新時期優化企業辦公室行政管理工作要點分析

□ 寧夏石嘴山 李 佳

辦公室行政工作是連接企業內部所有部門的中樞，其承擔著文字處理、落實政策、信息傳遞、文件資料存檔等重要職責，是承擔企業上下內外溝通的重要部門，是維持企業正常運轉的重要紐帶。這一工作雖然涉及面廣，且繁瑣不易出成績，但作為辦公室行政人員仍需要保證細致、專業工作態度，并且不斷對現有工作進行優化，達成企業內部高效運轉。本文通過結合筆者在辦公室的實際工作經驗，對工作中遇到到問題進行分析，通過不斷提高人員素質、健全規章制度等內容，從而有效提高員工工作積極性，使企業內部形成了有序、良好的工作環境。

一、引言

優化辦公室管理工作，能夠降低企業的經營、管理成本，對于國企而言更是尤為重要。新時期背景下，社會經濟高速發展，要求企業提高自身的運轉效率，緊跟社會發展的步伐，因此辦公室管理工作面臨工作內容更加繁雜。同時，辦公室行政工作人員需要清晰掌握各個部門的職責與工作內容，促使企業內部各部門之間通力合作，提高工作效率，為新時期背景下的企業發展提供動力。

二、辦公室行政管理職能

1.協調功能。辦公室行政管理工作需要將企業制定的管理政策進行下發，在日常工作過程中監督各部門落實要求，確保各個部門的工作按照規定開展，促進企業內部各部門工作更加規范，提高各部門工作的執行效率，達到部門之間的協調作用。在會議協調過程中，對會議進行全流程、全要素升級管理，在保證會議內容的前提下，對會議進行整合、精簡，提高會議效率，加強對會議材料把關，重點以圖表、數字反映匯報內容，盡量減少文字內容，提高匯報精準度和匯報質量；優化會議硬件設置，謀劃智能無紙化會議系統，以線上會議的方式彌補線下會議存在的局限性，保證會議組織的及時性，提高決策效率。

2.中樞功能。辦公室行政管理工作對規范企業內部的工作流程、提高企業領導對各部門工作效率與質量的了解、保障政策的上行下效及企業的穩定運行起著重要的調節作用，這就要求辦公室行政管理工作人員要經常深入工作一線，了解基本工作情況并聽取廣大員工的意見，總結經驗提出改革建議，及時向領導匯報并提出建設性參考意見，作好參謀與協調工作。

3.督辦功能。辦公室行政管理工作在政策下發的過程中觀察政策執行效果，了解企業員工對政策內容的意見，挑選合理意見促進管理制度改善，提高企業決策制定的合理性與民主化，實現辦公室行政管理工作的督辦記錄功能；辦公室行政管理部門對上級機關單位的部署，結合本單位領導的意見，貫徹執行并組織實施和檢查落實執行結果，對加強機關管理維護正常工作秩序保證工作質量起到組織執行的重要作用。

4.保障功能。辦公室行政管理工作的保障功能在于既要保證上級主管部門以及本單位分派和布置的各項具體事務工作及時有效地完成，保證領導集中精力思考和處理工作中的重大問題，又要同單位內其他部門建立良好的工作關系，傾聽他們的意見，充分調動企業整體員工的工作積極性，齊心協力完成各項任務。辦公室行政管理部門還需要整理企業內部各個會議的開會內容，會議結束后利用會議紀要監督各個部門在職權范圍內的分工組織實施，針對全局性或者沒有分工的工作，明確各個部門的工作職責，確保會議決策的盡快實施，并將執行情況實時與領導人員報告，保障企業各個部門的運行效率。

三、新時期背景下企業辦公室行政管理工作存在的問題

辦公室行政管理工作瑣碎并且細致，需要行政人員有能力透過現象看本質觀察影響各部門溝通效果的原因，既需要保障企業管理制度的人性合理，還需要保障政策內容符合現階段企業發展方向，行政人員需要與各部門保持良好的溝通關系，提高各部門對行政管理工作的配合度。

1.行政人員素質能力不足。辦公室行政管理工作通常被誤認為內容簡單、技術含量較低，導致企業辦公室行政人員素質能力參差不齊，且行政管理的思維差距較大，沒有充分認識到行政管理工作對企業發展的價值與意義，在處理工作問題的過程中不能提高工作質量與效率，對企業項目執行質量造成影響。此外，行政人員的素質與能力存在不足會影響本部門的工作內容、工作經驗的總結與積累，影響部門工作的創新與完善，影響該部門工作效率的發展。

2.行政管理制度不完善。辦公室行政管理工作內容繁復冗雜，內容涉及各個部門，而企業在行政管理制度的建設中，沒有清晰規劃行政人員的工作要點與重點，導致行政工作效率降低，不能滿足企業領導人對各部門工作的管理要求。制度不完善會讓部門行政人員在工作中存在畏首畏尾的現象，沒有任何可以依靠的制度，他們會擔心自身工作是否帶來負面影響，從而影響部門管理工作的有效開展，不利于企業管理制度的完善，影響各個部門在工作中的溝通與協調效率。

3.信息化建設進展緩慢。新時期信息化建設不斷加快，各項工作的統計與分析通過計算機進行已成必然趨勢，但部分企業依舊存在著對行政管理工作不重視的問題，導致行政部門依舊使用紙質化的辦公方式，在各項信息的統計與分析及工作審批上效率低下，集成化程度低，最終影響企業整體工作進展效率。

四、新時期背景下優化企業辦公室行政管理工作的要點

1.提高行政部門人員素質。為了讓辦公室行政管理工作發揮其統籌協調的作用，企業領導人需要提高對行政管理部門的重視，首先體現在人員素質能力方面。以往辦公室行政管理人員大部分并不是出自管理專業，或管理經驗較欠缺，因此，應對管理人員配置進行優化調整。在行政部門領導人的任命上選擇具備行政管理經驗，正確認識行政管理工作意義的專業人員，改善行政部門內部的工作風氣，提高工作效率。行政部門內劃分不同的工作小組，提高行政管理部門整體人員的素質能力。提高行政人員對新時期背景下各崗位對企業發展的重要影響與新要求的認識，以及行政人員對社會經濟發展以及企業如何穩健發展的了解，提升行政人員的思想認識層次，在工作過程中不斷思考如何完善行政工作的制度，不斷強化溝通協調能力，保障企業內各部門之間的通力合作，為企業發展負責。

人力部門需要加強對行政人員能力的考察，與行政管理部門負責人積極溝通，為行政工作人員提供培訓機會，在充分明確自身工作職責、掌握自身工作內容、提升自身工作質量的同時，加強對企業各個部門業務內容的了解，從而強化與各部門的溝通協調能力；要求辦公室行政管理工作人員遵守工作紀律，針對會議管理工作，應當保密的內容、討論的具體情況以及沒有經過批準傳達和公布的決議等，不得以任何方式向外泄露，針對會議上存在的不同意見不可以向外擴散，避免影響企業的工作氛圍；要求該部門工作人員保持良好的行為作風，具備良好的工作習慣，與其他部門溝通過程中保持良好的溝通態度，切實履行自身的職責，將良好的作風習慣、工作習慣與自己所擔負的崗位職責有機結合起來，配合部門管理人員在管理好部門基本工作的同時，利用自身的工作積極性與創新能力，促進部門內部管理工作的積極向上，提升自身部門的重要性，展現部門存在的價值；鼓勵部門行政人員解放思想，放下思想包袱，只要找準工作開展的立足點，積極與部門同事探討該措施的可行性，部門領導人以及組長都可以鼓勵他們大膽的開展工作，定期開展工作復盤會，針對這一階段取得的工作成效進行總結，分析措施推進過程中存在的阻力以及解決方法，分析自身的工作方式是否存在問題，在這一過程中是否還發現企業流程審批方面存在不足并提出自身的解決方法，進一步展現自身的工作價值與辦公室行政管理工作的價值。

2.健全行政管理規章制度。企業辦公室行政管理工作的規章制度影響著行政人員的工作質量與效果。完善管理制度，在行政部門各小組工作的過程中，將每一項具體的工作落實到相關責任人身上，提高行政人員的工作責任感，保障工作質量與效率。為了發揮行政管理工作的效果，企業領導人積極引進科學的管理制度，將行政部門的工作內容與企業發展相結合，提高行政管理工作的科學性；完善行政人員的晉升路徑以及績效考核機制，保障對行政人員發展的科學規劃，提高行政人員的工作積極性，保障行政管理部門的人員留存，為企業健康有效的發展提供保障；要求辦公室行政管理部門在工作中要求實求真，保障自身的監督力度，圍繞企業中心工作項目，持續緊抓重點工作督辦，利用反向倒逼的方式確保各部門工作按期完成，在督辦的過程中，根據各項工作項目的特點等內容，將工作項目進行層級設置，采用一級督辦、二級督辦的方式避免各個部門工作沒有條理，避免各個項目同步推進帶來其他問題。在反向倒逼的過程中，采用考核的方式提高員工的工作積極性，設置獎金的層級，讓每一個部門明確自身負責工作項目的要求；針對各個會議中需要的各項文件、材料、紀要等，需要行政管理工作人員妥善保存，保障文件檔案的完整，按照企業文件檔案的管理方式進行建檔保存；辦公室行政管理工作以推動本部門工作人員向心力為導向，推動部門建設工作新氣象，部門內部成立部門管理委員會，部門委員共同參與部門政策的探討、制定和管理工作中，激發部門人員的工作積極性、主動性和向心力，利用民主集中的方式集思廣益，讓本部門的決策方案更合理、更有效，讓企業行政管理部門的管理工作能夠創新與靈活，在與企業各個部門溝通的過程中，能夠獲得更多可參考性的意見；針對辦公室行政管理工作在公文效率上存在的不足進行從緊從嚴處理，持續匯總公文管理方面出現的問題，定期整理、公示典型問題，將公文寫作和公文處理的培訓滲透到日常工作之中，制定修編公文管理制度，進一步明確行文、辦文相關規定和考核細則，有效提升企業總體公文辦理水平，提高行文的通過率，提升企業內部運行效率；根據辦公室行政工作的工作內容，劃分部門內部為行政、后勤、對外協調3個工作小組，分別設立小組組長，不斷完善部門組織架構，提升各個小組的工作組織能力，工作小組劃分結束并確定小組成員之后，組長需要發揮自身的管理能力與帶頭作用，合理安排組內人員的工作時間與工作內容，調動他們的工作積極性，保障組內工作氛圍的團結與工作效率，能夠不斷完善與創新相應的工作流程；辦公室行政管理部門的領導人堅持以自查為抓手，觀察與分析部門工作存在的不足，帶領小組組長不斷分析各類工作中存在的問題，積極補足短板、強化弱項、提升管理工作的質量，定期開展全面的自查工作，促進各個小組內部、部門內部工作方式與流程的改進，規范本部門工作內容與工作制度，展現部門工作的價值，推動企業其他各個部門組織結構與工作效率的優化。

3.精細化管理理念的貫徹。精細化管理理念在于不斷完善行政管理制度內容，提高管理制度與新時期社會發展的協調性，讓行政管理工作為企業發展提供動力源泉。企業領導人需要提高自身的思想認識，主動學習新時期背景下黨的指導思想與社會發展趨勢的相關知識，提高對行政管理部門認識與了解，重視行政管理部門的工作性質轉變，推進行政工作由服務性質向服務與管理性質高效結合轉變。行政管理部門要提高對企業內各部門業務的了解，在行政管理過程中根據部門業務的不同，針對性制定管理制度，推進服務職能與管理職能的靈活轉換，精細化評估考核指標可如下表所示。

例如，針對企業后勤管理工作內容，辦公室行政管理部門需要具備居安思危，常抓不懈，牢固樹立“安全第一”的理念，在企業食堂的管理中，緊抓防疫消殺、食品安全衛生及食堂消防、用電安全等工作，保障企業食堂的安全衛生，蔬菜糧食的質量不存在問題，部門內制定詳細的工作排班表，每天對食堂各個區域進行衛生檢查，聯合安保部門每月開展廠前區火災隱患排查，確保不發生火災事故，保障企業內部的人員健康與安全。辦公室行政管理部門在精細化管理上還需要重視以人為本，服務至上的原則，不斷提高自身的后勤服務水平，例如定期組織食堂員工的調研學習，探討后廚管理經驗和菜品加工方法，不斷推出新菜品，提升食堂的菜品質量；了解企業員工的生活習慣與家鄉菜品，定期推出“家鄉菜”，緩解員工的思鄉之情，提升員工對企業行政管理工作的滿意度；設置相應的投訴與建議渠道，企業員工可以通過該渠道向行政管理部門提出自身對食堂的建議，部門后勤小組行政人員充分聽取員工意見和建議，針對存在的共性問題共同探討解決方法，針對存在的特性問題加強與員工的溝通，保持良好的溝通態度，避免出現語言與肢體沖突，避免對其他員工的心態與企業整體工作氛圍帶來影響，構建和諧積極的工作環境。

4.加強行政工作的信息化建設。信息技術的建設與使用是新時期社會發展的必然趨勢，利用信息化管理平臺能夠提高行政部門的工作效率，幫助行政人員梳理繁復冗雜的工作內容，通過信息化平臺實現對工作流程的精確追蹤，減少工作失誤。企業辦公室行政管理工作信息化管理平臺的建設需要與企業經營項目以及各部門負責的工作內容相關聯，尤其是面臨大量數據信息處理的工作，信息化平臺為行政人員的工作提供便利條件，減少工作負擔。

表 精細化評估指標

行政管理部門在信息化建設過程中需要加強對行政人員的培訓，保障行政人員熟練操作信息化平臺，聽取行政人員在工作中對平臺功能的建議，不斷提高平臺的操作簡便性；豐富平臺的使用功能，提高平臺安全性，限制不同人員的工作權限，同時保障企業領導人通過行政管理部門的平臺數據深入了解企業各部門的運行質量，及時分析存在的問題，降低企業內部資源消耗，實現新時期下企業的穩健發展；信息化建設過程中，重視以提升辦公室行政管理工作為主要目標，提升本部門的服務質量，確保各個小組的工作能夠與部門領導人的工作相協調，利用信息化管理平臺檢查并考評部門各個工作人員的工作質量、創新意識等。