中國會計檔案單套制管理探索研究

林子瑜

引 言

檔案單套制指對于由電子設備生成的電子文件，在進行歸檔時，僅保管電子檔案，不生成和保存紙質檔案的歸檔制度[1]。在會計檔案管理領域，2014年中國電信、中國聯通、中國人保3家企業在國內率先啟動了探索步伐，2016年發布的《國家會計檔案管理“十三五”規劃》明確提出有條件的部門可實施單套制管理試點，正式從國家層面鼓勵和發起單套制管理改革運動，一直持續至今[2]。隨著信息化程度的加深，國家大力推行無紙化辦公，過多的紙質文件反而顯露了資源浪費和占用存儲空間的弊端。并且隨著科學技術的發展，信息管理系統、計算機軟硬件設備的提高，為會計檔案的使用創造了有利條件。此外，區塊鏈技術的應用為信息安全、信息泄露問題提供保障，實行會計檔案“單套制”的技術條件已經成熟。同時，學術界對于“單套制”與“雙套制”的討論也沒有停歇，一面是支持“雙套制”的，如彭堅在《關于檔案“雙套制”管理問題的探討》中提到雙套制管理模式仍存在不少弱點，但有待技術的發展和時間的驗證。又如吳玲在《淺談檔案“雙套制”管理》中，表明其存在的必然性，并提出其核心是紙質檔案與電子檔案的接軌問題。對此，不乏有些學者提出反對的聲音，例如劉宏偉在《“雙套制”與“雙軌制”對電子文件管理的影響》一文中提及“雙套制”和“雙軌制”的實施，僅是目前無法完全摒棄傳統的紙質文件管理的權宜之計，電子文件的管理尚且不如紙質文件，未來的管理方式必將與國際接軌，這是不可逆轉的趨勢。沈欣瑜在《電子檔案“單套制”背后的電子文件管理思想轉變》一文中提到，“雙套制”在今天的實踐中反而更多地表現為歸檔電子文件時還要另外打印出一份紙質文件以歸檔保存，其便捷利用的先進性逐漸隱去。在此背景下，有必要全面梳理中國會計檔案單套制管理探索的歷程，總結其中的得與失，以啟迪后續進一步探索的思路。

一、中國會計檔案單套制管理探索的歷程

（一）提出階段

2013年財政部印發的《企業會計信息化工作規范》對電子會計文件的有效性提出了認可。2014年，國家發展和改革委員會聯合財政部、國家稅務總局、國家檔案局在中國電信、中國聯通、中國人保3家企業開展了電子會計檔案管理和電子發票歸檔管理的試點[3]，針對于電子發票的歸檔及保存和電子發票系統與會計核算系統進行對接做了相關試點工作；在2015年，國家檔案局聯合財政部共同頒布了《會計檔案管理辦法》，其中規定了“符合規定的電子簽名的電子會計資料是可以直接形成電子會計檔案而不用再繼續生成紙質檔案[4]”，此舉正式規定了電子會計資料可僅以電子形式保存，會計檔案單套制正式從規制上被提出。同時各地區單位也對會計檔案實行檔案信息化管理，生成所需要的會計檔案歸檔保存，并減少會計憑證、會計賬簿、財務報表等紙質文件。雖有相關法規的出臺，但受限于進行試點的單位過少，所以并不能迅速獲得認可。

（二）試運行階段

2016年發布的《國家會計檔案管理“十三五”規劃》明確提出有條件的部門可實施單套制管理試點，隨后便在2016-2018年，國家檔案局陸續精選48家企業分批組織開展企業會計檔案單套制試點工作，各試點單位分別在電子文件歸檔、存儲“四性”檢測、檔案利用、三維電子文件、電子發票、電子證照等的歸檔問題方面開展了積極探索[5]，如中國石油化工集團有限公司施行財務系統平臺電子文件歸檔試點；本鋼集團有限公司開展ERP、OA 系統形成的電子檔案管理試點；太平財產保險有限公司施行會計核算系統電子文件管理試點等。試點過程中，國家檔案局通過多種形式全程跟蹤指導，每年召開試點工作進度檢查會，及時推廣試點過程中形成的案例，保證試點工作的順利進行。2017年，財政部啟動財政電子票據試點應用工作；2018年，海關總署推行海關電子專用繳款書試點；廣東省、深圳市等地稅務局相繼推行區塊鏈電子普通發票試點。與此同時，相關法規也在進一步完善，財政部也對新舊《會計檔案管理辦法》的銜接問題進行規定，保證紙質檔案能夠順利過渡到電子檔案。

（三）推廣階段

基于前期試點工作的鋪墊，檔案部門對于試點單位產生的問題做了更進一步規定，2019年4月，在《國務院關于在線政務服務的若干規定》中明確了電子簽章和電子證照的法律效力[6]；2019年10月，國家檔案局針對企業電子檔案管理系統功能做出了明確規定，并出臺了《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》；在2020年初，財政部、國家檔案局聯合制發了《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》，對電子會計憑證的范圍作了統一規定，對會計憑證報銷入賬的合法合規性提出具體要求，其法律效力也得到了肯定[7]，拉開了會計電子憑證的序幕。2020年國家全面開展電子發票電子化報銷、入賬、歸檔試點工作，先后有廣東省地稅務局推行區塊鏈電子普通發票電子化歸檔、南方航空公司也推出電子行程單電子化歸檔、中國鐵路總公司推行高鐵電子客票電子化歸檔等試點工作的展開。此后多個城市相繼加入模仿形成示范效應，如長沙市軌道交通集團推行大數據技術的電子檔案開發利用工作；太平財產保險有限公司試點電子發票歸檔和電子檔案管理的工作；國家電網試點企業數字檔案館建設等。越來越多的中大型企業加入，能夠積累經驗，減少試錯成本，也進一步推動了會計檔案單套制度的實施。

二、中國會計檔案單套制管理探索的特點

（一）相關法律法規不斷完善

縱觀會計檔案單套制度規定的形成可分為以下幾個階段，第一階段是形成總體管理辦法，它規定了會計電子文件和會計電子檔案的總體要求和原則，《電子檔案移交與接收辦法》和《企業會計信息化工作規范》都明確了實施目標以及肯定會計電子檔案的法律地位；第二階段是形成對應的業務規范，即細化電子檔案管理工作，保障會計檔案單套制度的實施，如《會計檔案管理辦法》《國務院關于在線政務服務的若干規定》以及《關于規范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》里對電子簽章的法律效力、電子會計憑證的范圍及保存年限、會計檔案的銷毀程序等都作了明確要求，通過法律法規來彌補和完善試點單位所存在的問題；第三階段則是制定系統建設方案，針對于電子檔案管理系統以及對接其他業務系統的具體要求，有《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》里規定企業電子檔案管理系統功能，以此來保障數據來源的可靠性[8]。可以看出，會計檔案單套制的相關法規正在不斷完善，這些法律法規的制定都為會計檔案單套制的實施提供了良好的環境。國家也在為大力推進會計檔案單套制度頒布了多項法律法規，分別從新舊檔案銜接、會計檔案法律效力等方面，規定了電子檔案單套管理等具體工作要求，體現法律法規愈發完善的特點。隨著電子檔案管理系統、各類辦公系統的建設和深入發展，電子檔案單套管理逐漸從理論走向現實，在發展的過程中，法律法規也圍繞著系統進行全面管理，保障單套電子檔案的完整性、真實性，為電子檔案價值實現提供保障。

（二）相關探索的步伐不一致

2016年底國家推行單套制改革試點以來，各部門單位在實踐上仍存在較大差距，這主要體現在兩個方面。一是區域分布特征的不同。由表1可知，會計檔案單套制驗收試點范圍涵蓋了我國16個省市，其中東部地區數量最多，占比超過其他地區的半數以上，而北京、上海、江蘇、浙江是我國會計檔案單套試點的重點區域，也是驗收試點單位最多的地區，這些地區也是我國高新技術的聚集地，擁有開展單軌制建設的技術優勢；中西部地區試點會計檔案單套制的單位較少，基本聚集在湖南、湖北、陜西、四川等省會城市進行，總體來看，我國區域會計檔案單套制試點建設還不夠協調。

二是企業類型特征的不同。由表2可以發現，在48家試點單位中地方國企36家（占比75%），中央企業8家（占比16.67%），私營企業4家（占比8.33%）。總的來看，會計檔案單套制試點工作得到了國有資本的大力支持，國企數量高達44家，占了所有試點單位的一大部分，僅有4家私營企業參與到會計檔案單套制建設工作中去，包括東港股份、新奧燃氣、上海現代建筑設計集團以及蘇寧云商[9]。這種區別對待也間接體現了我國會計檔案單套制體系的不完善以及對其管理信心的不足。

在會計檔案信息化建設上，試行電子檔案單套制的單位在實踐中獲得了經驗和共識，如上海、浙江、廣東等一線城市的企業。試點的單位仍以大中城市為主和發展狀況好的企業，西部、二線城市和一些中小微企業仍以紙質會計檔案為主或者是以雙套制的方式記錄和保存會計檔案。另外，試點單位所使用的檔案管理系統也各有不同，后臺設置和儲存格式也會不一樣，實現數據共享較為困難。這種東西部發展不平衡和檔案管理系統的不一會使得單套制不能更好地推廣。

（三）探索的模范效應初顯

中國電信、中國聯通、中國人保3家企業為順應方針政策，結合管理訴求，率先在我國開啟會計檔案單套制管理探索的步伐，進一步研發和優化電子文件歸檔與電子檔案管理系統。在管理模式上，將電子檔案管理系統與其他業務系統進行對接可以做到會計檔案信息的完整，通過建立標準化的在線歸檔接口實現與其他業務系統對接的歸檔需求[10]；在技術保障上，安全權限控制機制的建立使在線瀏覽數據與原文件相互保持獨立，設計全文索引、電子檔案借閱、電子檔案離線備份等工具保障電子會計檔案數據來源可信可靠，實現會計檔案的電子化管理。3家企業的成功試點在管理模式、技術保障等措施上發揮了良好的示范效應，據不完全統計，南粵交通集團、中國南方電網、浙江新華書店等四十余家試點企業借鑒中國聯通、中國電信、中國人保3家企業的試點經驗，創新本土企業會計檔案管理方式，試點企業應用檔案管理系統解決了實際技術難題，部分試點企業整體研發速度提高50%以上，為企業創造直接或間接經濟效益，取得了有一定影響力的經濟和社會效益，也涌現了一批有示范作用的優秀企業，為會計檔案單套制的實現奠定了良好的基礎。

三、中國會計檔案單套制管理探索的趨勢

（一）單套制管理系統日益智能

隨著會計檔案單套制的法律效力逐步獲得國家認可，會計檔案單套制所帶來的低成本高工作效率特性，使越來越多的單位參與到相關試點工作中來，會計檔案單套制將會是電子檔案管理的發展趨勢，單套制管理系統也會順應時代的發展日趨智能，主要體現在以下幾個方面。一是會計電子檔案的“四性”檢測，數字簽名、CA認證、日期戳是當前許多電子檔案管理系統所采用的技術手段，未來區塊鏈、哈希值等技術將會參與到四性檢測中，將各種數據進行分布式儲存，通過點對點傳輸為各類電子文件進行存證保護，以此增加數據安全性[11]；二是檔案數據采集，許多單位在收集檔案的時候采用的是通過在線歸檔接口來完成檔案管理系統與其他業務系統的對接，未來可以運用大數據、知識圖譜等技術，實現檔案數據自動聚類，通過非法途徑獲取數據只能打開亂碼[12]；三是檔案數據的利用，基于AI+OCR+NLP等技術，構建一站式檔案利用服務平臺可以促進檔案向知識服務轉變，實現檔案管理從“數據”到“智慧”的全面升級。實行會計檔案單套制不可忽視的就是電子文件的安全性、真實性、可靠性和可用性，即電子文件的“四性”檢測。國內區塊鏈的技術能夠幫助我們解決這一難題，其具有防篡改、多方共同驗證、分布式存儲、密碼學安全等特點，現如今我國已有“檔案存證BaaS”平臺，將該技術應用于檔案管理領域，能夠促進檔案管理在歸檔、存儲、傳輸、防偽和信息安全方面得到進一步完善[13]。此外，檔案管理系統也應支持電子簽章、數字水印等應用，可以幫助我們還原會計憑證的真實性，對重要的電子文件進行備份可以減少丟失的風險。總而言之，當前的會計檔案單套管理模式仍存在不足，通過未來技術變革能夠助力會計檔案單套制管理系統變得更加智能。

（二）探索的試行單位將不斷擴大

如前所述，盡管目前的試點區域和單位以東部相對發達地區和大型企事業單位為主，但相關探索已證明采用單套制管理的形式，無論從成本控制、便利程度，還是整體有效融入社會數字化轉型的環境，其效益明顯。在此背景下，會計檔案單套制管理的探索單位將不斷擴大。主要表現在以下方面：從地區分布上看，從以東部地區相關單位為主逐步拓展至中西部地區。東部地區的試點單位具有豐富的資源更易形成試點效應，如中國石化、本鋼集團、中國電建集團都在電子文件歸檔、存儲格式、元數據管理等方面完成了試點驗收，所形成的經驗能夠借鑒到中西部地區，減少中西部地區的試錯成本和容錯率。從單位規模上看，從以大型企事業單位為主到逐步拓展到中小微型單位，從當前統計數據來看，試點單位多以央、國企為主，私企也是以東港股份、新奧燃氣等這種大型私企為主，如東港股份實現了會計電子發票歸檔管理、新奧燃氣創新了安全管理數智化新模式，這些企業能夠以雄厚的經濟實力來支撐，其示范效應能夠應用到中小微企業上，助力會計檔案單套制的發展[14]。一方面將會由銀行擴展到多領域，另一方面也將會由大城市推廣到小城市。相關政策的頒布和試點地區的試行會形成示范效應，試點的施行極大地緩解了業務人員在檔案管理方面的工作壓力，創造了一定的經濟效益，檔案管理部門應依據試點經驗、國家政策以及單位文檔的實際工作情況，因地制宜，完善檔案管理制度，以標準化、規范化的方式逐步推動檔案單套多領域多地區發展。

（三）相關的法律法規將進一步完善

當前會計檔案單套制的相關法規已經在會計憑證范圍、電子簽章合法性、電子檔案管理系統功能等方面都做了明確規定，會計檔案單套制的實施勢必會涉及到會計檔案的系統建設、資源建設與管理、安全管理等方面，未來會計檔案單套制的相關法律將會從以下幾個方面進行改善。一是針對安全管理來說，通過規定相關條例，如元數據設計著錄的要求、知識圖譜數據歸集的范圍、區塊鏈技術應用等相關條例以應對未來業務需求以及檔案信息管理系統的安全性[15]；二是針對資源建設與管理來說，應對各門類會計電子檔案的元數據與內容關聯度、存儲位置是否一致、電子文件歸檔環節等做出相應的要求，確保會計檔案能被正常打開和使用；三是針對系統建設來說，應規定電子會計檔案的離線備份、數據恢復等會計檔案應急處理條例來預防檔案因遭損毀或篡改導致的會計信息不全面[16]。會計檔案單套制度必然會隨著數字化時代的發展而逐步更新，相關部門應適時對所出現的新變化作出規定，以推動檔案單套制度的發展。

（四）未來檔案人才素養將會得到提高

因為單套制的實施會減少紙質檔案的產生，傳統的紙質檔案管理模式并不能適用于電子檔案，因此，檔案單套制的實行會轉變我們的工作方式、管理角色和管理意識。對于工作方式來說，檔案管理人員由紙質檔案管理工作轉變為更多的依托于系統，通過在會計檔案管理系統中建立電子檔案與實物檔案的關聯關系，并對會計檔案進行審核，為每一份會計檔案建立全生命周期電子化管理記錄。對于管理角色來說，檔案管理人員會更偏重于數據的挖掘和利用，對檔案信息的統計分析以及風險預判等，尤其對于會計檔案來說，需要規避財務風險進行合理的金融投資[17]。對于管理意識來說，紙質檔案模式下的管理人員處于信息的被動者，只是處于生成檔案歸檔記錄信息階段，并不能從中獲取有價值的信息，電子化模式下需要從業者發揮自身職能，掌握計算機技術來更好地利用信息。此外，針對思想觀念來說，人們對于檔案單套制仍持保守態度，加快完善網絡信息的安全性和保密性有利于提高人們對檔案單套制的接受程度，更好地推動檔案單套制的發展。

四、結語

《“十四五”全國檔案事業發展規劃》對實施檔案單套制管理的探索提出了檔案數字化轉型、技術賦能的新要求，顯示出推廣單套制管理在會計檔案管理領域已是必然[18]。特別在當前，各行各業數字化轉型不斷深入，會計檔案管理采用單套制，也是適應形勢發展的需要。會計檔案單套制模式不可阻擋，對該制度的探索可以使人們減少繁瑣的流程，合理利用信息資源。雖然目前單套制模式仍不完善，不成熟的檔案管理系統，檔案管理人員的知識儲備和轉型，社會對檔案單套的存疑等等，但這些都不能否認單套制的到來。通過探索該制度的特點、發展歷程和未來前景，幫助人們更好地認識該制度，并能以積極的心態對待這種潮流。本文的研究成果，對于全面認識我國會計檔案單套制管理探索的歷程，了解其特點與趨勢有著積極意義。特別是對于尚未實施單套制管理的單位有著啟發效用。同時也應當認識到，當前會計檔案管理領域的單套制度管理探索的水平尚不高，諸多問題尚需要結合新情況不斷解決和完善，其將仍是一個不斷探索的過程。

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作者單位：廣西民族大學管理學院