加強(qiáng)醫(yī)院綜合檔案管理開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源

畢惠惠 張冀平 蘇春香

[摘 要]信息資源管理是我國醫(yī)院發(fā)展中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，檔案管理則是信息資源管理的重要組成部分，尤其是在現(xiàn)代化醫(yī)院建設(shè)中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。醫(yī)院檔案管理工作不僅是醫(yī)務(wù)人員為患者提供服務(wù)的重要憑證，而且是醫(yī)院科學(xué)研究的基礎(chǔ)。隨著行業(yè)競爭日益激烈，為進(jìn)一步提高醫(yī)院的檔案管理水平，必須加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)化管理，確保醫(yī)院檔案的安全性和有效性。

[關(guān)鍵詞]醫(yī)院；綜合檔案管理；檔案信息資源

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-1722（2023）15-0082-03

醫(yī)院檔案管理不僅反映了醫(yī)院的發(fā)展現(xiàn)狀，而且影響著醫(yī)院未來的發(fā)展。醫(yī)院檔案信息管理人員應(yīng)從現(xiàn)代化發(fā)展的視角出發(fā)，分析影響檔案管理的各種因素，根據(jù)醫(yī)院的實際情況，制訂符合醫(yī)院運(yùn)營特點的檔案管理措施，提升檔案信息的有效性，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障[1]。

一、醫(yī)院綜合檔案管理的必要性

檔案是指保存人類各項社會活動形式的原始記錄，記錄了各種社會活動的具體信息，有助于人們更好地歸納與總結(jié)。對于醫(yī)院而言，提高醫(yī)療服務(wù)水平、確保社會繁榮穩(wěn)定發(fā)展是其不可推卸的責(zé)任，醫(yī)院綜合檔案管理的目的在于記錄醫(yī)院的各種活動，實現(xiàn)醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展[2]。

隨著我國醫(yī)療水平的不斷提高，醫(yī)院中的檔案資源更加豐富，只有實現(xiàn)綜合檔案的規(guī)范化和現(xiàn)代化管理，才能提高醫(yī)院的管理水平，使其更好地承擔(dān)社會發(fā)展重任。

二、醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)的重要意義

（一）有助于提高醫(yī)療水平

從技術(shù)角度來看，醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的提高離不開經(jīng)驗的長期積累和有效利用，綜合檔案管理工作的實施則是實現(xiàn)醫(yī)療技術(shù)水平提高的基礎(chǔ)。現(xiàn)階段，醫(yī)療水平的不斷優(yōu)化與提高不僅提高了疾病患者的治愈率，而且為醫(yī)院在開展救治復(fù)雜病情病人的工作方面提供了更多的可能性。通過開發(fā)檔案信息資源，醫(yī)院可以整理和歸納這些寶貴的病例資源，為醫(yī)護(hù)人員的科學(xué)研究和資料分析提供支持，使其積累更多的臨床經(jīng)驗，進(jìn)而提高醫(yī)院的醫(yī)療水平。

（二）有助于醫(yī)院的穩(wěn)定運(yùn)行

為了確保醫(yī)院的正常運(yùn)營，醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)層必須準(zhǔn)確把握醫(yī)院的基本情況，需要開發(fā)和利用綜合檔案信息資源。綜合檔案記錄了醫(yī)院的現(xiàn)實運(yùn)作情況，其經(jīng)過對存檔的回溯和處理，可以為醫(yī)院管理提供重要的數(shù)據(jù)支持。通過開發(fā)綜合檔案信息資源，醫(yī)院可以更精確地掌握其歷史財務(wù)信息，使財務(wù)信息更加透明，為醫(yī)院制定財務(wù)決策提供數(shù)據(jù)支持，確保醫(yī)院長期穩(wěn)定發(fā)展。

三、醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題

隨著醫(yī)療事業(yè)的飛速發(fā)展，醫(yī)院的綜合檔案管理工作取得了顯著成果，但仍存在諸多挑戰(zhàn)，深入分析這些問題，能夠提高醫(yī)院的發(fā)展成效，為大眾提供更完善的醫(yī)療服務(wù)[3]。

（一）缺乏完善的管理制度

由于醫(yī)院缺乏完整的檔案管理制度，檔案管理效率低下，許多醫(yī)院只是依據(jù)實際情況制定相關(guān)的規(guī)章制度，缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理體系，檔案信息管理目標(biāo)未被納入總體考評中，導(dǎo)致檔案信息管理人員缺乏責(zé)任心，信息收集工作效率無法得到提高。

（二）未能明確規(guī)定管理范圍

在科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，我國各醫(yī)院對檔案管理的要求越來越高，但是由于缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理人員很難明確界定管理范圍，只能憑借自身經(jīng)驗確定需要管理的范疇，導(dǎo)致檔案管理效率低下。

（三）檔案管理工作人員的管理意識比較淡薄

醫(yī)院相關(guān)工作人員對檔案管理缺乏重視，沒有充分意識到醫(yī)院檔案信息管理的重要性，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏系統(tǒng)性，具體管理工作相對分散，對相關(guān)檔案缺乏有效的開發(fā)和利用，使檔案信息缺乏完整性和安全性。醫(yī)院內(nèi)部各科室管理的重點存在差異性，導(dǎo)致醫(yī)院檔案信息無法得到有效利用，降低了其有效性。

（四）檔案管理工作人員的專業(yè)能力較低

醫(yī)院檔案管理的相關(guān)工作人員缺乏充分的知識儲備和良好的工作態(tài)度，使他們的業(yè)務(wù)水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于醫(yī)院發(fā)展的步伐；缺乏有效的培訓(xùn)機(jī)會，使他們無法完成檔案管理任務(wù)。由于部分醫(yī)院不能按時更換檔案管理硬件設(shè)備，檔案管理工作面臨著設(shè)備落后于發(fā)展的重大問題。

（五）醫(yī)院檔案管理模式比較單一

目前，有些醫(yī)院在檔案管理工作方面沒有完備的規(guī)章制度，未能結(jié)合醫(yī)院的實際情況進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理缺少科學(xué)性和合理性，產(chǎn)生了重復(fù)性管理、管理工作質(zhì)量不高等問題[4]。

有些醫(yī)院仍然采取手動歸檔的方法保管有關(guān)材料，但由于紙張材料上字跡粗糙、記錄不完整、時間久遠(yuǎn)及字跡難以辨認(rèn)，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作的質(zhì)量下降，檔案資源不能被有效利用。由于缺少科學(xué)和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，有些醫(yī)院出現(xiàn)了重要檔案不能查閱的問題，嚴(yán)重影響了醫(yī)療服務(wù)的品質(zhì)和效率。

四、強(qiáng)化醫(yī)院檔案規(guī)范管理、促進(jìn)檔案信息資源利用的策略

（一）建立完善的管理制度，對相應(yīng)的檔案給予依法管理

醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，加大對檔案管理工作重要性的宣傳力度，讓檔案管理工作人員掌握《中華人民共和國檔案法》及其有關(guān)知識，增強(qiáng)其依法管理意識，使其了解檔案信息管理業(yè)務(wù)對醫(yī)院運(yùn)營建設(shè)的意義，為醫(yī)院的發(fā)展提供有力的支持。

醫(yī)院管理層應(yīng)主動加強(qiáng)對檔案信息管理業(yè)務(wù)的關(guān)注，促進(jìn)檔案管理工作人員有意識地歸類保管各種類型的檔案信息，形成有效的檔案管理格局，保證檔案的安全和完善。為提高檔案信息管理的服務(wù)質(zhì)量，應(yīng)對原有的檔案管理模式加以革新，強(qiáng)化對檔案管理工作效果的評估。

健全的管理制度是醫(yī)院檔案管理事業(yè)取得成功的關(guān)鍵，因此，醫(yī)院管理者應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)，明確職責(zé)分工，確保歸檔資料全面和正確，提高檔案管理水平。醫(yī)院應(yīng)建立長期有效的歸檔管理監(jiān)督機(jī)制，避免出現(xiàn)遺漏或丟失等問題。一旦發(fā)現(xiàn)檔案管理存在問題，應(yīng)立即采取問責(zé)措施，確保歸檔的安全性和完整性。

在信息化時代，互聯(lián)網(wǎng)已被應(yīng)用于各行各業(yè)，對促進(jìn)行業(yè)發(fā)展具有十分重要的作用。因此，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)重視信息化改革，及時更新醫(yī)院檔案管理理念，根據(jù)實際情況加以全面優(yōu)化，特別是要利用數(shù)字化管理流程，精簡檔案查詢程序。

醫(yī)院要大力投入網(wǎng)絡(luò)化方面的資源，利用互聯(lián)網(wǎng)信息化技術(shù)搭建醫(yī)院檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺，檔案管理工作人員可以通過檔案管理網(wǎng)絡(luò)平臺整合各種資源，提高檔案管理的效率和質(zhì)量[5]。

（二）加強(qiáng)檔案的集中統(tǒng)一管理

醫(yī)院檔案管理的相關(guān)工作人員應(yīng)主動嘗試全新的管理工作方式，通過創(chuàng)新管理方式，提高工作能力和服務(wù)水平。為此，工作人員應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的分散式管理模式，立足于醫(yī)院發(fā)展的實際情況，結(jié)合行政管理和法律管理，更好地滿足醫(yī)院的發(fā)展需求。為了更好地促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展，應(yīng)制定完整、科學(xué)、有效的檔案信息管理制度，以便統(tǒng)一管理檔案信息，通過標(biāo)準(zhǔn)化的管理工作使其更具實用性。

（三）構(gòu)建科學(xué)的檔案信息管理體系

隨著醫(yī)院發(fā)展的不斷深入，完善的檔案管理體系對于提高檔案管理質(zhì)量至關(guān)重要。因此，檔案管理工作人員應(yīng)以檔案管理相關(guān)規(guī)定為指導(dǎo)，結(jié)合醫(yī)院發(fā)展的實際情況，制定科學(xué)合理的檔案信息管理制度，實施個性化的管理，確保開展檔案管理各項工作的規(guī)范化和效率。

同時，檔案管理部門應(yīng)與人力資源管理部門保持密切溝通，將檔案管理質(zhì)量納入員工業(yè)務(wù)考核評價范疇，確保檔案管理的有效性和準(zhǔn)確性。

（四）提升檔案管理人員的專業(yè)技能

醫(yī)院管理人員應(yīng)積極采取措施，構(gòu)建完整的檔案管理培訓(xùn)體系，提高醫(yī)院檔案信息管理系統(tǒng)的水平。對此，醫(yī)院應(yīng)加強(qiáng)意識觀念的培養(yǎng)，將歸檔信息管理系統(tǒng)培訓(xùn)納入醫(yī)院的人才培養(yǎng)規(guī)劃，提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)。醫(yī)院要通過對檔案管理人員的培訓(xùn)，使其增長專業(yè)知識，提升管理能力，轉(zhuǎn)變他們對管理工作的態(tài)度，讓他們變得積極主動，依據(jù)檔案的類別、不同科室等，對檔案實行分類管理，包括科研型檔案、教學(xué)型檔案及不同科室之間的病歷資料等。這樣可以探索適合我國醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的檔案管理方法，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的高效開展。

（五）加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理

在科技高速發(fā)展的背景下，高新電子產(chǎn)品不斷更新和優(yōu)化，醫(yī)院檔案信息管理的質(zhì)量和效率得到不斷提高。為了更好地提高管理水平，醫(yī)院應(yīng)根據(jù)實際情況合理投入資金，引進(jìn)先進(jìn)的信息化科學(xué)技術(shù)和設(shè)備，創(chuàng)造良好的檔案管理工作環(huán)境，進(jìn)一步提升醫(yī)院的信息處理能力，結(jié)合醫(yī)院數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的特點，制訂更加科學(xué)合理的檔案管理方案，以期達(dá)到更好的檔案管理效果。

醫(yī)院應(yīng)通過建立完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫，提升醫(yī)院檔案管理工作的整體性。這種智能化的信息管理方式，不僅可以減少醫(yī)療人員查詢和翻閱有關(guān)信息資料的時間，而且可以降低檔案管理過程中的人力和財力投入。采用智能化信息管理技術(shù)，可使醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)存儲空間大大縮小，使有關(guān)人員能夠更加便捷地獲取所需信息內(nèi)容，提高了信息數(shù)據(jù)的利用效率。

（六）建立完善的網(wǎng)絡(luò)管理體系

在醫(yī)院具體的綜合檔案信息管理過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守綜合檔案管理的原則，在醫(yī)院的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照統(tǒng)一的規(guī)章和操作流程，對綜合檔案信息資料實行標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理，并結(jié)合醫(yī)院中各科室的實際情況，采用三級網(wǎng)絡(luò)管理模式，落實上級領(lǐng)導(dǎo)的指示，確保檔案信息處理的有效性和準(zhǔn)確性[6]。

除此之外，醫(yī)院還應(yīng)加強(qiáng)對各職能部門的監(jiān)督，確保檔案信息資料的有效利用，發(fā)揮不同科室對檔案信息的收集功能，有效解決人力不足、財力緊張和設(shè)備落后等問題，為醫(yī)院綜合檔案信息管理工作的有效開展提供保證。

五、結(jié)語

為了確保醫(yī)院的長期穩(wěn)定發(fā)展，醫(yī)院的綜合檔案信息管理工作必須確保高效而有序，這是確保醫(yī)院各項事業(yè)順利開展的關(guān)鍵。

因此，醫(yī)院應(yīng)將更多精力投入到醫(yī)院綜合檔案信息管理工作中，通過熟練使用和掌握先進(jìn)的檔案管理技術(shù)和自動化設(shè)備，提高綜合檔案管理的效率和質(zhì)量，強(qiáng)化對醫(yī)院綜合檔案信息系統(tǒng)的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高醫(yī)院檔案資源的利用效果，提升醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展能力。

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