信息時代大學生檔案管理創新與發展研究

王學紅

摘 要：信息化時代，為推動各行業信息化發展提供了有力的技術手段，傳統檔案管理工作也開始引入和應用各種信息化手段，大幅提高了管理效率和水平。作為高?；A工作的重要組成部分，大學生檔案管理工作包括檔案收集、整理以及歸檔儲存等，還要充分發揮檔案信息的利用價值。為了使大學生檔案管理工作適應新時期信息社會和知識經濟時代的發展要求，就必須勇于打破傳統思維定式和管理模式。人才交流中心在大學生檔案管理工作中，應樹立與時俱進的發展理念，積極引入信息化管理手段，持續提高檔案管理水平，高效服務于大學生就業創業。本文圍繞信息時代大學生檔案管理創新與發展展開探究。

關鍵詞：信息時代；人才交流中心；大學生檔案管理；創新發展

大學生檔案管理工作是各地人才交流中心工作的核心部分，在做好檔案收集、整理以及歸檔等工作的同時，要充分發揮檔案資源的價值，主動為大學生就業提供高質量服務。傳統的檔案管理工作大都以紙質管理為主，在這種管理模式下，檔案資料的查詢利用手續及流程較為繁雜，抑制了檔案資源價值的發揮，給大學生帶來很多不便。同時，人工檔案管理模式也容易出現一些誤差，給檔案資源的利用帶來諸多不便。對此，人才交流中心要主動適應社會主義市場經濟體制的需要，跟隨信息化時代的發展步伐，從思維觀念到管理實踐，積極利用現代化檔案管理手段，切實提高檔案管理的信息化水平，推動檔案資源數字化建設和檔案管理手段多元創新，拓寬檔案資源利用渠道，為大學生提供更加高效、便捷的檔案服務。

一、信息時代大學生檔案管理工作概述

大學生檔案是對大學生在校生活以及社會活動中的主要經歷、道德品行和家庭背景等個人情況的全面記錄，是大學生就業時的憑證，也是用人單位挑選人才的重要依據。地方人才交流中心是溝通企業與大學生之間的橋梁，其服務重心在于推動大學生就業，承擔著大學生檔案存放管理的重要職責。人才交流中心所存放的大學生檔案，全面記錄了大學生的成長經歷和基本信息，是最真實、可靠的依據和憑證，具有較強的法律效力。因此，開展好人才交流中心檔案管理工作至關重要。新時期人才交流中心的檔案管理工作愈發復雜，而信息管理水平滯后已成為阻礙檔案管理工作發展的重要因素。在人才服務中心的大學生檔案管理工作中，包含了大量的信息資源，采用傳統的人工紙質管理手段，信息采集效率低下，且易出現諸多問題。

信息化背景下人才交流中心的檔案管理工作呈現以下幾個方面的特點：第一，規范化。信息時代雖然為創新檔案管理工作手段提供了諸多先進技術，但與此同時也增大了檔案管理的風險。針對檔案管理工作的內容與性質，規范檔案管理工作流程及內容，建立完善的法律法規至關重要。第二，便捷化。將信息技術應用到檔案管理工作中，傳統的紙質實物檔案被電子檔案所替代，這也成為各行業領域檔案管理信息化建設的突出標志，為檔案管理工作提供了極大便利。第三，高效率。傳統的人工紙質檔案管理模式在處理龐大的檔案資料時，效率比較低，而數字化和電子化的檔案管理工作則體現了高效率的特點，檔案資料的收集、歸檔和查找等工作開展更為高效，服務于大學生的水平也明顯提高。

二、信息時代推動大學生檔案管理工作創新的必要性

1.傳統檔案管理模式難以為繼

近年來，高校畢業生人數不斷增多，人才交流中心存放的大學生檔案也不斷增加，給檔案材料的集中管理工作增加了難度，且大學生在檔案資源的查找和利用等方面具有越來越個性化、多樣化的需求，傳統檔案管理模式的弊端不斷顯現。從傳統人才檔案管理工作來看，所接收的大學生檔案都是紙質的，管理工作雖然借助了計算機設備，但仍然需要依靠人工整理分類、系統錄入以及入庫存檔等，這樣的工作模式效率低下，增加了檔案管理工作的人工成本。同時，大量紙質檔案的存放也增加了檔案遺失等的風險，傳統檔案管理模式已難以適應當下檔案信息化管理的需求。隨著大學生流動性的增強，在傳統的檔案管理模式下，很容易存在“人檔分離”的情況，而對于人才交流中心而言，開展紙質檔案異地管理無疑會花費大量的時間以及人力，既造成了成本的增加和資源的浪費，同時，也影響了工作效率。雖然推動人才交流中心檔案管理信息化是國家的重要部署，但真正提高基層人才交流中心信息化管理水平，還有很長的一段路要走。目前，很多基層人才交流中心的檔案管理信息化還停留在查詢和搜索等簡單功能層面，尚未建立起完善的檔案資源管理信息化平臺，檔案資源實時更新和共享功能等有待優化。對此，人才交流中心在檔案管理方面要積極改變傳統滯后的思維方式和管理模式，把握信息時代帶來的技術契機，認清檔案管理工作當下面臨的巨大挑戰，推動思維和技術革新，促進檔案管理水平有效提高。

2.信息時代發展的必然趨勢

信息化時代的到來給傳統的檔案管理工作帶來了較大的挑戰，但同時也為基層人才交流中心等部門積極改革創新檔案管理工作帶來了前所未有的契機。在信息化時代背景下，切實提高檔案管理的信息化水平，既是基層人才交流中心自我革新與發展的必然需求，也是信息化時代的內在要求。和傳統的人工紙質檔案管理工作模式相比，信息化管理模式能夠存儲大量的檔案信息資源，能夠為檔案使用者提供規模化的檔案信息，大大促進了檔案資源信息的交流共享，減輕檔案管理工作人員的壓力和負擔，壓縮檔案管理工作成本，進一步優化配置檔案管理工作中的各種資源?？梢?，檔案管理信息化相較于傳統模式優勢明顯。在信息化時代，信息處理分析工作具有如下特點：一是面臨著巨大的數據信息資源；二是數據信息的內容豐富多樣，涉及各個領域；三是數據處理速度要求提高，需要完成即時處理和分析。信息化時代要求信息分析處理部門具有更強的信息分析能力和更快的信息處理速度，才能夠將最有價值的信息，在最短的時間之內順利傳遞給需求對象；四是隨著人們價值意識覺醒，越來越多的人意識到數據信息的寶貴性，除了要提高信息資源的利用率以外，保障信息資源的有效性和安全性也至關重要。在檔案管理工作中，通過實現信息化轉變，運用各種先進智能手段處理檔案數據，有利于快速找出有助于社會發展進步的檔案信息資源。五是知識經濟時代要求更快、更好地構建知識資源體系，而檔案管理工作就必須發揮更加積極的作用，對創新傳統能源管理模式提出了必然要求。

可見，海量檔案信息資源迫切需要創新儲存管理方式。信息化時代的到來，推動著檔案存儲的載體從紙張逐漸轉變為音視頻、電子文檔和圖片等數字化載體，基層人才交流中心應該積極引進利用大數據和云計算等先進的信息技術手段，建立更為完善的檔案網絡管理系統及應用平臺，在減輕檔案管理工作壓力的同時，進一步提高檔案資源服務質量。

三、信息時代大學生檔案管理創新與發展策略

1.切實轉變傳統檔案管理意識

認識指導實踐，要推動人才交流中心創新大學生檔案管理工作，需要積極轉變傳統檔案管理意識，提高思想站位。人才交流中心要高度重視大學生檔案管理工作，切實提升全員檔案信息化管理意識。數字化時代為提高檔案信息化管理水平提供了良好的技術環境，加強對各種信息化手段的靈活運用，必須以樹立正確的信息化檔案管理意識為前提，因此，基層人才交流中心務必要對檔案信息化建設引起重視。在開展大學生檔案管理工作時，要與時俱進地更新檔案管理工作要求，強化全員檔案信息化管理意識。此外，還要進一步加大大學生檔案信息化建設管理的經費、人力和設備設施等投入，確保信息化檔案管理工作高效推進，充分發揮檔案信息化管理的優勢?；鶎尤瞬沤涣髦行亩ㄆ谡匍_檔案信息化建設專題會議，研究檔案信息化工作推進，優化改善檔案信息化管理的環境和條件。

2.依托信息手段加快檔案管理電子化速度

智能化和信息化是新時期檔案管理工作的變革趨勢，基層人才交流中心在大學生檔案管理工作實際中，要充分依托信息化技術手段，結合大學生檔案管理工作的實際需要，靈活運用先進的技術手段，改變傳統檔案管理的瑣碎化，使檔案管理工作更為靈活多樣。節約時間成本以及優化效能，最大化地提高資源利用率，切實發揮檔案管理工作效力，才能使其更好地服務于大學生多元化、個性化的檔案利用需求。為了使大學生檔案管理工作更加便捷化，基層人才服務中心在接收大學生檔案時，便將其檔案信息錄入電腦，針對大學生提取檔案及時做好細致記錄，規范提檔流程。此外，地方政府應增加人才交流中心檔案信息化建設的經費投入，為提高大學生檔案管理的信息化水平奠定堅實基礎，從而為大學生提供更加優質便捷的檔案服務。

3.構建專業的大學生檔案管理信息平臺

在信息化時代背景下，高校開展人才交流中心大學生檔案工作，必須要充分把握和利用信息技術優勢，建設專業的大學生檔案管理信息平臺，改變傳統的檔案管理模式。在平臺構建過程中，人才交流中心應深化對學生檔案信息化建設的認識，只有借助高效的信息化處理手段，才能切實提高檔案管理工作水平。要構建專業的大學生檔案管理信息平臺，僅依靠基層人才交流中心的技術力量是不夠的，應當與專業系統開發部門合作，在原本的檔案管理平臺中增設大學生檔案信息化管理模塊，并配備專業的電子化檔案管理員，專門負責大學生檔案信息的錄入與運行維護，篩查答案內容的規范性等。大學生檔案管理信息平臺還應該設置學管系統，對檔案管理工作的全過程開展監管，把控檔案工作的質量，優化提高檔案管理效果。

4.營造安全穩定的檔案管理環境

大學生檔案管理工作的重要性不言而喻，除了要保證檔案工作服務質量以外，還要切實提高檔案管理的安全性。信息時代是一把雙刃劍，既為檔案管理創新提供了先進技術手段支撐，也帶來了很多潛在的危險因素， 人才交流中心在做好檔案管理信息化建設的同時，應高度重視檔案安全管理，營造安全穩定的大學生檔案信息化管理環境。

第一，與大數據平臺展開密切交流合作，制定完善的檔案信息化管理工作流程，加強檔案數據信息化平臺建設，制定更為科學、高效的檔案創新管理體系。

第二，結合現有網絡數據信息平臺，進一步促進檔案管理者與檔案提交者（使用者）之間的溝通交流，明確雙方的權利與義務，合理限制信息處理權限，確保檔案管理工作開展的標準化與規范化。

第三，高度重視檔案信息化平臺的安全管理，有效杜絕不法分子入侵。集中人力、財力和物力構建安全的檔案信息管理平臺，對違法盜竊檔案資料等行為要及時提交給有關部門，進行嚴厲懲處。

第四，人才服務中心應該加強監管控制，對檔案信息化建設管理的每一個環節強化監督管理，引進先進安全的信息技術，確保檔案管理工作開展的全過程都能夠處于安全的運行環境中。加強檔案管理人員的責任意識培訓，強化檔案安全管理職責的落實。

5.加強檔案信息化的軟硬件設施建設

信息化時代的到來為基層人才交流中心創新發展檔案管理服務提供了科學技術、專業人才以及先進的設備設施支持，為了促進大學生檔案管理信息化建設，應持續加強檔案信息化的軟硬件設備設施建設，在人員和配備設備設施建設等方面加大投入。

一是加強專業人才隊伍建設。依托現有的資源條件，基層人才交流中心應當制定相應的技能培訓課程方案，加強檔案工作人員的專業技能培養，提高其綜合素質能力，拓寬檔案工作人員的知識面，更新其工作觀念，在筑牢檔案專業知識基礎的同時，積極學習現代化檔案管理知識和計算機操作技能，為大學生提供高質量的檔案服務。除了加強現有人才隊伍培訓外，還要積極從高校引進檔案管理專業人才，壯大檔案管理工作隊伍。

二是提高基礎設備設施配備水平。人才交流中心要結合實際情況制定完善的檔案信息化硬件設備設施管理方案，結合現有的技術與經濟條件，加強計算機數據庫、服務器等硬軟件設備設施的優化升級，確保其處于良好的運行狀態，保證檔案信息數據能夠在安全穩定的環境中儲存和傳輸。人才交流中心的檔案基礎設備設施建設要跟隨時代發展步伐，爭取財政資金的支持，引入先進設施，輔助檔案信息化建設管理。

三是切實加強設備設施管理維護。定期開展檔案信息化管理中的硬軟件設備設施的檢查維護，及時解決系統漏洞問題，為軟件運行提供安全環境。同時，還要關注設備設施使用的外部環境安全，下載網絡防火墻和防毒軟件等，防止不法分子入侵破壞，確保檔案材料順利下載和上傳等。

6.優化大學生檔案信息化管理流程

隨著大學生檔案信息管理平臺的設計研發，基層人才交流中心還需要結合大學生檔案管理工作的開展實際，對原本的檔案管理流程展開優化改進，依托信息管理平臺，建立更加完善和規范的檔案管理流程，確保大學生檔案管理工作的實效，使信息化檔案平臺切實發揮檔案管理價值。檔案信息化管理流程中要明確檔案信息保密要求，依照正式存檔流程進行檔案的歸集，對相關檔案工作人員開展保密教育，嚴禁泄露學生個人隱私。對寄存在人才交流中心的大學畢業生人事檔案實現全文存儲，在檔案信息化管理平臺，采用目錄分類方式開展高效管理，在目錄數據中設置瀏覽功能和檢索入口，便于對檔案信息全文檢索，提高檔案資源查找的便捷性。此外，優化學生檔案流轉流程，借助信息化管理平臺提高學生檔案在線流轉效率，精簡不必要的手續，切實為學生查詢、利用及流轉檔案提供便捷、高效的服務。

四、結語

綜上所述，大學生檔案管理是基層人才交流中心日常工作的重要組成部分，在信息化及知識經濟時代背景下，大學生檔案管理工作愈發復雜。人才交流中心應看到傳統檔案管理模式的諸多弊端，認識到推動檔案管理工作信息化建設的必然趨勢。切實轉變傳統檔案管理意識，依托先進科學的信息化技術手段，加快檔案管理電子化速度，構建專業的大學生檔案管理信息平臺，營造安全穩定的檔案管理環境，加強檔案信息化的軟硬件設備設施建設，充實檔案管理人才隊伍，優化大學生檔案信息化管理流程等，使各項工作有序推進，助力大學生檔案管理工作再上新臺階。

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（作者單位：信陽市平橋區人才交流中心）