基于企業(yè)財務共享模式下的費用報銷管理分析

■董佳鑫 河北信息產(chǎn)業(yè)投資集團有限公司

“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，不少大型企業(yè)集團都已經(jīng)建立了財務共享模式，通過財務共享服務中心可對各個子公司、分公司的基礎(chǔ)會計事務展開集中化處理，實現(xiàn)對整個集團的集中管控，同時借此來優(yōu)化業(yè)務流程，降低人力成本。費用報銷管理是當前企業(yè)財務工作中占用時間最長、重復性最強以及構(gòu)成環(huán)節(jié)相對瑣碎的流程，因此有很多企業(yè)都將其納入財務共享模式中，以此來提升此項業(yè)務的處理效率，并增強其規(guī)范性。現(xiàn)圍繞企業(yè)財務共享模式下的費用報銷管理相關(guān)內(nèi)容展開探討。

一、企業(yè)財務共享模式下的費用報銷管理的主要優(yōu)勢

1.傳統(tǒng)費用報銷模式的缺陷

企業(yè)以往使用的傳統(tǒng)化的費用報銷模式下，報銷人員需要先填寫書面申請單并整理報銷票據(jù)，再由上級領(lǐng)導、部門領(lǐng)導、財務部門逐一進行審批與傳遞，財務部門核實后再進行付款。這種報銷方式會受到時間、空間方面的客觀條件的限制，流程環(huán)節(jié)較為煩瑣，報銷人員需要等待漫長的支付周期。財務部門則需要根據(jù)員工對應的級別來對數(shù)量較多的紙質(zhì)發(fā)票進行審核，不僅效率極低，還容易出現(xiàn)錯誤。同時，不同部門的報銷標準可能存在不一致的情況，導致監(jiān)管工作難以有效展開，可能會在報銷費用的過程中給企業(yè)帶來損失，報銷流程與業(yè)務的可控性也難以得到保障。

2.財務共享模式下費用報銷的優(yōu)勢

財務共享模式下，企業(yè)可利用信息化系統(tǒng)推進費用報銷活動，報銷人員登錄系統(tǒng)之后即可自動生成個人信息，其中需要對出差天數(shù)、報銷金額與具體的報銷事項等信息進行填寫。若需要進行異地報銷，報銷人員可借助掃描等方式來錄入與上傳票據(jù)的電子信息。費用報銷系統(tǒng)能夠自動化地完成逐級審批，審核人員利用手機端就能夠進行審批工作，可做到隨時隨地進行審批。審核人員對審核金額及電子發(fā)票信息進行審核，審核通過后，將付款指令發(fā)送給銀行，即可完成報銷流程。該系統(tǒng)的具體優(yōu)勢體現(xiàn)在以下三方面：

其一，解決了紙質(zhì)發(fā)票在信息獲取方面的問題。以往的報銷業(yè)務處理過程中，財務人員需要以人工的方式來對紙質(zhì)發(fā)票進行處理，可能會有遺漏的情況，信息質(zhì)量也會受到主觀因素的影響。由于工作量過大，導致會計信息生成環(huán)節(jié)存在滯后性的問題。而在財務共享模式下，依靠影像系統(tǒng)即可高效、完整、精準地對所有的報銷信息進行提取，有助于提升會計信息質(zhì)量。電子數(shù)據(jù)也能夠及時地流入審核人員處，流程得到精簡，財務部門也能夠及時地生成會計信息。報銷業(yè)務相關(guān)的信息都能夠被保存到信息系統(tǒng)之中，后續(xù)的提取、查詢都能夠輕松實現(xiàn)。

其二，降低了企業(yè)的運營成本。在過去，財務人員需要運用大量的時間處理報銷事項，啟動財務共享模式之后，信息系統(tǒng)能夠替代財務人員進行憑證信息錄入工作，可以按照預設規(guī)則自動地生成憑證，財務人員只需完成信息分類與匯總工作即可。以此可以減少財務人員的數(shù)量，控制人工成本，財務人員也能夠?qū)r間運用到更有價值的財務分析、決策支持等工作中。同時財務管理與監(jiān)督也能夠更好地開展，有益于縮減內(nèi)部審計方面的經(jīng)費支出。

其三，有助于形成高效便捷化的審計線索。財務共享模式下，包括申請環(huán)節(jié)、領(lǐng)導批準環(huán)節(jié)、審批環(huán)節(jié)以及最終的支付環(huán)節(jié)在內(nèi)的所有費用報銷流程都實現(xiàn)了在線化、電子化，所有與報銷存在關(guān)聯(lián)的數(shù)據(jù)信息也都得到電子化處理。這就為審計工作提供了良好的線索，在內(nèi)部與外部審計中，可借助報銷信息來審查企業(yè)費用支出的合規(guī)性與合理性。

二、企業(yè)財務共享模式下的費用報銷管理存在的主要問題

1.管理機制仍需完善

一方面，管控力度不足。當前企業(yè)費用報銷主要包括業(yè)務費用、管理費用與人員費用，其中差旅費的占比相對較高，而業(yè)務人員是差旅費用的主要形成主體。業(yè)務人員為了追求更高的業(yè)務量與業(yè)績量，會有較多的出差行程，從而生成了不少出差報銷單據(jù)，這些單據(jù)常常會被積壓，導致審核崗的工作量大幅增加。而部分初到業(yè)務崗的人員工本身對于系統(tǒng)操作與報銷要求并不熟悉，因此在報銷時會出現(xiàn)差錯，最終會面臨退單，而后還需要重新進行報銷審批流程，降低了報銷效率，延誤了報銷時效。隨著企業(yè)業(yè)務規(guī)模越來越大，客戶群體逐步擴大，招待費用也持續(xù)升高。很多業(yè)務人員都未及時提交報銷申請，而是在月末進行集中報銷，導致財務部門的審核難度大幅提升。上述問題都是因業(yè)務人員對報銷業(yè)務的重視程度不足而導致的。

另一方面，費用預算控制效果達不到預期。在預算上報環(huán)節(jié)中，公司往往會對各個部門的預算進行匯總，而業(yè)務部門會在限額范圍之內(nèi)上報預算最大值，這導致預算偏差過大。而財務共享中心在費用報銷流程中的重點任務是審核請示批復及費用發(fā)票等，并非控制預算，因此對于報銷費用是否存在超預算方面的審核就相對較松。同時，費用報銷系統(tǒng)也沒有與預算系統(tǒng)進行對接，即使有費用達到或者超出預算限額，系統(tǒng)也不會自動地進行預警，需要由工作人員進行審核，容易因控制不到位而造成預算偏差過大的問題。

2.審批流程亟須優(yōu)化

雖然財務共享模式中的費用報銷流程相較過去得到一定程度的優(yōu)化，但是在實際的工作中，仍舊存在流程便捷性不足，效率得不到提升的問題。在具體的審核流程中，需要先由公司的部門負責人、分管領(lǐng)導、票據(jù)審核人員、財務人員及公司負責人進行審核，而后再進入到共享中心之中，由費用初審人員、復審人員、支付初審人員、復審人員逐級完成審核。中間審核環(huán)節(jié)仍舊較為煩瑣，延長了費用報銷所需的時間。同時在審核流程中，分管領(lǐng)導經(jīng)常出現(xiàn)審核不及時與單據(jù)退回后重復審核的情況，降低了工作效率，報銷人員很難快速將墊款收回，對于報銷管理工作的滿意度較低。

報銷人員在錄入報銷金額、發(fā)票以及差旅費用形成等具體的報銷事項信息時，需要以人工的方式來完成，這期間就有出現(xiàn)差錯的可能性，比如業(yè)務人員在報銷時可能出現(xiàn)違反相關(guān)規(guī)定，填寫金額合計數(shù)值、摘要、會計科目時經(jīng)常會有不符合標準的情況，同時還需要將紙質(zhì)報銷材料以及相關(guān)附件掃描到系統(tǒng)之中，掃描附件時有一定概率發(fā)生不清晰、不完整等狀況，這一掃描環(huán)節(jié)也需要消耗較長的時間。這主要是因為業(yè)務人員的態(tài)度不端正或者對于會計科目、報銷事務規(guī)定不熟悉。上述問題導致報銷流程的運行效率大幅降低。

3.系統(tǒng)建設水平有待提升

從費用報銷系統(tǒng)建設的角度來看，公司在應用財務共享模式的初期環(huán)節(jié)中，各個系統(tǒng)采用的端口、數(shù)據(jù)標準、數(shù)據(jù)描述方式、數(shù)據(jù)規(guī)范等并不一致，以此帶來了數(shù)據(jù)孤島的問題。比如公司在上線共享系統(tǒng)前已經(jīng)使用金蝶、用友等核算軟件、司庫等現(xiàn)金管理平臺，這就導致三套系統(tǒng)無法有效對接，需要同時開放相應端口，否則各個獨立系統(tǒng)之間難以有效相互配合、共享信息，將造成信息流通不暢，信息利用率過低等問題。在有信息傳遞與處理需求時，需要進行手動操作，影響了工作效率，同時這也違背了財務共享中心的建設初衷。因此，在后續(xù)的系統(tǒng)建設中，應重點解決不同系統(tǒng)對接的問題。

三、企業(yè)財務共享模式下的費用報銷管理優(yōu)化建議

1.完善管理機制

其一，應建立完備的費用報銷管理制度。

為了實現(xiàn)對財務共享模式及其費用報銷系統(tǒng)的進一步規(guī)范，需要健全相關(guān)的制度機制，以此來約束費用報銷流程中各個節(jié)點的人員的操作行為。針對預算管理環(huán)節(jié)中的問題，企業(yè)可利用全面預算管理機制來拓展預算控制的范圍，將包括投資、業(yè)務與三費在內(nèi)的全部費用收支項目都納入預算體系中，從而形成精準、全面的費用預算管控方案，按照年度、月度來對預算數(shù)據(jù)進行滾動，以此實現(xiàn)對預算執(zhí)行環(huán)節(jié)的實時控制與跟蹤式監(jiān)控。一旦出現(xiàn)預算與實際業(yè)務費用之間的偏差超過限額標準的情況，財務共享中心則應立即與相應的公司聯(lián)系，并要求其對超預算情況進行說明，同時及時采取補救措施，從而對預算之外的經(jīng)濟行為展開嚴格把控與閉環(huán)管理，充分發(fā)揮出財務共享中心在費用管理方面的職能。面對符合規(guī)定的費用支出既要展開資金用途解釋工作，還要完成財務入賬處理，及時地將業(yè)務費用數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成財會數(shù)據(jù)，進行統(tǒng)一管理。

企業(yè)還需打造閉環(huán)式的費用報銷流程。針對費用報銷涉及的業(yè)務場景形成內(nèi)容明確、要求具體的審核細則，以制度的剛性來消除主觀因素的影響，預防發(fā)生虛假報銷的情況。定期針對員工的費用報銷展開真?zhèn)螜z查，主要驗證與檢查支付方式、支付地點與支付時間，比如在差旅費用的驗證中，可對汽油費的具體階段地點與交通費中的住宿地點進行比對，確認二者是否一致。同時，還要跟蹤各項清算、結(jié)算數(shù)據(jù)，消除費用報銷中的合規(guī)風險。制度機制中要應對審批責任展開合理劃定，尤其是部門負責人，其需要針對部門中待報銷費用的合規(guī)性與真實性進行把控，財務部門則需重點審核報銷附件材料與信息填寫情況，以此通過合理的分工與對關(guān)鍵節(jié)點的把控來減少因差錯而反復提交審批的情況。

其二，應完善費用報銷崗位員工的管理機制。

企業(yè)應及時與共享中心中的費用審核會計、資金會計與檔案會計等財務人員進行溝通，掌握其對于崗位及工作環(huán)境等方面的合理需求后，為其展開人文關(guān)懷與疏導，使其能夠適應并做好流水線式的審核等基礎(chǔ)業(yè)務，為服務對象提供標準化、專業(yè)化的審核、審批等服務。還應為共享中心的財務人員做好職業(yè)生涯發(fā)展規(guī)劃，支持員工在考核達標后前往其他崗位進行輪崗鍛煉，以此來消除長期從事同一項工作而產(chǎn)生的職業(yè)倦怠心理，同時也可借此機會來增加財務、業(yè)務經(jīng)驗儲備，拓寬其在企業(yè)中的職業(yè)發(fā)展空間。為了提高財務人員對于費用報銷業(yè)務的重視程度，可將審核差錯率、支付時效等考核指標納入其績效考核體系中，以此通過績效評價與獎懲機制來實現(xiàn)對其的約束與管理。

企業(yè)還應對各個業(yè)務部門提出及時進行費用報銷的要求，避免其為了節(jié)省時間而過度積壓報銷事項，也可將報銷時效的指標增設到業(yè)務部門的考核體系中，從源頭處規(guī)范費用報銷事項。

2.優(yōu)化業(yè)務流程

企業(yè)可以利用分布式特點的區(qū)塊鏈技術(shù)，實現(xiàn)對費用報銷流程的精準優(yōu)化，全面提升費用報銷管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性、安全性與透明度。

首先，企業(yè)可借助共識機制來實現(xiàn)對審核流程的簡化。由于企業(yè)當前的財務共享中心采用集中化記賬模式，因此審批環(huán)節(jié)與節(jié)點的數(shù)量相對較多，各個審批節(jié)點的審批內(nèi)容與相關(guān)領(lǐng)導所在的管理層級有直接聯(lián)系，不同領(lǐng)導層級所掌握的審批權(quán)限也存在差異，這種逐級逐層審批更有益于提高費用信息質(zhì)量。企業(yè)還可借助區(qū)塊鏈來實現(xiàn)對流程信息的全面、完整記錄，同時分布式賬本可以在全網(wǎng)范圍內(nèi)廣播鏈條上記錄的信息，進而依靠共識機制來實現(xiàn)對信息的有效驗證，確保其準確性。在該技術(shù)的支持下，能夠精簡審核環(huán)節(jié)，減少因人工審核而造成的差錯。企業(yè)也可利用智能合約來給待審核的費用單據(jù)形成與之對應的唯一代碼，而后即可對其展開自動審核與驗證。

其次，依靠分布式賬本來實現(xiàn)信息共享。運用區(qū)塊鏈技術(shù)時，需要形成一致的協(xié)議標準，企業(yè)的各個信息系統(tǒng)即使進行端口連接，也能夠?qū)崿F(xiàn)自主響應，在系統(tǒng)相互響應的過程中，各個系統(tǒng)之間的信息能夠相互流通與共享。在分布式記賬系統(tǒng)的支持下，共享中心中的各個節(jié)點能夠獲取平等的權(quán)限，同時彼此又能夠繼續(xù)維持獨立性，憑借共識機制即可相互連接，并不需要額外進行授權(quán)。處于鏈上的所有信息均是透明、公開的，財務人員能夠以輕松便捷的方式獲取所需的業(yè)務數(shù)據(jù)。

最后，利用智能化合約來實現(xiàn)自動響應。分布式賬本在對信息進行存儲的同時，也給智能合約的實施建立了良好的執(zhí)行條件，提供了有效的記錄載體。當信息符合預設合約代碼的條件后，系統(tǒng)就可以直接對其進行自動處理，完成初期設置的各項指令，從而實現(xiàn)對費用報銷、審核的人工操作的有效替代。

3.升級系統(tǒng)功能

第一，打破各個系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)屏障。企業(yè)可針對各類費用單據(jù)所用的數(shù)據(jù)字段進行規(guī)范，逐步形成各個部門都需要遵守的數(shù)據(jù)載體管控規(guī)范，在此基礎(chǔ)上，構(gòu)建數(shù)據(jù)鏈接關(guān)系，從而實現(xiàn)對數(shù)據(jù)對象的自動溯源，并建立數(shù)據(jù)圖譜，確保基礎(chǔ)數(shù)據(jù)能夠得到有效連接。而后根據(jù)監(jiān)管要求、行業(yè)標準與國家標準等，分類、分層搭設覆蓋業(yè)財部門的數(shù)據(jù)標準框架，結(jié)合費用報銷等流程中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)信息，界定數(shù)據(jù)標準含義，形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)關(guān)系與口徑，以此來暢通數(shù)據(jù)共享通道，消除費用報銷系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)壁壘，實現(xiàn)對業(yè)務、費用、資金等管理系統(tǒng)與信息資源的有效整合。

第二，優(yōu)化影像管理系統(tǒng)。企業(yè)可在現(xiàn)有影像管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，運用OCR技術(shù)與二維碼技術(shù)，針對原始單據(jù)與費用相關(guān)文件實施批量化的高效掃描與自動化、精準化的分組，使掃描圖像與單據(jù)能夠有效匹配。在二維碼掃描中，可將企業(yè)稅務系統(tǒng)中的二維碼與發(fā)票中的二維碼進行連接，利用相關(guān)管理系統(tǒng)，就能夠在審批發(fā)票的基礎(chǔ)上，完成自動化歸檔與記賬。

第三，充分利用商旅平臺。企業(yè)可對集團內(nèi)部的費用報銷標準進行統(tǒng)一，使系統(tǒng)能夠自動地根據(jù)員工所屬的職務及職稱層級來選擇與之對應的費用報銷標準。員工在有出差需求時，可向費用報銷系統(tǒng)提出事前申請，而后利用商旅平臺來預訂產(chǎn)品，服務商提供相應的服務產(chǎn)品之后，可將處于結(jié)算清單范圍之內(nèi)的發(fā)票寄送給企業(yè)，財務部門收取發(fā)票之后，直接進行付款操作。報銷統(tǒng)一結(jié)算范疇中的費用時就不需要員工提供原始發(fā)票，商旅服務平臺負責提供電子單據(jù)，財務部門可將其視作入賬依據(jù)。

四、結(jié)語

財務共享模式的建立與使用，解決了傳統(tǒng)費用報銷工作中的效率低、信息質(zhì)量差等問題，利用網(wǎng)絡平臺，實現(xiàn)報銷流程的在線化與費用信息的電子化，充分強化了費用報銷管理工作的標準化程度。但現(xiàn)有的管理機制、系統(tǒng)平臺以及工作流程，還有一定的優(yōu)化及調(diào)整空間，企業(yè)需要繼續(xù)圍繞費用報銷管理的薄弱之處，完善管理制度，利用先進科技來優(yōu)化審批流程與升級系統(tǒng)平臺。