淺析電網企業電子會計檔案的數據采集

吳建琳 王治國 范陵靜 程華龍

［摘 要］會計檔案是企業生產經營活動結果的直接反映，記錄著企業各項活動產生的各種經營數據，是企業的核心信息資源與重要資產，還是企業決策分析以及價值輸出的重要依據。在數字化時代，原有以紙質為載體的會計檔案管理模式已不能適應新形勢，電子化成為會計檔案管理的必然趨勢。電網企業作為關系國民經濟命脈和國家能源安全的國有骨干企業，用戶規模大、業務條線多、管理要求高，將傳統海量會計檔案電子化，對推進企業數字化轉型具有重大意義。對會計檔案電子化而言，數據采集工作十分重要。基于此，文章對電網企業電子會計檔案的數據采集工作進行研究，以供參考。

［關鍵詞］電網企業；電子會計檔案；數據采集

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.12.020

［中圖分類號］F426；G271［文獻標識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）12-0062-03

0 ? ? 引 言

隨著云計算、大數據、人工智能等新一代信息技術的發展與普及，人類社會迎來了繼農業經濟、工業經濟之后的數字經濟時代。黨中央、國務院對加快數字中國建設作出了一系列重要部署，大力推進經濟數字化轉型。在此背景下，企業財務管理同樣面臨著數字化轉型的迫切需求［1］。電子會計檔案憑借使用方便、存儲便捷的優勢，成為大型企業開展財務數字化轉型工作的首選。而如何實現會計資料的全面采集，以及確保采集過程和采集結果滿足電子會計檔案管理要求，是當前企業面臨的重要問題。近年來，電網企業深入開展財務集約化管理和精益化管理，大力推動財務信息化管理，并在電子會計檔案數據采集上獲得了良好的效果。

1 ? ? 研究背景

數字化成為“十四五”時期我國經濟實現高質量發展的關鍵，企業的數字化轉型升級成為提升企業運營效率、支持管理層進行重大決策的重要選擇。當今社會，數據已經成為重要的生產要素。人們逐漸認識到數據對于企業管理能力、決策能力提升的重要性。電子化存儲海量財務數據，智能改進財務數據鏈路，深度挖掘、廣泛應用財務數據，“讓檔案說話、用數據發言”，對于推進企業數字化轉型具有重大意義。

隨著企業信息化建設和提質增效工作的深入推進，大量經濟業務逐漸實現數據在線流轉、信息自動集成，但信息記錄的載體如原始憑證、記賬憑證、賬簿、報表等會計資料仍需紙質打印、保管，歸檔步驟煩瑣，保管占用空間大，維護成本高［2］。電子會計檔案是會計檔案在我國經濟社會快速發展，以及信息技術得到廣泛應用背景下的產物，是會計檔案在載體形式、管理方式等方面適應外部環境變化的產物。開展電子會計檔案管理，實現會計資料收集、整理、保管、移交、鑒定和銷毀全流程線上化規范管理是降碳減耗、激發企業內生發展動能、提升企業發展質效的必然選擇。

2020年，《財政部 國家檔案局 關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》（財會〔2020〕6號）中明確要求，單位以電子會計憑證的紙質打印件為報銷入賬歸檔依據的，必須同時保存打印該紙質件的電子會計憑證。現實中，電子票據紙質打印件易竄改、易復制、難察覺，僅將電子票據的紙質打印件作為單位報銷入賬歸檔的唯一憑證存在合規風險。全面開展電子會計檔案管理，是落實法定管理要求的迫切

需要。

2 ? ? 電網企業電子會計檔案數據采集要求及困難

2.1 ? 電子會計檔案數據采集要求

企業電子會計檔案的數據采集就是利用信息技術手段將企業內外部會計資料數據采集到電子檔案系統中。

根據國家檔案局發布的《電子會計檔案管理規范》（DA/T 94—2022）中的要求，采集的范圍主要包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告和其他會計資料等電子會計資料及其元數據。電子會計檔案數據采集必須滿足以下要求［3］：一是接收的電子會計檔案數據經查驗合法、真實；二是電子會計檔案數據在傳輸、存儲時安全、可靠，對電子會計檔案數據的任何竄改行為能夠及時發現；三是使用的會計核算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計憑證及其元數據，能夠按照國家統一的會計制度完成會計核算業務，能夠按照國家檔案行政管理部門規定格式輸出電子會計憑證及其元數據。

《電子會計檔案管理規范》（DA/T 94—2022）和

《行政事業單位一般公共預算支出財務報銷電子會計憑證檔案管理技術規范》（DA/T 95—2022）中對采集完成的電子會計憑證存儲與加密還作出要求：應依據會計憑證號等標識，在存儲介質中逐級建立文件夾，分門別類且有序地存儲電子會計憑證；應使用軟件存儲介質和電子會計憑證存儲介質相分離的專用本地存儲模塊，或云存儲模塊存儲電子會計憑證，避免數據丟失或者數據隱私泄露；財務管理系統應提供自檢功能，能及時發現存儲空間不足或系統故障等可能影響電子會計憑證存儲的問題，會計核算管理系統應支持本單位電子會計憑證本地化存儲和集中核算的單位電子會計憑證集中存儲功能，并通過數據同步保持數據一致性。提供電子會計憑證存儲功能的模塊應具備數據存儲介質備份功能，提升數據存儲安全可靠性。財務管理系統可加密存儲電子會計憑證，加密存儲時應使用國產密碼加密技術，采用符合國家密碼主管部門認可的加密模塊。

2.2 ? 電子會計檔案數據采集存在的困難

一是系統集成度有待提升。企業會計核算系統多利用內部網絡，與銀行系統、國家稅務系統之間存在“信息孤島”現象，信息共享實現難度大，不利于企業外部數據的采集。二是業務流程線上化程度低。受企業內部業務管理現狀的影響，業務實施過程多為線下流轉，證明業務真實性、合規性的原始憑證多為紙質資料，電子化會計檔案數據采集面臨“無源可采”的情況。三是影像化采集效果不佳。當前，業務憑據電子化應用偏向于影像存儲和讀取功能的簡單應用，即利用影像插件掃描功能，實現會計憑證與影像單據的存儲。受設備功能影響，影像化采集存在影像像素不高、上傳效率不高，以及無法迅速提煉審批要素等問題，導致采集效果不佳。

3 ? ? 電網企業電子會計檔案數據采集的主要做法

3.1 ? 暢通內外部原始憑證采集通道

原始憑證包括發票、財政票據、銀行回單等來自企業外部的票證，以及合同、采購訂單、入庫單、開工報告、費用報銷單、業務審批單等企業內部憑據。電網企業通過外部票證電子化交互、內部業務無紙化辦理兩個手段，暢通原始憑證采集通道。

外部票證是在經濟業務完成時，從發生經濟業務往來的單位或個人直接取得的原始憑證，主要有發票、財政票據、客票、行程單、銀行回單等。針對電子發票，電網企業打通“總對總”稅企直連通道，從國家稅務總局電子底賬庫獲取全量增值稅發票結構化信息，自動匹配、驗證、聚合版式文件與結構化數據，并推送到企業數據資源池，實現直連獲取。針對財政電子票據、電子客票和電子行程單等票據，電網企業開發出博思票據池、國網商旅云、檔案管理中心、稅務發票池之間的接口，對已有的移動報賬系統進行功能性改造，開發電子票夾的功能，從博思票據池獲取、存儲財政電子票據版式文件和結構化數據，并存入企業內部數據資源池，并將票據信息同步至稅務發票池。針對銀行電子回單，電網企業打通內部財務部門與工商銀行直連采集渠道，獲取授權銀行賬戶的日交易明細信息，以及銀行回單、銀行電子對賬單等版式文件，并通過銀企對賬方式建立銀行回單與記賬憑證的關聯關系［4］，與版式文件一同推送到企業數據資源池用于歸檔。

內部憑據即自制原始憑證，是企業內部經辦業務的部門或個人（包括財會部門本身）在執行或完成某項經濟業務時填制的、僅供企業內部使用的原始憑證。電網企業一方面基于多年財務信息化建設成果，對數套財務、業務系統進行功能改造，暢通業務系統與電子會計檔案系統的數據流轉鏈路，實現合同、物資出入庫單、到貨驗收單、工程開竣工報告、業務審批單、付款申請單等原始憑證在線流轉；另一方面，針對目前業務源系統沒有版式文件的單據，電網企業通過優化設計原始憑證格式、固化業務鏈路審批流程，應用電子簽章（名）技術，實現計提表、結算單等單據自動轉版，版式文件與結構化數據自動轉存到企業數據資源池。

3.2 ? 豐富離線單據影像化采集方式

對于來源于外部的紙質業務單據，以及暫時無法通過系統流轉進行電子采集的內部單據，電網企業可通過應用信息技術，實現離線信息影像化采集的合規性和可用性。

一方面，開展現有財務系統功能優化，開發電子文件上傳服務功能，在業務發起或其他業務處理環節上傳本地已經存在的OFD（版式文檔國家標準）、PDF（可攜帶文件格式）、圖像文件（jpg、tif等）、電子郵件等電子文件。利用掃描終端（掃描儀、高拍儀、手機等）將紙質材料批量掃描成電子文件，通過系統集成服務方式和光學字符識別（Optical Character Recognition，OCR）技術對掃描的紙質材料進行校驗。對上傳或掃描生成的電子文件進行統一歸類、統一命名、添加明水印與暗水印等標準化處理后存儲至數據資源池，并建立電子文件與對應業務載體之間的關聯關系［5］。另一方面，升級現有的財務結算機器人，推動集中采購物資、收付款“省級集中”、暫估收貨等典型業務的會計核算自動化工作，以“流水作業”方式提高影像采集效率。

3.3 ? 全面開展記賬憑證、會計賬簿、財務報表中的數據采集

記賬憑證的采集分兩個部分：一是記賬憑證的版式文件，其版式文件可在憑證記賬完成后由財務信息系統按照固定格式實現自動轉換；二是原始憑證和記賬憑證版式文件的關聯關系，只有建立了關聯關系，其才能在憑證歸檔時滿足歸檔條件。對于來自移動報賬等系統獲取的外部電子文件，通過電子報銷單關聯記賬憑證，將原始憑證與其報銷單一同歸檔；來自物資倉儲等內部信息系統產生的電子數據，通過信息系統之間的對接關聯直接建立與記賬憑證的對應關系；資金業務憑證通過銀企對賬環節建立電子回單和其記賬憑證的自動關聯關系。財務報表和會計賬簿的數據來源于財務信息系統，可根據會計檔案管理的需要對這些數據進行組配，按照固定格式由系統進行轉版，經過真實性、有效性和一致性鑒定審核，以電子的形式定時提供給電子會計檔案系統。

3.4 ? 應用電子簽章（名）技術

首先，應用數據證書頒發、加密算法等技術的底層架構，建設電子簽章管理平臺，支持企業、個人數字證書全生命周期管理，包括證書申領、上傳、更新、吊銷、停用、啟用等維護功能。其次，打通財務信息系統與電子簽章管理平臺的數據接口，為接入電子簽章（名）服務的各應用系統提供統一的接入管理服務，實現財務信息系統間電子簽名簽章“一次申請，同源共享”。明確簽名印章制作、使用權限分配等關鍵使用節點，記錄電子簽章啟用、使用等全生命周期日志，構建數字化用印臺賬，展示用印信息列表，記錄印章管理和使用的所有痕跡，保證印章使用有權有痕；建立電子印章一體化管理體系，讓印章使用全程可控，確保數字化轉型安全。最后，搭建以權威數字身份證書為核心，以短信驗證碼等意愿認證方式為輔助的安全支撐體系，為“企業用戶”以及“個人用戶”提供可信數字身份證明，以保證簽署符合簽署人真實意愿；在關鍵業務環節通過服務接口、數據集成等形式實現簽章服務調用，確保對審批人員審核處理、加簽加蓋，形成合法有效的審批記錄，與后續交易單據同步存儲歸檔。

3.5 ? 完善電子會計檔案管理制度

完善的電子會計檔案管理制度能為各項工作落實提供保障。建立健全電子會計檔案管理制度，制定電子會計文件歸檔標準、電子會計檔案整理規范等一系列管理制度，為電子會計檔案數據采集提供制度支撐。①梳理資產、負債、權益、收入、成本五大類全量經濟業務，明確業務所需的原始憑證、審核要點、采集渠道和采集方式，針對典型業務編寫各項工作手冊，確保采集的數據完整、規范；②制定電子化（影像化）原始憑證數量計量標準、自動編碼命名規則、存儲及展示排序標準，為電子憑證傳遞、調閱、統計、排序、歸檔提供依據，促進相關業務規范有序開展，確保源端數據真實可用。

4 ? ? 結束語

在企業財務數字化轉型、會計檔案電子化管理需求愈來愈緊迫的背景下，電網企業在打通數據采集鏈路、拓展數據采集方式，以及采集過程中應用電子簽章技術等方面作出了有效的探索，對內在數據資產儲備、拓展數據應用范圍以及降低檔案管理成本等方面初見成效，對外在促生產、為上下游企業提供優質服務方面效果顯著，為下一步電子會計檔案單軌運行、電子會計檔案數據全息應用奠定了堅實的基礎。

主要參考文獻

［1］蘇劍.數字化時代下電子會計檔案管理研究：以ZJ集團為例［J］.國際商務財會，2020（7）：47-50.

［2］桂波，宋若鵬，俞雯靜，等.電網企業電子會計憑證檔案單套制管理探索［J］.中國檔案，2021（11）：62-63.

［3］楊柳.基于文件連續體理論的企業電子會計檔案管理研究：以A公司為例［D］.太原：山西財經大學，2021：42-43.

［4］尹衛軍.基于財務共享模式的會計電子檔案數據管理：基本框架與實現路徑［J］.山西檔案，2019（5）：168-173.

［5］楊柳.企業電子會計檔案管理困境的解決方案［J］.商場現代化，2020（16）：159-161.