檔案服務外包在企業管理創新中的應用

戴春艷 廣東省機電設備招標有限公司

企業檔案作為企業生存和發展的真實記錄，對企業的歷史和未來的競爭有重要的憑證作用和參考作用。隨著企業業務的迅速發展，檔案業務量也越來越大，給企業檔案管理工作帶來很大的挑戰。為更好、更專業地解決企業檔案管理，越來越多的企業選擇檔案服務外包，在企業管理中形成創新管理模式。

一、企業檔案服務外包的必要性和可行性

在當前的信息技術環境下，企業面臨同時管理紙質檔案和電子檔案的雙重困難。由于企業前期的信息系統建設沒有在檔案管理上投入太多資源，給電子檔案的管理和利用帶來巨大的影響和挑戰。

從20 世紀90 年代初期產生至今，檔案服務外包行業在我國已有30 多年歷史，隨著近年經濟的高速發展，檔案服務外包行業也經歷了從慢到快，甚至迅猛發展的過程，成為檔案服務行業的新興力量。國家檔案局發布的《檔案服務外包工作規范》指出，檔案服務通常包括檔案寄存服務、檔案數字化服務、檔案整理服務、檔案管理咨詢服務、檔案開發利用服務、檔案銷毀服務6 種業務類型[1]。由此看出，檔案服務外包的業務范圍基本囊括了檔案的全過程管理。

檔案服務外包公司在人員、管理方法和管理技術上規避了企業檔案管理的不足，其專業性和效率也得到了越來越多單位的認可，檔案服務外包成為企業利用外在資源進行檔案管理的一個重要、有效的途徑。

（一）短期內輸出檔案整理成果

一方面，隨著企業業務的迅速增長，業務資料、憑證、單據等也呈幾何級數增加，與企業原本有限的檔案管理資源形成鮮明的對比，因而企業對檔案服務外包的需求也日益增長。另一方面，企業由于各種各樣原因，包括以往對檔案重視程度不足、人手不足、庫房空間不足等，造成檔案資料的積壓。要在短期內專業、高效地處理歷史積壓檔案，聘請檔案服務外包公司便成為首選。檔案服務外包公司在人員配置、設備配置、時間安排方面有著豐富的經驗，企業把積壓的檔案資料交由專業的外包公司集中處理，可實現在短期內輸出檔案整理成果的目標。

同時，對于專業性較強的檔案資料，如人事檔案和財務檔案，考慮到專門檔案的保密性，在時間充足的情況下，企業可單獨聘請外包公司一兩位員工進行專門整理，減少檔案資料接觸的范圍。這樣一來，既保證了檔案資料的安全性和保密性，又保證了檔案整理的及時性。

（二）等級評定

企業在申請檔案工作等級評定時，往往需要聘請專業的檔案服務外包公司協助完成。檔案管理咨詢服務可以彌補檔案行政管理部門業務指導力量不足的情況，輔助企業的管理決策。企業在檔案服務外包企業的指導下，按照等級評定的內容，如組織管理、設施設備、業務建設、開發利用等，按時按需推進，才能基本達到驗收的標準。同時由于檔案服務外包公司長期為機關、團體、企事業單位及其他組織提供服務，與專職檔案人員有較多交流與合作，更善于處理現實工作中產生的問題，能從標準性、規范性上保證企業的檔案工作符合相關標準要求。

（三）彌補企業檔案資源的不足

企業使用檔案服務外包，可彌補企業檔案資源存在的不足，包括自身管理經驗的不足、信息資源的不足和庫房空間的不足。

對于新設企業或者沒有專職檔案人員的企業而言，對如何開展檔案管理工作、如何建立規范的檔案秩序沒有相應的管理經驗。在這種情況下，企業可以通過甄選合適的檔案服務外包公司，針對企業的實際情況制定相應的解決方案。企業通過利用檔案服務外包公司的檔案專業技術和特定的設備資源，跟進檔案管理技術的發展趨勢，可以在一定程度上解決企業對檔案管理專業人才的需求。同時，企業也能把主要精力放在核心業務上，達到節省人力、降低成本和提高工作效率的目的。

在企業信息資源和庫房空間方面，如果企業在短期內難以跟上檔案資料的產生速度，企業可應用外包公司現成的電子檔案管理平臺以及相對低廉的庫房場地，借助檔案服務外包的力量彌補企業本身資源不足的局限，降低管理成本，促進檔案的規范保管。

二、借鑒學習檔案服務外包管理的創新舉措

檔案服務外包公司對檔案的管理方式進行了很多創新，有很多新的檔案整理方法和技巧、管理經驗可供企業借鑒學習。

（一）檔案整理方法

檔案服務外包的許多整理方法值得企業參考。比如簡化文件著錄結構和方式，還有應用一些文件掃描、文件裝訂的技巧等，提高了工作效率。企業在檔案服務外包中應積極向檔案服務外包團隊學習，吸收新的工作方法和工作技巧，提升自身檔案整理技能水平。

（二）庫房陳列與庫房管理方法

檔案服務外包公司在轉移檔案時，采用類似物流企業的工作方式，配備相關的條碼設備，轉運前統一提供紙箱和條碼。單位把需要外包的資料打包、貼條碼后，外包公司上門收取，在收取檔案資料時用集成設備直接采集數據，裝車轉運。外包公司在庫房陳列和庫房管理方面也做得很清晰，在庫房定位方面用計算機輔助管理。業務單位需要調閱資料時，由專門的客服人員根據查找的檔案箱條碼和文件編號信息完成相應的查找，提供給業務單位利用。

（三）檔案全過程管理

傳統檔案服務外包的做法一般需要檔案服務外包人員入駐單位，在單位內部完成檔案資料的整理。在新的檔案全流程管理模式中，檔案服務外包人員不用入駐業務單位，而是由業務單位各地辦公點工作人員把新增檔案直接寄到外包服務公司，在外包服務公司完成驗收、整理、著錄、掃描、入庫等一系列操作。這樣，檔案工作安排在人手、時間、空間等方面更加靈活，大大提高了檔案全過程管理的工作效率。

三、檔案服務外包的風險點與企業管理創新應用

檔案服務外包作為近些年的新生事物，與企業內部傳統的檔案管理還是有很大的區別。企業需及時識別檔案服務外包的風險點，實現企業管理創新應用。

（一）對檔案服務外包公司的甄選和評估

由于檔案資料關系到企業業務的保密性和安全性，而且檔案資料一旦泄露或破壞，將給企業帶來不可挽回的損失，企業應對外包過程中可能產生的風險和風險的防范措施充分考慮，做好前期甄選和評估工作。在選取檔案服務外包公司的過程中，要充分做好檔案服務外包公司的背景調查和評估。企業可通過召開洽談會、上門走訪、實地查看等方式，考查檔案服務外包機構的服務內容、服務質量、服務標準和服務價格等，詳細了解檔案服務外包公司的業務范圍和經營狀況。

企業在外包工作中，應按《檔案服務外包工作規范》的要求，遵循規劃與審批、承包方篩選與確定、簽訂合同、合同執行與監督、評估與改進五個環節，避免外包工作的風險，保證檔案服務外包工作安全。

企業在與檔案服務外包機構簽訂合同時，要同時簽署保密協議。在協議條款中，要嚴格規定檔案業務操作人員不得損壞檔案原件，不得破壞載體的完整性，不得泄露檔案信息的內容等，并制定相應的風險管控措施，規定相關的負責人和職責，對外包方案進行詳細的研究分析，保證檔案的保密性和安全性[2]。

（二）對檔案服務外包服務內容、服務方式、費用的約定

在與檔案服務外包供應商的服務約定中，企業應注意對檔案服務外包的服務內容、服務方式、費用進行詳盡的約定，避免日后產生糾紛。

1.服務內容與服務方式

在服務范圍上，企業需要根據自身的檔案存量情況和檢索利用情況來甄選不同的方案，例如，從保密性和資料利用頻次的角度來判斷檔案服務外包的適用性。在服務方式上，對于檔案已數字化和未數字化的不同情況，區分不同服務方式的收費。對于需要外包公司進行數字化的歷史資料和新增資料，企業內部要做好檔案電子數據的留存，減少后續調用資料的服務費，并明確委托企業對檔案情況的知悉權和所有權，切實維護企業的實際利益。

2.通用服務與特色服務

在提供檔案利用方面，如果客戶單位不提出特殊要求，外包公司給客戶提供的服務為通用服務，服務方式通常有電話和郵件兩種方式，由檔案服務外包公司安排客服人員與客戶對接。這種服務方式的弊端是有時會出現同一個服務需求由多位客服人員跟進的情況。因此在前期談判中，企業可與外包供應商溝通，要求外包公司提供一對一的特色服務，保證服務響應的專業性和及時性。

企業還應針對檔案服務外包過程中容易出現的問題，如偷工減料、整理不規范、編目不科學、查找不方便、保管措施不力等，或者響應時間過久、服務效率低等進行特別的約定，并要求外包機構安排檔案專家解決合作中出現的質量問題，提供區別于一般客服的特色服務，保證外包服務質量。

3.服務費用

外包公司的費用通常分為兩種情形，一種為相對固定的費用，包括單次資料轉移的費用和每月保管租金，另一種為變動的費用，包括檔案查詢、檔案調回等檔案利用的費用，具體又分為檔案下架的費用、運輸的費用、人工服務費等，其中變動費用的收費水平較高。企業在前期談判中需要根據本單位的實際情況，充分考慮企業現有資料和新增資料的存量情況、每月查找利用的頻次，溝通確定最合理的費用標準。

（三）強化檔案服務外包監督

在檔案服務外包過程中還要強化監督。在制定外包管理方案時，要按照安全第一、預防為主的原則，建立檔案服務外包管理崗位責任制。要安排檔案部門、辦公室和信息中心聯合行動，做到人防、物防、技防，采取科學有效的安全管理措施，應用安全可靠的技術手段，對檔案服務外包服務進行監督，確保檔案實體和信息的絕對安全。

近年來，我國檔案部門進一步加強對檔案服務外包公司的溝通和指導，專門印發一系列加強檔案服務外包管理的規范和規章，開展檔案服務外包項目備案工作，為規范和約束檔案服務外包的發展提供了有力的保障。

但外在環境的約束不意味著企業可以對外包管理工作不管不問，任由外包機構自我約束。企業只有通過事前制定有效的措施，科學防范，才能有效消除外包風險，才能充分利用檔案服務外包來輔助企業檔案管理。企業在外包工作中應堅持合法原則、安全原則和可控原則，制定和落實安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務外包引起的檔案實體受到損毀，或造成國家秘密、商業秘密和個人隱私被泄露。

企業應對檔案服務外包工作全過程進行監控，對承包方的人員、工作場所、基礎設施、技術、管理工作、業務操作等進行必要的監督、檢查，將各種風險降低到可控范圍。定期檢查外包企業工作流程是否符合要求，如是否定期記錄溫濕度、定期巡檢，是否制定相關安全措施來保證檔案的安全性和保密性[3]。對出現較大管理問題的外包公司要停止使用，避免給企業造成更大的損失。

四、檔案服務外包完成后應堅持的管理舉措

（一）預防檔案積壓現象的反彈

檔案積壓給檔案的查找和利用帶來很大的困難，特別是積壓的紙質檔案沒有數字化，不能實現計算機檢索，使檔案難以發揮它的價值。檔案積壓一段時間后，企業往往需要花費更多的人力和時間重新進行梳理。

解決檔案積壓問題，首先要認識到檔案積壓的原因。其包括檔案空間不足、人員流動、管理制度不完善等。具體來說，包括以下情況：部分企業沒有獨立的檔案室，或者檔案庫房空間不足，不能滿足檔案資料分類有序擺放的要求，從而造成檔案混亂；部分企業檔案人員為兼職檔案員，在工作內容上更換頻繁，導致檔案人員流動性增大；部分企業沒有做到從制度上和流程上去控制資料的收集整理，檔案經辦人離崗時沒有做好資料的交接工作，導致資料在收集環節已經流失。

企業在檔案服務外包工作結束后，如果不注意做好檔案工作的規范控制，將造成檔案積壓現象的反彈，形成新的混亂局面，后期將需要投入更多的人力物力來完成梳理，或需要再次使用外包整理服務。因此檔案服務外包工作結束后，企業要積極總結檔案服務外包經驗，實行有力的舉措，防止檔案積壓現象的反彈。

（二）建立檔案工作規范和標準

檔案服務外包整理工作完成后，企業檔案工作局面也煥然一新，要長期保持這種局面，就需要建立企業檔案工作規范，包括相關的檔案制度、管理細則、流程標準，形成檔案資料有序移交、規范整理、標準入庫的良好局面。

（三）檔案專職人員的保證與銜接

在現實工作中，企業往往會出現對檔案工作認識不足的情況，認為檔案崗位屬于“養老”崗位，只有在企業面臨外審或法律糾紛等情況下，才會意識到原始檔案的重要性。另外，由于我國每年培訓的檔案專業人員數量較少，加上檔案工作相對單調枯燥，難以留住專業人才，造成既懂檔案管理知識，又懂業務和信息技術的復合型人才少之又少。

因此，企業需要提高對檔案工作重要性的認識，特別是企業領導需要高度重視檔案工作，為檔案管理工作提供充足的人力物力財力支持。對于檔案主管部門來講，需要保持檔案專職人員的穩定性，為檔案人員提供更多的工作保障，特別是工作內容安排方面，要充分保證專職檔案員工作的專業性，讓檔案人員從非檔案性工作中解放出來。在檔案工作交接中，要預留更多的時間辦理移交，使檔案工作有序銜接。

五、結語

檔案服務外包模式是檔案管理發展的新趨勢，企業要充分認識檔案服務外包對企業管理創新的重要性，并在使用中注意對外包公司的服務、管理和監督，防范風險，充分吸收外包公司的創新管理工作方式，推進企業檔案管理工作高效有序運行。