大數據背景下事業單位人事檔案管理創新

梁夕雯

一、前言

近年來，伴隨信息化技術的不斷發展，事業單位各項管理不斷創新，網絡信息化建設已引入事業單位。在各項管理工作，尤其是人力資源管理體系中，打破原有的固化思維模式，不斷完善信息化體系構建。改善現有事業單位人力資源管理與創新體制不匹配的現象是事業單位創新發展亟待解決的問題。改革措施的實施，能夠為事業單位人力資源發展注入新鮮活力，促進事業單位工作的高效開展以及質量提升[1]。事業單位檔案管理一直都有“重管理、輕利用”的問題，并且部分事業單位檔案管理信息化還處于較低水平，這樣也會對事業單位的發展與科學管理帶來負面影響與阻礙。因此，現階段事業單位不斷優化檔案管理措施，積極推動服務效率的全面提升，這樣才能創新檔案管理方式，讓事業單位檔案管理服務工作更加多元化，從而推動整個事業單位的日常運營及可持續發展。

二、事業單位檔案管理的價值

（一）檔案是事業單位考察分析的原始憑據

檔案通常記錄了一段時間內的所有活動數據，是事業單位制定一系列活動的重要參考資料，也是事業單位了解一段時間內單位內部活動、人員變化等不同數據的重要窗口。另外，檔案數據具有重要的參考價值，可輔助單位制定未來階段的發展規劃，提高事業單位發展方案的科學性及可信性[2]。通過對檔案的合理分析與調查，可清晰地了解該單位的現階段狀況、運營活動數據、人員組織結構等眾多關鍵信息數據。

（二）檔案是事業單位經營參考的重要數據

生產活動產生的大量資料均可歸類為檔案數據，因此，事業單位在后續發展過程中，可通過對特定檔案數據的分析及總結，提出對應的優化改進方案，并結合檔案數據的分析資料進一步制定工作活動優化方案，以此提高事業單位的整體運營效率，使之對于事業單位的未來科學發展以及各項改革升級檔案管理工作產生至關重要的促進作用。

（三）檔案是事業單位信息化管理水平的重要體現

人事檔案是事業單位人力資源管理的重要組成部分，做好人事檔案管理，對于提升事業單位檔案管理水平具有重要的意義和作用。人事檔案屬于人力資源管理部門，管轄內容不同于常規檔案資料管理。新時期，伴隨事業單位改革的不斷深入推進，人事檔案也面臨著全面改革的新挑戰。傳統事業單位的人事檔案管理依舊采用守舊滯后的管理模式，與當前的時代發展要求極不匹配。信息化時代要求事業單位全面改善原有的工作方式，牢牢把握當前契機，緊跟時代步伐，在深化改革的過程中不斷優化人事檔案管理體系，對人力資源管理工作進行優化與完善。在保證檔案完整性與科學性的前提下，逐步提升檔案管理水平，推進檔案管理工作可持續穩定發展[3]。新時期，各項競爭已轉為人才競爭，只有充分發揮事業單位人力資源管理優勢，才能為社會的發展提供更優質的服務。因此，作為事業單位的人力資源管理部門，更應做好人事檔案的信息化建設工作。

三、事業單位人事檔案管理現狀

（一）檔案管理制度有待更新

當前，事業單位依舊采用相對傳統守舊的紙質檔案管理方式，很多單位還未能全面實現信息化管理，這與當前社會倡導的大數據體系構建極不匹配。信息化水平也從側面反映了事業單位檔案管理制度改革的實施現狀。在人事檔案信息化建設過程中，無法基于軟硬件的核心轉變，原有檔案管理規程也不能體現信息化技術在檔案管理中的基礎性作用，未能依靠信息化平臺促進檔案管理制度的創新發展。個別事業單位還缺乏對檔案管理工作制度的更新，很多檔案體系的構建依舊沿用傳統的管理方式，并未把國家倡導的信息化檔案管理法規以及行業標準滲透到具體實踐工作中，這就導致在很多工作中缺乏相應法規制度的約束。檔案管理工作人員對日常的工作內容也不夠重視，使得人事檔案無法為整個事業單位的人力資源管理工作提供可靠的資料及參考內容。

（二）檔案管理人員專業性較低

正是由于部分事業單位對人事檔案管理工作的重要性缺乏科學合理的認知，檔案管理工作人員的崗位職責及薪酬也形成了不合理配置。很多從事檔案管理工作的人員文化水平較低，專業水平不足，在工作中依舊采用傳統守舊的方式完成日常工作，不管是工作方法及工作理念，都不能與當前事業單位改革創新要求一致。此外，個別事業單位由于不能及時補給先進的科技人才，年輕后備隊伍補給不充分，很多從事檔案管理工作的崗位人員整體年齡偏高，在具體工作中缺乏積極性和創新性。人事檔案管理工作不能服務于人力資源同時，代發展的要求，導致單位發展與時代相脫節[4]。而且，個別事業單位由于傳統管理體制的遺留問題，從事檔案的工作人員并非專業人力資源管理出身，對各類管理手段缺乏專業的認知。后期又未能及時進行相關的培訓，人事檔案管理工作依舊處于落后、粗劣的狀態，經常出現檔案丟失以及查詢困難等實際問題。

（三）檔案管理信息化建設滯后

在信息化技術的發展背景下，依然采用傳統的人工檔案管理工作模式，已經無法滿足現代化發展需求。面對海量的檔案信息內容，以及多元化的服務，事業單位的檔案工作效率及管理水平亟待提升。現階段，很多事業單位已經著手進行檔案信息化管理平臺建設，對信息化檔案管理內容不斷加強。但在具體實施過程中，由于軟件或硬件設施方面的問題，更新速度仍不能滿足時代發展需求。另外，相關管理工作人員對軟件掌握不熟練，導致在具體工作中，檔案的信息化和數據化內容無法滿足日常運營工作要求，也不能充分挖掘人事檔案信息化背后的價值，嚴重阻礙了事業單位人力資源的發展改革創新。這既是很多事業單位的實際困難，也是在未來發展過程中需要重點解決的問題。

四、事業單位人事檔案管理創新的策略

（一）明確檔案管理工作制度要求

檔案管理科學化需要始終貫徹信息化檔案管理思維內容，這也是檔案管理信息化發展趨勢的具體要求。應以信息化檔案管理工作作為人力資源檔案管理衡量標準，進一步貫徹和執行國家相應的法規政策。首先，要梳理好現有檔案管理工作制度，明確檔案管理工作基本職責，把握信息化技術平臺建設要求，對現行檔案管理體制進行優化改革。同時，對不完善的體系內容逐步進行修訂，使之與信息化技術發展相吻合。其次，要強化檔案管理工作的職責內容，明確檔案管理工作人員的崗位意識，優化檔案管理工作的建設。利用具體案例指引檔案管理工作，強化檔案管理人員的責任意識。再次，要加大對事業單位檔案管理制度的修訂力度，確定好檔案管理制度修訂周期。在具體工作中要征詢各崗位人員的意見和建議，納入到人力資源檔案管理工作體系構建中，從檔案管理工作入手，提升現行檔案管理制度的可行性。

（二）加強檔案管理者職能培養

檔案管理工作始終要以人為核心，因此，積極強化檔案管理人員的個體素質，方可切實提高檔案管理的實際效率。在落實過程中，管理人員應著重審視檔案管理人員的素質水平，根據管理需求積極開展檔案管理人員的整體教育培訓工作，以此提高管理人員應對復雜檔案管理工作的整體能力，進而提高整體管理素質，并以此為基礎逐步構建一支高水平的檔案管理團隊[5]。首先，應采用周期性培訓方案落實培訓工作，具體內容應包括管理與基礎知識教學。同時，提升人員的責任意識，并積極落實人員的綜合素質培育工作，實現人員的全面發展。另外，管理人員應積極融入對應的考核制度體系，將周期性考核結果直接關聯到職工績效中，從而通過激勵手段提高職工的主動工作意識。另外，信息化建設要求基層人員需具備信息化知識。因此，在培訓階段，應開展對應的計算機教學課程，要求管理人員必須重視自身信息技術的應用與提升，以此最大化發揮信息化管理系統的實際效用，逐步推進檔案管理系統的高效化建設與信息化水平。不僅如此，事業單位應建立薪資累進制度，根據職工的周期性評價結果，制定對應的薪資標準，提高職工的工作主動性。借助薪資制度的優勢，加大各類專業人員的引進力度，最終達到實現檔案管理工作人員素質全面提升的目標。事業單位人事檔案管理工作人員的職業素養，直接關系到整個檔案管理工作開展實施的效果。要積極引入專業人才進行檔案管理，提升事業單位人力資源管理水平。在人員選拔上，要針對崗位人員的責任心、專業技術水平以及實踐操作能力進行綜合考核，確保人力資源檔案管理崗位人員能夠滿足當前工作發展需求，適應未來崗位發展創新的需求。作為人事檔案管理的上級部門，應以地區為單位開展對不同行業人力資源管理檔案工作者的培訓，充分挖掘當前地區人事檔案管理工作中的特點和不足。結合人力資源管理背景和發展需求，制定培訓內容和培訓計劃，定期對從事人事檔案管理的工作人員展開技術考核，將考核結果納入績效指標中。

（三）加強檔案信息化建設，檔案信息化管理手段不斷優化

隨著新技術的不斷迭代發展，信息技術成為單位發展的根本，各行各業逐步推進技術改革工作。同時，在系統方面逐步開展軟硬件升級工作，以期通過技術優勢逐步形成市場優勢。因此，事業單位也需重視信息化建設，借助自動化的系統實現檔案管理的自主化與智能化，消除人工操作中的高誤差率、質量低、效率低等問題，實現檔案管理的高效化。在實際建設過程中，事業部門應積極建設對應的管理資金，針對信息化系統建設的實際需求投入對應資源，確保各個單元模塊發揮應有效用。借助數字化系統優勢，提高人員管理檔案的整體管理效率，并借助系統優勢，消除傳統工作模式的諸多弊端，進一步增強檔案管理的精度與效率。信息化檔案系統的大面積應用將進一步降低人力資源成本，減少工作誤差，深入挖掘檔案信息的實際價值。需要注意的是，事業單位應注重系統的周期性升級工作，結合自身工作需求不斷優化軟件模塊功能。并根據職工反饋，在現有系統中增加對應的單元，盡可能發揮系統的最大化工作效率。伴隨信息化技術的不斷發展，社會資源信息化已成為當前社會各個領域發展的必然需求，事業單位人事檔案管理工作人員，要積極改善現有工作作風，打破原有的傳統管理模式。事業單位要加強對人事檔案管理工作的科學規劃，根據自身實際情況及未來發展需求，制定出科學合理的管理模式，對各個工作的階段目標要逐步細化，并納入到事業單位年度考核及工作報告中，切實將人事檔案管理工作的有效提升與企業發展緊密結合。同時，要做好事業單位人事檔案管理網站、平臺及相關信息體系構建工作，讓人事檔案管理逐步向電子化科學化的方向發展。通過網絡數據庫的建立，為群眾提供快速的查檔服務，滿足人事檔案新政策及新法規的要求。

（四）加強部門間信息交流

“信息孤島”是影響檔案管理效率的主要因素之一，因此，構建多部門協同合作的信息渠道極為必要。積極落實各部門間的信息數據溝通，可實現檔案管理的一體化建設。通過統一交流渠道，完成檔案數據信息的快速傳遞，對于檔案數據的整理儲存以及分析具有重要作用。在新時期背景下，檔案管理工作必須落實多部門協同合作，通過多樣化的信息手段消除信息“信息孤島”，借助專用的信息渠道進一步加強數字化檔案管理系統的工作效率。

五、結語

大數據時代背景下，事業單位人力資源管理工作應緊跟時代，以大數據、現代化技術為依托，優化檔案管理體系，創新人力資源管理工作的標準與規范。領導干部應端正對檔案管理的認知。在優化檔案管理工作效率的過程中，相關部門領導應積極配合檔案信息化系統建設工作，建立對應的信息化設備專項資金項目，積極落實基層檔案管理人員的培訓及教學工作。同時，在現有制度體系上，結合信息化檔案管理系統的實際需求，積極構建對應的管理制度體系，從而進一步提高人事檔案管理系統的工作效率。伴隨事業單位的不斷發展與完善，人力資源管理工作必將走上一個新的臺階，也必將符合時代發展的需求與創新需要，消除傳統檔案管理工作的諸多弊端，發揮其實際作用。

引用

[1]高磊.大數據背景下事業單位人事檔案管理工作[J].陜西檔案，2022（5）：38-39.

[2]徐艷.大數據背景下事業單位干部人事檔案管理模式的優化[J].蘭臺內外，2022（12）：37-39.

[3]黃小玫.淺議大數據背景下事業單位人事檔案管理工作[J].文化產業，2021（36）：145-147.

[4]王洋.大數據背景下機關事業單位檔案管理的創新途徑[J].黑龍江檔案，2021（6）：86-87.

[5]鄧華.大數據背景下事業單位檔案管理工作創新路徑探索[J].黑龍江檔案，2021（6）：210-211.

作者單位：華北理工大學