基于信息化平臺的科室醫用低值耗材精細化管理方案應用分析

霍玉萌 張慧鑫 蔡衛新

(首都醫科大學附屬北京天壇醫院 1.護理部 2.國際部,北京 100070)

醫用低值耗材種類、型號繁多,使用量大,是醫護人員開展日常工作的物質基礎[1]。其使用量總值占據醫院總收入的20%以上[2],醫用低值耗材管理已成為醫院管理中的重要組成部分[3]。近年來,隨著醫療深入改革,醫用耗材管理政策的相繼出臺[4-5],建立醫用耗材管理信息系統,加強耗材管控[6],在為患者提供優質護理的同時,通過提質增效降低運營成本,以實現醫院的高質量發展,是醫療機構亟需解決的問題。我院中心庫房管理具有完善的信息管理系統,可查詢耗材入庫、科室耗材申請、耗材出庫記錄。臨床各科室領入耗材后,均采用傳統手工核算方式進行管理,缺乏信息系統支持,管理方式缺乏規范化與完整性,管理效果欠佳[7]。鑒于此,我院護理部制定科室醫用低值耗材管控方案并實施,構建并應用信息化管控平臺,以實現科室低值耗材管控的精細化閉環管理,取得良好管控效果,現報告如下。

1 資料與方法

1.1一般資料 2020年8月,我院科室醫用低值耗材信息化管控平臺及管控方案正式應用,由于2020年受新冠肺炎疫情影響,有部分個別科室合并導致耗材領取使用數量波動較大,故對2019年與2021年基于信息化平臺的精細化管理前后我院7個科室、57個病區包括輸液器、留置針、采血管等14種常用醫用低值耗材領取數量及計價情況等數據進行回顧性分析。

1.2方法

1.2.1管理前(2019年) 各科室使用庫房信息系統申請領取耗材,耗材領入科室后均采用傳統手工核算方式每日清點常用耗材,每月匯總分析科室耗材領用及領用合格率情況以了解耗材的使用是否規范,核算科室運營成本。

1.2.2管理后(2021年) 開展多科室聯合構建醫用低值耗材信息化管控平臺,制定科室醫用低值耗材信息化管控方案,優化科室醫用低值耗材管理流程等方式進行管理。具體如下。

1.2.2.1構建并應用科室醫用低值耗材信息化管控平臺 由護理部主任、科室護士長、護理研究生、臨床護士等13人組成的醫用低值耗材管控小組,與信息管理與數據中心、財務處、物價辦公室等部門聯合開展工作構建科室醫用低值耗材信息化管控平臺。平臺構建過程:(1)整理、提取并匯總中心庫房耗材名稱、編碼、規格等信息,將其導入科室低值耗材信息化管控平臺,形成低值耗材字典信息庫,當科室在中心庫房領取耗材出庫時,即可顯示耗材的領用記錄。(2)匯總耗材收費物價名稱及編碼,對接計價系統,當護士計費時耗材管控平臺同步顯示耗材計價記錄,以保障平臺數據的真實性與準確性。(3)架構醫用低值耗材使用數據查詢模塊,見圖1(掃后文二維碼獲取),頁面顯示耗材領用/計價數量、領用/計價金額,并在后臺錄入耗材領用合格率公式,進行數據統計時可自動顯示耗材領用合格率。護理部及各科室可實時查詢耗材領取/計價數量及費用、領用合格率,實現對低值耗材使用情況的實時監管。

1.2.2.2護理部監督科室落實低值耗材精細化管理 通過使用科室醫用低值耗材信息化管控平臺,護理管理者及臨床護士均可通過平臺實時查看低值耗材從申領、出庫、使用、計費、退費的整個環節,實現物流與信息的同步,完成醫用低值耗材的領取、使用、結算的全流程閉環管理,見圖2,掃二維碼獲取圖1和圖2。同時,護理部加強對科室耗材精細化管理督導管理:(1)將科室耗材5S標準化管理優化為包括“整理、整頓、清掃、清潔、素養、安全、節約”的7S標準化管理,以持續提升護理人員耗材管理意識及能力。(2)每月組織指導護士長進行科室耗材領用查詢匯總,選取低值耗材管控良好的科室進行經驗分享。(3)每季度對全院耗材領用情況進行匯總分析,對耗材溢庫率及領用合格率不達標耗材于全體護士長會上點評,科室分析原因并制訂針對性整改措施,持續追蹤改善。(4)醫用低值耗材管控小組定期對科室低值耗材管控執行情況進行現場督導,對各病房耗材存量、收費組套及實際使用情況,實地檢查并進行評價,不斷提升耗材管控的效果。

1.3觀察指標 (1)耗材溢庫率:指庫存耗材實際數量大于其賬面剩余數量時,為物資盤盈,物資盤盈實為溢庫,反之為虧庫[2]。耗材溢庫率=(計價耗材數-出庫耗材數)/計價耗材數×100%,耗材溢庫率無論正負都表明管理效果欠佳,故采用絕對值大小來評價溢庫率高低。耗材溢庫率等于或趨近于0,表明管理效果越好。(2)耗材領用合格率:指耗材的計價數量占領取數量的百分率。耗材領用合格率=計價數/出庫數×100%,≥80%為合格,合格率越接近100%表明管理效果越佳。

2 結果

2.1基于信息化平臺的醫用低值耗材精細化管理前后醫用低值耗材溢庫率比較 見表1。

表1 基于信息化平臺的精細化管理前后醫用低值耗材溢庫率比較[%,M(P25,P75)]

2.2基于信息化平臺的醫用低值耗材精細化管理前后醫用低值耗材領用合格率比較 見表2。

表2 基于信息化平臺的精細化管理前后醫用低值耗材領用合格率比較

3 討論

3.1基于信息化平臺的科室醫用低值耗材精細化管理方案的優勢

3.1.1改善了耗材管理方式,提升工作便利性 以往臨床各科室領入耗材后,管理者均采用傳統手工核算方式對耗材進行管理,增加工作量,且管理效果欠佳[7]。科室管理者每月底匯總分析科室耗材領用及領用合格率情況,如有耗材漏收費、耗材型號計費錯誤現象,往往無法補救,導致耗材領用合格率較低。醫用低值耗材信息化管控平臺的應用實現了領取耗材與計價耗材的信息共享,將科室常規操作使用的醫用低值耗材納入到低值耗材字典信息庫后,即可顯示耗材的領取、計價信息。管理者可在平臺中選擇需統計耗材的時間范圍,對耗材的領取數量、使用數量、金額及領用合格率進行在線統計匯總;同時,也可導出相應的Excel表格,對耗材進行線下統計匯總。平臺的應用改變了以往手工核算的工作方式,為管理者提升工作便利性的同時,又可實時了解耗材使用是否規范。針對領用合格率較低的耗材,管理者能夠及時查找原因并改進,使耗材領用合格率逐步提升,有效降低了耗材溢庫率。

3.1.2規范耗材的領取使用,實現科室耗材最優庫存管理 科室耗材管理環境是醫用低值耗材在臨床科室保存、使用時的重要場所[8],耗材配置合理化,可節約醫院運營成本,利于醫院實現健康可持續發展。臨床科室使用醫用低值耗材信息化管控平臺后,臨床常規使用的留置針、采血針、輸液器、吸氧裝置等十余種醫用低值耗材的溢庫率降低及領用合格率上升,表明耗材使用合理性得到有效提升,避免臨床工作中發生過量計價現象,可降低患者就醫費用及院內醫療成本。護理部加強對科室醫用低值耗材進行精細化監管,進一步規范科室耗材按類別分區放置,提升空間利用率[9],優化了科室耗材存放環境。結合科室醫用低值耗材信息化管控平臺的使用,科室護理人員均可登錄平臺查看耗材領取使用情況,各類耗材實用實銷,減少耗材庫存積壓現象[10],實現了科室的耗材最優庫存管理。

3.1.3提高了護理人員耗材管理水平及工作效率 低值耗材管控實現信息化,可為醫院提供數據決策支持[11],且通過構建醫用低值耗材信息化管控平臺,改變了醫用低值耗材從中心庫房出庫后到使用階段的科室監管缺失狀況。護士長作為科室耗材管理負責人,對耗材的監管模式進行科室全員培訓,開展護士自查、互查耗材漏收費、收費型號錯誤等工作,督導改進耗材使用、收費不規范、收費組套設置不合理現象,及時采取針對性整改措施,提升了護理團隊整體的耗材管控意識。各科室護理人員可根據工作需要,在醫用低值耗材管控信息化管控平臺中調取相關數據進行分析,發現問題時及時制定針對性措施督導改進。與以往手工核算的成本管理模式相比,降低了護士在耗材管理中的時間和人力投入[12-13],避免了重復勞動,提高科室成本核算的準確性,便于數據統計和質量追蹤,有效提升了護理人員耗材管理水平和工作效率[14-15]。

3.2基于信息化平臺的科室醫用低值耗材精細化管理中存在問題及對策

3.2.1個別耗材管理效果不理想 本研究發現,應用基于信息化平臺的科室醫用低值耗材精細化管理方案后,血氣針[-13.24(-28.36,-6.95)]%、胃腸管[1.15(-13.57,27.65)]%、吸痰管[24.24(5.06,42.63)]%等耗材的溢庫率仍較高,血氣針的領用合格率[88.54(78.22,93.66)]%仍有提升空間,分析原因主要為近幾年我院新入職護士較多,低年資護士進行動脈采血操作有時無法一次性穿刺成功,而使用多個血氣針卻只能計費一次致耗材虧庫。結果表明臨床工作中應加強低年資護理人員操作培訓,提升操作前評估能力及實踐水平,提高動脈采血操作穿刺成功率。胃腸管、吸痰管耗材計價多于領用導致溢庫,表明工作中醫護人員可能存在計費組套使用不合理或計價不規范的現象,應進一步梳理相關計費組套,刪除不合理的計費組套并加強對醫護人員耗材計費要求的培訓,持續提升醫護人員耗材管理能力。此外,灌腸袋、導尿管在管理措施實施前后溢庫率差異無統計學意義(P>0.05),可能與其用量變化大、手術量變化有關,仍需進一步分析規律,優化庫存。

3.2.2醫用低值耗材信息化平臺有待改進 目前,科室耗材管理雖取得良好效果,但因中心庫房信息系統未與醫用低值耗材信息化平臺實現實時信息共享,中心庫房增加或停用某項耗材時,醫用低值耗材信息化平臺無法實時獲取相關信息,均由科室耗材管理人員在工作過程中發現并上報,護理部再將相關耗材維護到耗材信息化管控平臺。未來將在醫用低值耗材信息化平臺增加新增、停用耗材的信息提示,實現中心庫房與醫用低值耗材信息化平臺的實時信息共享。同時增加科室耗材庫存量顯示功能,便于醫護人員根據庫存量了解耗材是否請領需要,以進一步實現低值耗材精細化管理。

4 小結

實施醫用低值耗材信息化管控方案,應用醫用低值耗材信息化管控平臺,對提高醫院低值耗材管理水平發揮了重要作用[16]。可從根本上遏制醫用低值耗材錯收費、漏收費等現象,保障患者經濟效益的同時,也可促進醫院健康發展。我院建立科室信息化低值耗材管控平臺后雖取得良好的管控效果,但是耗材的領用仍需通過信息化平臺優化實現精準管控。未來將增加新增、停用耗材的信息提示,以及平臺剩余庫存顯示功能,以提升醫用低值耗材精細化管理水平。