機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)流程優(yōu)化研究

張慧君

[摘 要]流程管理是采購(gòu)管理的重要內(nèi)容，做好流程管理對(duì)保障機(jī)場(chǎng)的正常運(yùn)行具有十分重要的意義。文章以W機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)流程為研究對(duì)象，結(jié)合W機(jī)場(chǎng)近幾年的設(shè)備采購(gòu)實(shí)踐進(jìn)行診斷分析，針對(duì)機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)流程中存在的問(wèn)題和不足，提出了明確和細(xì)化崗位職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)、制定更加規(guī)范高效明晰的采購(gòu)流程、利用信息化系統(tǒng)提高采購(gòu)效率、健全供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估閉環(huán)管理機(jī)制、不斷完善和創(chuàng)新招標(biāo)采購(gòu)制度等改進(jìn)措施和建議，以期為營(yíng)造更加公開(kāi)公平公正、效率和效益更高的新時(shí)代優(yōu)質(zhì)營(yíng)商環(huán)境提供借鑒和參考。

[關(guān)鍵詞]機(jī)場(chǎng)設(shè)備；采購(gòu)流程；優(yōu)化；管理

中圖分類(lèi)號(hào)：F275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-1722（2023）17-0004-03

機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)作為重要的專(zhuān)業(yè)采購(gòu)領(lǐng)域，一般金額較大，各方面的監(jiān)督管理要求更為嚴(yán)格。隨著政府對(duì)公共工程采購(gòu)法律制度機(jī)制的不斷健全，招投標(biāo)已成為機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)的普遍方式。在實(shí)踐中，機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)仍然在一定程度上存在不規(guī)范、不科學(xué)、程序繁冗、效率不高和質(zhì)量把控不嚴(yán)等問(wèn)題。

文章擬以W機(jī)場(chǎng)近兩年設(shè)備采購(gòu)工作流程為例，深入剖析其中存在的在組織、決策、質(zhì)量、效率、供應(yīng)鏈管理、績(jī)效和監(jiān)督等方面的突出問(wèn)題，從制度、機(jī)制及舉措等方面提出改進(jìn)提升建議，為有關(guān)機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)流程優(yōu)化提供參考。

一、采購(gòu)及采購(gòu)管理概述

采購(gòu)是指企業(yè)或個(gè)人從供應(yīng)商處獲取產(chǎn)品或服務(wù)，以滿足生產(chǎn)、生活需要的一項(xiàng)活動(dòng)。而采購(gòu)管理是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)的有效診斷、管控和不斷改進(jìn)，其目標(biāo)是降低成本、提高質(zhì)量和效率，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)提供可持續(xù)的物資供應(yīng)保障，全面提升企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力[1]。

二、W機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)流程及診斷

（一）W機(jī)場(chǎng)采購(gòu)流程

W機(jī)場(chǎng)作為安徽省的重要新型運(yùn)輸機(jī)場(chǎng)，2021年共完成旅客吞吐量近13萬(wàn)人次，貨運(yùn)吞吐量330萬(wàn)噸。機(jī)場(chǎng)招標(biāo)設(shè)備包含機(jī)務(wù)特車(chē)部、航務(wù)管理部、地面服務(wù)部、應(yīng)急保衛(wèi)部、安檢護(hù)衛(wèi)部、運(yùn)行保障部、勞保用品部和航空管理部等多個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)的200余種。

從采購(gòu)管理職責(zé)上看：公司成立了采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組，將采購(gòu)工作納入公司重大事項(xiàng)管理，按照“三重一大”決策制度履行決策程序。采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組由該企業(yè)的董事長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，總經(jīng)理以及分管采購(gòu)、紀(jì)律檢查工作的副總分別擔(dān)任常務(wù)副組長(zhǎng)、副組長(zhǎng)，綜合管理部、工程建設(shè)部、財(cái)務(wù)投資部、紀(jì)律檢查部等相關(guān)職能部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員[2]。工程建設(shè)部、綜合管理部為公司采購(gòu)活動(dòng)的實(shí)施部門(mén)。工程建設(shè)部負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)工程類(lèi)項(xiàng)目采購(gòu)活動(dòng)的組織、管理和實(shí)施；綜合管理部負(fù)責(zé)機(jī)場(chǎng)工程類(lèi)項(xiàng)目以外的其他項(xiàng)目采購(gòu)活動(dòng)的組織、管理和實(shí)施。紀(jì)律檢查、審計(jì)風(fēng)控等部門(mén)為公司采購(gòu)活動(dòng)的監(jiān)督部門(mén)，在采購(gòu)活動(dòng)過(guò)程中，發(fā)揮各自的監(jiān)督職能，履行監(jiān)督職責(zé)。

從采購(gòu)流程上看：根據(jù)兩家公司聯(lián)合制訂的《采購(gòu)管理辦法》及采購(gòu)工作實(shí)踐，按照過(guò)程管理理論、流程改進(jìn)和再造理論有關(guān)要素診斷分析，W機(jī)場(chǎng)的設(shè)備采購(gòu)流程主要包括以下八個(gè)階段。

一是收集需求。采購(gòu)需求部門(mén)填寫(xiě)《采購(gòu)審批表》，提出采購(gòu)申請(qǐng)，明確擬采購(gòu)的設(shè)備名稱(chēng)、型號(hào)、規(guī)格、金額及市場(chǎng)價(jià)格等。一般需要報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)同意后，送采購(gòu)部門(mén)。

二是制訂計(jì)劃，即采購(gòu)項(xiàng)目立項(xiàng)。按照采購(gòu)額度實(shí)行不同層級(jí)的立項(xiàng)審批機(jī)制：?jiǎn)雾?xiàng)或批量采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額10萬(wàn)元（不含）以下的，由公司主要領(lǐng)導(dǎo)（董事長(zhǎng)）審批。單項(xiàng)或批量采購(gòu)項(xiàng)目預(yù)算金額在10萬(wàn)元（含）以上的，由采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組組織召開(kāi)會(huì)議，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目的必要性和采購(gòu)方式的選擇進(jìn)行審查，得出明確結(jié)論[3]。根據(jù)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組或公司主要領(lǐng)導(dǎo)的審查意見(jiàn)，按照采購(gòu)項(xiàng)目分類(lèi)提交公司采購(gòu)實(shí)施部門(mén)。采購(gòu)實(shí)施部門(mén)根據(jù)需要采購(gòu)設(shè)備的緊急程度，分為年度統(tǒng)一采購(gòu)和應(yīng)急單項(xiàng)采購(gòu)，形成采購(gòu)計(jì)劃。

三是實(shí)施采購(gòu)。采購(gòu)實(shí)施部門(mén)依法合規(guī)組織實(shí)施采購(gòu)行為，過(guò)程中需要做到以下幾點(diǎn)。符合招標(biāo)額度的，依法招標(biāo)；未達(dá)到招標(biāo)條件的，按照政府采購(gòu)相關(guān)規(guī)定實(shí)施競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、詢(xún)價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)、在“徽采商城”中采購(gòu)或者自行采購(gòu)。招標(biāo)文件及合同主要條款需經(jīng)采購(gòu)實(shí)施部門(mén)、法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，提交采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審定。中標(biāo)通知書(shū)需經(jīng)采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組組長(zhǎng)確認(rèn)后蓋章確認(rèn)。

四是合同簽訂。中標(biāo)通知書(shū)發(fā)出30個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)需求部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭與中標(biāo)單位根據(jù)《中華人民共和國(guó)合同法》、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件及公司合同管理等規(guī)定簽訂書(shū)面合同。原則上采購(gòu)合同一經(jīng)簽訂不得隨意變更。但在招標(biāo)后或合同執(zhí)行過(guò)程中，采購(gòu)需求部門(mén)需追加與合同標(biāo)的相同的貨物、工程或服務(wù)的，在不改變合同條款的前提下，雙方可以簽訂補(bǔ)充合同，但補(bǔ)充采購(gòu)金額以不超過(guò)原金額10%為限。簽訂補(bǔ)充合同需由需求部門(mén)提出，需經(jīng)采購(gòu)實(shí)施部門(mén)、法務(wù)部門(mén)和財(cái)務(wù)部門(mén)審核后，提交采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組審定。

五是交付驗(yàn)收。按照投標(biāo)文件、簽訂的書(shū)面合同及補(bǔ)充合同等，中標(biāo)人按照約定的時(shí)間、價(jià)格、數(shù)量、質(zhì)量和標(biāo)準(zhǔn)等，將設(shè)備運(yùn)送至機(jī)場(chǎng)，按約定完成安裝、調(diào)試等工作。采購(gòu)實(shí)施部門(mén)、提出需求的機(jī)場(chǎng)有關(guān)職能部門(mén)組織監(jiān)理公司、施工單位等一并檢查驗(yàn)收。驗(yàn)收合格由各方簽字確認(rèn)后，完成正式交付[4]。一般在機(jī)場(chǎng)試運(yùn)行或驗(yàn)收時(shí)有調(diào)試需求的，仍需由中標(biāo)人到現(xiàn)場(chǎng)開(kāi)展相關(guān)配合工作。

六是支付貨款。由中標(biāo)人按照協(xié)議約定的金額，提交付款申請(qǐng)及發(fā)票，由采購(gòu)實(shí)施部門(mén)報(bào)請(qǐng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，送財(cái)務(wù)部支付。

七是資料歸檔。采購(gòu)?fù)瓿珊螅刹少?gòu)實(shí)施部門(mén)（綜合管理部、工程建設(shè)部）將采購(gòu)過(guò)程中的全部資料整理歸檔，以備查用。

八是售后服務(wù)。按照合同約定，協(xié)調(diào)處理設(shè)備采購(gòu)使用過(guò)程中出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題，執(zhí)行設(shè)備質(zhì)保期及其他合同約定應(yīng)當(dāng)提供的相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)等售后服務(wù)或保障。

（二）W機(jī)場(chǎng)存在的問(wèn)題診斷

1.責(zé)任不清，層層報(bào)批重復(fù)審核

在采購(gòu)流程和實(shí)踐操作過(guò)程中，可以看出兩個(gè)問(wèn)題。一是所有事情往上推，事無(wú)巨細(xì)找領(lǐng)導(dǎo)。從采購(gòu)流程的各個(gè)環(huán)節(jié)來(lái)看，幾乎每個(gè)環(huán)節(jié)都需要企業(yè)負(fù)責(zé)人或采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行會(huì)議審議，層層審核，時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，嚴(yán)重影響工作效率，也影響了一線員工的工作積極性和主動(dòng)性。主要原因在于：一是設(shè)備采購(gòu)流程的設(shè)計(jì)不夠合理，崗位職責(zé)不清晰或者設(shè)置不合理。二是過(guò)度追求程序公正，忽略了效率。W機(jī)場(chǎng)作為國(guó)有企業(yè)，設(shè)備采購(gòu)達(dá)到規(guī)模標(biāo)準(zhǔn)按照法律規(guī)定必須采用招標(biāo)方式，這種方式可以避免各種不廉潔、不公正等行為的產(chǎn)生，但是容易導(dǎo)致部分急需的設(shè)備不能得到及時(shí)采購(gòu)，從而影響機(jī)場(chǎng)的正常運(yùn)行。

2.內(nèi)部采購(gòu)流程有待優(yōu)化改進(jìn)

W機(jī)場(chǎng)雖然制訂了《采購(gòu)管理辦法》，規(guī)定了主要的采購(gòu)過(guò)程審批機(jī)制，但是缺乏針對(duì)采購(gòu)流程各環(huán)節(jié)的系統(tǒng)規(guī)范，也缺乏更為詳細(xì)的管理細(xì)則。特別是基于平等關(guān)系的員工內(nèi)部原則來(lái)看，內(nèi)部各個(gè)部門(mén)的職責(zé)、各部室配合的協(xié)調(diào)責(zé)任、采購(gòu)管理各個(gè)崗位的自主決策范圍等，都缺乏較為合理的分工細(xì)化和權(quán)限界定。

同時(shí)，在八個(gè)采購(gòu)環(huán)節(jié)的內(nèi)部流程上，每個(gè)環(huán)節(jié)基本都需要部門(mén)負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)，甚至企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)簽字，大的環(huán)節(jié)還需要領(lǐng)導(dǎo)小組會(huì)審議，導(dǎo)致采購(gòu)周期被拉長(zhǎng)，嚴(yán)重影響了工作效率。此外，各環(huán)節(jié)在降低成本、提高效率和促進(jìn)增值等方面的改進(jìn)工作上仍有較大空間。

3.信息化率不高，影響機(jī)場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力

W機(jī)場(chǎng)在采購(gòu)設(shè)備時(shí)基本沒(méi)有將設(shè)備采購(gòu)與ERP辦公系統(tǒng)有效銜接，全過(guò)程信息化系統(tǒng)的應(yīng)用較少，在需求收集階段，主要依靠各部門(mén)手工填寫(xiě)采購(gòu)需求單；在后期流程的其他環(huán)節(jié)，也是依靠傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行管理和歸檔等，效率不高，不利于信息的歸集和管理，不利于需求的快速統(tǒng)計(jì)分析，也不利于未來(lái)設(shè)備運(yùn)轉(zhuǎn)和備件的管理。這既影響了采購(gòu)流程的效率，也極為可能增加機(jī)場(chǎng)運(yùn)行的成本，不利于監(jiān)督部門(mén)實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管，在一定程度上會(huì)制約機(jī)場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提升。

4.閉環(huán)管理不到位

公司雖然也建立了審計(jì)監(jiān)督機(jī)制，但是僅限于內(nèi)部管理控制上，缺乏售后服務(wù)、供應(yīng)商評(píng)價(jià)考核等閉環(huán)管理機(jī)制，存在供應(yīng)商管理不到位的問(wèn)題。

5.現(xiàn)行的招投標(biāo)采購(gòu)制度或機(jī)制仍需改革

招投標(biāo)采購(gòu)制度的實(shí)施在一定程度上保證了招投標(biāo)采購(gòu)的公開(kāi)、公正和公平，但是在實(shí)踐中，仍然不同程度地存在著招標(biāo)程序過(guò)于煩瑣、部分投標(biāo)人惡意投標(biāo)、部分投標(biāo)人非法圍標(biāo)串標(biāo)等問(wèn)題。

在政府采購(gòu)法律法規(guī)中規(guī)定的競(jìng)爭(zhēng)性談判、競(jìng)爭(zhēng)性磋商、詢(xún)價(jià)、單一來(lái)源采購(gòu)及地方自行設(shè)定的部分采購(gòu)方式，往往只是走形式、走過(guò)場(chǎng)。W機(jī)場(chǎng)在設(shè)備采購(gòu)過(guò)程中存在的程序過(guò)于煩瑣導(dǎo)致采購(gòu)效率偏低的問(wèn)題，也多由于此原因。此外，在其他機(jī)場(chǎng)設(shè)備的招投標(biāo)過(guò)程中，還存在因惡意投訴反復(fù)核查，或重新招標(biāo)評(píng)標(biāo)導(dǎo)致招標(biāo)采購(gòu)時(shí)間被耽誤的問(wèn)題。

三、W機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)流程優(yōu)化建議

（一）明確和細(xì)化崗位職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn)

明確采購(gòu)流程各崗位的職責(zé)和責(zé)任，健全崗位工作標(biāo)準(zhǔn)，選用符合主客觀條件的崗位人員。避免建立以推卸責(zé)任為核心的責(zé)任分擔(dān)流程，除了計(jì)劃制訂和竣工驗(yàn)收考評(píng)“一頭一尾”由公司主要領(lǐng)導(dǎo)、采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)小組進(jìn)行審核審議外，其他環(huán)節(jié)和崗位各司其職，減少其中不必要的層層審核環(huán)節(jié)。實(shí)施公平公正的績(jī)效考核，落實(shí)采購(gòu)流程上各環(huán)節(jié)、各崗位的責(zé)任及追責(zé)辦法。

（二）制定更加規(guī)范高效明晰的采購(gòu)流程

1.加強(qiáng)采購(gòu)流程管理的宣傳教育

要加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)流程的全面宣傳及教育培訓(xùn)，讓涉及的所有崗位人員都熟悉和嚴(yán)格執(zhí)行采購(gòu)流程。要注意發(fā)動(dòng)群眾，避免流程脫離實(shí)際，動(dòng)員大家積極發(fā)現(xiàn)采購(gòu)流程中存在的不經(jīng)濟(jì)、不便捷、影響成本和效率的因素和問(wèn)題，及時(shí)進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化和調(diào)整，不斷提升流程管理的時(shí)效性和適用性。

2.建立動(dòng)態(tài)采購(gòu)流程，優(yōu)化工作機(jī)制

要結(jié)合自身實(shí)際，堅(jiān)持以整改當(dāng)前階段存在的問(wèn)題為導(dǎo)向，建立由企業(yè)主要領(lǐng)導(dǎo)牽頭的機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)流程優(yōu)化專(zhuān)項(xiàng)工作機(jī)制，集中梳理問(wèn)題，確定優(yōu)化方向和舉措，制定以提高采購(gòu)效率和效益為導(dǎo)向的閉環(huán)采購(gòu)流程。每年定期對(duì)流程進(jìn)行動(dòng)態(tài)評(píng)估診斷分析，不斷優(yōu)化調(diào)整，提升采購(gòu)流程的科學(xué)性、規(guī)范性和高效性。

3.精簡(jiǎn)采購(gòu)流程并減少采購(gòu)成本

按照流程改進(jìn)理論，按照企業(yè)增值、定期優(yōu)化、非必要環(huán)節(jié)一律精簡(jiǎn)的原則，定期優(yōu)化現(xiàn)有機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)流程，避免出現(xiàn)重疊或斷頭現(xiàn)象，形成更加規(guī)范高效、合理便捷、可操作性強(qiáng)的招投標(biāo)采購(gòu)“路線圖”“流程圖”，切實(shí)降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，確保采購(gòu)設(shè)備的數(shù)量、質(zhì)量和時(shí)效。對(duì)于操作中仍存在爭(zhēng)議事項(xiàng)的，建立及時(shí)協(xié)調(diào)機(jī)制，避免因陷入無(wú)休止的爭(zhēng)議中而耽誤時(shí)間，要定期評(píng)估流程運(yùn)作績(jī)效，建立持續(xù)優(yōu)化機(jī)制。

（三）利用信息化系統(tǒng)提高采購(gòu)效率

針對(duì)機(jī)場(chǎng)設(shè)備專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)、安全要求高、時(shí)間要求緊、設(shè)備種類(lèi)多型號(hào)多及提出需求的部門(mén)多等特殊性，必須將機(jī)場(chǎng)設(shè)備的需求收集、計(jì)劃制訂、招標(biāo)采購(gòu)、合同簽訂、設(shè)備安裝調(diào)試、資料歸檔及售后服務(wù)等全流程有關(guān)信息歸集起來(lái)，做好與ERP信息系統(tǒng)的整合和銜接，確保信息的高速流轉(zhuǎn)和利用。

（四）健全供應(yīng)商績(jī)效評(píng)估閉環(huán)管理機(jī)制

機(jī)場(chǎng)設(shè)備的專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，需要培育更加高效可靠的供應(yīng)商隊(duì)伍。這就需要加強(qiáng)對(duì)已中標(biāo)合作的供應(yīng)商的績(jī)效評(píng)估，建立對(duì)每個(gè)中標(biāo)采購(gòu)項(xiàng)目執(zhí)行情況的客觀評(píng)估制度，形成對(duì)機(jī)場(chǎng)設(shè)備采購(gòu)管理的閉環(huán)機(jī)制。動(dòng)員各部門(mén)特別是設(shè)備使用部門(mén)充分參與到績(jī)效評(píng)估工作中，形成更加穩(wěn)定、高質(zhì)量的供應(yīng)商管理制度。

（五）不斷完善和創(chuàng)新招投標(biāo)采購(gòu)制度

結(jié)合機(jī)場(chǎng)設(shè)備招投標(biāo)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的招投標(biāo)、政府采購(gòu)等程序?qū)嵤┻^(guò)程中存在的問(wèn)題，總結(jié)現(xiàn)行招投標(biāo)、政府采購(gòu)、公共資源交易等方式的成功與不足，盡快提出更適合中國(guó)國(guó)情和文化、更有效率、更加公平、有助于提升國(guó)家競(jìng)爭(zhēng)力的采購(gòu)方式，完善現(xiàn)行公共資源交易平臺(tái)和機(jī)制，建立更加適應(yīng)我國(guó)實(shí)際的市場(chǎng)交易新機(jī)制。

四、結(jié)語(yǔ)

流程管理是采購(gòu)與供應(yīng)管理的重要內(nèi)容，也是采購(gòu)管理的最大增值環(huán)節(jié)。文章通過(guò)對(duì)采購(gòu)管理相關(guān)概念和理論的闡釋?zhuān)訵機(jī)場(chǎng)的采購(gòu)流程為例，詳細(xì)剖析了采購(gòu)流程中存在的組織管理、效率、績(jī)效和機(jī)制等方面的突出問(wèn)題，提出了流程優(yōu)化相關(guān)建議，采購(gòu)流程必須結(jié)合實(shí)際進(jìn)行動(dòng)態(tài)優(yōu)化，以期推動(dòng)機(jī)場(chǎng)設(shè)備乃至公共資源交易機(jī)制的不斷改進(jìn)和完善。

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