知識管理背景下企業檔案管理模式研究

虎穎

（水電水利規劃設計總院，北京 100120）

一、知識管理與企業檔案管理之間的共性

（一）管理目標相同

為推動企業朝著更好的方向快速發展，檔案管理在其中發揮著關鍵作用，更是幫助企業獲取更多競爭優勢的主要方式。在日常所開展的各項管理工作當中，企業需要對各類文件與檔案進行整合并加以利用，再對其內容進行詳細劃分，并制定出科學的發展戰略規劃。此外，開展檔案管理工作能夠為內部領導者閱讀資料和查閱資料提供便利，將其作為依據制定相應的發展計劃。因此，站在管理目標的角度進行分析，無論是檔案管理還是知識管理，其根本目標存在共性，即為服務對象提供優質的資料，方便其查閱。但是在服務范圍方面，兩者依舊存在差異。

（二）管理對象重疊

通常情況下，企業在開展檔案管理工作時，內部各項文件、信息資源均是被管理的主要對象，企業可以通過書面形式或者網絡電子形式對其進行保管。但是知識管理的范圍相對廣泛，廣義上的知識、資源、信息等均包含其中，與其相關的各種內容以及其衍生出的全新形式均包含在知識的范圍中，共同組成了知識。站在這一角度進行分析，無論是以往的檔案管理，還是現階段的知識管理，其內部對象之間存在一定的交叉性。因此，筆者對雙方的管理對象進行了詳細研究，發現檔案管理與知識管理之間的對象是相互包含的，存在重疊情況[1]。

（三）管理流程相似

當今，企業發展勢頭相對迅猛，所面臨的外界環境也發生了不同程度的變化。傳統的檔案管理模式需要投入大量的人力資源，也會耗費較長的時間，已經無法滿足當今企業發展的需求，在常規的管理環節當中尤為明顯。企業在開展檔案管理工作時，可以適當地融入一些新型元素，知識管理與其存在的一定共性也應如此。企業要對知識管理的流程進行研究，因為知識管理包含著資源運輸、知識整合、判斷評價等各方面內容，并最終形成完善的工作流程。企業要對知識管理流程進行詳細分析，在掌握檔案管理與知識管理之間的相同點之后，再對檔案管理流程進行相應的改進，將知識管理的精華融入其中，全面整合、甄別、評價其中所包含的內容并加以利用。

（四）管理手段相近

知識管理是現代化社會的一項重要產物，更是網絡信息技術的外在表現，能夠幫助管理對象更加高效地開展各項工作，并賦予管理方式智能化、網絡化的特點。在網絡信息化時代背景下，現代企業在開展檔案管理工作的過程中，大部分內容均被進行了不同程度的調整。企業不再完全依靠手工管理的方式，而是合理應用現代信息技術，將其與手工管理相結合，同時明確信息管理的主要價值，最終形成完善的現代化管理方式。因此，知識管理與企業檔案管理具有明顯的相似性，并逐漸趨于網絡化與數字化，管理模式相對較為新穎[2]。

二、知識管理背景下完善企業檔案管理模式的意義

（一）彌補傳統管理模式的不足

企業在開展檔案管理工作的過程中會受到各項因素的影響，難免會影響到工作的開展進度。在眾多影響因素中，因檔案管理工作尚未得到高度重視，使得該項工作逐漸趨于邊緣化。在信息化程度較高的企業內部，開展檔案管理工作會不斷減少開支，檔案管理水平難以得到保證。除此之外，在信息化時代背景下，電子類文件會集中出現，若企業依舊采取傳統的檔案管理模式，則無法滿足順利發展的需求。因此，在開展檔案管理工作的過程中，企業應明確信息主體，借助現代化管理理念與方式，合理開發與利用各項資源，為未來所開展的生產、研發等工作提供理論支持與服務。目前，企業逐漸應用智能化手段開展檔案管理工作，但仍難以滿足服務對象的個性化需求。因此，企業應及時調整服務理念，并提高技術水平[3]。

（二）解決知識管理中存在的問題

部分企業的知識管理尚未達到預期的要求。很多企業仍處于觀望狀態，付諸實踐的企業少之又少，即便部分企業已經將知識管理付諸實踐，但因執行能力相對較弱，企業并沒有將知識管理貫徹落實到每一項工作當中，還會在不同程度上出現停滯的情況。筆者對企業檔案管理與知識管理的特性進行了綜合分析，發現兩者存在許多相似之處，甚至在某些領域還存在著相同的現象。因此，兩者在今后的合作過程中，具有一定的合作空間與合作基礎。檔案管理工作在企業內部屬于一項較為常規的工作，全體工作人員對于該項工作的開展情況均具有一定的了解與認識。企業將知識管理引入其中則能夠賦予這項工作全新的價值。為了實現兩者協同發展，企業可以將檔案管理模式作為核心，采取理論與實踐相互結合的方式，根據既定需求對自身理論進行完善。在知識管理背景下，兩者相互融合、取長補短，實現雙方共同進步的目標。

（三）實現兩者共同發展的目標

保存、管理所記錄的文檔是傳統企業開展檔案管理工作的重點，但是整合與利用文檔資料卻被忽略。隨著時間的推移，傳統的檔案管理工作不僅會逐漸偏離最初的目標，而且會限制價值的體現。所謂知識管理，指企業要綜合管理和利用文檔資料等全部形式的知識，構建完善且獨立的知識框架。在知識管理背景下，企業在開展檔案管理工作時，要積極開發、利用各項文檔資料。因此，知識管理能夠向外拓展檔案管理工作的范圍，檔案管理工作的作用與價值也能夠得到明顯提升，檔案管理人員在企業內部的地位與作用也能得到肯定。企業要全面梳理檔案管理與知識管理之間的關系，探究兩者之間的契合點，并充分發揮彼此的優勢，滿足企業良性發展的需求。

三、傳統企業檔案管理模式當中存在的問題

（一）管理觀念落后

企業檔案管理工作的開展情況能夠從側面體現出日常生產建設過程中的相關信息。筆者站在信息技術發展水平的角度進行分析，發現現代企業在開展檔案管理工作時依舊延續固有思維，尚未與信息技術實現同步發展。檔案管理人員習慣性采取傳統思維開展工作，并沒有深刻意識到信息資源的重要性。在日常的檔案管理工作當中，檔案管理人員依舊延續以往的工作方式，導致最終的工作成效與效率均難以達到預期的要求。此外，盡管部分企業在發展與實踐的過程中，逐漸意識到信息資源管理的重要價值，并對檔案管理工作進行了相應的改革創新，推動檔案管理工作朝著網絡化方向發展，賦予該項工作數字化特征，但在改革的過程中卻存在盲目性弊端。企業沒有專業理念的支持，導致檔案管理工作的開展過于注重體系構建，信息資源的循環開發利用卻被忽略，最終的工作成效與預期的目標存在一定的差距。

（二）改革速度緩慢

目前，社會的發展形態相對較為多元，傳統的檔案管理模式已經無法適應當前所開展的各項工作，與生產建設之間的差距越來越大。企業應將傳統的檔案管理模式作為基礎，根據需求對其進行相應的完善，滿足現代企業的發展需求。但對企業檔案管理模式進行改革創新并非一項簡單的工作，需要企業投入大量的時間成本和資金，經過長時間的探索之后，方能形成全新的檔案管理模式。企業在開展檔案管理工作的過程中會受到不同程度的限制。現代企業正在積極推進現代化建設，因此，企業應根據條例條規建立現代化管理制度，逐一明確其中的責任主體。新型企業管理模式逐漸形成，在為企業帶來客觀價值的同時，也能為企業的發展帶來最大化的綜合效益[4]。但部分企業在日常工作當中并沒有給予檔案管理工作高度重視，導致檔案管理的改革速度較為緩慢，甚至部分企業并沒有制定相應的改進措施。

（三）尚未得到重視

企業內部領導者的思維、理念均會直接影響到企業的發展趨勢。受經濟體制的影響，領導者在開展工作時，習慣地將重點放在經濟效益最大化方面，并沒有深入了解檔案管理工作的開展情況，甚至將其放在可有可無的位置。筆者對現階段的發展狀態進行了綜合分析，發現企業內部的檔案機構以及檔案管理人員的人數還相對較少。隨著時間的推移，無論是檔案管理人員的工作能力，還是保管設施，其均處于比較落后的局面，檔案管理工作的開展情況并沒有得到重點關注。經費投入有限不僅會限制檔案管理工作的開展，而且會降低檔案管理人員參與工作的主動性，從而出現惡性循環，甚至還會發生人才流失的情況，導致管理工作質量與效率大幅降低，直接影響企業經濟效益的提升。

四、知識管理背景下企業檔案管理模式的建立措施

（一）轉變傳統的管理觀念

檔案管理人員的認知理念、工作水平、實施方式均會直接影響到檔案管理工作的開展成效。在知識管理背景下開展的檔案管理工作與傳統的檔案管理工作存在本質區別，但是員工思維在其中起到了決定性作用。因此，企業內部的工作人員應根據行業發展趨勢，積極轉變傳統的思維理念，滿足當今企業發展的需求。但部分檔案管理人員在多年的工作與實踐之后，已經形成了具有自身特色的工作方法，在短時間內難以發生改變，會直接影響到檔案管理工作的開展情況。因此，企業內部的領導者應發揮自身的引導作用，及時更新傳統的管理觀念，明確開展檔案管理工作的價值，幫助員工改變固有的思維。在以往的檔案管理工作當中，重保存輕整合的情況普遍存在。在今后的實踐中，企業要明確整合檔案的價值，在知識管理背景下滿足檔案管理工作順利開展的需求。

（二）合理應用信息技術

科技發展為各個行業的發展帶來了全新的契機，同時也衍生出了許多信息化產物，知識管理就是一項重要內容。縱觀當前的實際發展情況，檔案管理人員能根據相關規章制度，對其中單獨或者重復的文件資料進行整合，采取高效的管理模式開展各項工作。在知識管理背景下，企業也應積極創新檔案管理模式，發揮現代信息技術的優勢，滿足時代發展的需求。與此同時，由于信息化、網絡化是各個行業發展的必然趨勢，企業在開展檔案管理工作的過程中，內部相關工作人員也應給予其高度重視，構建一套完備的知識檔案管理模式，為企業開展檔案管理工作提供支持。企業要在知識管理背景下將檔案管理的價值充分發揮出來。

（三）建立完善的管理制度

在當今的時代背景下，傳統的管理理念與方式方法逐漸被社會所淘汰，若要滿足企業今后持續發展的需求，企業必須將常規的管理體系作為基礎，結合時代的發展加以創新。因此，企業構建一套以知識管理為基礎的制度體系對于今后的發展尤為重要。企業要對常規的制度體系進行改革、創新，以此更加高效地利用各項資源與文件，發揮檔案資源的優勢。此外，基于知識管理模式下的制度體系能夠為管理對象提供獨立的發展空間，不再是單純的保存文件，而是采取科學合理的方式開展信息管理工作，賦予檔案管理工作現代化價值。企業要借助全新的制度體系開展檔案管理工作，提高資源管理工作的時效性與連續性，將檔案管理的價值充分展現出來。

（四）確保管理質量與服務

企業要將知識管理理念應用到現代企業發展的過程中，明確所開展各項工作的特征，將計算機基礎、通信技術作為主要載體，高效開展各項工作。在新時代背景下，企業可以將精細化管理理念應用到檔案管理工作當中，重新整合其中分散的文件資料。在應用知識管理信息化技術的過程中，企業則可以將大數據、資源推送、信息安全技術等作為重要的載體，輔助各項工作順利開展，并給予充分的支持。除此之外，在知識管理背景下，為進一步推進檔案管理工作的順利開展，企業要將服務的個性化需求全方位地展現出來，投入相應的資金與人力資源，配備基礎的軟件設備和硬件設備，為員工提供優質的服務。檔案管理工作的效率也能夠因此得到明顯提升。

五、結束語

在知識管理背景下，企業采取科學的方式創新檔案管理模式是順應時代發展趨勢的重要舉措。企業在開展檔案管理工作時，要綜合考慮企業的實際發展情況，并將其與知識管理相互結合。企業在開發與匯總信息資源的過程中，能夠充分體現出知識管理的優勢，體現檔案管理工作的核心地位。企業要將確保檔案管理工作質量作為基礎，推動各項工作有條不紊地開展。因此，企業內部領導者與檔案管理人員應轉變固有的思維模式，給予檔案管理工作高度重視，建立完善的管理制度，時刻掌握信息資源，提高企業的核心競爭力。