以業財融合為導向的物資供應鏈信息化提升研究

劉田田

【摘 ?要】傳統物資供應方式存在結算流程繁雜、服務渠道單一和業財信息脫節等弊端，造成企業集團和供應商雙方物資供應成本居高不下。通過推廣實施以業財融合為導向的物資供應鏈信息化提升工程，綜合運用豐富信息技術措施、完善供應服務渠道、強化信息傳輸能力和助推社企聯動共贏等措施，深度融合實物流、資金流、數據流，精準匹配需求方、供應商和結算方，持續提升物資供應和結算效率，為企業集團建立現代化物資供應體系奠定基礎。

【關鍵詞】業財融合；物資供應鏈；信息化

【中圖分類號】F270.7；F274 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2023）07-0098-03

1 傳統物資供應方式存在的問題

1.1 業務結算流程煩瑣冗長

物資供應縱向上涵蓋需求提報、招標投標、合同簽訂、供貨收貨、發票入賬和貨款支付等多項管理環節，橫向上涉及物資需求部門、物資部、財務部、供應商、施工單位和監理單位等多個業務主體，跨部門和跨單位的溝通協作難度大，業務和財務審批層級多、手續流轉長。同時因內外部主體信息系統之間貫通程度低、交互范圍窄，致使工作大量精力耗費于核對信息簽字蓋章、制表打印傳遞對接、跨系統遷移及復核校驗數據等事項，預付款、到貨款和質保金支付任務重、時間緊，極易造成付款滯后甚至逾期，帶來合同違約風險的同時也極大程度制約了集團公司有效資產的形成與積累。

1.2 服務響應渠道狹窄單一

對外服務和溝通協商方式未能與現代化信息技術手段充分銜接，物資供應商需頻繁往返項目實施現場、服務大廳、財務部和銀行等多地點履行相關手續，傳統的人工打印傳遞單據、開具掃描發票、辦理托收承付、分揀業財資料、逐崗審核簽字仍然普遍存在，信息化集成程度低，數智化聚合效率弱[1]。因各級分子公司受制于資金體量和預算規模限制，并未設置專門的實體化物資供應對外接洽機構，供應商服務場地大多僅設置在集團公司總部，且服務方式仍沿襲臨柜排號辦理的模式，物資供應商差旅、資料提交審驗、投標響應等相關業務開展需投入大量人力物力，進而導致集團公司和外部供應商雙方物資供應成本均居高不下。

1.3 業財信息融合效率落后

業財信息系統智能化、自動化程度低，業財數據傳遞未形成有效閉環，履約、收驗、結算、支付等上下游環節協同效率不強，物資合同預付款、到貨款、投運款和質保金已付、未付數據不準確、排查難，與供應商應收款項數據對應匹配程度低，往來款項核算清理壓力大。未從頂層設計的高度統一設計具備共享共用、易享易用的整合性業財數據信息系統，內外之間、內部各個業務部門之間信息系統聯絡率低，數據傳輸錯配、丟失現象時有發生，跨系統海量數據需人工維護核對，內外部、上下游信息不對稱現象嚴重。履約環節的收貨入庫與結算環節的單據簽批、系統數據與實際業務割裂現象嚴重。項目執行進度、物資供應標簽與資金籌措撥付脫節，項目、物料、合同、訂單、發票、銀行、憑證等主數據元素無法以標簽化形式溯源，關鍵信息錯誤或者缺失導致對集團公司經營決策的支撐作用未能有效發揮。

2 以業財融合為導向的物資供應鏈信息化內涵

針對物資結算流程長、效率低、協同難，存在應付卻未付、不應付卻先付風險等主要問題，以業財融合為導向，以信息貫通為標準，打造內部外部高效聯通、上游下游迅捷協同的新業態網絡化物資供應鏈信息系統。研發以發票網絡登記、單據移動簽辦、進度實時查詢、支付在線審批、資料關聯存儲為源端，以到貨驗收、款項申請、發票審驗、資金請付、憑證歸檔為末端的自動化智能結算支付平臺，實現精益結算管理和主動服務質效的新突破。通過深度融合實物流、資金流、數據流，精準匹配需求方、供應商和結算方，持續提升物資供應和結算效率，加快集團公司項目建設，緩解外部供應商資金壓力，實現價值創造的經濟效益與服務發展的社會效益有機統一。

3 以業財融合為導向的物資供應鏈信息化主要措施

3.1 豐富信息技術措施，促進功能迭代優化

3.1.1 移動簽辦業務單據

以信息系統內設的單據簽批模塊為基礎，開發具備實時交互功能的移動APP掌上簽辦程序，實現同一批次業務在施工單位、監理單位、項目部門、物資部、財務部和外部供應商之間同步共享，關鍵信息能夠及時簽批確認[2]。創新應用實名認證、GPS對時定位技術，實時記錄和精準鎖定單據簽批軌跡，實現比傳統電子簽名簽章更加安全便捷的信息確認技術。通過將線下跑送紙質單據的流程更新為線上共享確認信息的模式，有效縮減單據簽字審批時長，節約差旅、紙耗等經營管理成本，提升物資供應服務質效。

3.1.2 自動登記發票信息

依托業財信息系統搭建“發票池”，精準從稅務系統實時全量采集供應商對集團公司各級分子公司開具的發票信息，在收到紙質、電子和數電發票時即可自動完成數量、業務、稅率、價格和金額等主要信息的校驗復核，自動過濾提醒過期、作廢等異常發票，確保發票信息與實際供貨信息、財務憑證信息高度吻合。根據項目和物資類別設計業財匹配標簽，自動關聯項目訂單和發票信息，錯誤信息自動退回修改，正確信息實時推送至校驗入賬環節并且生成憑證入賬，有效避免人為干預或者操作造成的主觀錯誤。

3.1.3 實時集成電子表單

關聯業務側的項目采購訂單與財務側的資金支付訂單，在資金逐級請付審批流程中自動捕捉業財訂單號、抓取供應商收款銀行賬號、自動匯總集成審批編碼，既可按同一批次供貨類型、同一供應商名稱批量打包高效付款，又可準確分項映射經法合同、訂單明細等主要元素。全流程審批完成即同步生成資金付款審批表和付款憑證，實時記錄提報人、審批人和復核人姓名和時間，取代傳統紙質表單人工簽字過程。款項支付成功后自動獲取銀行回單，并發送短信告知供應商款項支付信息，維護營造良好的供應商共贏生態。

3.1.4 多重關聯存檔備份

在統一業財信息系統平臺中內嵌部署電子檔案存儲器，定時自動抓取整合業財數據，實現業財資料關聯歸檔、動態穿透查詢調取，對合同文本、結算單據、出入庫單、發票入賬憑證、轉賬支付憑證和銀行回單等項目全套檔案數據進行結構化拆分，在此基礎上實行本地異地雙備份，避免系統宕機數據缺失等風險。構建物資采購供應全過程數字化檔案庫，滿足物資、財務雙重檔案管理規定，確保全量數據可追溯、能復盤，為后續審計檢查提供真實可靠的參考依據。

3.2 聚焦迅捷響應導向，完善供應服務渠道

3.2.1 優化服務大廳架構

以現代服務業操作簡易、接觸迅速和反應靈敏為標準，升級完善供應商服務大廳功能分區及窗口設置，結合物資供應和款項結算實際需求，配備業務導覽電子大屏、智能觸摸查詢終端、視頻引導客服系統和24小時RPA自助機器人等具備新型服務業態功能的軟硬件設施，科學設置和精益打造現代化智能物資供應鏈條。加強供應商多層級服務平臺間的功能適應性整合，確保實體大廳與網上大廳互濟互補、臨柜業務與網絡業務數據一致，構建線上線下一體化服務體系，并通過微信公眾號在線引導供應商規范整理簽單和票據，協同提高辦件效率，提高對不可抗力等突發事件的應急處置能力，構建安全穩定與實時服務的雙重保障機制。

3.2.2 拓展服務平臺層級

以網上供應商服務大廳建設為突破口，打造內外業務融通、上下信息匯聚的一站式網上服務平臺，提供全天候不間歇線上智能客服。貫通內部業務系統與稅務、工商、銀行等外部公共平臺和金融機構的數據接口，通過迅捷觸發、自動跳轉、實時集成等模塊提供可視化業務演示、自助單據辦理、綜合信息查詢、異常狀態提醒、關鍵資料下載等服務。向各級分子公司延伸拓展業務支撐范圍，實現集團總部、物資部門、項目單位和供應商無障礙在線多方交互，促進企業集團各層級供應商服務數據互通，統一明確服務標準，持續提升規范化、同質化管理能力。

3.2.3 強化服務查詢能力

以網上供應商服務大廳為平臺，設置自助查詢模塊，配置簡潔操作指引，以供應商名錄為基準，自動調取業務系統、財務系統數據，以采購訂單、項目類型、付款日期、資金額度等多個維度，提供合同各階段款項結算進度、審批狀態、付款明細等信息查詢服務[3]。集成結算單據電子化處理單點登錄功能，自動跳轉查看各物資供應批次相關電子單據和財務憑證的簽批詳情，及時推動跟蹤催辦和溝通協調，有效解決傳統查詢模式下供應商信息不精準、電話溝通效率低、人工查賬耗時長等難題。

3.3 提升數據治理水平，強化信息傳輸能力

3.3.1 夯實信息系統支撐

整合貫通業財信息系統和代碼數據架構，瓦解和重構數據映射邏輯和業務銜接鏈條，整合物資供應鏈所涉及各部門、各單位的問題信息，自動進行對比研判并進行在線實時預警。推動業財信息數字化、可視化統計分析，推動款項結算和憑證制作由單向條塊化、單點孤島化向多級鏈條式、多層閉環式轉型，充分挖掘和展示結算大數據的信息含量。全流程線上審批并實名實時記錄發票校驗入賬、款項支付制證和付款結果反饋等關鍵信息，有效解決傳統模式下數據跨系統下載導入、信息不關聯、紙質材料人工簽字等問題，實現前后端多任務的高效集成。

3.3.2 加強履約閉環管控

細化履約結算模塊和流程，優化移動APP、財務ERP系統、網上服務大廳等多套系統的數據關聯內核和傳輸路徑，推動平行節點同步作業、垂直節點序貫作業，對履約環節的收貨入庫，結算環節的發票登記、單據簽批及預算提報，支付環節的付款制證及回傳反饋進行聯動集成。在節點間關聯共享業財數據流，自動觸發上下游銜接節點，實現履約結算手續全流程在線辦、移動辦、自助辦。發貨即提請簽單，收貨即提醒開票，監控票料同到，強化同步結算，同時前移展示項目狀態，實現“到貨驗收-款項申請-票據驗審-資金請付-憑證歸檔-項目結算”全環節閉環管理。加強過程跟蹤督辦、時間進度查詢和質量效率控制，解決上下游脫節問題，避免履約結算收貨與付款時間倒置、憑證多次沖銷和支付違約逾期等問題。

3.3.3 精準編制負面清單

在財務ERP系統建立問題供應商凍結和解凍電子登記清單，線上記錄失信、違約、涉訴等問題供應商名錄并上傳行政處罰、訴訟判決等判定依據。在款項申請審批、資金提報支付等重要環節自動前置預警存在潛在風險的供應商，根據項目實施部門、物資部、財務部和法律部等具體要求采取差異化處置措施，必要時采取暫緩支付、代償轉付、法院禁令等特殊處置手段。通過問題供應商負面清單的一方錄入和多方共享，實現法律風險全流程實時管控，多層級保障物資供應鏈資金安全[4]。

3.4 樹立良好企業形象，打造社企共贏局面

3.4.1 高效共享信息資源

提升稅企互聯共通的縱深度和精益度，深化發票資源應用成效，細化業財信息對應關系，支持以發票為載體全流程記錄物資供應關鍵信息，節約供應商履約成本，壓減重復作業和冗余業務強度[5]。與專業化保險公司開展合作，拓展質保金保函范圍，通過在線查驗、交接、續保、退保等電子化手段，拓寬預付款和質保金的結算申請渠道，提升供應商回款效率，減少資金占用成本。通過與中國郵政、順豐等建立長久穩定的郵寄合作關系，拓寬寄遞通道，豐富寄遞載體，推行二維碼一鍵下單寄件和問題資料及時原路退件，提升各類結算單據的傳遞效率和質量。

3.4.2 創新金融服務業態

積極響應國家供應鏈金融服務新舉措，發揮金融供應鏈資金流與物資供應鏈實物流優勢互補的特長，與銀行、保險公司探討開展供應商應收賬款抵押貸款業務，有效破解中小供應商融資渠道窄、融資額度低和生產壓力大等難題。推進產融結合創新實踐，探索嘗試微信、支付寶等小批量資金第三方支付服務，持續壓降供應商經營成本和財務成本，提高小額物資結算效率。充分利用互聯網結算平臺數據傳輸迅捷、支付簡單易行的優勢，深化應用供應鏈橋梁紐帶作用，實現物資高效供應、款項及時支付和成本大幅壓控的多方共贏成效。

4 以業財融合為導向的物資供應鏈信息化實施成效

4.1 顯著提升經營質效

通過緊密銜接業財流程、強化信息系統支撐，系統化整合網上服務大廳、自助APP業務工具包、RPA數據抓取和定位系統，全面搭建現代化智慧供應鏈合同場景。有效推動管理質效提檔升級，開創多方協同新模式、多級聯動新生態，實現物資業務“零”跑辦、差旅成本“零”發生、結算手續“零”退回、簽批單據“零”紙耗、信息數據“零”誤差、業財銜接“零”距離，基層一線勞動強度不斷下降，大廳咨詢服務壓力持續緩解，各類物資結算周期大幅縮減，有效資產規模加快形成。

4.2 不斷增強數智水平

在集團公司和分子公司各個層級，按照項目類別、創建時間、訂單編碼、收款信息和實施主體5個維度，分別設置預期提醒、臨期預警、逾期報警3個風險辨識等級，利用折線圖、魚骨圖、柱形圖等多種形式統計分析和分類展示款項數據。基于統計結果部署“工作進展表”“工作督辦單”“工作反饋單”一鍵生成功能，實現報告模板提前嵌入、數據分析自動套取。通過業財信息線上統計、分析、追溯和預測的數字化、可視化管理，彰顯數智化變革的引擎牽領作用。

4.3 創造優良示范效應

通過不斷積累現代智慧供應鏈建設經驗，形成大量可復制、易學習、能推廣的典型案例和先進做法，創新應用實名實時簽批、發票池、業財信息自動關聯、結算信息智能推送等技術路線，其業務貼合度強、用戶黏性高、拓展空間大等優勢贏得集團公司內部管理人員和外部供應商的廣泛贊譽和一致好評。通過提高供應商的用戶參與度和信息透明度，合同執行率、結算及時率和物資到貨率實現大幅躍升，有效實現了物資供應由奔波往返“面對面”到足不出戶“鍵對鍵”的服務轉型升級。

【參考文獻】

【1】梁人友.電子商務環境下企業物流與供應鏈的管理創新[J].現代企業文化，2022（35）：28-30.

【2】王睿.精益管理助推供應鏈高質量發展的研究[J].中國設備工程，2022（22）：12-14.

【3】周萱.基于供應鏈流程的物流成本核算與管理[J].全國流通經濟，2021（35）：37-39.

【4】王菲.企業供應鏈金融的財務管理工作探討[J].現代商業，2021（34）：82-84.

【5】現代商業.企業內部供應鏈管理問題若干思考[J].商訊，2020（35）：122-123.