智能財務視域下的高職院校網上報銷模式研究

向文婧

一、前言

在數字化技術迅速發展的時代，高職院校擔負著為國家培養專業技術人才的重要職責，應當順應信息革命時代浪潮，搶抓數字化發展歷史機遇。近年來，國家對高等職業教育的財政投入日益增加。為了提高資金使用效率，W學院加快信息化建設腳步，通過網上報銷解決了傳統報銷中審批麻煩、跑腿多、預算超支等難題，但在實際運行過程中仍然存在諸多問題。本文主要對W學院網上報銷現狀進行分析研究并從智能財務建設角度提出建議。

二、W學院網上報銷現狀分析

（一）W學院現行網上報銷模式流程

W學院網上報銷系統于2021年正式投入使用，與財務管理系統無縫對接，實現了網上報銷、會計核算和預算管理數據同步。

1.報銷人員操作流程

（1）網上報銷單填寫

報銷人員通過W學院財務處官網登錄財務辦公平臺，點擊進入網上報銷。根據業務類型選擇日常報銷、差旅費報銷或借款，在項目預算范圍內填寫報銷金額。然后根據實際情況選擇“沖借款”“對公支付”或“對私支付”之中的一種支付方式，超出預算的部分則無法保存提交。

（2）網上報銷單提交審批

支付方式選擇完成后，報銷人員可選擇提交線上審批，進入報銷審核流程。各級負責人收到微信通知后網上審核單據，全部審核完成后，報銷人員收到微信提示，再打印報銷單，攜帶報銷單和相關附件到財務處報銷。

（3）網上報銷單查看與修改

報銷人員可以通過項目管理功能進行報銷單查看與修改，包括刪除未報銷的報銷單、查詢報銷狀態、修改報銷單等。

2.審批人員操作流程

審批人員登錄網上審批系統，審查報銷相關部門、項目、金額、業務信息及上傳的附件等。電腦端和手機端均可實現個人簽章的新增和修改，可以用簽章圖片代替簽字。

3.財務人員操作流程

W學院的財務管理系統和網上報銷系統對接，能實時提取報銷人員填寫的項目、經濟分類、金額、對方單位賬號信息等數據。財務人員對報銷單和附件進行審核，點擊自動生成財務會計分錄，并通過選取財政預算信息自動生成預算會計分錄，提高了會計核算的速度和準確率。

（二）W學院現行網上報銷模式的優點

1.提高財務報銷審批效率，滿足跨校區管理需要

W學院財務報銷目前實行線上審批和線下審批相結合的模式，報銷人員可根據需要進行選擇。線上審批借助網絡手段來突破審批流程的“時空限制”，報銷人員不再需要為了找領導簽字而東奔西跑，而領導也不會在會議室甚至在食堂都被圍堵簽字。W學院有兩個校區同時辦公，網上報銷系統借助互聯網實現了單據的填寫、傳遞和審批，節約了報銷人員為審批簽字而攜帶單據跨校區奔波的時間。

2.促進內控管理提質增效，進一步深化“放管服”

2017年《教育部等五部門關于深化高等教育領域簡政放權放管結合優化服務改革的若干意見》提出“依托‘互聯網+，積極推動高校公共服務事項網上辦理，提高辦事效率。”W學院優化修訂了一系列校內規章制度，對審批流程進行了規范和簡化，通過線上審批不僅節省了大量人力和時間，提高財務工作效率。同時，線上審批的強制性、規范性和記錄可查性也強化了學校內控管理，將“放管服”的要求落到實處。

3.實現預算同步控制，提高預算管理水平

傳統報銷模式下，時常會出現將單據交到財務處報銷時再被告知預算超支不能報銷的情況。這不僅達不到預算管理的需求，而且浪費了報銷人員、審批人員和財務人員的時間。W學院將網上報銷系統與預算管理信息進行了同步對接，報銷人員登錄報銷系統能夠準確地查詢到項目的預算總額、支出明細和資金余額。如果本次報銷的金額超出了余額范圍，系統將會給予提示，網上報銷單則不能保存提交。

（三）W學院現行網上報銷模式存在的不足

1.填寫不規范導致退單率高，財務人員審核壓力大

W學院網上報銷先后由部門負責人、統籌部門負責人、相關校領導審批，最后才推送給財務人員審核，通過之后由報銷人員攜帶打印出來的報銷單和相關紙質附件資料到財務處遞交。這種模式下存在一定的弊端：第一，財務審批環節后置，如果財務人員發現發票等資料有問題，會駁回給報銷人員修改，然后再經部門負責人、統籌部門負責人、相關校領導重新審批，這樣會造成相關人員時間和精力大量浪費。第二，為避免紙質資料與線上提交資料不一致，財務人員需要對紙質資料再次審核并與線上提交資料進行核對，無疑增加了財務人員的工作量。

2.未實現網上報銷全流程，操作不夠便捷

一方面，W學院目前采用線上、線下并行的報銷模式，報銷人員仍然可以選擇傳統紙質報銷方式，網上報銷方式尚未在學校內全面應用；另一方面，由于沒有啟用單據投遞機，報銷人員在完成網上報銷申報和審批后，仍然需要攜帶紙質資料在報銷大廳當面提交給財務人員，并未從根本上實現無接觸報銷和無紙化報銷。如果遇到開學、期末和年末的特殊時期，報銷量成倍增加，報銷大廳則會人滿為患，更加劇了財務人員辦公的壓力。

3.業財融合程度不夠，信息孤島現象嚴重

目前，W學院的網上報銷系統與校內其他業務系統仍處于相對獨立的狀態，包括財務其他業務系統比如財政預算管理一體化系統、收費管理系統、政府采購系統等，還有校內其他部門的業務系統比如科研管理系統、薪酬管理系統、資產管理系統等，均未實現對接。網上報銷系統和上述系統不能互相讀取數據，比如資產管理系統中已存在的資產購置相關信息不能通過數據傳輸自動導入，而只能由報銷人員在網上報銷系統中再次手動錄入一遍。

4.缺乏智能財務應用，數據提取與分析能力不足

首先，W學院的網上報銷目前只能實現附件拍照上傳的影像化操作，缺少智能提取數據和自動審核的功能。比如差旅費的報銷，報銷人員在拍照上傳車票信息后，仍需要手動填寫往返日期、地點等信息，既耗費了時間，又容易失誤出錯。而且，所有單據的真實性、完整性、正確性都需要財務人員逐一審核，對于報銷人員和財務人員來說都不夠便捷。其次，面對越來越多、越來越精細化的各類財務報表和數據分析的要求，不能通過人工智能手段滿足，耗時耗力且無法保證準確度。

三、智能財務應用于高職院校網上報銷的優勢

（一）精準識別，有效提取信息

智能財務是利用大數據、人工智能、移動互聯網、云計算等科技手段，結合流程自動化（RPA）、OCR掃描成像等技術進行報銷票據的精準識別，實現流程自動化服務。首先，系統會根據業務類型提示需要提供的相關附件，報銷人員只需要按照提示用手機對票據拍照上傳，系統能夠自動進行智能識別，提取需要的票面信息，比如車票或機票的乘坐人、車次/航班、乘坐日期時間、出差地點、金額等。然后，系統會將信息進行分類匯總，智能填報報銷單上相應的內容，并自動匹配報銷事項所對應的經濟分類及會計科目，報銷人員只需核對信息而無須手動填寫，減少了網上填寫報銷單的工作量，提升了報銷用戶體驗。

（二）智能審核，及時查驗預警

智能財務系統的智能稽核功能，可以針對報銷人員上傳的附件材料進行實時審核查驗[1]。一方面，對報銷單規范性、票據合規性、金額準確性、單據完整性及預算有效性等進行全方位審查，并及時反饋給報銷人員進行補充或修改。例如，差旅費報銷業務中若缺少住宿費發票，系統會自動提示報銷人員補充上傳發票或者對特殊情況進行說明。另一方面，系統與國家稅務發票查驗平臺相關聯，對上傳的發票能夠自動進行真偽查詢驗證，自動對電子發票進行重復報銷認證，識別過期票、發票抬頭錯誤等，對于異常情況都會自動查驗警示，第一時間提醒報銷人員修改相關信息，減少退單率。

（三）檔案存儲，有效跟蹤管理

基于強大的信息提取能力，在報銷業務及賬務處理完成后，智能財務系統能夠自動將上傳的票據、附件資料與對應的會計憑證進行關聯，并存儲形成完整的電子會計檔案。教職工可隨時通過系統查詢報銷歷史記錄及跟蹤查閱相應的票據、附件圖片，無須再到財務部門或檔案館查找紙質資料，同時也便于財務人員日常查詢賬務和滿足各項檢查審計中調閱憑證和附件的需求。

（四）節約人力，提升管理效率

高職院校普遍存在業務量大、各級各類報銷規定繁多、財務人員少的問題，智能財務系統能夠很好地改善這一現狀。其一，自動稽核功能減去了線上審核單據大部分的業務量，只需要對異常提醒事項進行關注和處理即可；其二，單據投遞機接收紙質報銷單和附件，可以自動復核報銷人員提交資料的一致性，財務人員無須進行二次復核；其三，查驗預警環節自動反饋了報銷時常見的問題，因此，財務人員宣講財務政策和解答相關問題的工作量也大幅度減少了[2]。

四、W學院網上報銷智能化建設方向建議

（一）適應新政策和新要求

2022年，財政部、教育部印發的《高等學校財務制度》（財教〔2022〕128號）對高等學校財務制度進行了最新修訂。W學院搭建智能財務系統平臺，必須依據最新的《高等學校財務制度》，用科技手段落實有關政策要求，提升管理效率，加強內部控制，規避財務風險，助力學校長足發展。

同時，隨著預算管理一體化系統在全國范圍有序運行，對高職院校財務工作提出了更高的要求。預算管理一體化系統整合了預算編制、預算執行、決算和報告、政府采購、資產管理等管理環節，科目的設置、指標下達、經費使用、支付、核算、對賬整個業務的流程貫穿于其中。W學院可以通過智能財務系統內置相關政策和規則，更好地約束財務報銷工作，確保預算執行的準確性和財務管理的規范性，適應預算管理一體化系統的要求。

（二）兼顧便捷性與安全性

智能財務系統支持手機端和電腦端雙平臺運行，數據實現同步共享，報銷人員、審批人員可以隨時隨地通過手機或電腦進行報銷申請和審批操作。W學院在應用智能財務系統時，應當針對系統流程和操作界面進行重點優化，努力實現“傻瓜式操作”，提高操作的簡便性、界面的友好性和信息推送的及時性，真正讓報銷人員和審批人員感受到智能時代的便捷。

智能財務系統打破了校園網的束縛，與稅務、銀行、工商等校外系統互聯互通，實現了會計檔案的全電子化。高職院校在享受智能化帶來的便捷的同時，更需要保證電子會計檔案信息的安全。W學院在系統實施過程中，需要學校信息化部門密切配合，做好網絡調試、安全防護、信息系統等級保護測評等工作，提出建設性意見建議，保證系統運行的網絡環境安全、可靠。在信息數據傳輸和存儲過程中，一定要做足保密、防竊取、防篡改等應對措施。完善數據備份制度，通過一定的安全設備和信息技術，實現雙機實時異地備份及每日異地備份，保障整體財務數據安全。

（三）搭建校內信息共享平臺

近年來，W學院正處于信息化建設關鍵時期，智能財務系統建設應當從全校的高度統籌規劃，打破“信息孤島”，提高業財融合程度。第一，應從網上報銷、會計核算、國庫支付等基礎功能輻射到整個財務部門運轉的各個環節，將收費開票、稅務申報、預算控制、項目管理、合同管理、政府采購等多項任務進行有效整合；第二，財務部門數據要逐步實現與校內其他業務系統的信息共享，比如科研管理系統、薪酬管理系統、資產管理系統等，有關數據可自動導入財務系統，同時也便于業務部門查詢相關財務數據，提高跨部門協同辦公的效率；第三，在保證網絡安全的前提下，實現智能財務系統與校外商務平臺的有效對接。教職工可直接通過財務系統對應鏈接進行辦公用品采購、車票預訂等業務操作，系統即時抓取相關信息，既免去了報銷人員填寫報銷內容的操作，又滿足了規范管理的要求。

（四）加強復合型財務人才培養

隨著智能財務系統的引入與發展，很多財務工作人員將不用受原本瑣碎的、重復的勞動束縛，能夠將更多的力量集中于管理決策等更重要的工作，這需要財務人員具備更高更全面的綜合素質[3]。W學院需要引進更多既懂財務專業知識又熟悉計算機技術的復合型人才，補充人才力量，優化崗位分工。同時，也要對現有財務人員進行必要的培訓，學習更多信息化、智能化知識，積極參與智能財務相關研究，與學校實際工作相結合，提高財務人員自身素養，打造一支復合型財務人才隊伍，為學校管理提供有效決策。

五、結語

當前，智能財務的應用是財務信息化建設的重大改革趨勢，高職院校應當把握智能時代機遇，充分運用高新信息技術手段服務于財務管理，促進學校財務工作向“數字化”和“智能化”轉型。在智能財務項目具體實施過程中，要適應相關政策和規則，強化頂層設計，完善制度建設，做好信息安全保障，加強業財融合，杜絕“信息孤島”，搭建數據共享平臺，重視復合型財務人才儲備，全方位提高財務管理效率，提升內控水平和治理能力，促進學校高質量發展。

引用

[1]周舒.高校智能財務系統應用初探[J].財會學習， 2022 （18）：1-4.

[2]王春子，王琳，張娜，等.論高校智能財務報銷體系[J].質量與市場，2022（8）：37-39.

[3]汪怡慈.大數據時代下的高校會計基礎工作數智化探討——以浙江省J高校為例[J].中國總會計師，2022（1）：168-170.

基金項目：武漢軟件工程職業學院重點課題“財務信息化背景下高職院校網上報銷系統的研究與應用”（課題編號：2020X016）