快就得出比較的結(jié)果了。同時(shí)相對(duì)函數(shù)Match公式的運(yùn)用做法簡(jiǎn)單些：只需要導(dǎo)出兩個(gè)相關(guān)表格（這一步相同），接著在會(huì)計(jì)系統(tǒng)導(dǎo)出的表格多列一列貸方減借方的金額，在銀行系統(tǒng)導(dǎo)出的表格則是多一列借方減去貸方的金額（這體現(xiàn)了我們對(duì)賬是以銀行系統(tǒng)的借方為基準(zhǔn)的原則），然后對(duì)兩列數(shù)據(jù)進(jìn)行相同的排序就可進(jìn)行函數(shù)公式Match的運(yùn)用了。從上面分析可表明過(guò)程的簡(jiǎn)潔性。

每一種對(duì)賬方法都有其優(yōu)缺點(diǎn)，只有適用自己的才能達(dá)到事半功倍的效果，筆者認(rèn)為在高校運(yùn)用EXCEL函數(shù)公式進(jìn)行銀行對(duì)賬是較為便捷、適用的。

參考文獻(xiàn)：

[1] 徐恒博.會(huì)計(jì)信息化環(huán)境下高校銀行對(duì)賬模式的建立.中國(guó)管理信息化，2021，24（04）：71-72.

[2] 麻妃妃.高校銀行對(duì)賬模式轉(zhuǎn)變探討.當(dāng)代會(huì)計(jì)，2016（06）： 58-59.

[3] 崔娜.Excel在銀行對(duì)賬中的應(yīng)用.現(xiàn)代商業(yè)，2016（15）：157-158.

[4] 關(guān)曉紅.財(cái)會(huì)人員運(yùn)用Excel進(jìn)行輔助對(duì)賬的探討.安徽科技，2012（09）：53-54.

（作者單位：遵義醫(yī)科大學(xué)珠海校區(qū)財(cái)務(wù)與國(guó)資辦 廣東珠海 ?519000）

[作者簡(jiǎn)介：梁慧君，遵義醫(yī)科大學(xué)珠海校區(qū)中級(jí)會(huì)計(jì)師及中級(jí)審計(jì)師，主要研究方向?yàn)檎畷?huì)計(jì)、商業(yè)會(huì)計(jì)。]

（責(zé)編：賈偉）