財務共享模式下的會計檔案管理工作探究

余曉娟

一、前言

在數字信息技術快速發展的背景下，企事業單位的財務管理工作規模逐步擴張。而在財務共享模式的影響下，會計檔案管理能夠實現信息化和便捷化發展。通過創建規范、科學、標準的會計檔案管理平臺和系統，企事業單位能夠全面提高會計檔案管理效率，解決傳統會計檔案管理出現的缺陷和不足之處，為企事業單位創造更多的效益。因此，企事業單位要明確財務共享及會計檔案管理的特點和意義，總結在財務共享模式下會計檔案管理的相關問題，并落實會計檔案管理的優化路徑，提高企事業單位會計檔案管理能力，提升企事業單位的社會價值和經濟收益。

二、財務共享及會計檔案管理概念闡述

（一）財務共享模式的概念和特點

財務共享模式全稱是財務共享服務中心運行模式，是指財務管理人員借助于云端數據信息處理技術、互聯網大數據技術等，將企事業單位較為分散和數量龐多的財務工作、數據資料進行綜合優化和管理。通過創建科學的綜合管理系統和管理平臺，指導會計檔案管理工作同其他的工作部門相結合，將會計檔案信息或財務審計數據等進行實時反饋和溝通，以便能夠綜合性提高企事業單位會計檔案管理效率和管理質量，推動企事業單位向智慧化、智能化、信息化進行轉型和升級，打造成新興的會計檔案管理模式[1]。目前，財務共享模式隨著經濟時代的快速發展，已然成為相關企事業單位和事業單位會計檔案管理的主要應用模式。

（二）會計檔案管理的特點

會計檔案管理工作逐步由傳統的紙質化辦公轉向電子化管理。依賴于網絡技術、數據信息庫，以及云端傳輸技術的優勢，使企事業單位的財務管理工作更為先進與智能。其一，企事業單位會計檔案管理人員通過對電子檔案的合理運用，能夠有效改善紙質化檔案在管理過程中辦公場地和相關器械的成本耗費問題，并且能夠便捷進行檔案的整理、分類、儲存、共享，以及優化等工作，提高會計檔案管理效率。其二，會計檔案管理融合數據信息檢索技術，對重要的檔案數據資料實現快速準確地定位、提取和轉移，能夠提高財務管理部門與其他工作部門之間的協同發展效率，共同提高財務管理水平[2]。其三，企事業單位會計檔案管理人員能夠將相關的檔案信息進行全面分析，并得出科學的結論，發掘其中深層次的內涵和價值，為企事業單位進行商務決策時提供強有力的理論參考，能夠最大限度地降低企事業單位資金風險，提高企事業單位內部治理水平和能力。

三、財務共享模式下會計檔案管理原則

傳統的會計檔案管理工作，無法有效實現數據的及時補充和完善。而在財務共享模式下進行會計檔案管理工作，能夠將相關的數據進行實時掃描和上傳，并且快速生成電子報表和會計憑證，幫助財務管理人員及時進行費用的報銷和支付，體現出會計檔案管理工作的實時性原則。企事業單位員工在進行商務合作或外出駐點時所產生的相關費用，通常會以發票、賬單等形式進行記錄。然而在財務共享模式下，員工可以將電子賬單快速上傳至會計管理平臺，由財務管理人員進行核實和報銷，并且對報銷費用的相關注意事項進行及時記錄和存檔。如果企事業單位要進行金額較大的商務合作，需要將資金進行申請和批復，也可以通過云端數據平臺進行申請，由相關的領導管理人員批準后進行電子手寫簽名，及時反饋給財務管理人員和銀行后臺系統，以此來完成資金的交付，提高企事業單位財務管理效率[3]。除此之外，在財務共享模式下，企事業單位會計檔案管理人員還可以設置云端傳輸平臺的攔截功能，細致搜尋和檢查具有資金風險隱患的業務活動，最大限度地降低企事業單位資金風險。

四、財務共享模式下會計檔案管理意義

（一）推進會計檔案管理的信息化

傳統的企事業單位財務管理工作以人工為主，對不同的數據賬單和財務報表進行統一的組織和管理。在財務共享模式下，會計檔案管理工作能夠借助于大數據信息平臺，落實電子化、信息化、智能化管理。企事業單位旗下的分公司或分部會計人員將電子單據進行掃描，按照不同類型和層次，上傳至財務共享平臺中。后臺的系統能夠自動與各個工作部門進行數據對接，快速排版和編碼，全面提高企事業單位總公司或總部財務管理人員在面對數量龐大的賬目時進行復盤、核實等工作效率。除此之外，已經上傳到財務共享平臺的檔案資料，也能夠進行自動備份和安全儲存。在后續會計管理人員進行相關信息的補充和完善時，后臺系統可以自動進行填充，綜合改善人工處理效率低下的問題。在財務共享平臺上，還可以構建多數據資源鏈接，將企事業單位在進行生產、宣傳、銷售、采購過程中的不同數據進行整合，實現多個工作主體共同辦公，實現會計檔案管理的精細化[4]。

（二）減少會計檔案管理成本支出

在財務共享模式下進行會計檔案電子管理，能夠將相關的數據信息進行細致化地加工和優化。借助于大數據傳輸技術和數據資源信息庫等交流媒介，實現會計檔案資料的異地搜索、整合、分析、提取工作，提高企事業單位綜合運營工作成效，減少因技術限制導致會計檔案數據在傳輸和轉移過程中的成本耗費。與此同時，財務共享模式還能夠對企事業單位在其領域的未來發展趨勢和走向，進行全面、準確地預測，為企事業單位領導管理人員進行相關決策時，提供科學的決策數據依據。除此之外，財務共享模式在遵循企事業單位的管理戰略規劃范圍內，進行生產技術工藝和宣傳營銷企劃的實時調整，使企業能夠順應正確的發展方向穩步前進，推動企事業單位戰略規劃的逐步實施。

五、財務共享模式下會計檔案管理問題

（一）傳統會計檔案管理煩瑣

以往的企事業單位會計檔案管理工作，將檔案資料數據總結為憑證、報表、賬單的分類，并為其針對性地進行編碼和編排，收錄到文件夾中，也可以稱為傳統的會計檔案分類管理方法。但是，在信息時代快速發展的背景下，這種方法已然無法適用于智慧化企事業單位的發展模式，在一定程度上嚴重阻礙會計檔案的整理效率和管理效果，使日常的會計檔案管理工作產生相關的問題。比如，冗雜檔案數據在定位、查詢、提取時的不便；陳舊檔案數據資料處理的煩瑣；對即將進行資料補充的檔案進行重新編碼等等。企事業單位會計檔案管理無法得到切實的優化，存在一定的不規范性，不能有效形成科學、信息化的會計檔案管理模式，不能與其他工作部門進行檔案數據的同步，影響企事業單位會計檔案管理的持續發展。

（二）會計檔案管理人員能力不足

在財務共享模式下，企事業單位會計檔案管理對管理工作人員提出更為嚴格的要求和標準。首先，要求相關的會計檔案管理工作人員，要具備先進的信息管理意識和完備的信息管理技術。但是，大多數會計檔案管理人員仍沿用傳統的檔案管理模式，沒有自主樹立終身學習理念和自主學習意識，對信息化管理能力的接受程度不高，使相關的會計檔案資料無法得到合理儲存和全面應用。其次，在財務共享數據平臺上進行會計電子檔案管理工作，難免會涉及安全性問題和系統性問題，對檔案管理人員的信息化水平和職業素養提出挑戰。現階段，部分管理人員的實際信息化管理工作經驗不足，缺少專業的理論知識結構。

六、財務共享模式下會計檔案管理策略

（一）創設會計檔案信息化管理平臺

財務共享平臺是基于先進的數字信息技術構建而成的一個系統、規范、標準的數字化檔案處理平臺。通過與企事業單位會計檔案管理工作相融合，實現對檔案的電子化和網絡化管理。創新對相關檔案數據資料進行實時共享、傳遞、儲存等一體化工作模式，使企事業單位會計檔案管理能夠更加便捷和高效。因此，在財務共享模式下，企事業單位會計檔案管理要合理控制建設成本，平衡好傳統會計檔案管理和數字化會計檔案管理之間的銜接，創建統一標準的數字化檔案管理平臺[5]。首先，企事業單位要在相關會計檔案管理中，做到在合法范圍內開展對財務共享平臺的建設和開發。基于網絡數據信息化技術，將會計數據檔案合理地進行歸檔和分類，并對不同類別的檔案資源進行顯著標記、準確描述和安全儲存，以便相關工作人員進行實時查詢和提取。而在對檔案資料進行傳輸和共享的過程中，也要細化相關的審批流程和手續。可以邀請專業的人員進行針對性指導和優化。其次，企事業單位還要根據現有的檔案管理設備，進行實時更新和升級，提供強大、穩定、成熟的會計檔案電子化管理環境，全面提高會計檔案管理人員的數字化管理水平，構建科學、先進的會計檔案信息網格，深化對檔案資料的合理利用。

（二）加強硬軟件設施的更新和升級

企事業單位還要注重對相關檔案管理硬件設施和軟件設施的采購和升級。在硬件設施的建設過程中，為實現會計檔案電子管理提供專業的技術設備，并投入充足的采購資金。而在對軟件設備的升級和管理時，要以財務共享模式為落腳點，依托于大數據云端信息處理技術，建設科學、便捷、先進的數據處理系統，將檔案資料實現高效處理和全面分析。此類數據處理系統的開發，要通過對數據建模、云端共享、互聯網開發等相關技術的融合和運用。因此，企事業單位可以同專業的系統軟件開發公司進行合作，定期對會計檔案管理系統進行檢查和更新，保障數據處理技術的先進性，減輕檔案管理人員的工作壓力。除此之外，企事業單位還要同相關的銀行機構開展合作，建立網絡安全管理屏障。由專業的系統技術人員組建成安全團隊，對企事業單位的財務共享數據平臺進行日常維護，最大化保障檔案資料的安全性。

（三）提高會計檔案管理工作能力

企事業單位還要提高相關會計檔案管理人員的能力。在財務共享模式的要求下，加強對檔案管理人員在綜合能力和職業素質方面的培訓。在日常的檔案電子化管理過程中，要自主樹立先進的管理理念，學習專業的信息管理技術，優化檔案管理體制，強化職業素養。首先，企事業單位可以落實檔案管理人員的職能責任，對數字信息數據處理平臺的流程和細節進行細致劃分，優化煩瑣、冗雜的檔案管理手續，提高檔案管理人員的信息素養，加強對檔案管理精細化的信念和意識。其次，企事業單位還要邀請專業的信息技術人員，對檔案管理人員的實際操作能力進行針對性地指導和提高，確保管理人員能夠按時完成數量龐大的檔案資料處理工作，并對其進行科學地整合和分析，對各個信息端口進行全面對接和維護。最后，檔案管理人員要及時轉變工作理念，樹立好財務管理服務意識，明確財務共享平臺的優勢和特點，才能夠在日常的檔案管理工作過程中，滿足財務共享平臺的工作需求，并對檔案管理模式進行實時更新和優化。

（四）建立健全會計檔案管理體系

在財務共享模式的視域下，企事業單位要建立健全會計檔案電子管理體系和管理制度。根據時代發展對檔案管理的要求變化，實時應用新內容和新模式，落實好各個工作部門在檔案管理過程中的職能定位。引導會計檔案管理人員，樹立統籌協調的工作理念，實現財務共享數據平臺各個信息端口的有效連接。在進行管理制度的構建過程中，要及時清除與財務共享理念不匹配的管理制度，并填補具備新理念和新技術的管理內容，為會計檔案管理工作的發展和實施提供理論參考依據，強化企事業單位會計檔案管理的規范性和標準性。除此之外，還要對企事業單位檔案管理人員的綜合考評制度進行優化和完善，為會計檔案管理部門注入優秀的高質量人才資源。以企事業單位長效發展為管理目標和管理導向，持續提高科技檔案管理人員的財務共享理念，實現相關檔案數據資料在財務共享數據平臺上的合理利用。

七、結語

綜上所述，在財務共享模式下，會計檔案管理要從傳統的紙質化辦公轉向數字化和電子化管理，推動企事業單位的轉型和升級。基于大數據信息處理技術和云端數據平臺，企事業單位能夠借助于財務共享模式實現信息化電子會計檔案管理工作，并對相關的數據信息進行充分整合和合理利用，使會計管理能夠更加高效和準確。相關的檔案管理人員要持續提高自身的職業素養和信息技術能力，明確財務共享模式對企事業單位發展的重要意義。建立健全會計檔案管理制度，推動企事業單位檔案管理工作的效率，提高企事業單位的經濟收益，發揮企事業單位的綜合效益。

引用

[1]宋止清.基于財務共享模式的會計檔案電子化管理探索[J].中國市場，2022（31）：161-163.

[2]張勇.財務共享模式下會計檔案管理問題探討[J].科技風，2021（31）：163-165.

[3]文艷.財務共享模式下會計電子檔案管理研究[J].財會學習，2021（07）：85-86.

[4]何孝容，李德慶.財務共享模式下大型電子會計檔案管理系統探討[J].現代商貿工業，2020，41（24）：117-118.

[5]劉澤婷.財務共享模式下會計電子檔案管理與研究[J].當代會計，2020（03）：24-25.