企業(yè)存貨管理存在的問題和改進措施

張銀霞

（國升控股有限公司，河北 石家莊 050000）

企業(yè)的存貨管理是指企業(yè)對其擁有或者控制的存貨進行有效的監(jiān)督和管理，存貨管理是企業(yè)內(nèi)部控制活動中的重要環(huán)節(jié)。存貨管理包括對存貨周轉(zhuǎn)率、存貨周轉(zhuǎn)天數(shù)、存貨效益、存貨的保值增值等方面進行分析與控制。加強企業(yè)內(nèi)部控制的系統(tǒng)性、連續(xù)性，對于提升存貨的運轉(zhuǎn)效率、降低存貨的成本、提高企業(yè)的經(jīng)濟效益有著十分重要的作用。

對于大多數(shù)企業(yè)來說，采購的貨物放在庫房里，不僅僅占用了現(xiàn)有庫房的使用率，還占用了企業(yè)的大量流動資金，嚴重影響了企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展。所以庫存積壓是企業(yè)需要解決的問題之一。近幾年，隨著市場同質(zhì)化產(chǎn)品的出現(xiàn)，更新?lián)Q代的新產(chǎn)品撲面而來，這導(dǎo)致了原有庫存里的老產(chǎn)品產(chǎn)生滯壓，銷售困難，這樣不僅企業(yè)變不了現(xiàn)，還需要支付一大筆倉儲費，來保管這些產(chǎn)品。這就讓企業(yè)需要考慮，如何保持一定的庫存，既能平衡庫存不足所帶來的缺失風(fēng)險，又能控制庫存過剩而帶來的積壓風(fēng)險以及降低資金的機會成本。提升庫存的管理能力，提高資源配置，將企業(yè)的有形損耗和無形損耗降到最低。處理庫存要依據(jù)快速回籠資金原則，加快速度將剩余庫存進行處理。若選擇降價，打折銷售，長此以往影響企業(yè)在市場中的整體站位、形象以及價格體系；若不采取措施，那產(chǎn)品過時，隨著時間的變長，庫存的貨物價值越低，且成本也越來越高，形成惡性循環(huán)。在此，體現(xiàn)了建立庫存管理系統(tǒng)的重要性，在企業(yè)經(jīng)營管理中，各部門進行聯(lián)動，保證企業(yè)充足合理的庫存，不僅保障了企業(yè)正常的經(jīng)營風(fēng)險，還能降低企業(yè)的缺貨風(fēng)險，提高存貨的周轉(zhuǎn)率，減少資金的占用率，機會成本降低，從而使企業(yè)在市場中更具優(yōu)勢。

一、企業(yè)的存貨管理存在的問題

（一）企業(yè)采購沒有制定計劃

企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營過程中，沒有對所需采購的物資進行品質(zhì)要求進行把關(guān)，造成采購物資規(guī)格型號和采購數(shù)量數(shù)據(jù)不準確精確，對物資的使用量沒有預(yù)見性、檢驗標準不清晰、供應(yīng)商供貨不穩(wěn)定、延后不準時等問題；直接對物資造成了浪費，導(dǎo)致生產(chǎn)出的產(chǎn)品交貨時間沒有按照約定時間交付，或雖然按期交付但產(chǎn)品質(zhì)量無法保證，使公司出現(xiàn)違約責(zé)任，造成企業(yè)利益損失。

企業(yè)的采購信息零散，使用物資部門沒有及時申報采購計劃，出現(xiàn)采購不集中、采購次數(shù)頻繁，造成大量物資積壓，占用大量資金；直接影響采購效率，使企業(yè)采購的成本控制薄弱，采購相關(guān)費用偏高；或訂貨數(shù)量少，使物資用量短缺，影響生產(chǎn)正常進度，停工待料，造成企業(yè)設(shè)備使用效率不高、人工的閑置成本上升。

企業(yè)在對供應(yīng)商管理上存在很多問題，在對供應(yīng)商評價、績效考核等方面，導(dǎo)致在采購過程中出現(xiàn)物資質(zhì)量問題，或交付不及時，影響企業(yè)生產(chǎn)進度。

（二）存貨出入庫管理不佳

物資入庫時倉管員缺乏責(zé)任心，未認真檢查物資規(guī)格、質(zhì)量及外包裝，出現(xiàn)破損質(zhì)量有問題物資，無法使用，造成物資浪費；倉庫管理員不及時錄入系統(tǒng)，結(jié)果造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際脫節(jié)，沒有統(tǒng)一的物料編碼使物料名稱不對，以致無法追查該物資的狀況。擺放物資不整齊，或移動物資后，不及時錄入系統(tǒng)，造成無法找到相關(guān)物資。不按照先進先出原則，出現(xiàn)呆料、廢料或過期物資。不經(jīng)企業(yè)相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)的審批，在手續(xù)不全的情況下倉庫管理員擅自將物資辦理出庫，造成物資丟失給企業(yè)帶來直接經(jīng)濟損失。

（三）存貨盤點管理混亂

企業(yè)的庫存量過大，倉管員責(zé)任心不夠，物資存放凌亂，區(qū)域劃分不清楚，庫存盤點困難，使一些早已淘汰的物資超儲積壓，占用企業(yè)大量資金，影響企業(yè)生產(chǎn)；倉庫物品存在很多無單據(jù)的進出貨，造成賬上有的但不見實物，或有實物但賬上不存在，造成賬實不符；庫存盤點不及時，或長期不盤點，或只局部盤點，或沒有制定盤點計劃，盤點人員與監(jiān)盤人員分工混亂，或一人盤點，或倉庫無人監(jiān)盤，倉庫盤點缺乏內(nèi)部控制，存在舞弊現(xiàn)象；因而使企業(yè)在稅務(wù)方面及經(jīng)營方面都存在較大的風(fēng)險。

二、加強存貨管理的措施

（一）制定物資采購計劃

技術(shù)發(fā)展迅速，市場需求變化不斷更新，使產(chǎn)品更新?lián)Q代非常快，市場價格頻繁變動，導(dǎo)致采購周期縮短或無法控制，致使庫存風(fēng)險高、采購成本不易估算和掌握。企業(yè)要根據(jù)市場供求情況、生產(chǎn)經(jīng)營能力和物資消耗規(guī)律，對采購管理活動提前進行安排，充分降低采購過程中的盲目性，增強企業(yè)市場競爭力。

制定采購計劃的作用是維持生產(chǎn)經(jīng)營的正常運行，避免供應(yīng)中斷而影響銷售；可以避免物料儲存過多，占壓資金；配合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營計劃的實現(xiàn)；采購部門事先做準備，可以在有利的時機購買價格相對比較低的物料；提前確定好物品耗用標準，可以更好地控制物料采購數(shù)量及成本。

1．制定采購計劃的依據(jù)，提高采購準確性

采購計劃的主要依據(jù)是銷售計劃和生產(chǎn)計劃，而生產(chǎn)計劃又是依據(jù)銷售計劃來的，此時制定要合理的、科學(xué)的銷售計劃十分的重要；用料部門提供的用料清單中所列出物資需求數(shù)量，還要結(jié)合庫存數(shù)量以及安全存貨量水平計算出正確的采購數(shù)量；生產(chǎn)效率的高低也會影響物資的需求量與實際耗用量有差，生產(chǎn)效率提高，會導(dǎo)致物料使用量下降，使計劃的采購數(shù)量超過生產(chǎn)所需要的數(shù)量；如果生產(chǎn)效率下降，多用物資的使用料，采購的數(shù)量滿足不了生產(chǎn)所需，所以為了避免這個現(xiàn)象發(fā)生，要求生產(chǎn)效率發(fā)生變化時及時與采購部門溝通調(diào)整采購計劃，防止發(fā)生物資缺少或過剩的現(xiàn)象。

2．規(guī)范采購流程

企業(yè)應(yīng)該建立合適且適合本企業(yè)的采購方式與流程。建立科學(xué)的采購方式，必須嚴格按照相應(yīng)計劃來采購，杜絕隨意采購；明確有關(guān)部門的責(zé)任與相應(yīng)的權(quán)利，使整個采購過程有條不紊；增強對采購的審批、執(zhí)行、檢驗、發(fā)放等環(huán)節(jié)的管理；制定一些有關(guān)供應(yīng)商的考核機制，定期對供應(yīng)商進行分析和點評；制定一些合理的采購績效考核，不定時考核采購人員，以此來提高采購效率、防止采購員的暗箱操作及違規(guī)違紀的現(xiàn)象發(fā)生。

3．建立采購信息化

隨著網(wǎng)絡(luò)科技和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，企業(yè)傳統(tǒng)模式的采購方式已經(jīng)不能滿足企業(yè)在現(xiàn)代市場上的采購。傳統(tǒng)模式使企業(yè)在采購過程中成本增加，所以企業(yè)應(yīng)利用信息技術(shù)建立采購信息管理平臺，使采購，銷售，倉儲，物流，財務(wù)等各部門有效的管理，確保信息流、物流及財務(wù)流統(tǒng)一，使采購效率提高，采購成本降低，從而使采購過程程序化和透明化，從而使企業(yè)獲取更大的益。

4．完善對供應(yīng)商的管理

企業(yè)建立供應(yīng)商綜合評價模式，對供應(yīng)商的售后質(zhì)量、周期及服務(wù)進行綜合評價；建立和規(guī)范供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，完備供應(yīng)商資源，從而有更大的空間獲得價格低、質(zhì)量好的產(chǎn)品或服務(wù)；制定供應(yīng)商激勵政策，保持良好的供應(yīng)及合作關(guān)系。通過優(yōu)先付款、價格折扣、供應(yīng)商獎勵措施等，實現(xiàn)雙贏的局面。

5．加強采購過程的管理

企業(yè)在采購過程中，涉及的招標、合同的書立、產(chǎn)品質(zhì)量的檢測，以及整個流程的執(zhí)行環(huán)節(jié)都要環(huán)環(huán)相扣，進行有效監(jiān)督、規(guī)范流程。采購也需要選對采購方式，對于關(guān)鍵物資的采購，我們可以選擇集中采購，這樣可以在市場上占有一定份額，可以以此對產(chǎn)品的價格以及服務(wù)進行洽談，以達到降低成本，服務(wù)最優(yōu)的效果。對此，企業(yè)還要加強對采購人員的培訓(xùn)和管理，讓其多了解產(chǎn)品知識，行業(yè)行情，財務(wù)知識，以及相關(guān)的法律法規(guī)，做一個復(fù)合型人才，合理合法地為企業(yè)做出有效的管理，并提高采購的有效率。

（二）加強出入庫管理

1．入庫管理

物資采購后，由倉庫管理員及質(zhì)檢員按質(zhì)按量地進行驗收，憑送貨單、驗收單辦理入庫手續(xù)；對不合格的物資要提出處理意見，由采購人員進行處理。采購人員要及時與供貨商聯(lián)系，并處理不合格的物資。

針對驗收達標的物資填制入庫單，記錄采購地、入庫時間、物資名稱規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額等等信息逐一填寫，不得漏項。驗收不合格的物資，如數(shù)量有短缺的，品種質(zhì)量不符的，放在待檢區(qū)域由采購人員負責(zé)處理。

物資在入庫時未收到相應(yīng)發(fā)票時，倉管員必須建立貨到票未到臺賬，并辦理入庫手續(xù)，等收到發(fā)票后，沖銷原來貨到票未到入庫單，重新開具新的入庫單，并上報財務(wù)處理。采購人員向財務(wù)部報賬時所需單據(jù)為購貨發(fā)票、驗收單、質(zhì)檢報告書、運費發(fā)票和庫單，對于不完整的單據(jù)財務(wù)部有權(quán)拒絕支付貨款。

2．出庫管理

由所需物資部門填寫領(lǐng)料單，經(jīng)審批后由倉管員核對后辦理出庫手續(xù)。月末，已領(lǐng)用但未使用完或殘料、余料，應(yīng)及時辦理退回手續(xù)；如下期還繼續(xù)使用，物資可不退回倉庫，但需辦理假退料手續(xù)，也就是月末辦理退料入庫手續(xù)，下月初重新辦理出庫手續(xù)，方便期末盤點和財務(wù)核算真實的成本。月末，領(lǐng)用人應(yīng)當將當月的出入庫的物資進行分項目分類別匯總，與倉庫保管員、生產(chǎn)部門核對一致報財務(wù)部核對。

（三）倉庫管理措施

存貨的收發(fā)存看似淺顯簡單，就是買入存貨要根據(jù)實物和發(fā)票真實入賬，發(fā)出存貨要及時有領(lǐng)用記錄，未使用的物資留在倉庫保管；但是為了保證公司的正常運行，保證物品的良好儲存，清楚地掌握存貨物資情況，及時清除過期及不合格產(chǎn)品，減少積壓和損益，充分利用各種物資資源，提高企業(yè)經(jīng)濟效益是非常重要的。

1．建立倉庫明細賬

倉庫管理員應(yīng)當設(shè)置收發(fā)存明細賬，及時登記出入庫單，不定期與財務(wù)核對庫存情況、使用實地盤點法進行清查物資，保證賬賬、賬實相符。物資要堆放有序、類別標簽注明清晰、準確計量、安全存放，倉庫管理員對存貨的案例和完整負責(zé)。

2．存貨盤點管理

對使用量大的，經(jīng)常領(lǐng)用的物資應(yīng)當每月盤點一次，要不定期、定期對倉庫進行突擊盤點、局部盤點、全盤盤點，對于貴重物品做到日盤、周盤，其他物品至少一個月盤點一次；對所有物資至少要一年徹底清查一次。盤點時最好不要拿著財務(wù)帶數(shù)量的賬目去盤，而是拿著空表去盤，這樣才可以發(fā)現(xiàn)不在財務(wù)賬上但是實際存在的存貨。

3．應(yīng)該合理儲備物資，及時調(diào)整庫存結(jié)構(gòu)

對于任何企業(yè)而言，庫存應(yīng)有相應(yīng)的存貨。合理的庫存結(jié)構(gòu)直接影響企業(yè)運轉(zhuǎn)是否可以更加高效順暢，使企業(yè)的效率變得更高。在不缺貨的前提下，使銷售與庫存處于最佳狀態(tài)才是理想的庫存結(jié)構(gòu)，那就要根據(jù)不同項目、不同季節(jié)、不同時間段、不同操作模式來設(shè)置。若庫存結(jié)構(gòu)不合理，可能會造成缺貨率高或積壓貨物，會增加許多企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營成本，給企業(yè)在未來的生產(chǎn)和生存的發(fā)展帶來非常大的影響。

4．及時處理積壓的廢料，減少資金占用

物資供應(yīng)部門應(yīng)及時對庫存進行相應(yīng)的檢查，做出相應(yīng)的調(diào)整，對于常年沒用的物資，或是超過保質(zhì)期的物資進行相應(yīng)的處理，防止積攢更多的貨物。積壓物資的處理應(yīng)該制定相應(yīng)的管理，從而形成相應(yīng)的制度，能夠準確并且快速地為企業(yè)減輕不要的貨物，從而為企業(yè)減少許多不良資產(chǎn)。

5．發(fā)揮倉庫在庫存控制中的作用

倉儲不僅僅是存儲物資的地方，我們不應(yīng)用傳統(tǒng)的眼光去看倉儲，現(xiàn)在倉儲從原來只存儲物資已經(jīng)實現(xiàn)對物資收發(fā)存的動態(tài)管理，可以通過一些科技手段對倉儲物資狀態(tài)實時更新、周轉(zhuǎn)天數(shù)等進行相應(yīng)統(tǒng)計，同樣可以及時地反映物資收發(fā)存數(shù)據(jù)、超儲、積壓和不合理庫存信息情況，從而有效地分析庫存占用的資金，改進庫存結(jié)構(gòu)，加速企業(yè)存貨周轉(zhuǎn)及資金周轉(zhuǎn)，為決策提供可靠的依據(jù)。

6．三方倉庫的管理

因客戶需要，需要在外設(shè)立倉庫的，或需要三方倉庫的，必須報公司審批后進行建倉或租用三方倉；外設(shè)倉庫必須由專人負責(zé)登記庫存商品收發(fā)存臺賬，并將當月增減變動及月末結(jié)存情況編成報表，定期進行盤點清查，每月將各類報表在規(guī)定的時間內(nèi)報送財務(wù)人員；如是租用三方倉，要定期、不定期地進行盤點；及時和三方倉庫進行資料核對；不定期對三方倉資格進行考查。

7．存貨管理與預(yù)算管理相結(jié)合，

加強存貨管理的計劃性。結(jié)合著采購預(yù)算、生產(chǎn)預(yù)算、銷售預(yù)算、資金預(yù)算，可以加強存貨管理的計劃性，提升存貨管理水平。

三、結(jié)束語

綜上所述，存貨的管理直接影響企業(yè)管理，存貨管理好，可以降低相關(guān)費用，降低庫存成本，也可以有很好的經(jīng)濟效益；如果存貨管理不好，公司將浪費大量的人力，耗費大量財務(wù)、物力資源，使企業(yè)的成本增加、利潤降低。目前很多企業(yè)都不太重視存貨管理，制度不完善，倉庫管理人員業(yè)務(wù)水平不高，存貨管理現(xiàn)場管控不到位等問題，造成經(jīng)營成本的增加。企業(yè)要重視到存貨管理的必要性，加強存貨管理的信息化建設(shè)，使企業(yè)的經(jīng)營成本下降，提高企業(yè)在市場上競爭力。