商旅智能共享新模式如何助力企業(yè)經(jīng)營管理水平升級

秦瑩

研究背景及意義

數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新發(fā)展為企業(yè)商旅業(yè)務(wù)共享升級提供新機(jī)遇 商旅業(yè)務(wù)頻次高、資金大、涉及人員多，以往商旅業(yè)務(wù)管理模式依賴人工，缺少對信息化管理工具的應(yīng)用，暴露出了審批繁瑣、報(bào)銷流程復(fù)雜、消費(fèi)不透明、信息共享難等問題。數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新為企業(yè)商旅業(yè)務(wù)帶來了更高效、更智能和個性化的服務(wù)，同時(shí)有效降低了成本，提升了工作效率。T集團(tuán)公司緊緊抓住數(shù)字化轉(zhuǎn)型契機(jī)，大力推廣數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)、人工智能技術(shù)等實(shí)現(xiàn)了商旅業(yè)務(wù)管理的全新變革，通過改進(jìn)商旅管理和服務(wù)實(shí)現(xiàn)提質(zhì)增效和共享升級。

商旅智能共享新模式是推動商旅業(yè)務(wù)精益管理的有效手段 在傳統(tǒng)商旅管理模式下，商旅資源是由員工獨(dú)立進(jìn)行預(yù)訂和費(fèi)用報(bào)銷，難以實(shí)現(xiàn)整體的費(fèi)用控制和流程管理，不能從根本上有效杜絕差旅費(fèi)用超標(biāo)、虛假報(bào)銷、錯報(bào)重報(bào)等不合規(guī)行為，為商旅管理工作帶來了極大的挑戰(zhàn)。T集團(tuán)公司建立的商旅共享服務(wù)在線平臺通過移動化、智能化和共享化的手段，實(shí)現(xiàn)了商旅一體化管理，有效提升了商旅管理的效率和效益，為員工提供便捷、智能和個性化的商旅體驗(yàn)。

商旅智能共享管理是推動財(cái)務(wù)管理效率效益雙提升的有效途徑 費(fèi)用管理是商旅業(yè)務(wù)管理的重要板塊。從業(yè)務(wù)辦理情況看，傳統(tǒng)的工作模式主要以人工方式為主，流程復(fù)雜、工作量大，審批、預(yù)訂、審核等環(huán)節(jié)需要耗費(fèi)大量的人力資源，加大了企業(yè)管理成本；從費(fèi)用管控看，員工自行預(yù)訂差旅資源，不能對差旅費(fèi)用進(jìn)行實(shí)時(shí)、有效的監(jiān)控；從員工體驗(yàn)看，傳統(tǒng)商旅預(yù)訂、審批和報(bào)銷流程復(fù)雜、體驗(yàn)感不佳，不能滿足員工的真實(shí)訴求。而商旅智能共享管理平臺則可提供多樣化的服務(wù)選擇和透明的價(jià)格，幫助企業(yè)更好地控制和管理商旅費(fèi)用，通過數(shù)據(jù)自動檢驗(yàn)、票據(jù)統(tǒng)一處理等一體化管理，一方面實(shí)現(xiàn)企業(yè)費(fèi)用的精益管理，另一方面提升了財(cái)務(wù)管理效率，助力企業(yè)降本增效。

建設(shè)進(jìn)程

T集團(tuán)公司采取“建設(shè)試點(diǎn)—全面推廣—深化拓展”的戰(zhàn)略，持續(xù)、穩(wěn)定、有序地推進(jìn)商旅管理變革。

2018年，T集團(tuán)公司開展試點(diǎn)建設(shè)，完成了商旅共享服務(wù)平臺的搭建，同時(shí)還建立了商旅共享服務(wù)管理機(jī)制，組織10家二級單位進(jìn)行試點(diǎn)應(yīng)用；2019年，公司持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)功能，深度整合商旅資源，建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化、統(tǒng)一化的運(yùn)營管理體系，實(shí)現(xiàn)全面推廣應(yīng)用；2020年，公司以商旅服務(wù)為基礎(chǔ)，加快移動微應(yīng)用程序的開發(fā)，加快向員工報(bào)銷的全場景拓展應(yīng)用，逐步推進(jìn)商旅管理的變革，實(shí)現(xiàn)商旅管理的持續(xù)改進(jìn)和創(chuàng)新。

建設(shè)成效

全面助力公司經(jīng)營管理提質(zhì)增效公司以差旅費(fèi)的管理為試點(diǎn)，將差旅出行審批、資源預(yù)訂、費(fèi)用報(bào)銷轉(zhuǎn)為全流程線上處理，實(shí)現(xiàn)資源共享、規(guī)則共享、財(cái)務(wù)共享、服務(wù)共享、模式共享，助推企業(yè)差旅管理模式變革。在合規(guī)管控方面，通過商旅共享服務(wù)平臺對4.5萬筆商旅訂單、1.7萬張報(bào)銷單、1.7萬張發(fā)票進(jìn)行在線檢查、校驗(yàn)和驗(yàn)真，實(shí)現(xiàn)100%合規(guī)，有效降低管理風(fēng)險(xiǎn)，提高了員工的合規(guī)意識。在集中結(jié)算方面，T集團(tuán)公司所屬各單位的差旅報(bào)銷工作量顯著降低。在員工獲得感方面，管理平臺從根本上解決了員工面臨的“墊付壓力大、發(fā)票保管難、報(bào)銷流程冗長”等實(shí)際問題。與此同時(shí)，員工還享受到了大客戶專屬服務(wù)，獲取到酒店多項(xiàng)增值服務(wù)，優(yōu)化了員工出行體驗(yàn)。

全面提高系統(tǒng)服務(wù)水平 根據(jù)公司差旅費(fèi)管理辦法，管理平臺提煉13種差旅出行場景，配置600多項(xiàng)差旅費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、200多項(xiàng)管控流程和100多項(xiàng)系統(tǒng)校驗(yàn)規(guī)則，自動匹配職級差標(biāo)，自動過濾超標(biāo)產(chǎn)品，自動稽核報(bào)賬，實(shí)現(xiàn)差旅業(yè)務(wù)控制前移、業(yè)財(cái)聯(lián)動、全程管控，使差旅管理薄弱環(huán)節(jié)和風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)大幅減少，保證制度的剛性執(zhí)行，構(gòu)建制度反腐利器。

首先，通過系統(tǒng)自動獲取申請單和報(bào)銷單信息，匹配T集團(tuán)公司配置的差旅補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)則匹配，運(yùn)用系統(tǒng)植入的差旅補(bǔ)助金額計(jì)算邏輯，從而實(shí)現(xiàn)報(bào)銷單差旅補(bǔ)助金額的自動計(jì)算功能。

其次，系統(tǒng)進(jìn)行發(fā)票真?zhèn)巍l(fā)票重復(fù)報(bào)銷、時(shí)間沖突、差旅補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)等多項(xiàng)校驗(yàn)，規(guī)范員工差旅報(bào)銷行為，減少財(cái)務(wù)審核壓力。

第三，持續(xù)拓展商旅應(yīng)用深度，擴(kuò)大應(yīng)用使用范圍，強(qiáng)化培訓(xùn)費(fèi)、黨建活動經(jīng)費(fèi)的精益管控，持續(xù)提高業(yè)務(wù)處理的準(zhǔn)確性、便捷性，全面提升系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防控能力。

全方位增強(qiáng)員工獲得感 管理平臺面向員工，通過移動化、智能化應(yīng)用，提供全級次高效應(yīng)用、全在線自動處理、全過程規(guī)范管控、全票據(jù)集中管理、全場景靈活應(yīng)用的智慧商旅服務(wù)體系；實(shí)現(xiàn)預(yù)訂免墊付、出行免取票、報(bào)銷免貼票的“五全三免”商旅應(yīng)用新模式，為員工提供了更加便捷和高效的商旅體驗(yàn)。員工使用平臺預(yù)訂商旅資源，不需要自己墊付資金，避免了員工長期自行墊付費(fèi)用等問題，減輕了員工的經(jīng)濟(jì)壓力和心理負(fù)擔(dān)；通過應(yīng)用共享平臺，可實(shí)現(xiàn)對票據(jù)的全程化、可視化追蹤，極大避免了虛報(bào)、錯報(bào)、超標(biāo)等問題，票據(jù)由平臺進(jìn)行統(tǒng)一管理，解決了員工打印、管理票據(jù)的煩惱；通過共享平臺實(shí)現(xiàn)了員工商旅的“一鍵報(bào)銷、免票報(bào)銷”，員工的行程訂單自動與報(bào)銷關(guān)聯(lián)，通過智能核驗(yàn)等措施，實(shí)現(xiàn)了全程在線的報(bào)銷流程，優(yōu)化了審核流程，簡化了員工的繁瑣操作。

T集團(tuán)公司商旅智能共享新模式正在加快發(fā)揮財(cái)務(wù)無紙化的引領(lǐng)作用，通過報(bào)銷業(yè)務(wù)前端發(fā)起、移動定點(diǎn)雙向?qū)徟⑿畔⑷淘诰€管控、發(fā)票智能識別驗(yàn)真、預(yù)算實(shí)時(shí)監(jiān)控反饋、成本分析及業(yè)務(wù)預(yù)警等功能，全面提升T集團(tuán)公司業(yè)財(cái)協(xié)同管控能力，提高費(fèi)用管理水平。與此同時(shí)，該模式進(jìn)一步強(qiáng)化了集團(tuán)公司的業(yè)財(cái)融合，構(gòu)建了開放、共享的多維業(yè)財(cái)信息反應(yīng)體系，滿足法定信息披露、服務(wù)業(yè)務(wù)精益管理要求，有效促進(jìn)了價(jià)值反映、業(yè)務(wù)管理，并進(jìn)一步提升了公司的精益化和智能化運(yùn)營水平。

作者單位：國網(wǎng)天津市電力公司信息通信公司