檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、問題與對策研究

杜艷華

摘 要：信息化建設(shè)是企業(yè)發(fā)展的重要途徑，也是檔案管理工作完善的重要方向，它不僅有助于推進檔案管理工作的開展，使其能夠適應(yīng)當(dāng)前生產(chǎn)與管理的需要，更是強化管理能力的重要途徑。為了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理信息化的目標，相關(guān)部門必須要從基礎(chǔ)設(shè)施著手，提升相關(guān)工作人員的計算機文件歸檔能力，以此達到提高檔案管理規(guī)范化水平的目標。加大館藏檔案的電子化和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以增強其可用性和可靠性。本文就我國檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀以及存在的問題展開分析，并提出解決的對策，希望能為我國檔案信息化建設(shè)帶來幫助。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；建設(shè)現(xiàn)狀；問題；對策

檔案信息化建設(shè)是指在我國檔案行政管理部門的引導(dǎo)下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)，收集、保管和提供檔案信息服務(wù)，以此達到提升檔案管理信息化程度的目的，并幫助完善當(dāng)下的檔案管理工作。我國的檔案信息化建設(shè)工作依然處于起步階段，雖然有大量的信息化技術(shù)介入其中，但如何正確使用這些技術(shù)，充分發(fā)揮信息技術(shù)在檔案管理中的重要作用，依然是檔案管理人員需要考慮的問題。此外，還需要分析現(xiàn)存的檔案管理工作存在的問題，并找到對策，真正為我國檔案信息化管理工作助力。

一、檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

信息化建設(shè)是社會發(fā)展的重要體現(xiàn)，而檔案信息化建設(shè)旨在通過數(shù)字化技術(shù)和計算機網(wǎng)絡(luò)來管理和保護檔案數(shù)據(jù)，促進檔案的有效使用和共享。這種方法進一步提高了檔案管理工作者的工作效率，并為經(jīng)濟社會帶來更多的數(shù)據(jù)服務(wù)。近年來，我國檔案管理工作獲得巨大進展，數(shù)字化管理水平不斷上升，檔案管理方式也從傳統(tǒng)單一的手工管理轉(zhuǎn)型為先進的信息管理，從封閉型和半封閉型轉(zhuǎn)化為開放式型，檔案管理事業(yè)也在不斷發(fā)生變化，更是為其發(fā)展帶來了強有力的支撐。盡管檔案部門的信息化程度有所提高，但仍有待進一步加強，只有不斷強化檔案信息化建設(shè)，才能夠更好地發(fā)掘和運用檔案數(shù)據(jù)中蘊藏的寶貴內(nèi)容，以適應(yīng)國家和檔案事業(yè)發(fā)展日益增長的需求。

二、檔案信息化建設(shè)中存在的問題

1.缺乏高素質(zhì)管理人才

隨著信息化建設(shè)的不斷深入，信息管理人才的短缺問題日益突出，其中，最重要的原因是管理者專業(yè)知識和信息化建設(shè)技術(shù)難以滿足信息管理規(guī)范。此外，許多檔案管理工作人員并非相關(guān)專業(yè)背景，不熟悉信息化建設(shè)的相關(guān)知識。檔案信息化建設(shè)需要掌握足夠的信息技術(shù)以及較高的檔案管理能力，而高素質(zhì)的信息管理人才則是關(guān)鍵。然而，隨著管理者年齡增長，他們?nèi)狈π畔⒒ㄔO(shè)的經(jīng)驗，加上信息化意識欠缺以及技能培訓(xùn)不足，使得信息管理團隊的知識結(jié)構(gòu)不夠完善，從而影響信息化管理的有效性。部分檔案工作人員缺乏對工作的認真態(tài)度和精益求精的精神，只是表面上完成了工作，沒有真正深入地解決問題，從而使得檔案管理工作變得更加煩瑣，最終導(dǎo)致檔案資料無法得到有效管理。

2.檔案信息化改革與社會發(fā)展脫節(jié)

由于社會不斷發(fā)展，企業(yè)管理改革也在大力推進，但檔案信息化管理改革卻相對落后。為了應(yīng)對經(jīng)濟增長的不確定性，企業(yè)必須加強檔案管理，進一步提高文件資料的使用率，以便更好地研究當(dāng)前情況，并有效解決問題。隨著科技發(fā)展，各項工作也應(yīng)當(dāng)有所改善，而檔案管理者應(yīng)當(dāng)積極掌握現(xiàn)代化技術(shù)，并采用可操作的管理機制對檔案實行管理。目前，由于設(shè)備設(shè)施落后，管理效率較低，信息化改革滯后，檔案信息化建設(shè)也面臨著嚴峻挑戰(zhàn)。隨著科技進一步發(fā)展，檔案數(shù)字化工作已經(jīng)愈發(fā)重要，但由于人員緊缺、設(shè)備有限和工作煩瑣等原因，導(dǎo)致檔案管理數(shù)字化工作存在一定的困難。同時，投入難見成效和人員缺乏積極性，也會讓數(shù)字化建設(shè)愈發(fā)困難。

3.信息化建設(shè)水平相對落后

盡管有關(guān)工作人員在檔案管理中努力推行信息化操作與記錄，但仍存在許多問題，在收集和登記檔案資源時，仍然采用紙質(zhì)方式，缺乏靈活性和創(chuàng)新性。采用該種模式會導(dǎo)致工作效率下降，查找檔案資料變得更加困難。因此，在開展檔案管理信息化建設(shè)時，檔案管理人員需要全面提高信息技術(shù)的使用率和技術(shù)水平，并盡快建立相關(guān)的信息化平臺。近年來，不少單位積極推進檔案管理平臺和檔案信息資源建設(shè)，以實現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的有效管理和資源共享，并將現(xiàn)有的電子檔案納入檔案管理平臺，以提升檔案管理水平。隨著資源建設(shè)不斷深化，如今，各單位的檔案管理信息化建設(shè)工作也取得了一定的成績，各種管理平臺紛紛上線，電子文檔的歸檔就成了人們關(guān)注的焦點。但是，當(dāng)前檔案管理平臺游離各系統(tǒng)之間，無法歸檔其他平臺的電子檔案，因而成為信息孤島，這也使得檔案信息化建設(shè)愈發(fā)困難。

4.檔案信息化建設(shè)標準規(guī)范滯后

檔案信息化標準規(guī)范是為了促進檔案信息化建設(shè)，保證數(shù)據(jù)資源的有效共享。我國已經(jīng)制定一系列技術(shù)標準和規(guī)章制度，以推進檔案信息主管部門的工作。然而，仍然還有一系列難題需要解決。目前，檔案信息化應(yīng)用領(lǐng)域的政策法規(guī)并未形成一套完整的制度或技術(shù)標準，由于涵蓋面受限，沒有辦法對檔案信息資源建設(shè)、基礎(chǔ)信息建設(shè)和保密信息建設(shè)等相關(guān)工作全面覆蓋。例如，《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》和《縮微膠卷數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》已經(jīng)頒布實施，但照相、聲音和攝像的電子化規(guī)范并未推出，而在計算機資料的存檔與管理方面也未推出相關(guān)規(guī)范要求，這一難題需要進一步加以解決。盡管現(xiàn)有的法律法規(guī)對電子文檔的管理有一定的要求，也明確了電子文檔管理的主要策略，但依然有不少工作處于“監(jiān)管缺失”地帶，這也會給檔案信息化建設(shè)帶來困難。換言之，現(xiàn)有的法律法規(guī)還存在需要修訂和完善的情況，和當(dāng)下的檔案信息化發(fā)展工作并不適應(yīng)，這也是檔案管理信息化建設(shè)進程受到制約的主要原因。

三、檔案管理信息化問題的應(yīng)對措施

1.提升檔案管理人員的思想高度

隨著信息化浪潮不斷推進，它已經(jīng)深刻地影響了我國社會的各方面，檔案工作也不特例。從當(dāng)前中國檔案管理工作的狀況來看，大多單位都在積極推進檔案信息化建設(shè)，但由于檔案信息化建設(shè)是一項新興的技術(shù)，尚未形成一套完整的理論體系，因此，在思想認識上仍然存在一定的誤區(qū)。近年來，由于缺乏有效的實施標準與指標體系，許多單位片面追求“現(xiàn)代性”“信息化建設(shè)”，將檔案文獻的數(shù)字化和檔案信息網(wǎng)絡(luò)化等同于檔案信息化的建設(shè)工程，以至于忽略了檔案信息化建設(shè)的重要性，片面地以為藏書數(shù)字化加信息技術(shù)服務(wù)等于信息化建設(shè)，而忽略了檔案信息化建設(shè)的實質(zhì)性內(nèi)容。檔案信息化建設(shè)涉及多個重要領(lǐng)域，主要是對文檔信息資源的有序整合、構(gòu)建文檔數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、構(gòu)建檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、開發(fā)和利用文檔信息資源、培養(yǎng)檔案信息化人才及其推動檔案信息資源發(fā)展。

政策法規(guī)和標準的制定是推動信息化發(fā)展的重要因素，但不能僅僅將網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化視為信息化的同義詞。倘若這么做，不僅會耗費巨大的人才和物資，還會使文檔信息化建設(shè)陷入誤解，脫離正規(guī)的快速發(fā)展軌跡。為了推進檔案管理信息化建設(shè)，相關(guān)部門應(yīng)該從多方面著手，以消除思維認知上的誤區(qū)，并打破傳統(tǒng)思維定勢的束縛。檔案管理工作的社會發(fā)展目標就是透過供給有效的檔案信息服務(wù)，推動經(jīng)濟社會的快速發(fā)展和進步。由于經(jīng)濟社會快速發(fā)展，檔案管理部門提出的信息公共服務(wù)方式也在不斷變化，在信息尚未發(fā)達時期，檔案部門可以提出實體檔案信息公共服務(wù)。然而，由于社會信息化不斷深入，這些公共服務(wù)方式的效率和適應(yīng)性也會受到挑戰(zhàn)，從而影響檔案部門的服務(wù)效果。盡管檔案服務(wù)的傳統(tǒng)方式可能會帶來不便，但這些方式仍然可以保證工作效率，并能夠體現(xiàn)檔案服務(wù)的特色。但有些檔案管理人員并不認同這些觀點，他們認為公共服務(wù)方式應(yīng)該更加靈活和有效，因此，這部分固有的思維模式已經(jīng)成為檔案信息化建設(shè)中快速發(fā)展的一大障礙。綜合考慮思想認知上的誤解和傳統(tǒng)思維定式的影響，相關(guān)人員必須努力改變這種狀況，以便更好地實現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標。

2.強化檔案信息化建設(shè)工作

檔案信息是社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)，它不僅是國家信息資源管理的組成部分，還是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的支撐，因此，必須將檔案信息化建設(shè)列入國家發(fā)展戰(zhàn)略，以實現(xiàn)我國經(jīng)濟和社會發(fā)展的協(xié)調(diào)一致性。檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)是檔案信息資源，而這些資源的分布情況取決于區(qū)域的發(fā)展水平。在我國，發(fā)達區(qū)域擁有豐富的檔案信息自然資源，而欠發(fā)達區(qū)域則比較缺乏。此外，中西部區(qū)域在計算機技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信、資料倉儲和費用支撐方面都有很大的潛力。為了更好地推進檔案信息化建設(shè)，政府部門應(yīng)當(dāng)強化宏觀管理，采用積極措施，制定有效的規(guī)劃措施，并將其列入國民和社會信息化的整體規(guī)劃中，以獲得官方的政策、資金和技術(shù)支撐，保證檔案信息化建設(shè)順利開展。此外，檔案部門也應(yīng)當(dāng)加大對檔案信息資源的投入，以提高檔案信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量。

3.強化各部門之間的合作

檔案信息化建設(shè)是我國檔案工作的重要組成部分，它不僅是某個地方或政府部門的信息化建設(shè)，還涉及檔案信息資源開發(fā)、利用、管理和保障等方面，因此，各單位在檔案信息化建設(shè)上應(yīng)該積極投入，以實現(xiàn)更好的發(fā)展，以提升檔案信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量。同時，也要注重經(jīng)濟效益，以促進檔案工作可持續(xù)開展。信息技術(shù)人才在檔案信息化建設(shè)中面臨著巨大挑戰(zhàn)，與其他文獻信息管理部門相比，文檔的信息化轉(zhuǎn)換顯得非常落后，只有少數(shù)檔案管理部門擁有信息處理和傳送的技術(shù)裝置。為了推動檔案信息化建設(shè)，相關(guān)工作人員必須從全局角度出發(fā)，走協(xié)作之路。

一是在檔案系統(tǒng)內(nèi)部，通過各政府部門之間的協(xié)作，集中信息資源和人才，解決單獨某個政府部門無法解決的問題。

二是通過構(gòu)建一套全球性的文檔聯(lián)機合作編目、聯(lián)合目錄和館際互借系統(tǒng)，利用全世界的檔案信息資源，縮小地域間的信息技術(shù)差距。

4.完善相關(guān)規(guī)則規(guī)范

由于標準化是檔案信息化發(fā)展的基石，它不僅能夠產(chǎn)生統(tǒng)一規(guī)范的信息，還能夠保證數(shù)字檔案的安全，滿足對數(shù)字檔案利用的需求，并可以實現(xiàn)資源共享，從而大大提高檔案信息化建設(shè)工作的速度和水平。因此，構(gòu)建信息化標準規(guī)范對于檔案數(shù)據(jù)的管理和利用至關(guān)重要。

為了滿足不斷變化的需求，國家檔案行政管理部門和各行業(yè)都制定了有關(guān)檔案信息化建設(shè)工作的管理體系、技術(shù)規(guī)范和技術(shù)標準，但仍有待于建立一個完善和系統(tǒng)性的標準體系。檔案部門應(yīng)根據(jù)自身的特點，結(jié)合國家和行業(yè)的要求，制定符合本部門的檔案數(shù)字化技術(shù)標準、程序，以推進檔案數(shù)字化從實物控制轉(zhuǎn)為信息，確保檔案數(shù)字化的實施遵循法律法規(guī)。在制定標準規(guī)范時，應(yīng)當(dāng)充分考慮數(shù)字化的發(fā)展趨勢，重新設(shè)計檔案信息化流程，并采用創(chuàng)新的管理模式，提高工作效率和質(zhì)量。為了確保檔案信息化建設(shè)順利，檔案管理人員必須避免完全依賴或模仿現(xiàn)有的管理流程和標準規(guī)范，應(yīng)該遵守相關(guān)規(guī)范，確保信息、網(wǎng)絡(luò)傳輸和檔案數(shù)據(jù)庫的安全，使檔案信息化工作順利推進。

5.加大建設(shè)資金投入

領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案信息化工作能否成功的關(guān)鍵。當(dāng)前，企業(yè)的管理人員更偏向運用信息化手段來提升產(chǎn)品質(zhì)量，也會采用電子公文的方式審批各項業(yè)務(wù)，從而實現(xiàn)其網(wǎng)絡(luò)化管理。

另外，現(xiàn)有的局域網(wǎng)內(nèi)運作的軟件平臺都有檢索功能，這也使得檔案信息化的必要性遭到質(zhì)疑，不利于檔案信息化工作的開展。檔案部門需要強化與上級領(lǐng)導(dǎo)之間的溝通，明確檔案信息化建設(shè)的重要性及建設(shè)意義，及時匯報當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的要求以及單位的需求，讓管理者清楚地意識到檔案信息化的重要性，以此提升檔案管理水平，讓檔案資源利用更加便捷。

6.強化檔案管理隊伍建設(shè)

由于檔案信息化建設(shè)需要人才支撐，因此，檔案管理部門必須擁有多元化的人才，既要具備堅實的檔案知識，又要精通計算機技術(shù)，還要有較強的管理水平。但是，這種人才多數(shù)會尋找更好的發(fā)展，要想將其留在檔案部門依然會有一定的困難。檔案管理部門應(yīng)以長遠發(fā)展為目標，著重培訓(xùn)具備較強業(yè)務(wù)能力的人員，通過專業(yè)培訓(xùn)和交流，提升他們運用互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)手段以及檔案管理水準的才能，讓檔案管理團隊更好地滿足信息化建設(shè)的需求。

四、結(jié)語

總而言之，在信息化背景下，我國檔案相關(guān)工作不能繼續(xù)依循原有的步伐展開，而是應(yīng)當(dāng)根據(jù)實際情況，強化檔案信息化相關(guān)工作。與此同時，也要找到在檔案管理信息化過程中存在的問題，對應(yīng)分析，尋找對策，最終才能促進我國檔案信息化工作的進步與發(fā)展。

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（作者單位：巨野縣公共就業(yè)和人才服務(wù)中心）