淺議建設數字檔案館對檔案管理的影響和對策

郭超萍

摘 要：隨著信息時代的到來，信息化技術不斷應用在各大領域，也在檔案管理方面得到有效應用，利用信息化技術建設數字檔案館，實現檔案的信息化管理，能夠有效提高檔案管理工作質量和工作效率。但是，在數字檔案館的建設過程中會遇到一些問題，阻礙數字檔案館的信息化建設，為此，需要結合實際情況，采取科學、合理的有效措施，完善數字檔案館的建設和使用。本文闡述了數字檔案館的概念及建設內容，分析了數字檔案館建設對檔案管理體制的重要影響，并研究探討了完善數字檔案館管理建設的有效策略。

關鍵詞：數字檔案館；檔案管理；影響；有效策略

隨著信息化管理技術不斷進步和社會需求不斷改變，傳統檔案館的檔案管理體制已不再適用于社會發展需求，需要利用先進的信息技術來實現檔案管理信息化，為此，應加大力度建設數字檔案館，彌補傳統紙制檔案管理的不足，有利于節省檔案管理人員的時間和精力，提高檔案管理工作質量和工作效率。同時，信息化技術應用于數字檔案館的建設，符合當前信息時代的潮流和趨勢，使數字檔案館能夠更好地為用戶提供服務，并使檔案館服務的質效得到全面提升。因此，本文結合數字檔案館的建設對檔案管理體制產生的影響，制定數字檔案館建設的對策，從而通過不斷革新數字檔案館管理，使檔案管理體制逐漸向良性方向發展。

一、數字檔案館的概念及建設內容

1.數字檔案館的概念

數字檔案館是利用先進信息化技術，建立具有檔案信息資源儲存和利用功能的信息空間，具有收集、歸納、分析以及處理檔案資源的功能，能夠為用戶提供更優質和便捷的檔案管理服務。與傳統檔案館的檔案管理相比，數字檔案館的檔案管理更具優勢，數字檔案館的建設依托先進的信息化管理技術，具備檔案信息資源數據化、檔案信息傳輸網絡化、檔案信息資源共享化以及檔案信息查找快捷化等特點，能夠更好地適應社會發展需求，為人們提供優質的檔案管理服務。但是，數字檔案館依托先進的信息管理技術，對信息管理技術依賴性較強，需要不斷優化創新信息管理技術，為數字檔案館的建設和利用提供技術支持。

2.數字檔案館建設的內容

數字檔案館的建設內容比較多，也比較復雜，主要涉及計算機網絡信息管理相關技術的應用，具體包括以下幾方面內容：一是數字檔案館的建設應嚴格按照數字檔案館設計方案開展。應明確數字檔案館技術應用要求，合理配置數字檔案館軟件與硬件設備設施，確保數字檔案館的網絡架構科學、合理，綜合考慮數字檔案館長遠發展目標，建立滿足數字檔案館日后檔案增長需求的各類管理和服務基礎設備設施。二是建立數字檔案館應做好數字檔案管理系統的開發應用。利用先進的信息化管理技術研究創新數字檔案管理系統，確保數字檔案管理系統具備收集、歸納、分析、處理、存儲以及查詢等功能，有利于檔案管理實現自動化和智能化。三是建立數字檔案資源庫群。應當先建立數字檔案館的檔案類別及目錄數據庫，在現有檔案管理工作基礎上，將傳統紙制檔案逐漸分批次錄入數字檔案館，將其轉換成電子檔案。同時，應做好電子檔案的接收、存儲以及管理工作，確保數字檔案館基礎數據庫的建設能夠高效順利開展。四是確保數字檔案館的檔案信息數據真實可靠。應利用先進的信息管理技術完善穩妥的檔案保管措施，確保數據檔案具備與傳統檔案同樣的效用，將原始憑證以圖片和圖像的形式保存于數據檔案中，保證數據檔案真實、可靠和長期可讀。五是實現數字檔案信息數據共享，檔案使用者比較多，需要綜合運用多種技術管理手段，依據使用者身份性質不同，利用不同渠道實現數據檔案信息數據共享。六是建立數字檔案館安全保障機制由于數字檔案館管理與應用是通過網絡實現的，為此，應積極建立數字檔案館網絡安全防護系統，確保網絡安全環境，避免數字檔案在傳輸過程中出現信息數據被泄露的問題，保證數字檔案信息數據安全。

二、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

數字檔案館是信息時代發展的產物，也是迎合信息時代發展趨勢的必然要求，由于數字檔案館與傳統檔案館相比無論是在檔案管理形式和手段，還是在檔案管理的對象方面，均出現了較大的變化，從而導致檔案管理體制受到影響，這些影響主要體現在彌補傳統檔案管理不足、提升檔案管理效率以及為檔案管理帶來新的挑戰三個方面。

1.彌補傳統檔案管理的不足

隨著信息化管理技術的應用發展，數據檔案是社會發展的必然趨勢。數字檔案館的建立完善，能夠有效彌補傳統檔案管理體制不足，大幅度提高檔案管理工作質量和效率。傳統紙制檔案存儲占用的空間加大，而且，由于紙張特性，檔案長期保存會受環境因素及其他因素影響，對紙制檔案的完整性和清晰性會造成一定影響。并且，紙制檔案利用查找會耗費管理人員大量時間和精力，嚴重影響其工作效率。而數字檔案館的建設，實現了檔案電子化存儲和管理，彌補了傳統檔案管理體制的不足，利用網絡虛擬空間展開電子數字檔案云存儲，能夠大大節約檔案存儲空間。由于數字檔案是網絡數字化存儲，不會受時間和環境等因素影響，能確保數字檔案長期完整、有效地保存和管理。同時，能夠有效地提高檔案質量。除此之外，數字檔案運用先進信息化管理技術，可以建立檔案查詢系統，能夠實現檔案信息快速查找，大大節省管理人員查找檔案的時間和精力，有效地提升了檔案利用效率。

2.有效提升檔案管理效率

數字檔案館的建設，能夠利用先進的信息化管理技術實現檔案管理的智能化和數據信息化，從而可以進一步提升檔案管理效率。傳統的檔案管理體制以人工管理為主，主要憑借管理人員多年的工作經驗開展檔案管理工作，但由于新入職員工或者人員調動等原因，他們業務不熟練會造成檔案管理效率不高。而借助信息化管理技術開展數字檔案管理工作，使得數據檔案管理工作更加簡單快捷，新入職的員工經過數據檔案系統操作培訓，其業務管理水平能夠快速達到工作標準，可以大大提高檔案管理的工作效率。另外，數字檔案館的建設能夠進一步精簡和優化檔案管理流程，也能夠節省管理人員的大量時間和精力，從而提高檔案管理人員的檔案管理效率，數據檔案管理更具規范性，能夠減少檔案管理的錯誤及過失，有利于提升其檔案管理質量水平。

3.給檔案管理帶來新的挑戰

數字檔案館的建設對檔案管理體制有著非常重要的影響，將傳統的檔案管理體制完全打破，建立新的適應時代發展的數字檔案管理體制，雖然取得一定成就和效果，但仍然需要面對新的挑戰。目前來看，數字檔案館的建設需要耗費大量人力、物力、時間以及經費，數字檔案館建設是長期過程，很難在短期內快速完工投入使用。數字檔案館建設完成后，還需要花費大量時間將紙制檔案轉換為數據檔案，在這期間會增加檔案管理的風險，在紙制檔案轉換為數據檔案過程中，可能會出現檔案遺漏或者丟失現象，給檔案管理工作帶來不利影響。為此，需要高度重視紙質檔案轉換為數據檔案的工作，認真檢查和全面核對，確保檔案轉換工作不會出錯。另外，需要注意的是數字檔案館建設不可以隨意中斷，必須確保數字檔案館正常持續運營，如果數字檔案館建設中斷，會出現高不成低不就的問題，既不能運用新的檔案管理體制，也不能回到以前的檔案管理體制，很難繼續開展檔案管理工作。

三、完善數字檔案館建設的有效策略

基于數字檔案館的建設對當前檔案管理體制產生的沖擊和影響，需要不斷加強數字檔案館的建設，并使數字檔案館逐漸走向完善，從而提升檔案管理的質量和效率，為開展檔案管理服務工作提供有力支持。完善數字檔案管理建設可以從優化數字檔案館建設內容、創新數字檔案管理體制、合理分配檔案業務職能以及加強數字檔案館信息化建設四方面著手。

1.優化數字檔案館建設內容

數字檔案館建設是信息時代社會發展必然趨勢，必須不斷完善數字檔案館建設內容，采取科學、合理及有效的手段和措施對數字檔案館建設加以優化，確保數字檔案館基礎建設的質量，促使檔案管理能夠更上一層樓。

首先，需要優化完善數字檔案館建設選址工作。應綜合考慮環境、地質以及當地人文因素等，加強數字檔案館項目所在地附近地質勘察，科學、合理地對勘察結果展開分析，確定最為合適的項目建設位置。同時，考慮自然氣候因素影響，將建設位置選擇在環境比較穩定的區域，以避免自然災害對數字檔案館建設的不利影響，還要考慮人文因素，建設具有當地特色的數字檔案館。其次，需要優化數字檔案館設備設施。數據檔案建設管理需要使用大量電子設備設施，需要嚴格把控各項電子設備設施的質量，做好各項設備設施參數調整，保證其各項功能得以充分運用。最后，需要不斷更新完善數字檔案館技術應用。數字檔案館建設涉及計算機技術、網絡信息技術和信息防護技術等多方面技術支持，需要結合數字檔案館實際建設情況，及時更新完善，確保數字檔案館建設高技術水平。同時，應加強計算機技術操作能力培養，以及對新技術開展專門操作培訓，不僅能夠熟練掌握數字檔案建設管理新技術，還能夠大幅提升實際操作能力。

2.創新數字檔案管理體制

加強數字檔案館建設，應改變傳統檔案管理模式，打破傳統的檔案管理體制，為適應數據檔案管理，積極創新數字檔案管理體制，確保其能夠滿足社會發展的需求，更好地服務人民群眾。同時，采取有效措施確保數字檔案體制能夠貫徹實施，保證數字檔案管理的穩定性。首先，應對數字檔案館的各崗位開展革新。應明確各崗位職權、責任以及具體工作內容，保證檔案管理工作能夠精細化開展，嚴禁檔案管理人員身兼數職，確保檔案管理人員認真完成崗位職責，做好各崗位之間的連接工作，保證各崗位工作能夠有效連接，以便能夠實現數字檔案館檔案管理的良性循環。其次，合理設置檔案管理人員權限。檔案信息涉及重要內容及個人隱私，需要做好檔案信息保密工作，不允許隨意查詢使用檔案，不得隨意泄露檔案信息，在檔案查詢利用過程中，需要嚴格制定檔案查詢權限，確保檔案查詢的相關程序合法合規，在檔案管理人員崗位調整時，需要及時調整工作權限和工作職責，確保檔案管理工作順利開展。最后，做好數字檔案管理的反饋工作。數字檔案館建設和利用還不夠成熟，在開展數字檔案管理工作過程中，應鼓勵管理人員提出寶貴意見，做好檔案管理工作并及時反饋，有利于提高數字檔案管理水平，改革創新數字檔案管理體制，能夠更好地建設數字檔案館，推進數字檔案普及發展。

3.合理分配檔案業務職能

數字檔案館的建設，大幅度提高了檔案管理的工作效率和工作質量，但也需要進一步合理分配檔案管理業務職能，加強相關部門及人員的溝通交流，確保各部門團結協作，更好地為社會大眾提供檔案管理服務。應加大力度做好檔案業務職能合理分配工作，結合數字檔案館實際情況和發展需求，合理分配檔案業務職能，如對檔案存儲職能來說，其本身包括檔案存儲信息的全面檢查，嚴格按照相關規定標準執行檔案存儲路徑，并記錄好檔案存儲結果，按照程序保留檔案存儲依據。另外，應提升數字檔案業務職能分配的專業性，檔案管理人員應參加數字檔案系統建設全過程，鼓勵檔案管理人員從專業檔案管理角度出發，提出數字檔案系統方案設計階段、建設階段和實現階段等方面的寶貴意見，兼顧數字檔案全局管理和利用，以便能夠更好地優化檔案業務職能分配，完成數字檔案管理體制革新。

4.加強數字檔案館信息化建設

為進一步提高數字檔案館檔案管理水平，應加強數字檔案館信息化建設，需不斷完善數字檔案系統，優化數字檔案管理信息化技術，檔案管理部門應結合實際情況，加大對檔案管理技術的研發，充分利用計算機、光盤和云存儲等設備功能手段，積極引進新的信息管理技術，更好地完善數字檔案信息系統，達到整合和細化檔案資源的目的，以便能夠更好地開展數字檔案管理工作。另外，數字檔案館建設是以先進的信息化技術為支持，不僅需要及時完善和更新數字檔案系統，而且需要營造良好安全的網絡運行環境，避免數字檔案信息數據安全，避免出現數字檔案信息被泄露和丟失的問題。在建設數字檔案館時，應做好數字檔案信息的安全防護工作，可以結合數字檔案館實際情況，科學、合理地設置相應的防火墻和登錄權限等有效防護措施，避免數字檔案系統出現安全漏洞，從而能夠有效防止黑客攻擊和病毒入侵等問題發生，為檔案管理系統營造一個安全的網絡環境，降低檔案信息被泄露的風險，有利于數字檔案管理工作高效、安全開展。

四、總結

綜上所述，建設數字檔案館對檔案管理體制影響深遠，能夠打破傳統檔案管理體制的局限性，彌補傳統檔案管理體制的不足之處，建立適應社會發展需求的新檔案管理體制。數字檔案管理體制的建立，不僅能夠提高檔案管理工作質量和工作效率，加快檔案查找利用效率，還能夠為社會大眾提供更好的檔案管理服務。為此，需要進一步加強數字檔案館建設工作，可以優化數字檔案館建設內容，完善創新數字檔案管理體制，科學、合理地分配檔案業務職能，加強數字檔案館信息化建設，以便能夠提高數字檔案館建設水平，確保數字檔案管理工作高效、順利開展。

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（作者單位：山東省菏澤市成武縣檔案館）