新時代人力資源和社會保障局檔案管理策略探析

董恩政

摘 要：隨著經濟社會的不斷發展，人力資源和社會保障局檔案管理的策略也在不斷變化和完善。本文從檔案管理的重要性出發，分析了新時代人力資源和社會保障局檔案管理工作中存在的問題，并根據我國的實際情況，提出了滿足社會發展需要，并符合我國基本國情的檔案管理策略。包括加強數字化技術應用、優化檔案管理流程、加強檔案安全保障、提升檔案管理人員素質等，旨在能夠有效提高人力資源和社會保障局檔案管理的效率和質量，進一步促進經濟社會的發展。

關鍵詞：人力資源和社會保障局；檔案管理；數字化技術

引言

檔案管理是一個國家治理中非常重要的環節，是對國家歷史文化以及經濟社會等各個領域的記錄和反映，也是國家決策、管理和服務的重要依據。在新時代，人力資源和社會保障局是一個承擔著社會保障、勞動就業和人才管理等任務的重要機構，對于檔案管理也需要符合新時代的要求。隨著數字化技術的發展和應用，檔案管理方式和手段也在不斷變化和完善。

一、新時代人力資源和社會保障局檔案管理的問題

1.數字化建設滯后

數字化建設滯后是人力資源和社會保障局檔案管理中的一個重要問題，主要原因是缺乏足夠的資金和技術支持。另外，一些管理人員對數字化建設缺乏足夠的認識和理解，缺乏長遠規劃和戰略思考，導致數字化建設的進展緩慢。數字化建設滯后不僅影響了檔案管理的效率和質量，也給檔案信息的安全帶來一定的隱患。由于缺乏數字化技術的支持，檔案管理工作往往需要大量的人力和時間，容易產生錯誤和疏漏，影響檔案信息的準確性和完整性。此外，傳統的檔案管理模式也難以滿足現代信息共享和查詢的需求，難以實現檔案信息的全面共享和利用。

2.檔案管理流程煩瑣

檔案管理流程煩瑣是人力資源和社會保障局檔案管理中的另一個重要問題。檔案管理涉及多個環節和部門，包括檔案的收集、整理、分類、歸檔和保管等多個環節，而每個環節都需要遵循一定的規范和標準，需要有專業的人員處理。這些環節之間需要有效的信息傳遞和協作，同時，需要保證文件處理的規范性和及時性。然而，現實中檔案管理流程煩瑣，存在著信息傳遞不及時與文件處理不規范等問題。一些環節可能存在延誤或者疏漏，導致檔案信息的完整性和準確性受到影響。同時，檔案管理的責任制度不夠明確，缺乏有效的監管和評估機制，也導致檔案管理的規范化和標準化水平有待提高。

3.檔案安全保障形勢嚴峻

檔案安全保障形勢嚴峻是人力資源和社會保障局檔案管理中的另一個重要問題。檔案中包含了大量的個人信息和敏感信息，如工資、社保和醫療等各種檔案資料，這些信息容易被非法獲取、篡改和泄露等，對個人和社會造成較大的損失和風險。同時，隨著數字化建設的發展，網絡攻擊與黑客攻擊等安全威脅也日益增多，檔案安全風險愈發嚴峻。

二、適應新時代發展要求的人力資源和社會保障局檔案管理策略

1.加強數字化技術應用

（1）建立數字化檔案庫

數字化檔案庫是一種集成了多種數字化技術的系統，包括掃描、識別、存儲、檢索和共享等，能有效解決檔案管理中的一系列問題，如存儲空間不足與檔案檢索不便等。在建立數字化檔案庫時，需要考慮多個方面的因素，如存儲設備、技術方案、數據格式和安全保障等。其中，存儲設備是數字化檔案庫建設的關鍵，需要選擇穩定可靠與安全高效的存儲設備，如磁盤陣列與光纖存儲等，以確保檔案信息的安全性和可靠性。同時，還需要選擇合適的技術方案和數據格式，以滿足不同需求的檔案信息的存儲和檢索。數字化檔案需要定期維護和更新，以保證檔案的準確性和完整性。隨著時間的推移，數字化檔案可能會出現數據錯誤、丟失等問題，需要及時維護和更新數字化檔案，以確保檔案的質量和可靠性。

（2）推進檔案數字化處理

檔案數字化處理是檔案數字化建設的關鍵環節之一，可以實現檔案信息的快速整理和歸檔，提高檔案處理效率和質量。其中，OCR技術是一種能夠將圖像中的文字轉換為可編輯文本的技術，通過自動識別圖像中的文字信息，實現文字的數字化處理。自然語言處理技術則是一種將自然語言轉換為機器可處理形式的技術，能夠充分利用檔案信息展開分析和處理，有效保證信息處理的準確性，確保檔案管理效率的提高。推進檔案數字化處理，需要建立適合自己的數字化處理流程和規范，以確保數字化處理的高效性和質量。具體來說，應按照檔案數字化處理的流程，包括采集、傳輸、處理、存儲和檢索等步驟，開展數字化處理工作。此外，還需要建立數字化處理質量的監控和評估機制，對數字化處理過程中出現的問題和缺陷及時糾正和改進。數字化處理過程中可能會涉及檔案信息的泄露與篡改等安全問題，需要采取多種安全措施，如數據備份、權限控制和加密傳輸等，以確保檔案信息的安全性和保密性。

（3）加強檔案數字化共享

當前，各部門之間在檔案共享方面存在信息交流不暢、共享渠道單一、技術標準不一致等問題，阻礙了檔案共享的開展。因此，人力資源和社會保障局應該加強檔案數字化共享建設，通過建立信息共享平臺，實現不同部門與不同地區之間的檔案信息互通共享。首先，應該制定統一的數字化檔案共享標準和技術規范，確保檔案共享的技術標準和內容規范統一。其次，建立數字化檔案共享平臺，實現檔案信息的在線共享和交換，提高共享效率和效益。同時，還需要加強檔案共享管理，建立嚴格的共享權限和訪問控制機制，確保檔案信息的安全性和保密性。此外，人力資源和社會保障局還可以通過開展檔案信息共享的培訓和宣傳活動，提高各部門和員工對于檔案共享的認識和意識，增強檔案共享的主動性和積極性。通過這些措施，可以推動檔案信息的共享和交流，實現檔案信息的最大化利用，提高檔案管理的效率和質量。

2.優化檔案管理流程

為了簡化檔案管理流程，提高檔案管理的效率和質量，應該優化檔案管理流程，確立責任制度和監管機制，加強檔案管理的規范化和標準化。具體的優化措施包括：

（1）建立檔案管理制度

為了優化檔案管理流程，人力資源和社會保障局應該采取一系列措施，建立檔案管理制度，明確責任制度和監管機制，加強檔案管理的規范化和標準化。首先，應該建立檔案管理制度，包括規章制度、標準化和操作流程等，確保檔案管理流程規范有序。其次，應該明確檔案管理責任制，分工明確，明確各個管理環節的責任人和責任范圍，加強責任意識，保證檔案管理工作的落實和執行。同時，要加強檔案管理的監管機制，建立檔案管理的監管體系，對檔案管理進行監督和檢查，及時發現和解決問題。另外，要加強檔案的分類和歸檔，建立檔案目錄和檔案檢索系統，方便用戶查詢和借閱。最后，建立檔案留用和淘汰機制，淘汰處理已經無用的檔案按照規定的時間和程序，為新的檔案騰出空間和資源。通過這些舉措，可以提高檔案管理效率和服務質量，為公共服務提供有力支撐。

（2）簡化檔案管理流程

為了提高檔案管理效率和質量，人力資源和社會保障局需要簡化檔案管理流程，通過建立在線申請平臺、自助借閱機和數字化建設等方式來實現。建立在線申請平臺可以讓用戶自主申請、自助查詢和在線借閱等，從而減少申請流程中的煩瑣環節和人工干預。通過自助借閱機和移動終端應用等方式，可以實現檔案的自助借還，避免借閱環節的等待和擁擠。通過數字化建設，可以建立檔案信息化平臺，實現在線查閱、下載和打印等功能，從而避免了傳統的紙質檔案查閱環節中的煩瑣手續和時間浪費。此外，通過信息化手段，還可以實現檔案的在線管理和維護，減少人工干預和煩瑣操作，提高檔案管理效率，實現優化檔案管理流程的目標。

（3）加強檔案管理監督和評估

建立檔案管理監督和評估機制，定期對檔案管理工作實行監督和評估，發現和糾正存在的問題，有效保證檔案管理工作的全面升級。監督和評估工作應該貫穿于檔案管理的各個環節，如檔案收集、整理、存儲、保管以及利用等，著重關注檔案管理的效率與質量以及安全問題。同時，對于存在問題的部門及個人，應督促和整改，確保檔案管理的規范化和標準化水平得到有效提升。

在實施檔案管理監督和評估時，還需要注重與外部機構的合作和交流，如與國家檔案局、地方檔案館等建立合作關系，綜合利用先進的管理經驗和信息化管理技術。此外，相關工作人員應該加強檔案管理工作重要性的宣傳，讓民眾能夠充分意識到檔案管理工作的積極作用，并因此能夠充分理解和認識檔案管理工作的本質，從而推進檔案管理工作的良性循環。

3.加強檔案安全管理

（1）加強檔案安全意識教育

加強檔案安全意識教育是確保檔案信息安全的重要措施。教育和培訓應該針對所有檔案管理人員，包括檔案管理員、檔案保管員以及檔案處理人員等，通過多種形式和途徑，如專題講座、培訓課程和演練等方式，普及檔案信息安全知識和操作規范。培訓內容應包括檔案信息安全意識的培養、檔案安全保密政策法規的宣傳以及檔案信息安全管理制度的介紹等，使檔案管理人員能夠充分認識檔案信息安全的重要性和必要性，并掌握相應的安全管理技能和措施。同時，還應該針對不同崗位和職責的人員開展分類培訓，確保各個環節的檔案管理人員都能夠做好檔案信息安全保障工作。

（2）建立檔案安全管理制度

在檔案保密級別劃分和管理方面，應當根據檔案涉及的內容與涉密程度等因素科學的分類和分級，制定不同的保密措施。在檔案保密審查方面，應當根據檔案涉及的內容和級別，嚴格的審查和核實，確保檔案信息的安全性和保密性。在檔案保密措施方面，應當采取物理和技術手段相結合的方式，實現對檔案信息的安全保障。檔案安全應急預案應當包括檔案安全事件的分類和應急處理流程、檔案信息恢復和重建措施等。在檔案安全事件的分類和應急處理流程方面，應當根據檔案安全事件的不同類型，制定不同的應急處理方案，明確各級檔案管理部門和檔案管理人員的責任和義務。在檔案信息恢復和重建措施方面，應當采取多種手段和方法，如數據備份、數據恢復和重建檔案信息等，保障檔案信息的完整性和可靠性。

（3）加強檔案安全技術措施

通過技術手段，可以實現對檔案信息的全方位保護和監控。一是加密技術。對于重要的檔案信息，應采用加密技術保護。加密技術可以將檔案信息實施加密處理，只有授權用戶才能解密獲取。常用的加密技術包括對稱加密和非對稱加密，可根據需要選擇不同的加密算法和密鑰長度；二是防火墻。防火墻是一種安全設備，可以過濾和控制網絡流量，防止未經授權的用戶訪問檔案信息。通過設置防火墻規則，可以限制訪問來源、協議和端口等，提高檔案信息的安全性；三是訪問控制。訪問控制是一種基于身份驗證的安全措施，可以限制用戶對檔案信息的訪問和操作權限。通過設置訪問控制策略，可以實現對檔案信息的細粒度控制，確保檔案信息的安全性和保密性；四是入侵檢測和防范。入侵檢測和防范是一種網絡安全技術，可以檢測和防范黑客攻擊、病毒感染等安全威脅。通過安裝入侵檢測和防范軟件，可以實時監測系統的安全狀態，及時發現和處理安全事件，保障檔案信息的安全性。

三、結束語

在信息化快速發展的時代，檔案管理不再是一項簡單的工作，而是需要應用先進技術手段和創新思維來提高管理效率和信息安全保障能力。對于檔案管理工作而言，只有全面認識完善的管理制度是保證該項工作科學規范的有效途徑，通過完善檔案管理制度，不僅可以減少人工管理的復雜性和不確定性，還可以實現檔案信息的自動化整理、分類和檢索，并保障檔案信息的安全性和完整性。加強共享可以促進檔案信息的交流和互通，方便用戶和機構之間的檔案信息共享和查詢。加強安全意識教育可以增強員工和用戶的信息安全意識和防范能力，避免檔案信息被惡意利用和泄露。總之，檔案管理是一項綜合性強的工作，需要從多個方面入手，不斷完善和創新，才能滿足各方面的需求，為機構和組織的發展提供有力支撐。

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（作者單位：鄆城縣人力資源和社會保障局）