二維碼在濟南黃河固定資產管理中的應用

宋兆謙，曹丹藝，李恒天

（1.山東黃河河務局濟南黃河河務局，山東 濟南 250032；2.山東高速工程建設集團有限公司，山東 濟南 250014）

濟南黃河上起平陰縣東阿鎮后姜溝，下止濟陽區仁風鎮老桑家渡，流經濟南市的平陰、長清、槐蔭、天橋、起步區、歷城、高新、章丘、濟陽9 個區（縣），境內河道長183.35 km，占山東黃河河道總長的近1/3。濟南黃河河務局管理著188.78 km長的堤防，其中有險工23 處，控導工程51 處，水閘18 座，大橋1 座，浮橋3 座。濟南黃河大部分一線管理機構地處遠離村莊的偏遠位置，呈現層級多、戰線長、分布散的特點。

固定資產作為濟南黃河河務局的主要資產，由于其具有價值高、使用周期長、使用地點分散等特點，在實際工作中很難做到賬、卡、物一一對應，給資產的使用、監管、變更、置換、維護、報損、盤點等工作帶來了一定的難度。尤其是對眾多地處偏遠的一線單位，財務人員需要到多個站點，對固定資產進行逐一盤點。這就暴露出傳統的固定資產管理模式已難以滿足現代化的管理要求。

二維碼技術是近年來伴隨著移動設備的興起而流行的一種編碼方式。與傳統標牌相比，它可以存儲更多信息。引入加密措施后，信息不再明文顯示，只有有權限的人員才能查詢，安全性更高。因二維碼可以打印到各種材質的標貼上，具有成本低、易制作、經久耐用等特點。利用二維碼標貼替代傳統的標牌，以此作為制式化管理的數據入口，可有效解決基層單位所面臨的位置偏遠、通信信號弱等諸多不利因素下的固定資產管理問題。

1 二維碼在實際工作中的應用

1.1 應用概況

通過引入先進而成熟的二維碼技術，僅需完成信息錄入，即可將資產的全部信息轉換成一個唯一的加密二維碼，然后再使用手機APP 掃描二維碼，即使是在沒有運營商流量信號的情況下，也能通過解碼查詢到該資產的整個生命周期。該應用充分利用了二維碼作為數據接口的優勢，有效解決了固定資產在日常階段和盤點階段的管理難題，具有易操作、盤點快、零出錯、安全可靠等特點。二維碼技術在固定資產管理中的應用，使固定資產的管理工作跨越了人員和地域的限制，大幅提升了工作效率和準確性，大幅降低了管理成本。

1.2 信息錄入與二維碼生成

通過將錄入的信息生成二維碼，實現了固定資產一物一碼、全生命周期的管理。例如一張辦公桌從入賬階段的信息錄入，包括固定資產名稱、固定資產使用人、固定資產使用部門、固定資產購入日期、固定資產狀態；使用階段的資產信息變更，包括固定資產狀態、固定資產使用人；停用階段的資產報廢，包括固定資產狀態、固定資產報廢原因。整個生命周期的信息全部實行統一制式的數據管理，并將以上全部信息生成二維碼標貼粘貼在固定資產上，錄入信息和生成二維碼的操作界面。使用統一制式的數據管理，其目的在于滿足無網絡條件下，僅通過對二維碼這一數據接口做解碼處理，就可以查詢到該資產的各項信息。隨著固定資產信息的變更，財務人員只需將新生成的二維碼發送給使用人，由使用人自行打印更換即可。

1.3 一鍵掃碼查詢

為使財務人員查詢資產信息時操作更加簡單，結合一線單位流量信號弱、倉庫無網絡信號等情況，開發出了僅需一鍵掃碼就可完成二維碼解碼的資產信息查詢功能。通過對固定資產上的二維碼標簽進行掃碼操作，即使是在手機信號差、沒有互聯網的情況下，依舊可以通過APP 上的解碼算法來獲取二維碼上的全部信息，并在APP 上顯示出來。查詢到的信息包括固定資產序號、固定資產名稱、固定資產使用人、固定資產使用部門、固定資產使用起始日期、固定資產目前狀態、固定資產購入日期以及固定資產的變更記錄等。打破了過去只能在特定的財務辦公室、指定財務人員的計算機上才能完成查詢的功能限制，大大縮短了對固定資產信息的檢索查詢時間，增加了信息查詢的廣度和深度。

1.4 固定資產的日常管理

在固定資產的日常管理中，二維碼技術的應用有助于對工作流程的管控。例如資產從入賬開始，期間可能會多次發生領用和返回、借用到其他部門甚至轉移到其他單位等流程。不同單位的財務人員都有自己獨立的一套工作方式，領用返回、借用歸還、轉移轉回等流程都不盡相同，甚至資產在各單位之間的交接也多由非財務人員來完成，這就造成了資產信息的更新記錄會有些許的差別。久而久之，當對資產進行溯源的時候，往往需要跨單位進行查賬，不統一的記錄格式和記錄方式都對資產溯源工作帶來了極大的難度。而應用二維碼技術后，各單位不僅是在標牌制作和數據記錄上有了統一的制式，而且通過掃碼就可完成借用和轉出前的出賬記錄申請，新的使用人在接收資產后只需更換新生成的二維碼標貼。資產溯源時，不再需要捋著各單位間的賬目進行查對，每個二維碼自身就是一個小賬本，記錄了自己的整個生命周期，保證了固定資產的信息在日常使用過程中的及時性、真實性和有效性。固定資產日常管理的操作流程，如圖1 示。

圖1 固定資產日常掃碼管理操作流程圖

1.5 固定資產的盤點管理

資產盤點是固定資產管理工作中最重要也是最繁瑣的一項工作。以往的盤點工作需要財務人員將全部的固定資產信息打印出來，再根據各個縣（區）局的資產情況進行分工，分發到不同單位的財務人員手中，最后到各自轄區內的一線單位去進行逐一盤點。但往往各單位之間的人員、物資等資源交流頻繁，賬目上也僅能記錄最后登記的位置，經常賬目上顯示在這個單位，但實際卻跟著使用人去了其他單位或已回到原單位，造成漏盤、錯盤現象頻出。采用二維碼技術后，打破了人員和地域的限制，統一的數據管理帶來的優勢是不再局限于必須要本單位的財務人員才能盤點自己單位的固定資產，財務人員也不必親自去每個一線單位的現場。盤點期，每個部門可指定一名臨時資產管理人員，使用相應權限，對本部門的固定資產進行逐個掃碼，甚至是可以讓使用人對自己使用或管理的固定資產自行完成掃碼工作，固定資產一經掃碼就可匯總到市局的財務系統，該固定資產由誰來完成的掃碼盤點均一目了然，不再需要人工統計和專門編制盤點報表。系統實時顯示已盤點、未盤點的固定資產清單，財務部門僅需對存在未盤點資產的單位或部門給予提醒，從而進行有針對性的盤點。對于固定資產較多的單位，往往需要組織多個盤點人員同時進行盤點工作。為此，應用設計了避免重復盤點的功能，每個固定資產條目在盤點后便無法再次點開，避免了因操作上的失誤造成的錯盤情況。對于未盤點的資產，系統會在管理員提交盤點信息時給予提示，提醒盤點人員再次檢查或進行備注，防止漏盤現象的出現。對于已變更信息的舊二維碼如果被誤掃，系統也會給予相應提示，不會計入盤點數量。

2 二維碼技術的應用效果

2.1 成本低廉，容易更換

傳統的固定資產標牌多采用鐵銘牌或油漆涂刷，存在不易修改、損壞后難以修復等缺點，且固定資產經常出現更換使用人的情況，像“先使用資產，后申領標牌”的情況在很多一線單位都普遍存在，久而久之，就產生了大量的實際使用情況與標牌、賬卡記錄不符的情況，甚至固定資產出現損壞或丟失的情況更是無處查起。而現在采用二維碼技術后，僅用一張5 cm2的小紙片就可完全代替過去的鐵銘牌和鋼印。資產使用人使用普通的打印機就可自行打印二維碼標貼，成本低廉且容易更換。

2.2 盤點省時省力，基層工作自主性提高

濟南黃河河務局管理的轄區地域狹長，傳統的固定資產盤點需要財務人員到每個段、所，根據賬冊逐一找到固定資產進行盤點核對，尤其是距離較遠的單位和倉庫，往往需要幾天或幾周才能完成盤點任務，不但費時費力，而且遇到跨單位的資產需要查詢多個單位的賬冊，很難做到一次盤全。現在采用二維碼技術，財務部門資產管理人員只需啟用盤點任務功能，各部門、各基層段所的兼職資產管理人員可自行掃碼完成盤點信息的上傳，無需財務人員再到現場，當天即可完成。基層單位的資產變更可自行登錄系統上報并生成新的二維碼，市局財務人員也無需記錄和制作新的標牌，省去了中間所有環節，效率提高幾十倍。

2.3 更新及時，跟蹤式管理

過去固定資產發生損壞或變更，以往是先把變更信息記錄在賬冊上，等記錄的多了，再送交市局財務部門將紙質記錄錄入到計算機系統中。這就造成市局財務人員不能實時關注所有固定資產的使用情況，尤其是基層單位的資產使用更新情況。因此，資產的實際使用情況和系統中的記錄不符的情況時有發生，甚至有的資產已經損壞，究竟是何時損壞、何人使用時損壞，財務人員都無法知曉。而現在使用了二維碼標簽，從固定資產的購入、變更、是否發生損壞、在何人使用過程中發生損壞以及何時停用和報廢等信息在二維碼標簽上記錄俱全，掃碼即可查詢到全部信息，資產在誰處使用過、是否出現過損壞以及損壞的程度等信息都一目了然，實現了對固定資產的跟蹤式管理。

2.4 保密性強，操作簡單

過去的固定資產標簽信息無保密性，雖然只顯示使用人和資產的信息，但終歸是明文顯示，一覽無遺。現在將固定資產信息通過加密生成二維碼，無權限人員的APP 上沒有相應的解碼功能，掃碼也無法查看，安全性極高。

二維碼技術的使用，實現了信息的“一次錄入，永久查詢”。APP 操作簡單，所有的功能只需通過手機掃碼即可完成。后期資產需要更新信息時，也不再需要先查詢該資產的編號，僅需通過掃碼即可完成上報申請。

3 結 語

與傳統的固定資產管理方法相比，二維碼技術能快速完成對固定資產的登記、更新、報廢等日常管理工作的記錄，并能完整地查詢到固定資產在整個生命周期內的所有操作，對固定資產進行全程的跟蹤式管理，提高了盤點的效率和準確性。通過信息化的管理手段，有效避免了工作中人為因素而產生的失誤，提高了工作效率。利用二維碼技術管理固定資產，節約成本80%～90%，效率提高幾十倍。

結合黃河防汛特點，每年汛前都需進行防汛物資盤點工作，今后將二維碼技術應用于防汛物資管理，用防水二維碼標貼替代傳統的物資銘牌，將大大節約成本，有效提高備汛工作效率。同時，黃河大壩風景優美，已經成為沿黃城市的一道風景線，每年都有大量游客到此游玩，大壩沿線有許多防洪工程，可將二維碼技術應用到工程簡介中，游客只需掃描二維碼就能了解防洪工程概況，聽取在線語音講解，讓更多的人增強防洪意識，共同保護母親河。