大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新

梁夕雯

一、前言

近年來，伴隨信息化技術的不斷發(fā)展，事業(yè)單位各項管理不斷創(chuàng)新，網絡信息化建設已引入事業(yè)單位。在各項管理工作，尤其是人力資源管理體系中，打破原有的固化思維模式，不斷完善信息化體系構建。改善現(xiàn)有事業(yè)單位人力資源管理與創(chuàng)新體制不匹配的現(xiàn)象是事業(yè)單位創(chuàng)新發(fā)展亟待解決的問題。改革措施的實施，能夠為事業(yè)單位人力資源發(fā)展注入新鮮活力，促進事業(yè)單位工作的高效開展以及質量提升[1]。事業(yè)單位檔案管理一直都有“重管理、輕利用”的問題，并且部分事業(yè)單位檔案管理信息化還處于較低水平，這樣也會對事業(yè)單位的發(fā)展與科學管理帶來負面影響與阻礙。因此，現(xiàn)階段事業(yè)單位不斷優(yōu)化檔案管理措施，積極推動服務效率的全面提升，這樣才能創(chuàng)新檔案管理方式，讓事業(yè)單位檔案管理服務工作更加多元化，從而推動整個事業(yè)單位的日常運營及可持續(xù)發(fā)展。

二、事業(yè)單位檔案管理的價值

（一）檔案是事業(yè)單位考察分析的原始憑據(jù)

檔案通常記錄了一段時間內的所有活動數(shù)據(jù)，是事業(yè)單位制定一系列活動的重要參考資料，也是事業(yè)單位了解一段時間內單位內部活動、人員變化等不同數(shù)據(jù)的重要窗口。另外，檔案數(shù)據(jù)具有重要的參考價值，可輔助單位制定未來階段的發(fā)展規(guī)劃，提高事業(yè)單位發(fā)展方案的科學性及可信性[2]。通過對檔案的合理分析與調查，可清晰地了解該單位的現(xiàn)階段狀況、運營活動數(shù)據(jù)、人員組織結構等眾多關鍵信息數(shù)據(jù)。

（二）檔案是事業(yè)單位經營參考的重要數(shù)據(jù)

生產活動產生的大量資料均可歸類為檔案數(shù)據(jù)，因此，事業(yè)單位在后續(xù)發(fā)展過程中，可通過對特定檔案數(shù)據(jù)的分析及總結，提出對應的優(yōu)化改進方案，并結合檔案數(shù)據(jù)的分析資料進一步制定工作活動優(yōu)化方案，以此提高事業(yè)單位的整體運營效率，使之對于事業(yè)單位的未來科學發(fā)展以及各項改革升級檔案管理工作產生至關重要的促進作用。

（三）檔案是事業(yè)單位信息化管理水平的重要體現(xiàn)

人事檔案是事業(yè)單位人力資源管理的重要組成部分，做好人事檔案管理，對于提升事業(yè)單位檔案管理水平具有重要的意義和作用。人事檔案屬于人力資源管理部門，管轄內容不同于常規(guī)檔案資料管理。新時期，伴隨事業(yè)單位改革的不斷深入推進，人事檔案也面臨著全面改革的新挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)事業(yè)單位的人事檔案管理依舊采用守舊滯后的管理模式，與當前的時代發(fā)展要求極不匹配。信息化時代要求事業(yè)單位全面改善原有的工作方式，牢牢把握當前契機，緊跟時代步伐，在深化改革的過程中不斷優(yōu)化人事檔案管理體系，對人力資源管理工作進行優(yōu)化與完善。在保證檔案完整性與科學性的前提下，逐步提升檔案管理水平，推進檔案管理工作可持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展[3]。新時期，各項競爭已轉為人才競爭，只有充分發(fā)揮事業(yè)單位人力資源管理優(yōu)勢，才能為社會的發(fā)展提供更優(yōu)質的服務。因此，作為事業(yè)單位的人力資源管理部門，更應做好人事檔案的信息化建設工作。

三、事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）檔案管理制度有待更新

當前，事業(yè)單位依舊采用相對傳統(tǒng)守舊的紙質檔案管理方式，很多單位還未能全面實現(xiàn)信息化管理，這與當前社會倡導的大數(shù)據(jù)體系構建極不匹配。信息化水平也從側面反映了事業(yè)單位檔案管理制度改革的實施現(xiàn)狀。在人事檔案信息化建設過程中，無法基于軟硬件的核心轉變，原有檔案管理規(guī)程也不能體現(xiàn)信息化技術在檔案管理中的基礎性作用，未能依靠信息化平臺促進檔案管理制度的創(chuàng)新發(fā)展。個別事業(yè)單位還缺乏對檔案管理工作制度的更新，很多檔案體系的構建依舊沿用傳統(tǒng)的管理方式，并未把國家倡導的信息化檔案管理法規(guī)以及行業(yè)標準滲透到具體實踐工作中，這就導致在很多工作中缺乏相應法規(guī)制度的約束。檔案管理工作人員對日常的工作內容也不夠重視，使得人事檔案無法為整個事業(yè)單位的人力資源管理工作提供可靠的資料及參考內容。

（二）檔案管理人員專業(yè)性較低

正是由于部分事業(yè)單位對人事檔案管理工作的重要性缺乏科學合理的認知，檔案管理工作人員的崗位職責及薪酬也形成了不合理配置。很多從事檔案管理工作的人員文化水平較低，專業(yè)水平不足，在工作中依舊采用傳統(tǒng)守舊的方式完成日常工作，不管是工作方法及工作理念，都不能與當前事業(yè)單位改革創(chuàng)新要求一致。此外，個別事業(yè)單位由于不能及時補給先進的科技人才，年輕后備隊伍補給不充分，很多從事檔案管理工作的崗位人員整體年齡偏高，在具體工作中缺乏積極性和創(chuàng)新性。人事檔案管理工作不能服務于人力資源同時，代發(fā)展的要求，導致單位發(fā)展與時代相脫節(jié)[4]。而且，個別事業(yè)單位由于傳統(tǒng)管理體制的遺留問題，從事檔案的工作人員并非專業(yè)人力資源管理出身，對各類管理手段缺乏專業(yè)的認知。后期又未能及時進行相關的培訓，人事檔案管理工作依舊處于落后、粗劣的狀態(tài)，經常出現(xiàn)檔案丟失以及查詢困難等實際問題。

（三）檔案管理信息化建設滯后

在信息化技術的發(fā)展背景下，依然采用傳統(tǒng)的人工檔案管理工作模式，已經無法滿足現(xiàn)代化發(fā)展需求。面對海量的檔案信息內容，以及多元化的服務，事業(yè)單位的檔案工作效率及管理水平亟待提升。現(xiàn)階段，很多事業(yè)單位已經著手進行檔案信息化管理平臺建設，對信息化檔案管理內容不斷加強。但在具體實施過程中，由于軟件或硬件設施方面的問題，更新速度仍不能滿足時代發(fā)展需求。另外，相關管理工作人員對軟件掌握不熟練，導致在具體工作中，檔案的信息化和數(shù)據(jù)化內容無法滿足日常運營工作要求，也不能充分挖掘人事檔案信息化背后的價值，嚴重阻礙了事業(yè)單位人力資源的發(fā)展改革創(chuàng)新。這既是很多事業(yè)單位的實際困難，也是在未來發(fā)展過程中需要重點解決的問題。

四、事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的策略

（一）明確檔案管理工作制度要求

檔案管理科學化需要始終貫徹信息化檔案管理思維內容，這也是檔案管理信息化發(fā)展趨勢的具體要求。應以信息化檔案管理工作作為人力資源檔案管理衡量標準，進一步貫徹和執(zhí)行國家相應的法規(guī)政策。首先，要梳理好現(xiàn)有檔案管理工作制度，明確檔案管理工作基本職責，把握信息化技術平臺建設要求，對現(xiàn)行檔案管理體制進行優(yōu)化改革。同時，對不完善的體系內容逐步進行修訂，使之與信息化技術發(fā)展相吻合。其次，要強化檔案管理工作的職責內容，明確檔案管理工作人員的崗位意識，優(yōu)化檔案管理工作的建設。利用具體案例指引檔案管理工作，強化檔案管理人員的責任意識。再次，要加大對事業(yè)單位檔案管理制度的修訂力度，確定好檔案管理制度修訂周期。在具體工作中要征詢各崗位人員的意見和建議，納入到人力資源檔案管理工作體系構建中，從檔案管理工作入手，提升現(xiàn)行檔案管理制度的可行性。

（二）加強檔案管理者職能培養(yǎng)

檔案管理工作始終要以人為核心，因此，積極強化檔案管理人員的個體素質，方可切實提高檔案管理的實際效率。在落實過程中，管理人員應著重審視檔案管理人員的素質水平，根據(jù)管理需求積極開展檔案管理人員的整體教育培訓工作，以此提高管理人員應對復雜檔案管理工作的整體能力，進而提高整體管理素質，并以此為基礎逐步構建一支高水平的檔案管理團隊[5]。首先，應采用周期性培訓方案落實培訓工作，具體內容應包括管理與基礎知識教學。同時，提升人員的責任意識，并積極落實人員的綜合素質培育工作，實現(xiàn)人員的全面發(fā)展。另外，管理人員應積極融入對應的考核制度體系，將周期性考核結果直接關聯(lián)到職工績效中，從而通過激勵手段提高職工的主動工作意識。另外，信息化建設要求基層人員需具備信息化知識。因此，在培訓階段，應開展對應的計算機教學課程，要求管理人員必須重視自身信息技術的應用與提升，以此最大化發(fā)揮信息化管理系統(tǒng)的實際效用，逐步推進檔案管理系統(tǒng)的高效化建設與信息化水平。不僅如此，事業(yè)單位應建立薪資累進制度，根據(jù)職工的周期性評價結果，制定對應的薪資標準，提高職工的工作主動性。借助薪資制度的優(yōu)勢，加大各類專業(yè)人員的引進力度，最終達到實現(xiàn)檔案管理工作人員素質全面提升的目標。事業(yè)單位人事檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，直接關系到整個檔案管理工作開展實施的效果。要積極引入專業(yè)人才進行檔案管理，提升事業(yè)單位人力資源管理水平。在人員選拔上，要針對崗位人員的責任心、專業(yè)技術水平以及實踐操作能力進行綜合考核，確保人力資源檔案管理崗位人員能夠滿足當前工作發(fā)展需求，適應未來崗位發(fā)展創(chuàng)新的需求。作為人事檔案管理的上級部門，應以地區(qū)為單位開展對不同行業(yè)人力資源管理檔案工作者的培訓，充分挖掘當前地區(qū)人事檔案管理工作中的特點和不足。結合人力資源管理背景和發(fā)展需求，制定培訓內容和培訓計劃，定期對從事人事檔案管理的工作人員展開技術考核，將考核結果納入績效指標中。

（三）加強檔案信息化建設，檔案信息化管理手段不斷優(yōu)化

隨著新技術的不斷迭代發(fā)展，信息技術成為單位發(fā)展的根本，各行各業(yè)逐步推進技術改革工作。同時，在系統(tǒng)方面逐步開展軟硬件升級工作，以期通過技術優(yōu)勢逐步形成市場優(yōu)勢。因此，事業(yè)單位也需重視信息化建設，借助自動化的系統(tǒng)實現(xiàn)檔案管理的自主化與智能化，消除人工操作中的高誤差率、質量低、效率低等問題，實現(xiàn)檔案管理的高效化。在實際建設過程中，事業(yè)部門應積極建設對應的管理資金，針對信息化系統(tǒng)建設的實際需求投入對應資源，確保各個單元模塊發(fā)揮應有效用。借助數(shù)字化系統(tǒng)優(yōu)勢，提高人員管理檔案的整體管理效率，并借助系統(tǒng)優(yōu)勢，消除傳統(tǒng)工作模式的諸多弊端，進一步增強檔案管理的精度與效率。信息化檔案系統(tǒng)的大面積應用將進一步降低人力資源成本，減少工作誤差，深入挖掘檔案信息的實際價值。需要注意的是，事業(yè)單位應注重系統(tǒng)的周期性升級工作，結合自身工作需求不斷優(yōu)化軟件模塊功能。并根據(jù)職工反饋，在現(xiàn)有系統(tǒng)中增加對應的單元，盡可能發(fā)揮系統(tǒng)的最大化工作效率。伴隨信息化技術的不斷發(fā)展，社會資源信息化已成為當前社會各個領域發(fā)展的必然需求，事業(yè)單位人事檔案管理工作人員，要積極改善現(xiàn)有工作作風，打破原有的傳統(tǒng)管理模式。事業(yè)單位要加強對人事檔案管理工作的科學規(guī)劃，根據(jù)自身實際情況及未來發(fā)展需求，制定出科學合理的管理模式，對各個工作的階段目標要逐步細化，并納入到事業(yè)單位年度考核及工作報告中，切實將人事檔案管理工作的有效提升與企業(yè)發(fā)展緊密結合。同時，要做好事業(yè)單位人事檔案管理網站、平臺及相關信息體系構建工作，讓人事檔案管理逐步向電子化科學化的方向發(fā)展。通過網絡數(shù)據(jù)庫的建立，為群眾提供快速的查檔服務，滿足人事檔案新政策及新法規(guī)的要求。

（四）加強部門間信息交流

“信息孤島”是影響檔案管理效率的主要因素之一，因此，構建多部門協(xié)同合作的信息渠道極為必要。積極落實各部門間的信息數(shù)據(jù)溝通，可實現(xiàn)檔案管理的一體化建設。通過統(tǒng)一交流渠道，完成檔案數(shù)據(jù)信息的快速傳遞，對于檔案數(shù)據(jù)的整理儲存以及分析具有重要作用。在新時期背景下，檔案管理工作必須落實多部門協(xié)同合作，通過多樣化的信息手段消除信息“信息孤島”，借助專用的信息渠道進一步加強數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的工作效率。

五、結語

大數(shù)據(jù)時代背景下，事業(yè)單位人力資源管理工作應緊跟時代，以大數(shù)據(jù)、現(xiàn)代化技術為依托，優(yōu)化檔案管理體系，創(chuàng)新人力資源管理工作的標準與規(guī)范。領導干部應端正對檔案管理的認知。在優(yōu)化檔案管理工作效率的過程中，相關部門領導應積極配合檔案信息化系統(tǒng)建設工作，建立對應的信息化設備專項資金項目，積極落實基層檔案管理人員的培訓及教學工作。同時，在現(xiàn)有制度體系上，結合信息化檔案管理系統(tǒng)的實際需求，積極構建對應的管理制度體系，從而進一步提高人事檔案管理系統(tǒng)的工作效率。伴隨事業(yè)單位的不斷發(fā)展與完善，人力資源管理工作必將走上一個新的臺階，也必將符合時代發(fā)展的需求與創(chuàng)新需要，消除傳統(tǒng)檔案管理工作的諸多弊端，發(fā)揮其實際作用。

引用

[1]高磊.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].陜西檔案，2022（5）：38-39.

[2]徐艷.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位干部人事檔案管理模式的優(yōu)化[J].蘭臺內外，2022（12）：37-39.

[3]黃小玫.淺議大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位人事檔案管理工作[J].文化產業(yè)，2021（36）：145-147.

[4]王洋.大數(shù)據(jù)背景下機關事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑[J].黑龍江檔案，2021（6）：86-87.

[5]鄧華.大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新路徑探索[J].黑龍江檔案，2021（6）：210-211.

作者單位：華北理工大學