建筑工程企業(yè)檔案的科學化管理路徑探索

王冬瑩

摘 要：隨著建筑工程快速發(fā)展，建筑工程檔案管理尤為重要。在工程竣工驗收過程中，工程檔案資料起到監(jiān)督作用，檔案資料是對事故原因開展分析的重要基礎(chǔ)，在建筑后期的維修和保養(yǎng)中也起到較大作用。本文通過對建筑工程企業(yè)檔案的科學化管理路徑的探究，總結(jié)當前工程檔案信息處理中出現(xiàn)的一些問題，并提出科學、合理的解決辦法。

關(guān)鍵詞：建筑工程；企業(yè)檔案；科學化；管理路徑

建筑工程檔案是建筑工程竣工驗收的一項重要憑證，也是審計、稽查以及糾紛等事件處理基礎(chǔ)。要實現(xiàn)建筑工程檔案更有效的管理，就需要對檔案材料的內(nèi)容和特點準確控制，構(gòu)建一條科學化管理之路，從根本上提升建筑工程檔案管理質(zhì)量，促進建筑工程的可持續(xù)發(fā)展。做好建筑工程檔案的保管工作，對檔案管理途徑詳細剖析，以提高檔案的管理成效以及整體工程質(zhì)量。

一、建筑工程檔案管理的重要作用

1.建筑工程檔案是工程項目的基礎(chǔ)

建筑工程企業(yè)的檔案管理是企業(yè)管理的重要組成部分，它不但記載著建筑工程在建筑中出現(xiàn)的一切問題，還可以將建筑工程實施中出現(xiàn)的資金、進度等問題直觀表現(xiàn)出來，有效提高建筑工程的管理質(zhì)量。有關(guān)部門應(yīng)對檔案管理工作給予足夠的關(guān)注，運用科學、合理的方法加強檔案管理質(zhì)量。建筑工程企業(yè)檔案是企業(yè)建筑工程中各項技術(shù)得以成功實施的先決條件，工作人員在對企業(yè)檔案管理時要遵循科學管理的要求。隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，對建筑要求越來越高，現(xiàn)代建筑工程的規(guī)模要遠遠大于傳統(tǒng)的建筑工程，而且它所涉及的領(lǐng)域也很廣泛，除了基礎(chǔ)的建筑之外，還包含檔案管理工作。在建筑工程的過程中，會產(chǎn)生各種與建筑相關(guān)的信息和數(shù)據(jù)，如施工前的準備工作，施工過程以及施工結(jié)束后的整理工作等，要對所有的信息和數(shù)據(jù)記錄和處理，都離不開檔案管理工作。一個建筑工程施工單位，如果沒有檔案管理工作，將會在工程的前、中、后三個階段出現(xiàn)很多的問題。

2.建筑工程檔案管理是工程質(zhì)量的重要衡量指標

建筑工程的質(zhì)量不但與人民的生命與財產(chǎn)安全有直接的關(guān)系，還對建筑施工企業(yè)的發(fā)展前景有很大的影響。當建筑企業(yè)在完成一項工程之后，有關(guān)部門會安排專業(yè)的驗收人員對建筑工程的質(zhì)量檢測驗收，確保建筑工程與施工要求相一致。已竣工的工程由多個建筑工序構(gòu)成，每個建筑工序都要經(jīng)過檢驗，只有在檢驗沒有質(zhì)量問題后，有關(guān)人員才能簽字確認，并將其添加到建筑工程檔案中。如果這些檔案不完整，有丟失、損壞等情況，都會影響最后的質(zhì)量判斷。因此，可以將建筑工程檔案管理視為工程質(zhì)量的一個重要衡量指標。

3.提高施工效率

隨著社會經(jīng)濟發(fā)展，給建筑工程提供很多新的發(fā)展機遇，但也使得建筑工程的影響因素增多，如施工材料、各項機械設(shè)備設(shè)施、施工環(huán)境以及施工技術(shù)人員的專業(yè)水平等。建筑工程檔案是工程的原始資料，具備非常鮮明的利用價值，有著明顯的實用性特征，能夠為工程考核和工程評估提供有效根據(jù)。通過對建筑工程檔案的管理，可以使建筑工程施工效率更高。建筑工程檔案是施工過程中最基本的內(nèi)容，不僅是建筑工程建筑過程中的記錄，更是反映建筑工程質(zhì)量的一項重要數(shù)據(jù)，是人們對建筑工程過程進行評判的主要依據(jù)。為了使建筑工程的檔案工作更加規(guī)范，我國相繼頒布了有關(guān)的法律法規(guī)，對建筑工程的檔案工作提出更高的要求，并制定了相應(yīng)標準。檔案材料是建筑工程最基本的參考材料，囊括一個建筑工程在整個施工過程中的全部信息，不僅可以對工程的驗收工作起到一定的指導作用，還可以為以后的施工維修工作提供一定的支撐和協(xié)助。對檔案材料進行規(guī)范的管理，對于保證施工的質(zhì)量以及后期的維修工作都是非常有利的。

二、建筑工程檔案管理問題淺析

在之前的數(shù)據(jù)管理中，主要有如下幾個方面的問題：第一，在建筑工程執(zhí)行中，檔案數(shù)據(jù)的采集不夠全面，數(shù)據(jù)的數(shù)量比較少，數(shù)據(jù)的采集也不夠及時，還有一些數(shù)據(jù)和現(xiàn)場的真實情況不相符，主要是缺乏專業(yè)的技術(shù)信息人員，技術(shù)信息的搜集和管理沒有統(tǒng)一的方式。當工程結(jié)束后，再去補充技術(shù)數(shù)據(jù)，造成了技術(shù)數(shù)據(jù)和工程實際情況之間的差異，測試人員沒有到實地測量，而是杜撰數(shù)據(jù)，不能反映出實際的情況。我國工程建筑中的技術(shù)數(shù)據(jù)采集存在著較大的隨意性和不按規(guī)范要求采集的問題。

經(jīng)過分析發(fā)現(xiàn)工程檔案資料管理存在問題的原因主要有以下幾點：第一，建筑工程領(lǐng)導對技術(shù)檔案的收集不夠重視，在工程施工合同中，沒有對技術(shù)檔案的提交質(zhì)量和時間做出明確的規(guī)定，在建筑工程執(zhí)行過程中，技術(shù)檔案被忽視。建筑工程檔案并不只是建筑單位的工作，還涉及監(jiān)理、建筑和設(shè)計等單位，這就要求各單位相互配合。各部門之間的交流與協(xié)作不暢，為技術(shù)數(shù)據(jù)的采集與管理帶來諸多障礙。比如，監(jiān)理人員的簽字遲遲不到位，致使工程無法正常進行；質(zhì)量監(jiān)督員出具的整改通知書，如甲方不配合加蓋公章等。第二，對檔案處理沒有明確的分配原則。建筑工程沒有專職的資料員，資料工作是由技術(shù)員、施工員和各個分包單位代管，各分包單位對搜集和整理的資料沒有統(tǒng)一的標準，檔案資料管理不夠規(guī)范。

三、建筑工程企業(yè)檔案管理路徑優(yōu)化策略

1.加強檔案工作人員的管理

隨著社會和經(jīng)濟的快速發(fā)展，建筑行業(yè)發(fā)展也有了一定的進步，這對建筑工程的檔案管理工作也有了一定的影響，導致該工作的特點發(fā)生改變，企業(yè)應(yīng)該對管理人員開展專業(yè)知識和技能的培訓，提升員工的職業(yè)素質(zhì)，使其能夠采取更加科學的管理方式，增強自身的服務(wù)認知意識。檔案工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變思想，深入理解有關(guān)法律法規(guī)的內(nèi)容及有關(guān)規(guī)定，積極改進工作態(tài)度，要多層次、多角度開發(fā)建筑工程檔案信息資源，并做好信息的收集、整理工作。

工程領(lǐng)導和工作人員應(yīng)當對日常檔案管理工作進行反思，充分認識檔案管理的重要作用，同時，強化領(lǐng)導檔案意識和法律觀念，使他們對檔案工作給予高度的重視、關(guān)心和支持，把檔案工作當作企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。要想充分發(fā)揮出工程檔案管理的作用，就必須增加檔案工作資金投入，引入配套的現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施，科學調(diào)配檔案工作，為今后檔案管理工作打下良好的基礎(chǔ)。

2.健全建筑工程檔案管理體系，夯實工程檔案管理的基礎(chǔ)

在建筑工程檔案的管理中，由于檔案的轉(zhuǎn)遞與修改比較多，很可能會對檔案的完整性造成一定的影響，增加檔案管理工作的難度。各個部門要對檔案轉(zhuǎn)遞、變更、修改和作廢情況等展開實時、有效和完整的記錄。

通過該記錄，能夠有效地跟蹤檔案管理軌跡，防止檔案損毀、丟失和失效，確保檔案的完整性和可信度，便于相關(guān)部門能夠獲得及時有效的檔案資料和信息。

按照相關(guān)檔案法律法規(guī)要求，應(yīng)建立健全檔案管理體系，明確檔案的組卷、裝訂、編目、保管、利用和歸檔的范圍。另外，也可以將檔案工作納入每年的績效考評中，對其展開評價，并采取獎勵和懲罰的方式，激發(fā)員工的工作熱情。要制定健全的檔案移交制度，同時，要確保移交工作的程序嚴謹，以保證檔案資料的完整性，讓檔案的整體管理工作更加規(guī)范化和標準化。

3.以利益為導向，做好建筑工程檔案工作

要嚴格審查竣工驗收檔案材料的品質(zhì)，確保其作為憑證發(fā)揮重要的作用。在項目竣工驗收階段，由管理部門的檔案管理人員配合項目建設(shè)管理人員，根據(jù)項目建設(shè)的檔案歸檔范圍規(guī)定，對項目建設(shè)期間產(chǎn)生的檔案開展全面的審核和檢查，及時處理問題，補充遺漏的檔案，保證竣工資料真實、及時以及完整，保證其與項目建設(shè)的檔案一致。此外，要嚴格執(zhí)行建設(shè)工程驗收有關(guān)制度，將檔案的驗收與轉(zhuǎn)交作為建設(shè)工程驗收的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，使建筑工程的竣工與檔案的驗收相結(jié)合。

4.規(guī)范檔案資料的編制和應(yīng)用

要制定健全的檔案材料管理體系，并嚴格遵循檔案材料的收集、整理和編制，提高檔案材料的標準化程度。另外，在檔案資料管理制度中，還應(yīng)該包含對檔案資料應(yīng)用的一些要求，要做到合理應(yīng)用，規(guī)范應(yīng)用，防止在使用的過程中，對檔案資料造成損壞、丟失等情況。同時，對其展開標準化管理，能保證其完整、規(guī)范，更好地發(fā)揮其功能，提高使用價值。

5.加強對檔案工作的關(guān)注

盡管檔案管理工作在企業(yè)建筑工程中起到很大的作用，但一些建筑施工企業(yè)在開展施工過程的管理時，并不十分重視檔案管理工作。要想讓檔案管理工作在施工過程中發(fā)揮出最大的作用，就必須要讓有關(guān)人員給予檔案管理工作足夠的重視。比如，成立檔案管理部門，設(shè)立不同的管理崗位，招募一些相關(guān)的檔案管理人才，完善各種檔案管理設(shè)備設(shè)施。但是，這樣會增加企業(yè)的投資，還會讓建筑工程工作的復雜性增加，大多數(shù)的建筑企業(yè)都不太愿意設(shè)立一個與檔案管理有關(guān)的部門。面對這一問題，施工企業(yè)的領(lǐng)導人員必須要提高對企業(yè)檔案管理工作的關(guān)注，要清楚地認識檔案管理對企業(yè)發(fā)展的重要性，要積極地參與到檔案管理工作中，并持續(xù)地解決在施工過程中遇到的各類檔案管理問題，才可以使檔案管理在施工過程中起到應(yīng)有的效果。有關(guān)領(lǐng)導要加大對檔案工作人員的培訓力度，提高他們的管理觀念，使檔案工作更具科學性和合理性。

6.加強工程檔案管理中的風險預防

信息化技術(shù)的普及對我國檔案管理工作提出新的要求，從發(fā)展的角度來看，施工企業(yè)的經(jīng)營管理是一個不斷變化的過程，現(xiàn)代化的信息管理手段能夠使管理模式更加趨于穩(wěn)定，進而記錄整個工程的進展。因為管理內(nèi)容不斷增多，管理人員很可能會在工作過程中產(chǎn)生一些失誤，導致檔案管理工作無法充分發(fā)揮其作用，也會對建筑企業(yè)工作的正常開展造成不利影響。施工企業(yè)必須運用科學的管理方式，提高對工程檔案管理的風險防范意識。首先，有關(guān)部門可以建立一套完善的責任體系，將檔案管理工作劃分清楚，一旦檔案管理工作出了問題，可以追究責任，既能讓工作人員更加重視，又能提高檔案管理工作的質(zhì)量。其次，企業(yè)可以設(shè)立專門的檔案管理監(jiān)察機構(gòu)，監(jiān)督和審查檔案管理工作，以便能夠及時找到檔案管理中的問題，降低工作的失誤率。最后，企業(yè)領(lǐng)導可以建立專門的管理機構(gòu)，要求員工備案檔案管理中的各種原材料，以避免發(fā)生意外。針對不同的問題，需要采用不同的管理方法來管理建筑檔案材料，這樣不但能夠讓檔案管理工作更加詳細和清晰，還能有效保證檔案管理工作的安全性。

7.加強檔案管理網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

目前，我國的檔案管理工作還不夠完善，尤其是在管理技術(shù)與理念方面還需要提高。有的企業(yè)在建筑工程施工過程中，雖然已經(jīng)開展了檔案管理工作，但因為技術(shù)不夠先進，導致管理效果不夠顯著。因此，在開展檔案管理工作過程中，企業(yè)可以利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)強化檔案管理，通過改進物質(zhì)條件，更新各種設(shè)備，提高技術(shù)化管理水平，進一步優(yōu)化檔案管理的質(zhì)量。企業(yè)還可以把檔案管理信息化工作納入企業(yè)的發(fā)展規(guī)劃中，既能加速檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化的管理過程，又能提高管理效率。檔案管理部門還可以通過構(gòu)建網(wǎng)上管理資料庫，將檔案管理和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有機結(jié)合起來，更好地發(fā)揮出檔案的作用。

在信息網(wǎng)絡(luò)條件下的檔案管理工作中，電子信息的歸檔非常關(guān)鍵。需要管理人員對電子信息歸檔工作展開分析，構(gòu)建相應(yīng)的管理模型，確保能夠深入整合信息等。在處理和保存的過程中對檔案中的動態(tài)圖片、電子信息展開深入挖掘，以提升檔案管理的工作效率，并按照檔案法和檔案行業(yè)標準，不斷開發(fā)出新的檔案資源管理應(yīng)用軟件，設(shè)定相應(yīng)的功能。例如，一鍵檢索、語音識別等便捷功能，

既可以讓社會更好地了解檔案資源，又可以讓檔案工作人員更好地對檔案資源開展管理。在此基礎(chǔ)上，安全備份電子檔案，以防止檔案受到計算機病毒和黑客的破壞，從而導致檔案資源的損壞或丟失。同時，應(yīng)盡快建設(shè)國家檔案局門戶網(wǎng)站，在互聯(lián)網(wǎng)上共享檔案信息，從而更好地滿足人民群眾對檔案信息的使用需求。通過這種方式，既能對電子資料展開整理，又能對電子資料進行高效處理，為今后檔案管理工作打下堅實基礎(chǔ)。

8.及時升級檔案管理設(shè)備設(shè)施

很多建筑企業(yè)的檔案管理人員沒有升級檔案信息網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備設(shè)施，仍在使用較陳舊的系統(tǒng)，這會給檔案管理帶來很大的負面影響。為提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率，有關(guān)工作人員要經(jīng)常更新檔案管理設(shè)備設(shè)施，對外做好宣傳，爭取投資和支持。要將檔案管理工作推向市場，與其他機構(gòu)和公司開展合作，使檔案管理工作獲得相應(yīng)的經(jīng)濟效益，實現(xiàn)裝備升級、更新，還能增加檔案部門的經(jīng)濟效益，促進檔案管理工作的健康開展。

四、結(jié)束語

建筑工程檔案是施工過程中所形成的一系列檔案，它能較好地反映出施工過程中的，為項目完成后的驗收工作奠定堅實的基礎(chǔ)。加強施工項目檔案的規(guī)范化與整體性，使檔案的功能得到最大程度的發(fā)揮，提高其使用價值。如何提高建筑工程檔案管理水平，是當前建筑工程企業(yè)亟待解決的問題。現(xiàn)代建筑企業(yè)應(yīng)將建筑工程的所有工作都記錄在檔案中，當企業(yè)將檔案管理應(yīng)用于施工中的時候，必須要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的實際需求，對其開展科學的管理，相關(guān)領(lǐng)域的工作人員要持續(xù)加強建筑工程項目的科學化管理，提高檔案管理的整體水平。

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（作者單位：廣州建筑產(chǎn)業(yè)開發(fā)有限公司）