內部控制視角下環保企業合同管理分析

許宇蘋 龍巖水發環境發展有限公司

引言

環保企業內部管理工作較為繁雜，各類合作項目的啟動以及合作關系的構建都需要以簽訂合同的方式確認，環保企業合同是企業經濟活動的法律見證，對提升企業內部控制水平具有重要影響。與此同時，環保企業合同具有一定的規范性作用，會對合同簽訂雙方的權責擁有一定的約束力，如若合同雙方違反合同條款，則需要擔負相應的法律責任。本文對內部控制視角下環保企業合同管理進行了介紹，以供參閱。

一、環保企業內部控制體系下合同管理概述

（一）合同管理含義

合同管理主要包括合同內容的洽談、草擬、簽訂、生效直至失效等全過程，各環節都涉及相應的管理工作，需要環保企業引起重視，注重合同管理水平的提升。合同簽訂生效日起，合同簽訂的內容不會改變，但是合同雙方在履行合同的過程中可能會出現動態變化的現象，影響雙方合同義務的履行，需要雙方及時協商，依據實際合作情況適當對合同的內容進行調整或者是補充條款等。合同有效期內如若一方違反合同規定，則另一方有權單方面終止合約，要求合作方給予一定賠償。經濟的發展使得各環保企業之間的項目合作日漸頻繁，合同管理屬于一個新的管理職能，現如今應用十分廣泛。

（二）合同管理目標

合同管理的目標主要分為三類：（1）運營目標，環保企業部分項目的運營需要簽訂合同，以此確保環保企業項目的運營能夠受法律保護，有助于環保企業運營目標的實現。合同內容需要依據環保企業實際經營狀況以及項目合作需求等進行擬定，合同內容的擬定需要合法、合理以及可行性等。（2）合規目標，環保企業合同的制定與簽訂需要嚴格按照國家相關法律法規進行，在遵照環保企業管理機制的基礎上，注重合同制定與簽訂流程的規范性，認真執行合同的審批工作，有助于確保合同簽訂的法律效力。（3）財務目標，簽訂合同可為雙方的財務資金提供保障，不僅有助于項目啟動資金的合理管控，還有助于環保企業財務運營風險的降低。

（三）合同管理流程

合同的管理流程主要分為兩方面，一方面是合同的簽訂，其主要包括：（1）合同擬定前的談判與準備，該流程需要合同簽訂雙方多次洽談，明確雙方權責，確保雙方的合法權益能夠獲得滿足。（2）合同文本的擬定，該環節需要合同擬定人員將雙方洽談的各類事項以文字表達的形式進行總結與詳細編制，確保合同內容的全面性、合法性以及詳細性等。另一方面是合同的履行，合同簽訂之后，合同簽訂雙方有義務按照合同內容認真履行自身職責，該流程需要雙方對合同職責的履行進行實時跟蹤與監督，有助于確保合同的正常履行，保障合同雙方的合法權益。

二、內部控制視角下環保企業實施合同管理的必要性

在當前社會背景下，環保企業所面臨的發展壓力和競爭壓力逐漸提升，環保企業需要從自身建設的角度出發，提升企業建設的質量和水平。而合同作為環保企業在建設和發展中的關鍵內容，環保企業應當提升對合同管理的建設。就當前我國環保企業的發展而言，提升對環保企業合同管理的必要性主要體現在以下幾個層面：第一，降低環保企業的運營風險的需求。市場經濟的發展為環保企業的發展帶來了更多的影響因素，這些影響因素不僅體現在合同雙方各項事務的協調上，還體現在一些客觀因素的影響上，環保企業在合同管理時只有充分地考慮到經濟業務開展過程中可能存在的因素，才能在最大程度上降低企業個性經濟業務的風險，從而實現企業運營風險的降低；第二，提升環保企業的建設水平的需求。合同是環保企業實現長久發展的重要基礎，環保企業可以借助合同管理水平的提升促進企業內部各項基礎制度建設水平的提升，逐漸實現企業整體建設水平的提升；第三，提升環保企業經濟效益的需求。在當前社會背景下，各行各業內部的競爭壓力逐漸提升，為提升企業的競爭力，環保企業需要在各項經濟活動中獲取更大的經濟效益。而合同是環保企業經濟效益的主要依據，環保企業需要借助合同管理實現對各種經濟業務中各種活動的規范和約束，降低經濟成本的投入，實現經濟效益的增加。

三、環保企業內部管控合同管理中存在的主要風險

（一）合同管理制度不健全

合同管理制度應包括合同管理機構及其職責分工、法人授權和委托方式、合同履行和合同糾紛處理、合同管理人員培訓等內容。然而，在環保企業的合同管理過程中，合同管理體系要么缺乏內容，要么制度化，無法有效實施。具體表現為管理職責不明確、變更協議數量不斷增加、監督機制不健全等。

（二）合同條款約定不明晰

在進行環保企業合同的簽訂中，部分環保企業常出現擬定的合同條款存在約定不明晰的情況，主要包含：付款方式不明晰，產品質量具體型號、質量要求不明晰等合同內容，從而促使環保企業合同在履行過程中常常因為約定不明晰的原因而造成的法律糾紛事件頻發。如，合同中沒有進行開具發票的約定，造成生產方可能不能對付費方提供增值稅發票。通常情況下，在環保企業合同約定中未清晰標明向付費方開具發票主要有以下幾點因素：其一，付費方在合同外口頭向賣家承諾不需要發票，在商品價格上給予一定的優惠；其二，部分業務人員素質低下，通過和采購方串通不開取發票的不入賬方式，私自賺取差額；其三，部分環保企業所經營的項目和出售的商品內容不符合經營范圍，不能進行發票的規范化開具。由于在環保企業合同中對于開具發票規定內容的不明晰，在后期合作中，造成環保企業增值稅進項稅抵扣無法實現，在一定程度上增加了環保企業采購成本，從而引發后期雙方的合同糾紛。如果在環保企業合同價款項目中，明確約定并明晰地標明含稅價或者不含稅價內容，在合同合作的后續執行中，合同環保企業雙方就可以完全避免因由哪一方負責承擔稅費而產生的合同糾紛，實現企業之間的良好合作關系的形成，促進環保企業的良好發展。

（三）合同跟蹤監督不到位

合同簽訂完成后，環保企業必須做好合同執行情況的持續追蹤和監督，針對在合同執行監控過程中發現的異常情況，如對方沒有按時交貨，所交付貨品的型號、質量不合規，貨品運輸中受損等違約行為或者存在合同違約的可能性情況，需要及時匯報給相關部門負責人，然后由相關負責人嚴格依照合同約定，及時采取針對性措施并加以糾正。如果環保企業在進行合同執過程中，未認真履行合同的跟蹤、監督責任，那么一旦出現合同風險，將會導致合同履行受到限制，不利于環保企業雙方合作的良好開展，甚至引發法律糾紛。

（四）合同歸檔部門不明

針對環保企業所簽訂的合同，應該由環保企業設置專門的部門和合同管理人員進行歸檔管理。然而，部分環保企業的合同管理中并沒有設置專門的合同歸檔管理部門，對簽訂完成的合同未進行登記、歸檔，且沒有限制合同等級，任何一個環保企業員工都可以接觸到環保企業合同，很容易發生環保企業合同商業機密泄露問題，增大了環保企業合同風險，不利于環保企業的經營發展。此外，環保企業如果沒有做好對合同資料的及時登記和有效管理，尤其是針對簽訂合同數量多的環保企業而言，會很容易出現合同被遺漏或者丟失等情況。而合同作為解決法律訴訟的重要證據，合同的丟失或遺漏會對環保企業造成直接性的經濟損失。

四、內部控制視角下環保企業完善合同管理的具體措施

（一）加強內部控制管理意識

有效落實合同管理。環保企業內部控制中，合同管理至關重要。環保企業管理人員會過于注重環保企業的各種經營效益，但是對于內部控制的認識卻不夠全面，基層員工又忽略了其重要作用。因此，我們必須深刻意識到合同管理在環保企業運營管理中的作用，通過加強對內部管理者和工作人員的在職業素質、內控管理方面的宣傳教育，增強環保企業每位員工的合同管理意識，從而為合同管理在全業務、全流程的貫徹執行打下堅實的基礎。

（二）健全相關的管理制度

健全保障機制，優化合同管理流程，提高合同管理效率，降低合同管理風險，推動合同規范管理。比如可建立和完善《合同管理制度》《印章管理制度》《分級授權管理制度》《合同履行情況評估制度》《合同管理考核與責任追究制度》。環保企業要對合同做好歸口管理工作，明確和落實人員責任。環保企業可以每年年末開展合同履行情況并對具體情況進行綜合分析，及時發現并解決合同履行過程存在的問題；如果發現合同訂立以及履行中存在違法違規情況，要對相關人員責任嚴格追究并處罰。

（三）成立專項部門

合同的管理工作較為專業，且合同管理涉及擬定、簽訂以及后期歸檔等多項管理內容，需要環保企業成立專項部門，聘請專業人士完成合同管理工作。一方面，做好合同的安全工作。合同簽訂的內容受法律保護且具有一定的安全性，如若合同內容泄露或者是出現合同丟棄等問題，則可能會對簽訂雙方造成不良影響。因此，合同的安全工作至關重要，管理人員需要認真對待合同的登記、歸檔以及保存等工作。另一方面，建立健全合同管理機制，規范合同管理流程。合同一旦簽訂，便立刻具有法律效應，相關管理人員應該按照管理流程以及相關管理機制做好合同的管理工作，有助于提高合同管理的整體水平。

（四）加強審批管理

在合同簽訂之前，合作雙方需要對合同內部的各項條款及約定進行明確，加強合同的審批與管理工作。首先，確保合同擬定內容合法、全面且詳細，合同中必須包括合作雙方權利義務以及相關責任等內容，并清晰列出爭議解決條款，確保合同內容符合合作雙方經濟利益。其次，將合作雙方的權利與義務以文字的形式在合同內進行明確標注，禁止出現口頭協議或者是合同以外的私下合作等，有助于合同簽訂日起法律糾紛的減少。最后，加強合同的審批與管理，合同簽訂之前合作雙方需要對合同各條款進行審批，待環保企業相關人員認真研究與分析之后，才可簽訂合同。

（五）合同履行監控環節

合同的簽訂只是合作的開始，后期合同的履行階段至關重要，合作雙方應該重視并認真履行合同相關內容，在確保自身合法權益的基礎上，認真履行自身義務，確保合作有效推進，有助于合同簽訂價值的充分發揮。在合同履行階段，合同的管理需要環保企業管理人員加強對合同管理的重視，從環保企業自身經營的實際情況以及社會經濟發展的角度分析，管理人員需要做好內部控制管理工作的同時，加強對合同的管理。與此同時，合同簽訂完成之后，需要成立專項管理小組，對合同的執行進行監督，并指派人員專門負責環保企業各類合同的管理工作，有助于合同管理水平的提升。

（六）科學處理糾紛

合同在簽訂之后的履行階段，難免會因為各種因素而出現法律或者經濟糾紛，如若此類合同糾紛處理不及時或者不合理，既有可能造成合作雙方出現經濟損失，又有可能會破壞合作環保企業之間的和諧關系，不利于合作項目的正常運行。如若合同糾紛上升到法律層面，合同雙方律師的聘請、庭下調節、訴訟以及仲裁等環節，既需要消耗大量的人力及財力等資源，又浪費了諸多寶貴時間，對于合作雙方環保企業而言均是一種損失。為此，科學處理合同糾紛至關重要，其有助于降低合作雙方的經濟利益損失。合同結算是合同糾紛發生的常見原因，環保企業應該注重合同核算的合理性以及規范性。

（七）強化合同法制觀念

合同的簽訂并不是單純地依據雙方的需求進行制定，其需要在法律所規定的范圍內進行制定，需要借助法律的力量實現合同的科學化、規范化及合法化建設。為此，在環保企業內部控制體系下為實現合同的有效管理，相關工作人員應當加強合同的法制觀念，提升自身的法制素養，確保環保企業管理中所涉及的合同都能夠合規合法，降低合同中的法律風險，為環保企業的穩定和長久發展提供必要的保障。

（八）保證合同形式規范性

對于環保企業內部而言，合同實現規范化制定不僅可以方便相關工作人員對合同的管理，還能夠在一定程度上降低合同制定過程中存在的各種風險，實現對各種風險的有效規避。所以在環保企業內部控制合同管理中，環保企業應當加強對合同形式規范性的建設，讓相關工作人員基于環保企業所規定的合同形式進行合同的制定，必要時，環保企業也可以針對環保企業內部各項經濟業務的需求，創建出不同的合同形式模板，為相關工作人員提供參考，從而實現環保企業合同形式的規范性。

結語

當前，環保企業內部控制體系下合同的管理具有降低環保企業運營風險、提高環保企業建設與管理水平以及促進環保企業經濟效益增長等作用，合同管理人員在管理合同時應該注重合同簽約以及監管風險的防控，需要強化管理人員的管理理念、規范管理行為，并對客戶的信用度進行詳細調查，有助于為合同管理質量的提升提供保障。而在環保企業內部控制體系下的合同管理，需要管理人員優先完善管理機制、創建專項部門，加強合同的審批、變更以及內部控制等管理，并科學處理好各類合同糾紛等。