淺談審計檔案管理的地位與作用

王鈺娟

（重慶市軌道交通［集團］有限公司，重慶 400050）

引 言

審計檔案管理工作屬于影響審計監督工作真實性與完整性的主要工作，并且在整體審計監督工作當中占據著十分重要的地位。做好審計檔案管理工作是后續審計監督職能夠順利發揮的基本保障，能夠確保審計工作質量穩步提升。因此，需要針對審計檔案管理工作所具備的作用進行深入研究，以此為基礎來促進后續工作的順利開展，還要將審計檔案的基本特征作為主要的切入點，準確找出當前審計檔案管理工作中存在的各種問題，在明確審計檔案的地位與作用的基礎上采取有針對性的措施進一步解決這部分問題，以此來促進檔案管理工作效率與工作質量的穩步提升。

一、審計檔案的基本特征

審計檔案主要將審計部門作為主體，并在長時間的審計監督及調查的過程中所形成的內容，其包括文字、聲音及圖像等多種形式，屬于針對審計活動開展的真實記錄。同時，審計檔案也是保證后續審計活動順利開展的基本環節，其不僅屬于審計監督工作的主要證據，也是針對審計工作質量加以衡量的主要依據。由此可以看出，逐步深化對于審計檔案管理工作的認知程度十分重要，審計檔案作為后續審計監督的主要證據，必須重點提升審計檔案的專業性與公正性。

（一）審計檔案的專業性特征

審計檔案的專業性特征主要是由審計檔案自身的性質，以及審計檔案針對審計監督及審計活動進行的記錄與反映所決定的。因此，在審計檔案當中就必須結合相關的條例內容來做好歸檔、整理等工作，以此來穩步提高審計檔案的完整性及準確性，為后續檔案調取工作的順利開展提供更大的便利，保證審計質量能夠得到全面的提高。

（二）審計檔案的整體性特征

由于各大審計監督環節之間具備著相互性與聯系性，審計監督可以劃分為確定被審計對象、發出審計通知書及得出審計結論等多個步驟。首先，審計監督工作主要是在被確定審計對象的條件下開展的，其中涉及了成立審計小組及制定審計方案等多個工作環節；其次是由審計組向被審計對象發出對應的審計通知書，并在審計方案的指導作用下開展審計工作；最后，審計組還要應當針對各方面因素進行綜合考慮，并做出對應的審計結論。這三個環節之間存在著十分緊密的聯系，是無法分割的整體，這也使得審計檔案具備較為顯著的整體性特征。

（三）審計檔案的公開性特征

審計檔案自身所具備的公開性特征，主要是基于審計檔案對于經濟等內容的審計監督情況決定的。并且審計檔案能夠將各大專業審計單位作為主體，在對應的法律法規下開展工作，屬于社會性質與法律效能之間的統一結合體。因此，需要保證審計檔案的公正性與客觀性特征，只有這樣才可以實現對于審計活動的高效監督，在審計檔案當中也要結合對應的條例，規定好檔案的制定部門，以此來保證審計檔案的完整性與準確性，在真正意義上實現審計質量與審計效率的穩步提高。

二、審計檔案管理的現狀與存在的問題

（一）審計檔案管理現狀

審計檔案的規范性及有序性主要體現在各個方面，是審計管理工作部門在遵循客觀與公平等基本原則的基礎上，針對檔案基礎設施開展管理建設中所實現的工作內容。審計檔案的規范性及有序性主要體現在檔案管理制度與審計人員等方面。首先，站在審計人員的角度上來看，隨著對于審計檔案管理工作重視程度的不斷提升，審計人員也應當更好地認識檔案管理活動所具備的重要性，通過講座等多種互動方式來學習檔案管理的審計方針與審計策略，并在后續的實踐階段充分貫徹對應的法律法規，為檔案管理工作的順利開展提供必要的人員保障。其次，站在檔案管理制度的角度上來看，隨著國家對于審計檔案重視程度的不斷提升，相關部門出臺了各類法律法規，為審計檔案管理制度的完善提供了重要保障。同時，這部分審計檔案管理制度的出現主要從審計工作實際情況的角度出發，針對審計檔案的分類標準等多種內容進行更加明確的規定，這也為審計檔案管理效率的提高提供了保障。

（二）審計檔案管理存在的問題

站在企業審計檔案實際情況的角度上來看，應當針對審計檔案管理工作開展進程中存在的各類問題開展深入探究，防止各類不良因素影響審計工作的開展質量。首先，在管理制度的角度上來看，審計檔案管理工作在實際開展進程中存在著各類制度與方式沒有得到充分落實的問題，隨著企業針對審計管理制度的完善優化，審計檔案管理工作已經得到了較為全面的發展，但部分企業的內部審計人員對于各類規章制度所產生的認知不夠到位，這樣就會導致制度與實際情況之間出現互相脫離的情況，也不利于審計檔案管理效率的提高，更不利于后續審計工作質量的提升。其次，在檔案質量方面，審計檔案在質量管理過程中存在著排列不夠規范等多種問題，這也不利于審計檔案質量的提高，而檔案質量出現的問題主要涉及檔案內容不夠全面及排列不夠規范等多方面內容，同時也屬于各方面因素的綜合，這部分問題主要是審計監督工作開展進程中各類工作環節不規范，或是工作人員重視程度比較低引起的，這樣也會對后續審計檔案的調取產生不良影響。最后，站在檔案歸檔程序的角度上來看，其中存在著檔案歸檔時間與檢查不夠規范等多種問題，這也不利于審計檔案管理效率與管理質量的提高。在實際工作階段中，沒有針對檔案歸檔工作人員與時間進行明細化規定會導致整體歸檔時間無法得到保障，這也會對審計檔案的管理效果產生直接影響。并且審計檔案當中對于立卷單位的職責沒有制定明確的規定，這樣也會大幅度降低審計檔案檢查工作的規范性，并會影響審計結果的真實性與客觀性，也會影響審計檔案管理工作實際作用的發揮。除此之外，部分檔案管理人員缺少過硬的專業能力與綜合素質，這一點也是導致審計檔案管理工作產生問題的主要原因。部分檔案管理人員缺少專業知識與正確的職業態度，使得審計檔案管理工作無法充分結合實際情況來制定出較為詳細的規劃內容，這樣也會對審計檔案管理工作的專業程度產生影響。

三、審計檔案管理的地位作用與優化措施

（一）審計檔案管理的地位與作用

審計檔案是各大企業內部檔案的重要組成部分，同時也是針對審計工作所進行的真實記錄，能夠為后續審計監督提供依據。通過對材料的不斷累積來進一步促進審計工作質量與工作效率的穩步提高，為審計工作后續的綜合研究提供必要的信息，這也使其成為開展審計宣傳工作的主要材料。并且審計檔案大多都來自實踐內容，就是在不斷實踐的過程中針對審計工作的具體過程加以反映，這樣可以更加真實、客觀地反映出審計監督工作的具體情況。首先，審計部門所具備的基本職能就在于選擇對應的審計對象進行審計監督，這樣就可以大幅度地降低違規行為的發生概率，確保審計工作的質量可以得到穩步的提高，為企業后續的穩定發展奠定堅實的基礎。同時，審計檔案也是審計監督的主要工作環節，可以為審計案件的查證與復審提供主要依據，在提高審計工作質量中起到了十分重要的作用。并且目前的審計工作制度及工作體系在本質上仍舊處在一種逐步完善的過程中，而工作制度屬于審計工作物質與精神文明之間的統一體，涉及的范圍十分廣泛。其次，審計檔案管理通過對各類材料的不斷累積，更好地提高審計工作的開展效率，通過審計管理工作來進一步保證審計材料的客觀性與真實性，有效實現對于上級與下級的有效監督，確保審計人員針對審計工作基本規律產生更加深刻的認知，促進審計檔案管理工作質量進一步提高。

（二）審計檔案管理的優化措施

結合目前審計檔案管理的實際開展情況，應當對審計檔案在審計質量工作的地位與作用進行綜合考慮，在多個角度上出發來穩步提高檔案管理的工作效率，從而為后續審計工作質量的提高奠定堅實的基礎。首先，站在審計人員的角度上來看，審計檔案管理效率的提高更加依賴審計人員的綜合素質與管理意識，而審計人員素質的提高主要依賴各大工作部門對于審計人員專業知識的培訓與教育，以此來保證審計人員可以按照對應的規定內容進行歸檔整理，也可以為后續檔案的調取提供更大的便捷性。審計人員在檔案管理意識的提升方面，主要依賴于工作部門對于檔案管理工作所進行的日常考核，通過這種方式能夠有效提升檔案管理人員對于工作的重視程度，使得審計管理工作的整體質量可以逐步提高。其次，站在檔案工作制度的角度上來看，完善的審計檔案工作制度是保證審計程序及審計檔案完整性的關鍵內容。企業方面應通過不斷完善優化檔案管理制度的方式穩步提升整體檔案質量，這樣就可以在根本上提升檔案的專業性與客觀性，防止檔案的歸檔時間及檢查出現不規范等問題。最后，站在檔案管理方式的角度上來看，通過更加先進的技術手段可以逐步提高審計檔案管理的信息化與數據化特征，而隨著目前科技水平的不斷提升，企業內部的審計檔案管理工作也應當順應時代發展的基本潮流，可以采用以RFID 為基礎的檔案自動化管理系統，通過不斷升級檔案管理方式及培訓檔案管理人員等多種方式，確保審計檔案管理過程可以實現數據化、精確化與信息化的轉變，為宏觀的經濟控制提供更加重要的支撐（圖1）。

圖1 基于RFID 的檔案自動化管理系統功能模塊

（三）穩步提高審計檔案的管理水平

首先，應當針對審計檔案管理工作進行必要的學習與培訓。為了確保審計檔案管理人員的綜合素質能夠得到全面提升，就應當充分應用多樣化的方式來對工作內容進行必要的學習與培訓，而那些參與審計檔案管理工作當中的人員，也應當定期參與到相關工作部門開展的業務知識培訓學習活動中，并始終保持一種較為嚴謹的工作態度，更加細心地對待上級領導人員所進行的檢查與監督引導。同時，還要將那些與審計相關的業務與檔案管理工作更好地融合在一起，經常性地開展檔案管理方面的培訓工作，通過更加高效的學習來保證每一名審計檔案管理人員都可以具備專業化知識，并提升對于審計檔案管理的認知程度，在保證工作質量的基礎上建立更加專業的審計檔案管理團隊。其次，還要提高對于審計檔案管理工作的重視程度，也只有領導人員提高了對于審計檔案管理工作的重視程度，才能夠確保審計檔案的管理水平能夠得到全面提高。同時，領導及相關工作部門也應當將審計檔案管理作為審計工作當中的主要考核點，與審計項目的評判和審計質量建設工作一同開展考核，并定期進行檢測，防止工作出現形式化等情況。要在充分結合審計人立卷基本原則的情況下，將責任更好地落實到個人身上，確保審計檔案管理工作能夠做到專人專項。最后，要重點提高各類審計檔案管理設施的整體建設水平，在內部建立一個更加專業的審計檔案管理隊伍，確保審計檔案管理工作可以實現信息化與現代化轉變，同時還要針對審計檔案管理制度進行必要的完善優化，在充分結合對應法律法規的基礎上，實現借閱、儲存及移交等多種工作內容的制度化轉變，還要將不同審計檔案的歸檔范圍進行統一化處理，逐步提高審計檔案管理設施的建設質量，以此來穩步提高審計檔案管理工作的控制水平與管理水平。除此之外，還應當將審計檔案管理工作更好地列入規范化管理范圍當中，在遵守相關法律法規的基礎上，保證檔案資料可以裝訂規范，內部的要素也要更加完整，這樣就可以提升檔案審計工作的合法性。并且，還要針對檔案的查詢借調等管理工作進行完善優化，定期針對審計檔案進行檢測，避免審計檔案的內容受到破壞或是丟失，從而影響到檔案資源的完整程度。

結 語

綜上所述，在開展審計檔案管理工作的實際過程中，應當針對審計檔案管理內容進行必要的學習與培訓，確保企業對于審計檔案管理工作的重視程度能夠穩步提高。同時，還要重點提升審計檔案管理設施的建設水平及建設質量，這樣就可以進一步將審計檔案管理工作引入規范化管理范圍當中，以此來促進審計檔案管理工作水平與工作質量的穩步提高，為審計檔案管理工作的順利開展奠定堅實基礎。還要充分意識到目前檔案管理工作當中存在的問題，及時采取有針對性的措施進行解決，確保審計檔案管理工作能夠取得預期中的效果。