淺議建設數(shù)字檔案館對檔案管理的影響和對策

郭超萍

摘 要：隨著信息時代的到來，信息化技術不斷應用在各大領域，也在檔案管理方面得到有效應用，利用信息化技術建設數(shù)字檔案館，實現(xiàn)檔案的信息化管理，能夠有效提高檔案管理工作質量和工作效率。但是，在數(shù)字檔案館的建設過程中會遇到一些問題，阻礙數(shù)字檔案館的信息化建設，為此，需要結合實際情況，采取科學、合理的有效措施，完善數(shù)字檔案館的建設和使用。本文闡述了數(shù)字檔案館的概念及建設內容，分析了數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的重要影響，并研究探討了完善數(shù)字檔案館管理建設的有效策略。

關鍵詞：數(shù)字檔案館；檔案管理；影響；有效策略

隨著信息化管理技術不斷進步和社會需求不斷改變，傳統(tǒng)檔案館的檔案管理體制已不再適用于社會發(fā)展需求，需要利用先進的信息技術來實現(xiàn)檔案管理信息化，為此，應加大力度建設數(shù)字檔案館，彌補傳統(tǒng)紙制檔案管理的不足，有利于節(jié)省檔案管理人員的時間和精力，提高檔案管理工作質量和工作效率。同時，信息化技術應用于數(shù)字檔案館的建設，符合當前信息時代的潮流和趨勢，使數(shù)字檔案館能夠更好地為用戶提供服務，并使檔案館服務的質效得到全面提升。因此，本文結合數(shù)字檔案館的建設對檔案管理體制產(chǎn)生的影響，制定數(shù)字檔案館建設的對策，從而通過不斷革新數(shù)字檔案館管理，使檔案管理體制逐漸向良性方向發(fā)展。

一、數(shù)字檔案館的概念及建設內容

1.數(shù)字檔案館的概念

數(shù)字檔案館是利用先進信息化技術，建立具有檔案信息資源儲存和利用功能的信息空間，具有收集、歸納、分析以及處理檔案資源的功能，能夠為用戶提供更優(yōu)質和便捷的檔案管理服務。與傳統(tǒng)檔案館的檔案管理相比，數(shù)字檔案館的檔案管理更具優(yōu)勢，數(shù)字檔案館的建設依托先進的信息化管理技術，具備檔案信息資源數(shù)據(jù)化、檔案信息傳輸網(wǎng)絡化、檔案信息資源共享化以及檔案信息查找快捷化等特點，能夠更好地適應社會發(fā)展需求，為人們提供優(yōu)質的檔案管理服務。但是，數(shù)字檔案館依托先進的信息管理技術，對信息管理技術依賴性較強，需要不斷優(yōu)化創(chuàng)新信息管理技術，為數(shù)字檔案館的建設和利用提供技術支持。

2.數(shù)字檔案館建設的內容

數(shù)字檔案館的建設內容比較多，也比較復雜，主要涉及計算機網(wǎng)絡信息管理相關技術的應用，具體包括以下幾方面內容：一是數(shù)字檔案館的建設應嚴格按照數(shù)字檔案館設計方案開展。應明確數(shù)字檔案館技術應用要求，合理配置數(shù)字檔案館軟件與硬件設備設施，確保數(shù)字檔案館的網(wǎng)絡架構科學、合理，綜合考慮數(shù)字檔案館長遠發(fā)展目標，建立滿足數(shù)字檔案館日后檔案增長需求的各類管理和服務基礎設備設施。二是建立數(shù)字檔案館應做好數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)應用。利用先進的信息化管理技術研究創(chuàng)新數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，確保數(shù)字檔案管理系統(tǒng)具備收集、歸納、分析、處理、存儲以及查詢等功能，有利于檔案管理實現(xiàn)自動化和智能化。三是建立數(shù)字檔案資源庫群。應當先建立數(shù)字檔案館的檔案類別及目錄數(shù)據(jù)庫，在現(xiàn)有檔案管理工作基礎上，將傳統(tǒng)紙制檔案逐漸分批次錄入數(shù)字檔案館，將其轉換成電子檔案。同時，應做好電子檔案的接收、存儲以及管理工作，確保數(shù)字檔案館基礎數(shù)據(jù)庫的建設能夠高效順利開展。四是確保數(shù)字檔案館的檔案信息數(shù)據(jù)真實可靠。應利用先進的信息管理技術完善穩(wěn)妥的檔案保管措施，確保數(shù)據(jù)檔案具備與傳統(tǒng)檔案同樣的效用，將原始憑證以圖片和圖像的形式保存于數(shù)據(jù)檔案中，保證數(shù)據(jù)檔案真實、可靠和長期可讀。五是實現(xiàn)數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)共享，檔案使用者比較多，需要綜合運用多種技術管理手段，依據(jù)使用者身份性質不同，利用不同渠道實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案信息數(shù)據(jù)共享。六是建立數(shù)字檔案館安全保障機制由于數(shù)字檔案館管理與應用是通過網(wǎng)絡實現(xiàn)的，為此，應積極建立數(shù)字檔案館網(wǎng)絡安全防護系統(tǒng)，確保網(wǎng)絡安全環(huán)境，避免數(shù)字檔案在傳輸過程中出現(xiàn)信息數(shù)據(jù)被泄露的問題，保證數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)安全。

二、數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響

數(shù)字檔案館是信息時代發(fā)展的產(chǎn)物，也是迎合信息時代發(fā)展趨勢的必然要求，由于數(shù)字檔案館與傳統(tǒng)檔案館相比無論是在檔案管理形式和手段，還是在檔案管理的對象方面，均出現(xiàn)了較大的變化，從而導致檔案管理體制受到影響，這些影響主要體現(xiàn)在彌補傳統(tǒng)檔案管理不足、提升檔案管理效率以及為檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)三個方面。

1.彌補傳統(tǒng)檔案管理的不足

隨著信息化管理技術的應用發(fā)展，數(shù)據(jù)檔案是社會發(fā)展的必然趨勢。數(shù)字檔案館的建立完善，能夠有效彌補傳統(tǒng)檔案管理體制不足，大幅度提高檔案管理工作質量和效率。傳統(tǒng)紙制檔案存儲占用的空間加大，而且，由于紙張?zhí)匦裕瑱n案長期保存會受環(huán)境因素及其他因素影響，對紙制檔案的完整性和清晰性會造成一定影響。并且，紙制檔案利用查找會耗費管理人員大量時間和精力，嚴重影響其工作效率。而數(shù)字檔案館的建設，實現(xiàn)了檔案電子化存儲和管理，彌補了傳統(tǒng)檔案管理體制的不足，利用網(wǎng)絡虛擬空間展開電子數(shù)字檔案云存儲，能夠大大節(jié)約檔案存儲空間。由于數(shù)字檔案是網(wǎng)絡數(shù)字化存儲，不會受時間和環(huán)境等因素影響，能確保數(shù)字檔案長期完整、有效地保存和管理。同時，能夠有效地提高檔案質量。除此之外，數(shù)字檔案運用先進信息化管理技術，可以建立檔案查詢系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)檔案信息快速查找，大大節(jié)省管理人員查找檔案的時間和精力，有效地提升了檔案利用效率。

2.有效提升檔案管理效率

數(shù)字檔案館的建設，能夠利用先進的信息化管理技術實現(xiàn)檔案管理的智能化和數(shù)據(jù)信息化，從而可以進一步提升檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案管理體制以人工管理為主，主要憑借管理人員多年的工作經(jīng)驗開展檔案管理工作，但由于新入職員工或者人員調動等原因，他們業(yè)務不熟練會造成檔案管理效率不高。而借助信息化管理技術開展數(shù)字檔案管理工作，使得數(shù)據(jù)檔案管理工作更加簡單快捷，新入職的員工經(jīng)過數(shù)據(jù)檔案系統(tǒng)操作培訓，其業(yè)務管理水平能夠快速達到工作標準，可以大大提高檔案管理的工作效率。另外，數(shù)字檔案館的建設能夠進一步精簡和優(yōu)化檔案管理流程，也能夠節(jié)省管理人員的大量時間和精力，從而提高檔案管理人員的檔案管理效率，數(shù)據(jù)檔案管理更具規(guī)范性，能夠減少檔案管理的錯誤及過失，有利于提升其檔案管理質量水平。

3.給檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)

數(shù)字檔案館的建設對檔案管理體制有著非常重要的影響，將傳統(tǒng)的檔案管理體制完全打破，建立新的適應時代發(fā)展的數(shù)字檔案管理體制，雖然取得一定成就和效果，但仍然需要面對新的挑戰(zhàn)。目前來看，數(shù)字檔案館的建設需要耗費大量人力、物力、時間以及經(jīng)費，數(shù)字檔案館建設是長期過程，很難在短期內快速完工投入使用。數(shù)字檔案館建設完成后，還需要花費大量時間將紙制檔案轉換為數(shù)據(jù)檔案，在這期間會增加檔案管理的風險，在紙制檔案轉換為數(shù)據(jù)檔案過程中，可能會出現(xiàn)檔案遺漏或者丟失現(xiàn)象，給檔案管理工作帶來不利影響。為此，需要高度重視紙質檔案轉換為數(shù)據(jù)檔案的工作，認真檢查和全面核對，確保檔案轉換工作不會出錯。另外，需要注意的是數(shù)字檔案館建設不可以隨意中斷，必須確保數(shù)字檔案館正常持續(xù)運營，如果數(shù)字檔案館建設中斷，會出現(xiàn)高不成低不就的問題，既不能運用新的檔案管理體制，也不能回到以前的檔案管理體制，很難繼續(xù)開展檔案管理工作。

三、完善數(shù)字檔案館建設的有效策略

基于數(shù)字檔案館的建設對當前檔案管理體制產(chǎn)生的沖擊和影響，需要不斷加強數(shù)字檔案館的建設，并使數(shù)字檔案館逐漸走向完善，從而提升檔案管理的質量和效率，為開展檔案管理服務工作提供有力支持。完善數(shù)字檔案管理建設可以從優(yōu)化數(shù)字檔案館建設內容、創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制、合理分配檔案業(yè)務職能以及加強數(shù)字檔案館信息化建設四方面著手。

1.優(yōu)化數(shù)字檔案館建設內容

數(shù)字檔案館建設是信息時代社會發(fā)展必然趨勢，必須不斷完善數(shù)字檔案館建設內容，采取科學、合理及有效的手段和措施對數(shù)字檔案館建設加以優(yōu)化，確保數(shù)字檔案館基礎建設的質量，促使檔案管理能夠更上一層樓。

首先，需要優(yōu)化完善數(shù)字檔案館建設選址工作。應綜合考慮環(huán)境、地質以及當?shù)厝宋囊蛩氐龋訌姅?shù)字檔案館項目所在地附近地質勘察，科學、合理地對勘察結果展開分析，確定最為合適的項目建設位置。同時，考慮自然氣候因素影響，將建設位置選擇在環(huán)境比較穩(wěn)定的區(qū)域，以避免自然災害對數(shù)字檔案館建設的不利影響，還要考慮人文因素，建設具有當?shù)靥厣臄?shù)字檔案館。其次，需要優(yōu)化數(shù)字檔案館設備設施。數(shù)據(jù)檔案建設管理需要使用大量電子設備設施，需要嚴格把控各項電子設備設施的質量，做好各項設備設施參數(shù)調整，保證其各項功能得以充分運用。最后，需要不斷更新完善數(shù)字檔案館技術應用。數(shù)字檔案館建設涉及計算機技術、網(wǎng)絡信息技術和信息防護技術等多方面技術支持，需要結合數(shù)字檔案館實際建設情況，及時更新完善，確保數(shù)字檔案館建設高技術水平。同時，應加強計算機技術操作能力培養(yǎng)，以及對新技術開展專門操作培訓，不僅能夠熟練掌握數(shù)字檔案建設管理新技術，還能夠大幅提升實際操作能力。

2.創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制

加強數(shù)字檔案館建設，應改變傳統(tǒng)檔案管理模式，打破傳統(tǒng)的檔案管理體制，為適應數(shù)據(jù)檔案管理，積極創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制，確保其能夠滿足社會發(fā)展的需求，更好地服務人民群眾。同時，采取有效措施確保數(shù)字檔案體制能夠貫徹實施，保證數(shù)字檔案管理的穩(wěn)定性。首先，應對數(shù)字檔案館的各崗位開展革新。應明確各崗位職權、責任以及具體工作內容，保證檔案管理工作能夠精細化開展，嚴禁檔案管理人員身兼數(shù)職，確保檔案管理人員認真完成崗位職責，做好各崗位之間的連接工作，保證各崗位工作能夠有效連接，以便能夠實現(xiàn)數(shù)字檔案館檔案管理的良性循環(huán)。其次，合理設置檔案管理人員權限。檔案信息涉及重要內容及個人隱私，需要做好檔案信息保密工作，不允許隨意查詢使用檔案，不得隨意泄露檔案信息，在檔案查詢利用過程中，需要嚴格制定檔案查詢權限，確保檔案查詢的相關程序合法合規(guī)，在檔案管理人員崗位調整時，需要及時調整工作權限和工作職責，確保檔案管理工作順利開展。最后，做好數(shù)字檔案管理的反饋工作。數(shù)字檔案館建設和利用還不夠成熟，在開展數(shù)字檔案管理工作過程中，應鼓勵管理人員提出寶貴意見，做好檔案管理工作并及時反饋，有利于提高數(shù)字檔案管理水平，改革創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制，能夠更好地建設數(shù)字檔案館，推進數(shù)字檔案普及發(fā)展。

3.合理分配檔案業(yè)務職能

數(shù)字檔案館的建設，大幅度提高了檔案管理的工作效率和工作質量，但也需要進一步合理分配檔案管理業(yè)務職能，加強相關部門及人員的溝通交流，確保各部門團結協(xié)作，更好地為社會大眾提供檔案管理服務。應加大力度做好檔案業(yè)務職能合理分配工作，結合數(shù)字檔案館實際情況和發(fā)展需求，合理分配檔案業(yè)務職能，如對檔案存儲職能來說，其本身包括檔案存儲信息的全面檢查，嚴格按照相關規(guī)定標準執(zhí)行檔案存儲路徑，并記錄好檔案存儲結果，按照程序保留檔案存儲依據(jù)。另外，應提升數(shù)字檔案業(yè)務職能分配的專業(yè)性，檔案管理人員應參加數(shù)字檔案系統(tǒng)建設全過程，鼓勵檔案管理人員從專業(yè)檔案管理角度出發(fā)，提出數(shù)字檔案系統(tǒng)方案設計階段、建設階段和實現(xiàn)階段等方面的寶貴意見，兼顧數(shù)字檔案全局管理和利用，以便能夠更好地優(yōu)化檔案業(yè)務職能分配，完成數(shù)字檔案管理體制革新。

4.加強數(shù)字檔案館信息化建設

為進一步提高數(shù)字檔案館檔案管理水平，應加強數(shù)字檔案館信息化建設，需不斷完善數(shù)字檔案系統(tǒng)，優(yōu)化數(shù)字檔案管理信息化技術，檔案管理部門應結合實際情況，加大對檔案管理技術的研發(fā)，充分利用計算機、光盤和云存儲等設備功能手段，積極引進新的信息管理技術，更好地完善數(shù)字檔案信息系統(tǒng)，達到整合和細化檔案資源的目的，以便能夠更好地開展數(shù)字檔案管理工作。另外，數(shù)字檔案館建設是以先進的信息化技術為支持，不僅需要及時完善和更新數(shù)字檔案系統(tǒng)，而且需要營造良好安全的網(wǎng)絡運行環(huán)境，避免數(shù)字檔案信息數(shù)據(jù)安全，避免出現(xiàn)數(shù)字檔案信息被泄露和丟失的問題。在建設數(shù)字檔案館時，應做好數(shù)字檔案信息的安全防護工作，可以結合數(shù)字檔案館實際情況，科學、合理地設置相應的防火墻和登錄權限等有效防護措施，避免數(shù)字檔案系統(tǒng)出現(xiàn)安全漏洞，從而能夠有效防止黑客攻擊和病毒入侵等問題發(fā)生，為檔案管理系統(tǒng)營造一個安全的網(wǎng)絡環(huán)境，降低檔案信息被泄露的風險，有利于數(shù)字檔案管理工作高效、安全開展。

四、總結

綜上所述，建設數(shù)字檔案館對檔案管理體制影響深遠，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理體制的局限性，彌補傳統(tǒng)檔案管理體制的不足之處，建立適應社會發(fā)展需求的新檔案管理體制。數(shù)字檔案管理體制的建立，不僅能夠提高檔案管理工作質量和工作效率，加快檔案查找利用效率，還能夠為社會大眾提供更好的檔案管理服務。為此，需要進一步加強數(shù)字檔案館建設工作，可以優(yōu)化數(shù)字檔案館建設內容，完善創(chuàng)新數(shù)字檔案管理體制，科學、合理地分配檔案業(yè)務職能，加強數(shù)字檔案館信息化建設，以便能夠提高數(shù)字檔案館建設水平，確保數(shù)字檔案管理工作高效、順利開展。

參考文獻：

[1]韋鳳香.建設數(shù)字檔案館對檔案管理體制的影響和對策[J].市場周刊·理論版，2021（36）：57-58.

[2]李斯佳.現(xiàn)代檔案館建設與檔案管理相關性研究[J].中文科技期刊數(shù)據(jù)庫（全文版）社會科學，2021（9）：159-160.

[3]王 鵬.數(shù)字檔案館建設推動檔案管理轉型升級策略研究[J].蘭臺世界，2022（10）：101-103.

[4]姜 玲.數(shù)字檔案館建設背景下檔案管理工作分析[J].辦公室業(yè)務，2023（2）：178-180.

[5]于曉娜，王 健.數(shù)字檔案館建設最優(yōu)路徑研究[J].蘭臺世界，2021（S02）：57-58.

[6]李華清.試論數(shù)字檔案館建設及對檔案管理體制的影響及對策[J].低碳世界，2019（3）：189.

[7]于學臣.數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響及對策[J].黑龍江科技信息，2015（17）：155.

[8]楊政婷.淺談數(shù)字檔案館的建設對檔案管理體制的影響和解決對策[J].赤子，2015（13）：206.

[9]劉冬翠.數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響及相應對策[J].城建檔案，2014（7）：75-76.

[10]張 峰.新形勢下數(shù)字檔案館建設的實踐與思考[J].檔案天地，2020（5）：8-9.

[11]王松巖.數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響及對策[J].新西部（理論版），2014（23）：84.

（作者單位：山東省菏澤市成武縣檔案館）