財務共享模式下企業財務流程再造思考

章春曉 浙江三花智能控制股份有限公司

引言

財務共享服務體系的構建，要求財務報賬、核算、結算等各項流程實現統一化、標準化管理；而在此之前，由于各企業各下屬企業甚至各業務單元的財務流程各自獨立，難以形成標準化管理體系，與財務共享服務的要求存在較大差距。集團企業下屬（分）子公司分散于不同區域，在缺乏財務共享平臺的環境下，總部與下屬單位的財務流程難以實現統一化和標準化。而通過財務共享模式的實施，下屬（分）子公司的會計記賬、財務核算、報表出具與管理權限全部上收到總部財務共享中心，下屬單位不再保留以上財務職能，各分、子公司的財務人員轉型成業務財務人員，總部通過構建一體化財務管理系統的方式，對轄內財務活動進行統一管理，這就需要企業對新環境下的財務流程進行重新設計。

一、財務共享服務與財務流程再造的概念

（一）財務共享服務的含義

為適應企業業務活動和組織層次多元化發展需要，近年來，越來越多的企業開始在財務管理領域嘗試構建財務共享服務的運營模式。所謂財務共享服務，指的是采用現代信息技術手段，將具有普遍共性和頻次高的財務核算、財務結算業務進行集中管理，通過統一化、標準化的財務集中管理方式實現企業各類信息資源共享，為企業戰略管理和業務發展提供更高效的財務服務。

長期以來，集團企業下屬分（子）公司以及各業務單元都設置了財務管理部門或專職崗位，而在分散的財務組織體系模式下，企業財務運行流程、數據口徑千差萬別，總部難以及時、有效地對各財務單元的數據信息進行采集，而且所采集的財務數據顆粒度粗糙，極大影響企業財務管理效能。而通過構建財務共享服務中心的模式則可以將企業“分、散、雜”的數據信息納入統一協同板塊，對企業數據進行全方位采集、計算和分析，從而賦能企業決策和業務管理。

（二）財務流程再造的含義

財務流程再造指的是采用網絡數據庫等技術手段對傳統財務流程中的不足與缺陷進行優化改造，以提升財務管理效率。財務共享模式的運行打破了長期以來所形成的層層設置財務管理機構的臃腫組織架構，隨著財務事項統一作業和財務權限上收，之前運行的財務流程將難以適應財務共享管理的需要，這就意味著必須構建全新的財務流程。

財務業務流程的目標在于削減財務冗余流程，提升財務運營效率，針對分散管理模式下的財務流程管理缺陷，企業財務流程再造的業務類型較為多樣化，比如記賬類、報表類等財務流程都會隨之發生改變，但財務共享模式下最主要的財務流程變化還在于應收應付款項支付、現金結算、費用支付等幾類高頻次業務。

二、財務共享服務建設前財務流程存在問題

（一）信息化建設存在的問題

在當前信息化技術應用的時代背景下，雖然企業在企業總部以及各下屬單位構建了財務管理系統平臺，但受系統平臺功能限制，企業總部與下屬單位之間的數據共享依然難以實現，主要表現在：

一是單據格式不統一。由于總部與下屬單位的財務范圍、核算管理對象以及權限存在一定的差異，因此總部統一設置的報賬單據往往難以適應各不同業務單元的管理需要，因而導致標準單據格式難以統一，比如單據格式、布局樣式、生成憑證的規則以及字段信息，等等。

二是流程標準不統一。總部與下屬單位之間的財務流程有所不同，如果采用RPA 機器人的方式對業務進行處理，那么必然存在運行障礙，因此，無論是總部還是下屬單位，其單據制作或憑證審核等基礎工作依然都需要人工進行處理，極大影響了財務處理效率。

三是審批流程過于復雜。比如在費用報銷審批方面，由于費用報銷依然停留在紙質流轉層面，報銷憑證在財務人員、部門經理以及企業分管領導之間層層審批，既加大了審批工作量，同時也延長了審批時間。

（二）主要財務流程存在的問題

1.費用報銷流程存在的問題

為節省人工成本、提高費用報銷處理效率，企業大多會將費用報銷業務處理時間集中于月末或季末的方式，在財務信息化應用程度不足的作業環境下，由于費用報銷業務涉及的業務內容廣泛、報銷單據數量多，而且所有單據都需要通過人填制、人工審核，不僅報銷流程耗時、耗力，而且容易導致憑證填制或審核差錯，影響財務核算的準確率。另外，在費用報銷憑證填制和審核完畢之后，費用支付環節也不夠順暢，因為受系統平臺功能限制，企業大多沒有與銀行建立銀企直連的方式，在這種情況下，費用支付只能采用現金支付，或者采用網銀轉賬支付的方式，這種支付方式的處理效率明顯低于銀企直連的方式。

2.應付賬款流程存在的問題

應付賬款交易對手主要是指企業供應商，由于與供應商業務往來頻繁，涉及的往來款項額度大，因此應付賬款管理也就成了企業頻次較高的結算業務，在辦理應付賬款結算業務時，財務人員通常需要根據采購合同相關結算約定，在規定周期內與供應商辦理結算服務，在確保訂貨單、驗收單和發票所標示的數量和金額核對一致的基礎上，再通過銀行轉賬的方式進行轉賬支付。由于大量的應付賬款結算業務停留在紙質單據和手工操作層面，這一方面會影響結算業務辦理效率，另一方面也會留下財務暗箱操作風險隱患。

3.應收賬款流程存在的問題

因客戶賒銷或按合同約定分期付款等各種原因所致，企業應收賬款核算業務量較大，管理流程也較為復雜，特別是在與客戶經濟往來業務中出現折扣折讓、銷售返利等其他多種組合銷售模式，其賬款結算額度也須隨之進行調整，然后在逐級上報審批之后進入結算程序，整個結算流程顯得過于冗長。另外，應收賬款賬齡分析與臺賬登記也大多依賴于人工操作，操作差錯難以規避。

4.資金管理流程存在的問題

在企業財務流程體系中，資金管理效果與企業關鍵財務指標能否實現有著密切關系，這就需要企業在不同發展階段采用與戰略目標管理相適應的資金管理模式，對轄內資金進行全面分析、計劃與調度。而在財務共享功能缺失的環境下，總部與下屬企業分別開立不同的銀行結算賬戶，總部難以及時監測和控制下屬企業資金收付情況，無法對全轄賬戶資金進行統一管理和籌劃，從而形成資金閑置與資金缺口并存的矛盾，資金配置效率低下。

三、財務共享模式下企業財務流程再造方案

財務共享模式下的財務流程所涵蓋的內容較為廣泛，而其中最為關鍵的財務流程主要體現在費用報銷、應付賬款、應收賬款和資金管理四個維度。

（一）費用報銷流程再造

傳統紙質狀態的費用報銷單據需要經過多個人工操作流程，不僅業務辦理效率低，而且單據差錯以及數據造假現象也難以避免，而利用財務共享平臺通過引入智能云財務產品，則可以實現費用報銷流程的高效管理。費用報銷流程如下：1.票據收集與整理。財務共享服務中心在收到下屬企業和業務單元的費用票據之后，通過票據審核崗位對票據條碼以及票據填制的規范性的真實性進行初步檢查，然后將票據分類整理。2.票據掃描。將分類整理好的費用票據逐一掃描，并將掃描文件存儲于影像系統，由系統自動對掃描文件進行分揀并上傳到財務共享中心。3.報銷審批與財務審核。審核部門收到上傳至財務共享中心的電子報銷單之后，在線對其進行真實性審核；而財務審核既要從預算管理層面對報銷范圍及額度進行審核，同時也要審核報銷單據及其附件的合規性和合理性，對不符合報銷條件的單據進行在線退回。4.費用支付。將審核合格后的報銷單據信息批量轉換為標準的文件格式，并一鍵生成報銷憑證，由ERP 系統將支付文件傳輸到銀行服務器，通過銀企直連的方式將款項轉付給報銷人。整個流程將報銷單據歸類、掃描、審批、支付融合為一體，既實現了費用報銷的高效化，同時也可對費用預算進行在線控制。

（二）應付賬款業務流程

財務共享模式下的應付賬款流程將發票采集、數據審核與賬款支付全部納入系統平臺進行管理，無需任何人工干預，具體流程如下：1.發票采集信息。在對供應商提供的實物票據進行審核和核驗基礎上，通過OCR 文字識別軟件將發票掃描到影像系統管理系統，由系統識別和提取發票信息，以作為后期賬款支付的依據；2.數據審核及業務處理。對收影像系統管理系統傳輸的發票數據信息進行自動化、智能化審核，當然，系統對不同的發票類型及其標的設置了不同的審核權限和審核標準，在核對發票付款信息與采購清單相符的情況下，系統再將發票信息全部傳輸到ERP 財務系統；3.賬款支付。由于ERP 系統添加了應付賬款管理模塊，而且該模塊與網銀系統直接對接，因此，系統可通過網銀或者銀企直聯方式，將款項轉付到發票載明的收款人賬戶，收款人可通過供應商管理系統即時查詢款項到賬情況。

（三）應收賬款流程

與應付賬款業務流程相比，應收賬款業務流程相對更為復雜，因為在此流程涉及銷售合同管理、批準賒銷信用、收入確認等多項交叉業務，具體來說，應收賬款業務流程大致包括以下步驟。1.訂單及合同管理。也就是通過影像掃描的方式將合同、訂單等票證、單據信息錄上傳到財務共享服務中心，以上傳的影像資料作為后期收款依據；2.開票及收入確認。根據銷售合同關于收款約定條款，財務共享中心開具收款發票交予業務員與客戶辦理收款手續，并將發票信息和收款信息反饋到ERP 財務系統，為財務部門收入確認提供依據；3.收款及票據管理。在根據發票載明的金額付款之后，財務共享服務中心可以通過銀企對賬系統即時查詢收款記錄，然后由RPA 機器人軟件辦理記賬核算處理。如果客戶是以電子化銀行承兌匯票的方式付款，那么財務共享中心還須通過系統辦理票據貼現或背書處理，以加快資金周轉。

（四）資金管理系統

在財務共享服務中心模式下，通過構建資金管理系統，可以實現集團企業轄內各下屬單位和業務單元的資金集中管理，該系統主要包括賬戶管理、現金流平衡管理模塊，各管理模塊分別設置密碼管理的方式對不同崗位進行授權，以確保閉環管理系統內的資金安全。

一是賬戶管理，總部與各下屬企業共用一個銀行結算賬戶，總部與下屬單位之間的資金往來通過開設內部賬戶或子賬戶的方式予以應對，當然，下屬單位子賬戶只能設定為零余額賬戶，由系統每日終了對子賬戶余額進行清零處理，以便于總部對轄內企業資金進行統籌調劑。

二是關于現金流平衡管理，現金流管理包括資金計劃和融資管理等多方面的內容，資金計劃管理與預算管理保持同步，通過預算系統對資金存量和流量情況進行在線監測與反饋；融資管理則是將融資審批流程、融資償還規劃以及融資授信管理納入資金管理平臺。

四、企業財務流程再造的保障措施

（一）信息系統保障

財務共享模式下財務流程的高效運行，必須以信息化管理系統平臺以及相關的財務軟件為支撐，特別是報銷、核算、支付三個核心業務的流程再造，更需搭建業務財務一體化運行平臺，以提升數據共享條件下的財務管理效率。根據企業業務財務運行規律，在財務共享服務運行初期所需要搭建的信息系統包括影像掃描錄入系統、資金管理系統、銀企互聯系統以及ERP 財務系統等。當然，隨著財務共享模式下的財務數據多元化和復雜化發展，還需要企業根據業務財務管理需要不斷開發和完善信息化系統，以解決單據格式、流程標準以及審批流程中所存在的問題。

（二）數據安全保障

財務運行過程中所涉及的數據信息較為廣泛，無論是影像掃描系統數據信息的處理，還是財務核算中的機器人記賬功能的運行，都是業務財務數據信息在不同系統之間的流轉與加工過程，如果在此過程中缺乏相應的數據安全防范技術手段，或出現核心財務數據泄露丟失問題，都有可能引發商業機密或客戶投訴風險，因此，企業應在構建內部數據與系統平臺的同時，必須采用不同的安全技術、病毒查殺、安全傳輸等技術手段，以搭建安全的財務運行環境。特別是在用戶數據安全管理方面，企業不僅要在系統中設置密碼防護系統，而且還需要通過防御技術，防止信息通過郵件或USB 等方式將內部信息往外部傳輸。

（三）財務管理制度保障

財務流程再造徹底顛覆了人工模式下的財務運行方式，無論是憑證生成、數據傳遞，還是記賬報表和數據分析，都已納入自動化、智能化運行系統，這就要求企業根據全新模式下的財務流程運行特點，對現有的財務管理制度進行修訂與完善，一是要完善內部控制制度，構建業務財務互聯互通的內部協調體系。二是構建監督考核制度，在對現有人工監督考核方式進行修訂與增刪的基礎上，構建在線監督、實時監督與系統智能化考核評價體系。

結語

財務共享服務指的是采用現代信息技術手段，將具有普遍共性和頻次高的財務核算、財務結算業務進行集中管理，通過統一化、標準化的財務集中管理方式實現企業各類信息資源共享，為企業戰略管理和業務發展提供更高效的財務服務，財務共享模式的實施，必然帶來財務流程的改變，這就需要企業充分利用網絡數據庫等技術手段對傳統財務流程中的不足與缺陷進行優化改造，以提升財務管理效率，對財務流程管理中所存在信息化應用程度不足、費用報銷、應收應付款項核算和資金結算等問題進行優化改造，以此再造出與財務共享服務相適應的財務流程。