關于新時期事業單位檔案數字化管理的探討

摘 要：作為國家重要的戰略資源之一，檔案工作也應順應數字化趨勢來實現改革和創新。目前，我國大多數事業單位都建立了檔案室，用于保管各種史料和相關物品。然而，由于各種原因，這些檔案仍然主要以紙質載體的形式保存，占據了大量空間，且容易造成損壞和損失。因此，如何有效地保護和利用現有檔案成為亟待解決的問題。基于此，本文對關于新時期事業單位檔案數字化管理進行探究，具有重要意義。

關鍵詞：新時期；事業單位；數字化；檔案管理

計算機等現代辦公設備應用越來越普及，人們對檔案價值的認識不斷提高，國家相關政策和制度也不斷完善，傳統的紙質文件正被電子文件所取代，而作為記錄和保存這些材料的場所——檔案室也面臨著前所未有的挑戰。檔案管理數字化具有安全性高、檢索方便、存儲和傳輸方便等優點，從目前的形勢來看，數字化檔案管理能夠更好地適應檔案管理的更高要求。如何將大量珍貴的原材料轉化為易于使用和有效保護的電子數據，是擺在我們面前的一個緊迫問題。

一、新時期事業單位檔案數字化管理的研究背景與目的

隨著信息技術和網絡技術的飛速發展，人類社會進入了一個新時代——數字時代。在這個新時代，計算機和互聯網等先進設備設施和技術廣泛應用于各行各業。傳統的紙質檔案管理形式在當前形勢下早已不能滿足檔案數據存儲和利用的需要。因此，如何以更高效、快捷的方式保存這些珍貴的歷史記錄，成為當今檔案領域面臨的一個重要課題。

隨著經濟建設步伐的加快和社會主義市場經濟體制改革進程的深入，事業單位改革已經取得了一定成效，但由于種種原因，仍有相當多的事業單位沒有建立科學、合理以及有效的檔案管理制度，以適應自身發展需要。事業單位檔案管理正逐步從檔案的實體化管理向檔案的智能化管理轉變，在檔案數據的生命周期管理中，事業單位經常會面臨檔案收集和整理渠道多、檔案保存難、檔案監管不到位和檔案利用不充分、安全合規監管不到位等問題，數字檔案的智能管理升級顯得尤為重要。

二、新時期事業單位檔案管理數字化概述

1.檔案管理數字化定義及優勢

檔案管理數字化是指將各種數據、文本、圖像以及其他信息經過數字轉換或傳輸為計算機可接受的信息，在人與物之間進行連接、溝通、應用和發布數字信息的過程。檔案管理數字化的優勢主要是相對于傳統檔案管理而言的，傳統的紙質文件管理占用了大量的存儲空間，共享過程容易造成數據丟失，而數字文件管理可以解決這些問題。當前，數字檔案管理面臨的挑戰主要有：檔案管理規劃不強，在許多地方，管理層對檔案管理不夠重視，導致檔案信息管理缺失，存檔存儲的風險不斷升高。檔案管理數字化建設應通過建立檔案信息資源體系，建立健全的安全體系，促進檔案信息資源數字化轉型。檔案管理現代化是時代發展的必然趨勢，其最終會取代傳統的檔案存儲方式。現代檔案管理借助信息技術，無論是在效率還是安全性能上，都發揮了很好的作用，為我國檔案事業的發展奠定了良好的基礎。

2.新時期事業單位檔案數字化管理的基本原則

（1）標準化原則。標準化原則是指數字化檔案中數據和信息代碼元數據項的格式必須標準化和一致，以便于數據管理、檢索、利用以及數據交換和共享。統一的標準主要包括三個方面：一是數字化檔案信息的數據格式、信息編碼和元數據項必須統一；二是在數字化方面應盡可能采用國家或國際標準，數據格式、信息代碼和元數據應統一為國家標準或國際標準；三是數字化過程應該規范，每個環節都必須遵循相應的規范。

（2）需求牽引、成本效益原則。根據這一原則，應執行“四個優先”原則，并應優先為以下檔案建立數據庫。一是目錄優先級，即優先考慮檔案目錄的數字化，以滿足檢索需求。目錄優先次序也反映在成本效益的需要上，由于全文數字化建設需要大量人力和物力，效果相對緩慢，應優先將文件目錄數字化，實現文件的計算機檢索，以便盡快看到效果。二是緊急優先級，事業單位在一定時期內有特定的特殊任務，在某一方面產生了對文件利用的迫切需求。數字化檔案管理應考慮到這一需求，緊急文件應首先數字化，以滿足緊急需求，滿足業務發展對檔案利用的需求。三是獨立優先級，優先考慮將有價值的檔案數字化，以滿足收藏需求，數字化后的原始檔案不用調用原件就可以使用，可以有效保護原始檔案，達到收藏的目的。四是功能優先級，許多事業單位檔案室都保存著功能較為常見的檔案，這部分檔案可以優先數字化，有利于增強檔案部門的影響力。

（3）安全和保密原則

在傳統檔案數字化之前，應建立安全和保密措施，以確保數字化檔案信息的保密性。安全性和保密性主要包括三個方面：一是在檔案數字化過程中建立檔案信息安全保密制度，建立一套管理體制和機制，從人、物、技術和管理等方面保障檔案信息安全，防止信息丟失和泄露。二是在檔案數字化過程中，應注意檔案信息的安全，防止傳統載體檔案和數字化信息的丟失和損壞。確保傳統載體的安全，注意數字站點的安全，關注機器和人員對檔案的損壞，建立檔案進出和移交全記錄制度，區分檔案保管安全責任。數字化后，要做好信息備份，及時備份數據，防止計算機病毒損壞存檔數據信息。三是在檔案數字化過程中，應注意檔案信息的保密性，從人防、物防和技防入手，加強管理。在人防方面，以高素質和可靠的人員將檔案數字化；在物理防御方面，應選擇有安全措施的環境作為檔案數字化建設的場所，并滿足安全要求；在技術防御方面，應特別重視數字化檔案信息系統的安全建設，投入使用的電子檔案管理系統應滿足涉密管理的要求。

三、完善新時期事業單位檔案數字化管理的有效路徑

1.識別收集非結構化數據

（1）識別收集非結構化數據（電子圖像文件），能夠將顯式知識轉化為結構化數據并有效保存。通過知識圖創建主題，并根據不同的項目維度查詢、匯總和上傳相關檔案材料的主題結果。通過紙質檔案數字化和增量檔案電子化管理檔案資源，提供統一集中的管理平臺，實現合規審批和權限管理；（2）提供固化的業務流程和審批內容，為事件跟蹤提供有力證據。同時，高性能備份和恢復可以確保文件數據的高效和快速備份，并確保元數據、擴展元數據和對象存儲數據的一致性，平均備份和恢復速度高達300MB/s，能夠有效解決海量文件數據的備份問題。通過規范多類別、多格式和多類型檔案的元數據管理，可以有效整合、存儲、發布和利用各類檔案數據，為檔案管理與業務的互聯互通奠定堅實基礎，成為信息資源中心，促進數字化轉型。

其優點主要在于：一是能夠實現檔案全生命周期管理，創新性地將內容管理平臺與文件系統相結合，實現電子文件管理向前端業務的延伸。依靠內容總線架構和豐富內容服務，實現文件管理、保存和利用，最終將“死”文件轉化為“活”數據。二是能夠實現檔案收集自動化，提供多種標準接口，支持與上游業務系統的無縫連接，實現各類檔案數據的自動采集、電子文檔接收后的自動歸檔以及四性檢測的自動歸檔。三是能夠實現智能文件搜索，海量數據的毫秒級快速檢索能力支持通過全面搜索、圖像搜索、知識搜索和推薦，精確檢索文本、圖片、音頻、視頻和其他類型的文件。同時，基于語義分析，可以理解用戶的搜索意圖，通過智能圖像識別準確搜索圖片，并通過知識網絡主動推薦知識文檔，還能夠折疊類似的結果，以使搜索結果更準確。

2.構建文件智能檢索功能

事業單位無論從人事管理、財務結算、科研總結、市場活動和資金投入各個角度而言，在日常生產活動中都會產生大量文件，而文件智能檢索功能的構建將有助于人們實現檔案的數字化管理。在實踐中，數字檔案管理一般分為兩種，一是檔案收集初期的數字信息檔案，二是在原始紙質檔案中，需要轉換成數字文件保存。OCR輸入是在將紙質文件轉換為數字文件存儲之前，減少手動操作并確保信息安全的最快方式。檔案管理OA系統的內容主要包括檔案存儲OA審批、檔案檢索OA審批和檔案檢索OA批準。OA系統以事件為中心，從發布相應的檔案存儲/檢索應用程序，通過應用程序，到啟動檔案管理操作，實現檔案智能檢索功能的全過程構建。

3.完善檔案信息的安全管理

檔案信息安全管理主要采用系統與技術相結合的手段。一是數字過程和結果的安全管理，應明確檔案數字化的建設標準和規范，所有檔案工作人員要嚴格學習并執行《保密法》《公證法》和新修訂的《檔案法》的要求。每天下班前，所有檔案員在日常自查過程中，對工作中發現的問題及時建立臺賬，事業單位也應配備流動人員進行現場檔案整理、掃描和綁定，實施遠程監督，確保檔案數字化過程的每一步都安全到位。落實檔案安全責任，確保電子檔案的安全，要確保每位檔案工作者的良好背景和職業資格，定期對所有檔案相關人員開展安全培訓，增強其保密意識和安全管理能力，做好保密相關工作。此外，還應成立安全資質小組，確保分工明確、責任落實和獎懲到位。二是信息系統的安全管理，在硬件方面，為服務器和網絡傳輸提供安全保護，事業單位可以與中國電信共建私有云，利用其提供的便捷、安全、穩定和高效的服務，提供云邊緣網絡保護；二是在軟件方面，事業單位可以利用具有防盜、過期銷毀和防盜提醒聲音等功能的“翼文件”檔案管理系統，利用該系統嚴格執行檔案信息的保密管理和訪問權限管理。總之，事業單位的檔案安全是國家安全的重要基石。

4.配備智能檔案室系統

信息技術和數字信息技術的發展是檔案管理的必然要求，為進一步提高事業單位項目檔案管理質量和效率，全面推進標準化管理流程，事業單位可以采用智能化、低碳和綠色管理手段，配備智能檔案室，打造“數字化+標準化”檔案管理新模式，實踐國家建設工程檔案管理的新改革。其優勢主要在于：一是自動環境控制恒溫恒濕，檔案室的存儲環境在很大程度上影響著紙質檔案的使用壽命，環境中的溫度、濕度、二氧化碳、灰塵和臭氧等因素會直接影響檔案的保存時間。智能檔案室中央控制系統包括恒溫恒濕一體機、空氣監測質量儀表、空調和空氣消毒設備等，可智能控制和實時調整檔案室的環境缺陷，延長實體檔案的使用壽命。二是安全智能輕松識別，工程數據作為建設項目的過程文件，與項目實體一樣重要。在傳統的檔案管理模式下，如發生火災、檔案丟失、被盜和泄密等情況，勢必給事業單位帶來巨大損失。智能檔案室配備智能安防系統，可以在發生危險或異常情況時，及時報警，通知管理人員，為檔案上好“安全鎖”。

5.提高數據連接準確性

檔案管理數字化建設數據連接的形式主要是批量文本連接。文件管理軟件一般具有批量原始文本連接的功能，批量連接的前提是嚴格按照“紙質檔案數字化規范”存儲和管理原始文本并命名圖像，既要符合國家標準，又需要檔案管理部門制訂詳細的管理計劃，確定具體的存儲路徑，如磁盤如何區分和分類，總量、年度以及周期如何體現在磁盤路徑中，具體的圖像如何命名、單頁掃描和如何命名多頁掃描，是保存全部還是僅保存一部分等，這些問題均需要提前確定好。文件管理軟件的批量文檔連接功能通常基于文件號，以實現目錄數據和元數據之間的關聯。首先，要有準確的“文件號”目錄數據，根據文件排列方案、文件描述規則及輸入元數據，生成“文件編號”；其次，在數字掃描過程中，文件夾應由文件編號命名。實現原始文本批量鏈接的主要方法是將原始文本的文件名或文件夾名與目錄數據庫中的關鍵字字段（文件號）匹配。如果匹配成功，則將原始文本傳輸到相應的磁盤位置，并將磁盤路徑位置寫入相應的目錄數據庫，以完成原始文本的連接。批量連接可以自動實現數千個數據的關聯工作，效率高，出錯概率低。

好的文件管理軟件不僅需要具備批量鏈接原文的能力，還需要具備檢測原文的能力。現行的檔案整理標準均要求編制頁碼，一方面，為了便于檢索和利用，另一方面，檔案規范管理的要求。元數據描述過程中，需要將“頁碼”手動輸入系統中，由于手動輸入，代碼經常會出現錯誤，而且不容易發現錯誤，如何解決這個錯誤是當前檔案數字化過程中面臨的一個棘手問題。在連接原文的過程中，通過增加統計和匹配能力以及將原文的數量與描述的數量進行比較，很容易發現和解決頁碼輸入錯誤問題。在文件管理軟件中，“完整文件編號、歸檔年份、存儲期限、文件類別代碼、實體分類編號和項目編號”可以設置為自動識別，“卷/文檔編號”可以自動添加一個，在具體描述過程中，“保存期限、歸檔年份”的更改應注意“卷/件號”是否相應調整。軟件開發人員和數字參與者都應該找到提高數據準確性的方法，檔案管理數字化雖然是一個技術含量較低的行業，但處理的數據量相對較大，且大多數是手工操作，錯誤率始終較高，如何解決這一問題，需要將管理和技術相結合，一方面，嚴格按照操作流程實施，另一方面，整合現代技術手段，軟件檢測結果，提高準確性。

四、總結

隨著社會的不斷發展，事業單位對檔案存儲的需求也越來越大，傳統的檔案管理手段已不能適應日益增長的檔案存儲需求。為規范檔案管理，更加有效地利用檔案信息資源，實現檔案管理數字化，各事業單位應多措并舉，積極開展檔案數字化工作。應制訂科學、合理的數字化建設計劃、增加資本投資、加強人員培訓、改善硬件設備配置和加快軟件開發步伐，通過建設完善的電子文檔歸檔系統，加強硬件環境建設，優化軟件系統功能，實現現有資源的有效整合，最終達到提高檔案管理水平的目的。但在實施過程中不可避免地會遇到各種各樣的障礙，如過時的理念、缺乏政策支持等，只有不斷提高檔案工作者的素質，才能更好地實現檔案數字化管理。

參考文獻：

[1]齊 宏.新時期機關事業單位檔案管理數字化的探索與實踐[J].辦公自動化，2022，27（23）：55-57.

[2]隋凌云.事業單位實現檔案數字化管理的要點分析[J].城建檔案，2021（11）：50-51.

[3]童曉娜.新時期機關單位檔案數字化管理現狀與對策[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2021（00）：348-350.

作者簡介：張曉嫄（1980—），女，漢族，安徽亳州人，本科，專技中級，研究方向：地名檔案管理及成果應用等方面。