企事業單位電子發票歸檔問題探析

鄢 敏

（作者單位：農業農村部機關服務局）

一、研究背景

近年來，隨著信息技術的快速發展，電子商務成為經濟發展的重要組成部分，電子發票作為其中的一種新型發票形式，已經逐漸普及，并逐漸替代了傳統紙質發票。電子發票相比紙質發票，具有節省時間、降低成本、便于管理等優點。同時，也提高了發票的可信度和可追溯性。發票電子化是我國財稅信息化改革的基礎，電子發票的推廣與運用對提升財務信息化、大數據化發展水平起著不可替代的作用。電子發票歸檔問題一直是財政、稅務部門和企事業單位關注的焦點。2012 年以來，相關主管部門相繼出臺多項管理規定，對電子發票歸檔工作提出了要求[1]。

二、電子發票歸檔的重要性

（一）電子發票歸檔有助于合法合規經營

根據稅法規定，企事業單位在開具發票后需要進行嚴格的發票管理。如果企事業單位不能及時歸檔和保存發票，那么在稅務部門的稽查中，就會面臨罰款或其他處罰。如果企事業單位采用電子發票，那么歸檔和保存就變得更加方便快捷。這樣不僅可以為單位的合法合規經營提供有效保障，還可以避免不必要的罰款。

（二）電子發票歸檔有助于實現高效的財務管理

如果企事業單位不能及時、準確地進行發票管理，那么就會導致財務數據的混亂和不準確，這嚴重影響企事業單位的財務決策和管理效率。采用電子發票并進行歸檔，企事業單位可以通過電子發票歸檔系統實時查詢、統計和分析財務數據，可以使財務管理更加高效、精確和及時，更好地制定財務計劃和決策。

（三）電子發票歸檔有助于更好地保護自身利益

在商業交易中，可能會出現各種爭議和糾紛。如果企事業單位沒有及時、準確地保存電子發票，那么就可能會在爭議和糾紛中處于劣勢地位。采用電子發票并歸檔，企事業單位可以通過電子發票歸檔系統查詢、打印、傳輸和存檔電子發票，提高自身的證據力和處理爭議的效率，可以更好地保護自身利益。

（四）電子發票歸檔可以提高企事業單位的運營效率

對于企事業單位來說，電子發票可以減少勞動力成本、縮短結算周期、降低出錯率等優點。但是，如果企事業單位沒有對電子發票進行及時、準確的歸檔管理，將會給自身的日常運營帶來極大的不便。例如，企事業單位需要對某筆交易進行核對時，如果無法及時查找到相關的電子發票，就可能耗費大量的時間和精力。而對于已經歸檔的電子發票，企事業單位可以通過管理信息系統，快速地進行檢索，大大提高了運營效率。此外，從紙質發票逐步過渡使用電子發票后，可以減少紙張消耗以及紙質檔案占用的空間，并減少運營成本，提升運營效率。

（五）電子發票歸檔可以提高企事業單位的信息安全水平

電子發票是企事業單位的財務信息，涉及商業機密和隱私。如果企事業單位沒有對電子發票進行科學合理的歸檔管理，可能會導致數據泄露和篡改等安全問題。例如，黑客入侵系統后，可能會篡改財務信息，給單位帶來巨大的經濟損失。而對于已經進行了安全歸檔的電子發票，企事業單位可以采取多重保護措施，保證數據的安全性和可靠性[2]。

三、電子發票歸檔存在的問題

與傳統的紙質發票相比，電子發票具有方便快捷、環保節能、易于管理等優勢，可以有效降低企事業單位的成本，提高財務管理的效率。然而，隨著電子發票的普及和應用，也出現了一些問題，需要認真研究并加以解決。

（一）歸檔標準不統一

歸檔是指將電子發票進行保存和備份的過程，是財務管理中非常重要的一環。目前，不同的國家和地區對于電子發票歸檔的要求和標準不盡相同。一些國家要求企業單位必須保存電子發票原始數據，包括發票內容、發票號碼、開票日期等信息，并且要求數據必須以特定的格式進行存儲和傳輸。而在另一些國家，則可能只要求保存發票的電子副本或者彩色掃描件。此外，即使在同一地區，也可能存在不同的歸檔標準。例如，我國國家稅務總局規定企事業單位需要將電子發票原始數據和彩色掃描件進行歸檔保存，但具體的保存期限、保存方式、數據格式等方面并沒有統一的標準，對于如何實施電子發票采集、查重、驗真、報銷入賬和歸檔等具體操作細節性的問題也一直缺乏規范性的具體規定，這導致不同的企事業單位在進行電子發票歸檔時可能會有所差異。這種不一致性給企事業單位在日常操作和財務管理中帶來了一定的挑戰，需要積極應對和解決。

（二）歸檔時間過長

對于一些大型企事業單位和復雜的業務流程，需要處理的電子發票數量龐大，而且需要分類、整理和歸檔的信息也比較多，因此需要耗費大量的時間和精力來完成這項工作。此外，如果企事業單位的管理不夠規范（如員工缺乏規范的操作流程和標準，或者企事業單位的信息系統和軟件不夠完善），那么歸檔時間就會更長。電子發票歸檔需要通過專門的軟件進行，對于一些規模較小或沒有專業人員管理的企事業單位，會導致管理和經營成本增加，許多單位采取保存一套電子發票、打印一套紙質發票報銷的方式歸檔，一定程度上影響歸檔效率，使得電子發票的優勢很難體現出來。

（三）歸檔方式不規范

許多企事業單位在歸檔時存在一些不規范的行為。首先，歸檔的規則不統一，即不同的人或不同的部門在歸檔時采用的規則不一致。這種情況下，同一份文件可能會被放置在不同的位置，或者相似的文件會被分別存放在不同的文件夾中，導致查找和使用困難。其次，歸檔的方式不規范，即沒有按照一定的順序進行整理和分類，使得文件的順序混亂，無法快速定位和檢索。最后，歸檔的內容不規范，即存儲的文件或數據沒有被清晰地標識或者命名，或者沒有按照時間、地點、人物等規則進行分類，電子發票原數據缺失等，導致信息的獲取和利用不便。

（四）存在安全隱患

電子發票在填開、采集、查重、驗真、報銷入賬和歸檔等工作流程中，依托互聯網進行，需要提取、傳送大量的電子發票信息，包含企事業單位很多的商業信息，有大量的核心數據，一旦發生非授權訪問或信息被攔截、竊取，就有可能泄露商業秘密，給單位信息安全帶來巨大隱患。一些不法分子通過攻擊、干擾網絡服務系統，利用網絡傳播病毒，也會給單位增加安全風險。此外，目前大部分單位將電子發票打印出來報銷入賬，如果有個人或單位對發票信息進行篡改或偽造電子發票，再打印出來進行報銷，財務人員一旦比對疏忽，或比對技術落后，就會造成虛假發票報銷入賬的情況出現，嚴重影響單位財務核算秩序，也對電子發票報銷入賬工作的順利實施造成影響[3]。

四、電子發票歸檔優化路徑

（一）建立統一的歸檔標準

由于各地區電子發票歸檔標準的不統一，造成企事業單位間互相不兼容的情況。因此，建立一個統一的電子發票歸檔標準顯得尤為重要。

1.文件格式標準化

在電子發票歸檔過程中，首先需要考慮的是文件格式的標準化。為了確保電子發票在不同的平臺、系統之間的互相兼容和傳輸的可靠性，需要統一規定電子發票的文件格式。建議使用現有的行業標準格式，如PDF、XML 等。

2.電子發票存儲規范

電子發票存儲規范包括存儲的位置、存儲的方式、存儲的時間、存儲的安全性等多個方面。首先，存儲的位置應該是固定的，可以是企事業單位內部的某個文件夾，也可以是企事業單位內部的云存儲等。其次，存儲的方式要遵循一定的規則，如可以按照年份、月份、發票類型等進行分類。此外，電子發票的存儲時間應該符合法律法規的要求。最后，存儲的安全性也是非常重要的，要保證存儲的環境和設備都具有一定的防護措施，確保電子發票的機密性和完整性。

3.電子發票檢索要求

企事業單位要能夠方便地檢索和查找歸檔的電子發票，建議在電子發票歸檔標準中規定檢索要求。可以根據發票類型、時間、金額、銷售方等多個維度進行檢索。同時，還需要考慮到數據安全性，規定檢索權限的管理，避免未授權的人員查看企事業單位的機密信息。

4.電子發票歸檔審核規范

為了確保歸檔的電子發票的真實性、合法性，需要建立電子發票歸檔審核規范。財務人員應當在歸檔前對電子發票進行審核，確保發票信息真實、完整、合法有效。審核時需要關注發票的格式、發票號碼、開票日期、銷售方、購買方、金額等信息的準確性和一致性。

（二）使用電子會計檔案管理系統

在傳統的紙質發票和歸檔方式下，企事業單位需要耗費大量的時間和人力、物力來管理和保存發票數據。而且，由于紙質發票易于被損壞、丟失或篡改，因此企事業單位也面臨著發票管理和保障數據完整性的難題。而使用專業的電子會計檔案管理系統則可以解決這些問題。電子會計檔案管理系統能實現從電子發票采集、查重、驗真、報銷、入賬、歸檔、調用、移交、借閱、銷毀等全流程管理，提高單位的工作效率，減少單位的管理成本，提高數據的安全性和完整性。但是，使用電子會計檔案管理系統也需要注意一些問題。首先，需要確保系統的安全性和穩定性，避免發生數據泄露和系統崩潰等問題。其次，需要對系統進行定期維護和升級，以保證系統的性能和功能的完整性。未來，隨著數字化程度的不斷提高，電子會計檔案管理系統將會在更多的領域得到應用和發展，成為企事業單位數字化轉型的重要工具之一[4]。

（三）使用電子簽名技術

電子發票電子簽名是數據電文中以電子形式所含、所附用于識別簽名人身份并表明簽名人認可其中內容的數據。相比傳統的手工簽名方式，電子簽名可以更快捷地完成驗證和授權，減少了處理時間和工作量。不僅增強了發票處理過程的安全性，同時還提高了效率，減少了處理時間和工作量，降低成本。除了在電子發票中使用電子簽名，電子簽名技術還可以用于其他類型的電子文檔，如電子合同、電子證書和電子郵件等。這些應用程序可以進一步提高安全性和效率，并為各行業提供更好的保護和服務。因此，使用電子簽名技術可以提高電子發票的安全性和效率，并提供更好的保護和服務。

（四）加強信息安全管理

加強基礎環境建設，在電腦、存儲設備和網絡基礎設施等配置和建設過程中，嚴格按照國家相關規范和標準進行采購和配置，盡量選擇與大型品牌的供應商和開發商合作，為電子發票運行創造良好的基礎條件。開發電子發票信息平臺時，在軟件設計中要有防篡改、防竊密、防攻擊的安全措施，實現對電子發票全流程的保護，保證電子發票信息安全可靠。為了保證電子數據信息的絕對安全，盡量采取內網與外網物理隔離，設置嚴謹的、完整的、多層級的權限密碼管控體系等措施，保障電子會計檔案系統運行安全。建立完善的信息備份和系統恢復策略，確保信息丟失或被篡改時，系統依然能正常運行，確保電子發票信息安全。

（五）加強對員工的培訓和教育

如果企事業單位員工缺乏規范的電子發票操作技能和意識，可能會導致發票開具不規范、傳輸不安全、存儲不完整等問題。因此，加強對員工的培訓和教育是至關重要的。可以組織電子發票歸檔操作培訓班，邀請相關電子發票開具、傳輸、存儲等專業人士，向員工講解電子發票的操作流程和規范要求，幫助員工掌握電子發票的基本知識和技能。此外，企事業單位可以發放操作手冊，讓員工在日常工作中隨時查閱。操作手冊應該包括電子發票的開具、傳輸、存儲等操作流程、規范要求以及常見問題的解決方法等內容，幫助員工更加便捷地了解電子發票的相關知識和操作技巧，以便他們能夠熟練地使用電子發票歸檔系統，避免誤操作和數據丟失等問題[5]。

五、結語

電子發票歸檔問題是一個復雜的問題，需要從多個方面入手解決。稅務部門、企事業單位和相關機構應當共同努力，制定統一的歸檔標準，推廣電子簽名技術，使用電子會計檔案管理系統，增強員工意識，以提高電子發票歸檔的效率和準確性，降低企事業單位的管理成本。未來，隨著數字經濟的發展和電子商務的普及，電子發票的使用將會越來越廣泛。因此，電子發票歸檔問題也將成為一個更加重要和緊迫的問題。稅務部門和企事業單位應當加強合作，共同推動電子發票歸檔的規范化和標準化，以促進數字經濟的健康發展。