檔案數據管理的連續性策略：從源頭治理到持續優化

韋丹萍

摘 要：本文從三個關鍵方面展開討論，探討檔案數據管理的連續性策略，以提高數據管理的效率、準確性和安全性。首先，聚焦于檔案數據的采集、存儲和管理機制；其次，引入風險評估和預警機制，幫助識別和預防可能的問題，并建立應急響應機制，提高數據恢復的效率和效果；最后，關注關鍵檔案數據的等級保護，旨在提升數據的安全防范能力，包括建立檔案數據的等級保護策略和加強數據安全的管理與制度建設。通過綜合運用上述策略和技術，可以更好地應對檔案數據管理中的挑戰和風險，提高數據管理的效率和質量。本文的研究成果對于推動檔案數據管理領域的發展，提升信息管理的水平具有重要的理論和實踐意義。

關鍵詞：檔案數據管理；連續性策略；源頭治理；持續優化

近年來，隨著大數據、云計算、物聯網和移動互聯網技術的廣泛應用，以及數據挖掘、自然語言理解、數據可視化分析等人工智能技術的發展，檔案管理正面臨著一次前所未有的轉型機遇。這個轉型的方向是數字化、在線化和智能化，也是現代化檔案管理的必然趨勢。2020年修訂的《中華人民共和國檔案法》及2018年國家檔案局第13號令頒布的《機關檔案管理規定》，明確要求將檔案信息化工作納入單位信息化發展總體規劃，并“保障電子檔案、傳統載體檔案數字化成果等檔案數字資源的安全保存和有效利用”。隨著數據規模的不斷增長和數據類型的多樣化，如何有效地采集、存儲、管理和利用檔案數據成為一個亟待解決的問題。同時，數據安全和風險管理也成為檔案數據管理不可忽視的重要議題。本文旨在探討檔案數據管理的連續性策略，提高數據管理效率、準確性和安全性。通過采集策略、跨模態檢索、風險評估和等級保護等措施，全面應對檔案數據管理中的挑戰和風險。

一、建立和優化檔案數據的采集、存儲和管理機制

1.確立多源異構數據融合的采集策略

無論是從保存歷史、支撐研究，還是服務社會的角度，檔案數據的完整性和質量都是不可忽視的基本要素。大數據時代，數據來源多樣，格式異構，這對檔案數據的采集提出了新的挑戰。傳統的采集方式往往難以應對這種多源異構數據的環境，既降低了數據融合的效率，也影響了數據質量。在這種背景下，借助智能采集終端，實現多源異構數據的融合，以及知識圖譜的嵌入，不僅解決了數據采集的效率問題，也提高了數據的質量。智能采集終端具有強大的數據處理能力，能快速、準確地采集各種格式的數據。并且，這些終端還能實現數據的預處理，如格式的標準化，大大降低了數據融合的難度。同時，智能采集終端還能對采集的數據進行知識圖譜的嵌入。知識圖譜以圖譜形式展現出數據之間的關系，為數據添加了豐富的語義信息，不僅方便了數據的理解和利用，也解決了傳統數據融合中缺乏知識層面的問題。以中國科學院文獻情報中心的中文社科引文數據庫（CSSCI）為例，該中心采用智能采集終端，不僅將來自數十種不同源的數據快速、準確地采集并融合，還將這些數據嵌入知識圖譜中，大幅提升數據的質量和利用價值。因此，建立一套以智能采集終端為工具，以多源異構數據融合和知識圖譜嵌入為特點的檔案數據采集策略，對于檔案數據管理的連續性策略具有重要意義。

2.建立檔案數據的跨模態檢索機制

檔案數據涵蓋了多種形式的信息，包括文本、圖像、聲音、視頻等。這些不同類型的數據之間存在豐富的關聯性和互補性，因此，僅局限于單一數據類型的檢索會限制對檔案數據的全面理解和利用。通過建立跨模態檢索機制，能夠在不同類型的數據之間實行關聯檢索，實現數據的整合和映射，意味著可以同時查詢不同類型的數據，獲取更全面的信息。例如，在檔案管理中，需要同時查詢與某個事件相關的文本記錄、相關的圖片、音頻或視頻資料，以全面了解該事件的背景和細節?？缒B檢索機制還能夠提供更精確的結果，增強檢索的準確性。通過融合多種數據類型的特征和信息，得到更全面、更準確的檢索結果。例如，通過結合文本和圖像數據檢索，可以更準確地定位到特定的檔案資源，而實現這一檢索方式則依賴于異構數據的有效整合和映射。檔案數據形態豐富，包括但不限于文本、圖像、聲音、視頻等，因此，如何從這些異構數據中提取有價值的信息，以實現有效的跨模態檢索，便成了一個挑戰。

針對這一問題，引入哈希技術及多視圖深度神經網絡為檔案數據的跨模態檢索機制提供一種可行的解決方案，如表1所示。哈希技術將高維特征嵌入低維的搜索方法，因其能在大規模數據空間快速開展最近鄰搜索而備受關注。然而，這種二進制碼的檢索方式雖然能提升檢索速度，但可能對精度產生影響。為平衡這種精度與效率的矛盾，借助多視圖深度神經網絡則顯得至關重要。由于多視圖深度神經網絡能夠更好地保留數據的多樣性特征，為哈希學習提供更豐富的信息，它能夠有效地提升檢索的精度，進而提高跨模態檢索的效率和準確度。將哈希技術與多視圖深度神經網絡相結合，不僅可以提升檔案數據的檢索效率和準確度，更能實現對檔案數據的快速、精準訪問，如在音視頻、圖像、文字等異構檔案資源的管理中，這種結合策略能夠提供更精準的檢索結果。

因此，檔案數據管理可以結合哈希技術和多視圖深度神經網絡能夠充分發揮兩者的優勢，實現跨模態數據的關聯檢索，提升檢索精度和效率。同時，在保留數據多樣性特征的基礎上，通過哈希技術的低維度表示快速搜索，兼顧了存儲空間和計算效率。這種結合能夠提供更準確、高效的檔案數據管理和檢索方案，提高數據管理的效率和質量，進一步提升檔案數據的利用價值和管理效能。

二、引入風險評估和預警機制，提高檔案數據管理的應變能力

1.設立風險評估流程，提前發現可能的問題

在檔案數據管理的全過程中，必然會遭遇各種形式的風險和挑戰，如數據丟失、數據錯誤、數據安全威脅以及技術故障等，這些都可能對檔案數據的完整性、可用性以及準確性產生重大影響。因此，設置一套有效的風險評估流程，以幫助預先發現、理解并準備應對這些風險，顯得尤為重要。只有這樣，才能在問題尚未發生前就做好準備，并在問題發生后能夠迅速采取恢復措施，最大程度地減少損失。

對此，形式化語義網絡（Formal Semantic Networks）的應用便能發揮其獨特的優勢。作為一種通過結構化方式呈現文本，創建一種全局的知識視角的技術，形式化語義網絡為決策者和分析人員提供一種深入理解和分析信息的平臺。不僅如此，它還通過簡化和抽象文本，降低了大規模模型的復雜性，從而使得決策者和分析人員能夠更好地管理和理解信息。在檔案數據管理的風險評估中，形式化語義網絡能夠有力地揭示文本中的主要概念，便于專家識別和理解潛在問題，進而找出可能的解決方案。舉例來說，通過對檔案數據的語義網絡展開解析，可能會發現數據丟失、數據混淆等風險因素，進而能夠提前制定對應的預防策略。

同時，在檔案數據的采集階段，已經嵌入知識圖譜，知識圖譜提供了豐富的語義信息和關聯性，為數據采集階段奠定基礎，可以用于構建檔案數據的元數據，對數據標注和描述，使得數據具備更豐富的語義信息，在開展風險評估時，借助知識圖譜的語義關聯性，更加準確地識別和理解風險因素。同時，通過與形式化語義網絡的結合，可以進一步提高風險評估的效率。形式化語義網絡通過將文本實行結構化表示，能夠清晰地展示文本之間的關系和層次，從而更好地揭示可能存在的風險問題。

2.完善數據備份標準，提高數據恢復效率

檔案數據具有長期保存和長期利用的需求，而數字化檔案的備份可以有效地保障檔案信息的持久保存。通過備份，即使原始數據發生意外丟失或損壞，也能夠及時恢復檔案數據，確保檔案信息的可持續利用。國家制定了一系列與檔案數據備份相關的法規、標準和指南文件，如《檔案法》《檔案信息系統安全保護基本要求》等。這些文件具有普遍約束力，明確了檔案數據備份的重要性和管理要求，為檔案管理部門和相關機構提供了制度性的指導。盡管這些文件在某些條款中提及了數字檔案異地異質備份工作的關鍵點，但它們提供的指導性意見僅限于宏觀方向，在實際備份工作的具體流程和安全體系構建方面，這些文件并未給予各檔案部門的專業性的具體指導。

數字檔案異地異質備份工作的重要性在于其能確保數據的連續性和完整性，提高應對各類風險的能力。然而當前，我國在數字檔案異地異質備份管理中存在若干問題，如層級有序化、選址標準、開放權限和法律權責等問題尚未得到有效解決。借鑒美國、英國、澳大利亞和丹麥等國的經驗，可以在層級有序化、選址標準、開放權限和法律權責等方面得到啟示。例如，可以參考美國國家檔案和記錄管理局的層級管理準則，澳大利亞國家檔案館的選址標準要求，英國國家檔案局的開放權限政策以及丹麥國家檔案局的法律法規。這些國家針對數字檔案備份管理構建了一系列標準，全面覆蓋了管理、技術、存儲和維護等多方面，為我國提供了寶貴的參考。在完善數字檔案異地異質備份管理體系的過程中，應認真研究檔案數據備份標準，以期構建一個高效、安全、符合我國實際的數字檔案異地異質備份管理體系。

三、實行關鍵檔案數據的等級保護，提升數據安全防范能力

1.制定并實施檔案數據的等級保護策略

《檔案信息系統安全保護基本要求》等相關政策文件的出臺，表明國家對于檔案信息系統的安全保護給予了高度重視。為了應對日益增長的信息安全威脅和挑戰，建立并實施檔案數據的等級保護策略成為必然選擇。同時，檔案數據涵蓋了大量的敏感信息，包括個人隱私、商業機密、國家安全等重要內容。如果這些數據被惡意訪問、篡改或泄露，將會對個人、組織和社會造成嚴重的損失和影響。通過制定適當的等級保護策略，可以建立嚴密的數據安全機制，限制數據的訪問權限，加強數據的加密和保護措施，確保檔案數據的機密性和完整性。

等級保護的核心思想建立在對數據價值、恢復成本，以及數據丟失對業務流程影響等因素的深度理解之上，通過對數據開展價值和敏感性分類，并對不同級別的數據實施相應級別的保護措施。首先，對檔案數據開展等級劃分，作為等級保護策略實施的基礎，需要參照數據的實際價值、恢復難度，乃至數據丟失可能對業務運營產生的潛在影響制定，尤其對于關鍵性數據，如核心業務數據，需要提供更高級別的保護。其次，在數據等級劃分明確后，通過合理的訪問控制策略和權限管理機制、加密算法對檔案數據實行加密、建立日志記錄和審計機制，監測和記錄檔案數據的訪問和操作，對檔案數據開展分類和標記，根據其敏感性和重要性確定不同的安全等級和保護措施等，形成綜合的檔案數據等級保護方案。

2.加強數據安全管理和制度建設

確保檔案數據的安全，需涉及一系列的措施，其中加強數據安全的管理和制度建設便顯得尤為重要，尤其是設立專責的數據安全管理部門和角色，以及建立和更新數據安全管理制度和操作規范，旨在防止數據被泄露和非法訪問。

對于數據安全的管理，首當其沖的是設立專責的管理部門和角色，全方位地管理和監控數據安全，不僅能夠加強對檔案數據的保護，防止數據的非法訪問或濫用，還能及時應對可能出現的數據安全問題，最大程度上減少潛在的風險。在組織內部，數據安全應該由專門的團隊來負責，其職責不僅應包括日常的數據保護工作，也應包括對數據安全狀況的持續評估和改進。例如，美國國家檔案與文件署（NARA）采取跨政府部門主體合作機制、與社會領域資本合作機制（PPP）以及與用戶溝通的機制，以促進各個主體之間的協同合作，從而有效地提升數據安全的水平。這種組織內部的協同機制有助于加強數據保護工作的整體效能，并確保數據安全的持續性和穩定性。同時，建立和更新數據安全的管理制度和操作規范，也是維護數據安全的重要組成部分，其目標在于建立一套完整的數據保護機制，旨在規范數據的處理流程，防止因操作失誤而導致的數據泄露。為了應對日益嚴重的安全威脅，這些制度和規范應定期更新和調整，以確保其在新的環境下依然能夠有效地保護數據安全。

四、結語

綜上所述，本文圍繞檔案數據管理的連續性策略展開深入研究。通過建立和優化檔案數據的采集、存儲和管理機制，實現數據的全面管理和保護。同時，引入跨模態檢索和知識圖譜的技術手段，提高數據的利用價值和檢索效率。在風險評估和預警機制方面，加強風險識別和應急響應能力，確保數據管理的穩定性和安全性。另外，實施關鍵檔案數據的等級保護，提升數據的安全防范能力，保障檔案數據的完整性和隱私保護。本文的研究成果為檔案數據管理領域的發展提供了重要的理論和實踐支持。通過綜合運用各項策略和技術，可以更好地應對檔案數據管理中的挑戰和風險，提高數據管理的效率和質量。然而，仍然存在一些待解決的問題，如進一步提升數據的融合和利用能力，以及如何應對新興技術帶來的挑戰。因此，未來的研究可以繼續探索新的方法和策略，不斷推動檔案數據管理的創新和發展。

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（作者單位：廣西北投交通養護科技集團有限公司）