大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理效率提升策略研究

林峰屹

（乳山市老年大學(xué)）

事業(yè)單位的檔案管理工作是保證自身職能履行、業(yè)務(wù)發(fā)展的重要基礎(chǔ)，而積極借助信息化技術(shù)來促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，對于今后的單位發(fā)展也會帶來巨大作用。不僅可以促進(jìn)單位內(nèi)部的檔案資料長期保存，還能更加高效、精確化地對內(nèi)部信息數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，為事業(yè)單位今后的穩(wěn)定發(fā)展打好基礎(chǔ)。隨著大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的成熟，為事業(yè)單位檔案管理工作提供良好保障，也為其發(fā)展提供了新的路徑。事業(yè)單位在改革發(fā)展中還需要積極革新觀念、技術(shù)，引入現(xiàn)代化的管理思維和技術(shù)手段來不斷完善檔案管理工作。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化現(xiàn)狀

越來越多的單位都在建立內(nèi)部的信息化管理平臺，通過信息化、數(shù)字化的方式來提升信息資料的管理使用效率。事業(yè)單位雖然也在根據(jù)需求不斷提升內(nèi)部的信息化管理建設(shè)工作，希望通過新技術(shù)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)來提升管理效率，不斷完善檔案編目、資料管理查詢以及審核等多項工作，但是由于信息系統(tǒng)的建設(shè)不完善、技術(shù)利用不到位，導(dǎo)致檔案管理工作的形式效率提升并不明顯。事業(yè)單位是穩(wěn)定社會秩序的基礎(chǔ)力量，但自身也存在優(yōu)勢和缺陷[1]。目前，由于市場環(huán)境、科學(xué)技術(shù)日新月異，事業(yè)單位以往的發(fā)展理念和管理模式已經(jīng)逐漸與市場形勢脫軌，尤其在檔案資料管理方面，普遍滯后于市場水平。很多事業(yè)單位由于自身資金運營壓力大、技術(shù)手段有限，同時傳統(tǒng)的管理思維和制度影響太深，短時間無法適應(yīng)新環(huán)境下的信息化轉(zhuǎn)型。長期使用的傳統(tǒng)檔案管理模式，讓資料錄入、傳輸、調(diào)取等陷入了遲緩、困難的局面，落后的模式和系統(tǒng)無法應(yīng)對當(dāng)今海量的信息，增加了檔案管理的難度，給單位發(fā)展也造成了阻礙[2]。同時由于部分工作人員因循守舊、不思進(jìn)取，管理方面不懂得變通和革新，依舊運用傳統(tǒng)管理模式，讓檔案管理費時費力，且容易出錯。

所以面對當(dāng)前的困境，就需要積極順應(yīng)時代變化，轉(zhuǎn)變觀念和方法。要明白不適應(yīng)時代需求的管理制度和方法遲早會被淘汰，所以事業(yè)單位需要積極引入新的理念、技術(shù)、設(shè)備來全面革新檔案管理的工作。

二、大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案管理服務(wù)工作的影響

推動檔案管理工作多元化發(fā)展，是順應(yīng)時代要求和社會形勢。信息的傳輸、保存已經(jīng)有了網(wǎng)絡(luò)、電子檔案等更加高效化的技術(shù)方式。因此要推動檔案服務(wù)多元發(fā)展還需要積極依托信息技術(shù)和現(xiàn)代化工具。

大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)推動了檔案管理朝著數(shù)字化方向發(fā)展。通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)文件資料，利用數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)變處理，可以快速形成電子檔案，并且建立并行數(shù)據(jù)庫，可以集合檔案目錄、全文、非結(jié)構(gòu)化文件等多種類型[3]。而且在不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能的情況下，可以做到與辦公系統(tǒng)互通，方便管理人員實現(xiàn)信息協(xié)同管理；

2021 年新檔案法正式執(zhí)行之后，其中也提出了行政事業(yè)單位要重視信息化建設(shè)，積極引入信息化管理理念和技術(shù)，要大力推動檔案管理工作改革升級。其中就很明確地提到了檔案管理服務(wù)工作信息化、智能化的建設(shè)，這也是新時代檔案服務(wù)工作的新要求。政府鼓勵檔案館、企事業(yè)單位積極推動檔案數(shù)字化建設(shè)，而依托于大數(shù)據(jù)等前沿信息技術(shù)，檔案管理、服務(wù)智能化發(fā)展也必然成為今后的發(fā)展方向。主要是以人員需求為導(dǎo)向，檔案工作人員應(yīng)該化被動為主動，結(jié)合信息技術(shù)提供更加人性化、智慧型的檔案服務(wù)。

檔案的管理服務(wù)模式也轉(zhuǎn)變到集合信息應(yīng)用、管理、安全、實體資源等多種內(nèi)容，總體上呈現(xiàn)了多元化發(fā)展的趨勢。檔案工作也需要從原來的被動化，轉(zhuǎn)向為主動式，也就是將“死”檔案變?yōu)椤盎睢睓n案，提高檔案資料的利用效率[4]。借助檔案信息平臺來實現(xiàn)檔案資料遠(yuǎn)距離，高速上傳、下載、檢索應(yīng)用等，這些內(nèi)容都是大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理部門需要轉(zhuǎn)變革新的內(nèi)容。

在新時期，結(jié)合大數(shù)據(jù)、云計算等前沿技術(shù)，結(jié)合檔案管理政策發(fā)展需要。新一代檔案管理服務(wù)工作轉(zhuǎn)型升級的關(guān)鍵，就是數(shù)字化檔案發(fā)展轉(zhuǎn)型。要積極從傳統(tǒng)的管理服務(wù)模式，朝向主動搜集和分析模式過渡，服務(wù)模式從資源依賴型朝向智能化、自動化和信息服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，建立新的信息化管理服務(wù)體系。

三、大數(shù)據(jù)背景下優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作對策

（一）規(guī)范梳理，健全檔案管理機制

要提升事業(yè)單位檔案管理工作效率質(zhì)量，還需要從管理體系方面加以優(yōu)化。需要通過提升檔案管理水平，健全相關(guān)制度和措施，保證檔案管理人員有效落實對信息資料的監(jiān)管，同時需要為檔案管理工作提供必要的軟硬件設(shè)備，通過完善前期的準(zhǔn)備工作才能不斷為后續(xù)健全管理制度打下基礎(chǔ)。事業(yè)單位的需要在檔案管理工作方面不斷引入新的思路、理念、技術(shù)，重視相關(guān)制度的優(yōu)化調(diào)整，要提升檔案管理工作的獨立性、可靠性[5]。要構(gòu)建以信息化管控為發(fā)展主體的檔案信息系統(tǒng)，以此來改變傳統(tǒng)的檔案信息管理模式，提升信息資料的傳輸、檢索、查看的便利性以及可靠性。日常中進(jìn)行檔案管理工作時，要做好有的資料整理、歸檔，及時對紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換。

為了確保重要檔案信息不會遺失、損壞，就需要定期對相關(guān)的重要檔案文件進(jìn)行備份管理，并且還需要建立安全保密制度；事業(yè)單位的檔案管理工作制度要始終遵循不相容職務(wù)相互分離原則，檔案資料要落實好審批查閱的權(quán)限，規(guī)范好檔案管理工作中的秩序，防止出現(xiàn)管理漏洞。由于檔案管理工作是系統(tǒng)性、長期性的工程，所以為了保證檔案資料管理的全面性，還需要不斷優(yōu)化雙軌制管理模式，也就是在使用紙質(zhì)文檔的同時，還需要重視電子檔案的信息化建設(shè)。紙質(zhì)檔案保密性、安全性較高，而電子檔案則擁有更高的管理效率，而事業(yè)單位的檔案管理工作則需要充分融合二者的優(yōu)勢，彌補其中的缺陷來達(dá)到更好的管理效果。

（二）改進(jìn)觀念，推動數(shù)字化轉(zhuǎn)變

在持續(xù)完善檔案管理制度的基礎(chǔ)上，更加需要重視信息化建設(shè)。檔案屬于信息資源領(lǐng)域，為此要順應(yīng)社會環(huán)境變化和市場發(fā)展要求，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段、管理理念來推動檔案管理進(jìn)步。首先從優(yōu)化檔案工作流程、改善檔案管理方式開始，融入信息化技術(shù)模式，適當(dāng)降低紙質(zhì)和人工為基礎(chǔ)的檔案管理方式和信息傳輸方式，利用數(shù)字化方式來提升檔案管理的時效性、準(zhǔn)確性。要順應(yīng)新《檔案法》發(fā)展要求，引入市場中成熟的檔案管理系統(tǒng)，或者是單位內(nèi)部自主研發(fā)檔案管理系統(tǒng)，并建立數(shù)據(jù)庫，強化電子檔案和信息安全管控。通過搭建內(nèi)部數(shù)據(jù)庫可以極大節(jié)約檔案資料管理成本。紙質(zhì)、照片等傳統(tǒng)檔案資料占據(jù)空間較大，而利用數(shù)據(jù)庫可以有效提升信息儲存量，降低占用空間。同時也可以快速對檔案資料進(jìn)行備份，避免意外原因?qū)е沦Y料遺失、損壞。數(shù)字化檔案管理可以引入AOS 數(shù)據(jù)訪問模式，內(nèi)部增加了信息檢索、比較、分析等快捷功能，更加方便檔案管理服務(wù)工作。

同時，事業(yè)單位檔案管理人員還需要重視信息化轉(zhuǎn)型后，檔案管理工作的資料和網(wǎng)絡(luò)安全問題。要提升網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)意識，避免單位內(nèi)部檔案數(shù)據(jù)庫遭受病毒影響，同時還需要不斷強化安全防控技術(shù)，以免被黑客竊取檔案資料，影響到信息安全。技術(shù)人員要定期對單位內(nèi)部聯(lián)網(wǎng)的電子設(shè)備進(jìn)行病毒查殺，做好病毒隔離措施；保存機密檔案資料的數(shù)據(jù)庫嚴(yán)禁聯(lián)網(wǎng)，且硬盤、磁盤等儲存設(shè)備應(yīng)該保證在檔案室嚴(yán)格管控，進(jìn)行物理隔離，確保檔案資料安全。

（三）建設(shè)人才隊伍，強化溝通交流

在網(wǎng)絡(luò)化時代，通過建立“大數(shù)據(jù)+檔案管理”的模式，是實現(xiàn)快速分析一堆混亂資料、數(shù)據(jù)，重新有序匯總的重要手段，可以有效解決傳統(tǒng)文件管理，或者是舊信息系統(tǒng)的資料儲存和共享的問題。事業(yè)單位可以在原有信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)上來重新構(gòu)建或者是優(yōu)化數(shù)據(jù)新系統(tǒng)，構(gòu)建完善數(shù)據(jù)中心來達(dá)到可以及時儲存、傳輸、共享的目的，而這也是未來檔案資料信息化建設(shè)的方向，當(dāng)然這也對檔案管理工作提出了較高的要求。所以，在檔案管理工作改進(jìn)的過程中，還需要重視人員配置的優(yōu)化，培養(yǎng)懂信息技術(shù)、懂管理的復(fù)合型人才。檔案管理人員需要結(jié)合日常的工作管理經(jīng)驗、管理需求、流程等內(nèi)容，積極投身到單位的數(shù)據(jù)中心建設(shè)工作當(dāng)中，協(xié)同IT 技術(shù)人員來共同完善功能模塊。對現(xiàn)有的檔案信息化模塊進(jìn)行回顧總結(jié)，然后對相關(guān)的數(shù)據(jù)特點進(jìn)行分類匯總，結(jié)合單位的具體管理需求，來確定數(shù)據(jù)中心建設(shè)中的功能模塊構(gòu)建和運行交互邏輯，確保數(shù)據(jù)中心可以協(xié)同銜接到單位的各個部門崗位，降低信息的采集、匯總成本，提升整體的管理效率。需要單位各個部門、成員都協(xié)同配合，才能全面提升數(shù)據(jù)中心的功能優(yōu)化，強化即時動態(tài)管控。

（四）開發(fā)檔案管理功能，實現(xiàn)高效化管控

雖然很多部門已經(jīng)引入了信息系統(tǒng)，但由于功能建設(shè)不全，無法發(fā)揮出信息化管理的優(yōu)勢，檔案管理方法還停留在資料錄入、儲存的基礎(chǔ)階段，無法應(yīng)用新的技術(shù)理念和功能模式來提升檔案管理的效率和質(zhì)量。在以計算機、局域網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫為載體的信息化功能中，還可以利用智能程序軟件來輔助管理。通過專業(yè)的管理軟件，可以有效提升工作人員整理、匯總資料的效率。可以通過加入AOS 應(yīng)用基礎(chǔ)平臺，根據(jù)企業(yè)需求開發(fā)系統(tǒng)功能，構(gòu)建通用模塊配置，可以為業(yè)務(wù)需求提供相應(yīng)的技術(shù)解決方案，幫助企業(yè)打破技術(shù)和信息壁壘。利用AOS 平臺的基礎(chǔ)功能來將資料從接入網(wǎng)中分離，并快速將資料發(fā)送到指定網(wǎng)絡(luò)節(jié)點。管理人員可以隨時訪問資料，節(jié)省了搜集整理的時間；檔案管理人員開發(fā)功能還需要重視信息網(wǎng)絡(luò)、檔案資料安全問題，避免影響單位管理安全。通過制定標(biāo)準(zhǔn)化的業(yè)務(wù)流程，更方便進(jìn)行管理，也能提升信息處理的速度和可靠性。

（五）優(yōu)化檔案服務(wù)功能，促進(jìn)多樣化轉(zhuǎn)變

大數(shù)據(jù)技術(shù)、云平臺等已經(jīng)被廣泛應(yīng)用到市場中。利用大數(shù)據(jù)的技術(shù)特點和優(yōu)勢可以快速收集、整理、分析海量的信息數(shù)據(jù)，利用云計算來作為信息處理的支撐。在不斷完善新技術(shù)的同時，通過大數(shù)據(jù)、云技術(shù)可以不斷拓展信息儲存領(lǐng)域和處理空間。云技術(shù)的應(yīng)用可以為檔案信息的儲存、管理、共享提供了良好的網(wǎng)絡(luò)后臺數(shù)據(jù)庫，可以提升檔案文件、信息資料的傳輸和快速處理。比如通過智能化算法引擎來加速資料搜集、整合。通過建設(shè)云平臺來將檔案資料納入到云平臺當(dāng)中，人員可以根據(jù)自身的權(quán)限等級來隨時查看、下載相應(yīng)的資料信息，方便單位內(nèi)部的資源共享和管理。

在不斷完善基礎(chǔ)建設(shè)的過程中，最為重要的是構(gòu)建一個可靠的數(shù)據(jù)庫，這樣可以最大化保證信息資源的使用效率。通過云平臺構(gòu)建單位內(nèi)部共享的檔案信息管理平臺，可以幫助持續(xù)處理、采集信息，并在此基礎(chǔ)上可以讓檔案管理體系更加完善。持續(xù)對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，依照單位的實際管理需求來更新數(shù)據(jù)庫模塊功能，更好的為單位業(yè)務(wù)開展提供服務(wù)支持，實現(xiàn)更加方便快捷的信息檢索、儲存服務(wù)。利用數(shù)據(jù)庫的功能，可以在信息錄入之初，就將檔案資料進(jìn)行基本的目錄分類，劃分到相應(yīng)的信息類別之中，提升后續(xù)信息的使用效率。然后通過數(shù)據(jù)庫搭建的搜索引擎來提升信息檢索效率。當(dāng)然目前對于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料的錄入，已經(jīng)可以使用電子掃描的方式來自動識別信息文字，并錄入到數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)之中。還可以利用識別系統(tǒng)來自動鑒別信息點中的文字錯誤等，改變了傳統(tǒng)的資料錄入模式，讓儲存機制更加便捷高效。

（六）引入技術(shù)工具，完善基礎(chǔ)硬件設(shè)施

檔案服務(wù)、檔案載體要向多元化、擴大化發(fā)展。儲存是檔案服務(wù)管理工作中的重點環(huán)節(jié)，在搜集、提取、傳輸了檔案資料之后，如何安全高效地儲存就顯得尤為重要。企事業(yè)單位的檔案管理顯然不能再僅僅依靠傳統(tǒng)的紙質(zhì)、膠片、照片等實體檔案類型，保存方式需要轉(zhuǎn)變優(yōu)化。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的深入應(yīng)用，檔案信息資源從傳統(tǒng)的紙質(zhì)、照片等檔案類型，轉(zhuǎn)變成了更加高效、多樣化的方式，載體形式從原來的單一化轉(zhuǎn)變?yōu)槎鄻踊梢允褂霉獗P、磁盤、無線射頻技術(shù)、電子文檔等[6]。同時再借助大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、數(shù)據(jù)倉儲技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、云儲存等技術(shù)，可以高效整合海量的數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)企業(yè)檔案服務(wù)平臺的統(tǒng)一化管理。在設(shè)計檔案服務(wù)平臺權(quán)限之后，實現(xiàn)檔案信息資源的整合共享，人員可以在權(quán)限范圍內(nèi)檢索查詢相應(yīng)的資料內(nèi)容，管理人員也可以更加高效地整合檔案文件，落實服務(wù)共享等工作。借助技術(shù)工具，讓用戶更加快速自由的上傳獲取公共數(shù)據(jù)，獲取便捷化的檔案信息服務(wù)。

四、結(jié)語

事業(yè)單位肩負(fù)著社會管理、服務(wù)等重要職能，而檔案管理工作也是其中十分重要的內(nèi)容，關(guān)乎國家和人民的信息資源安全。在面對快速發(fā)展轉(zhuǎn)變的信息化社會下，事業(yè)單位自身的發(fā)展也需要積極順應(yīng)形勢需求，要積極轉(zhuǎn)變理念和自身滯后的管理方法，針對新環(huán)境來建設(shè)新的檔案管理模式，引入新技術(shù)、新設(shè)備。大數(shù)據(jù)技術(shù)的影響下，檔案管理工作的重點發(fā)展方向應(yīng)該朝向數(shù)字化領(lǐng)域，這也符合信息發(fā)展的需求，同時檔案管理、服務(wù)工作也需要改善信息獲取、整合、分析、檢索等各個環(huán)節(jié)。通過分析加工來體現(xiàn)檔案資料的價值，而檔案館、企事業(yè)單位可以通過不斷優(yōu)化制度、技術(shù)手段、工具等來建設(shè)新型智慧化檔案管理體系，促進(jìn)檔案管理服務(wù)工作向著專業(yè)化、智能化轉(zhuǎn)變。