淺談審計檔案管理的地位與作用

王鈺娟

（重慶市軌道交通［集團］有限公司，重慶 400050）

引 言

審計檔案管理工作屬于影響審計監(jiān)督工作真實性與完整性的主要工作，并且在整體審計監(jiān)督工作當中占據(jù)著十分重要的地位。做好審計檔案管理工作是后續(xù)審計監(jiān)督職能夠順利發(fā)揮的基本保障，能夠確保審計工作質(zhì)量穩(wěn)步提升。因此，需要針對審計檔案管理工作所具備的作用進行深入研究，以此為基礎(chǔ)來促進后續(xù)工作的順利開展，還要將審計檔案的基本特征作為主要的切入點，準確找出當前審計檔案管理工作中存在的各種問題，在明確審計檔案的地位與作用的基礎(chǔ)上采取有針對性的措施進一步解決這部分問題，以此來促進檔案管理工作效率與工作質(zhì)量的穩(wěn)步提升。

一、審計檔案的基本特征

審計檔案主要將審計部門作為主體，并在長時間的審計監(jiān)督及調(diào)查的過程中所形成的內(nèi)容，其包括文字、聲音及圖像等多種形式，屬于針對審計活動開展的真實記錄。同時，審計檔案也是保證后續(xù)審計活動順利開展的基本環(huán)節(jié)，其不僅屬于審計監(jiān)督工作的主要證據(jù)，也是針對審計工作質(zhì)量加以衡量的主要依據(jù)。由此可以看出，逐步深化對于審計檔案管理工作的認知程度十分重要，審計檔案作為后續(xù)審計監(jiān)督的主要證據(jù)，必須重點提升審計檔案的專業(yè)性與公正性。

（一）審計檔案的專業(yè)性特征

審計檔案的專業(yè)性特征主要是由審計檔案自身的性質(zhì)，以及審計檔案針對審計監(jiān)督及審計活動進行的記錄與反映所決定的。因此，在審計檔案當中就必須結(jié)合相關(guān)的條例內(nèi)容來做好歸檔、整理等工作，以此來穩(wěn)步提高審計檔案的完整性及準確性，為后續(xù)檔案調(diào)取工作的順利開展提供更大的便利，保證審計質(zhì)量能夠得到全面的提高。

（二）審計檔案的整體性特征

由于各大審計監(jiān)督環(huán)節(jié)之間具備著相互性與聯(lián)系性，審計監(jiān)督可以劃分為確定被審計對象、發(fā)出審計通知書及得出審計結(jié)論等多個步驟。首先，審計監(jiān)督工作主要是在被確定審計對象的條件下開展的，其中涉及了成立審計小組及制定審計方案等多個工作環(huán)節(jié)；其次是由審計組向被審計對象發(fā)出對應(yīng)的審計通知書，并在審計方案的指導(dǎo)作用下開展審計工作；最后，審計組還要應(yīng)當針對各方面因素進行綜合考慮，并做出對應(yīng)的審計結(jié)論。這三個環(huán)節(jié)之間存在著十分緊密的聯(lián)系，是無法分割的整體，這也使得審計檔案具備較為顯著的整體性特征。

（三）審計檔案的公開性特征

審計檔案自身所具備的公開性特征，主要是基于審計檔案對于經(jīng)濟等內(nèi)容的審計監(jiān)督情況決定的。并且審計檔案能夠?qū)⒏鞔髮I(yè)審計單位作為主體，在對應(yīng)的法律法規(guī)下開展工作，屬于社會性質(zhì)與法律效能之間的統(tǒng)一結(jié)合體。因此，需要保證審計檔案的公正性與客觀性特征，只有這樣才可以實現(xiàn)對于審計活動的高效監(jiān)督，在審計檔案當中也要結(jié)合對應(yīng)的條例，規(guī)定好檔案的制定部門，以此來保證審計檔案的完整性與準確性，在真正意義上實現(xiàn)審計質(zhì)量與審計效率的穩(wěn)步提高。

二、審計檔案管理的現(xiàn)狀與存在的問題

（一）審計檔案管理現(xiàn)狀

審計檔案的規(guī)范性及有序性主要體現(xiàn)在各個方面，是審計管理工作部門在遵循客觀與公平等基本原則的基礎(chǔ)上，針對檔案基礎(chǔ)設(shè)施開展管理建設(shè)中所實現(xiàn)的工作內(nèi)容。審計檔案的規(guī)范性及有序性主要體現(xiàn)在檔案管理制度與審計人員等方面。首先，站在審計人員的角度上來看，隨著對于審計檔案管理工作重視程度的不斷提升，審計人員也應(yīng)當更好地認識檔案管理活動所具備的重要性，通過講座等多種互動方式來學習檔案管理的審計方針與審計策略，并在后續(xù)的實踐階段充分貫徹對應(yīng)的法律法規(guī)，為檔案管理工作的順利開展提供必要的人員保障。其次，站在檔案管理制度的角度上來看，隨著國家對于審計檔案重視程度的不斷提升，相關(guān)部門出臺了各類法律法規(guī)，為審計檔案管理制度的完善提供了重要保障。同時，這部分審計檔案管理制度的出現(xiàn)主要從審計工作實際情況的角度出發(fā)，針對審計檔案的分類標準等多種內(nèi)容進行更加明確的規(guī)定，這也為審計檔案管理效率的提高提供了保障。

（二）審計檔案管理存在的問題

站在企業(yè)審計檔案實際情況的角度上來看，應(yīng)當針對審計檔案管理工作開展進程中存在的各類問題開展深入探究，防止各類不良因素影響審計工作的開展質(zhì)量。首先，在管理制度的角度上來看，審計檔案管理工作在實際開展進程中存在著各類制度與方式?jīng)]有得到充分落實的問題，隨著企業(yè)針對審計管理制度的完善優(yōu)化，審計檔案管理工作已經(jīng)得到了較為全面的發(fā)展，但部分企業(yè)的內(nèi)部審計人員對于各類規(guī)章制度所產(chǎn)生的認知不夠到位，這樣就會導(dǎo)致制度與實際情況之間出現(xiàn)互相脫離的情況，也不利于審計檔案管理效率的提高，更不利于后續(xù)審計工作質(zhì)量的提升。其次，在檔案質(zhì)量方面，審計檔案在質(zhì)量管理過程中存在著排列不夠規(guī)范等多種問題，這也不利于審計檔案質(zhì)量的提高，而檔案質(zhì)量出現(xiàn)的問題主要涉及檔案內(nèi)容不夠全面及排列不夠規(guī)范等多方面內(nèi)容，同時也屬于各方面因素的綜合，這部分問題主要是審計監(jiān)督工作開展進程中各類工作環(huán)節(jié)不規(guī)范，或是工作人員重視程度比較低引起的，這樣也會對后續(xù)審計檔案的調(diào)取產(chǎn)生不良影響。最后，站在檔案歸檔程序的角度上來看，其中存在著檔案歸檔時間與檢查不夠規(guī)范等多種問題，這也不利于審計檔案管理效率與管理質(zhì)量的提高。在實際工作階段中，沒有針對檔案歸檔工作人員與時間進行明細化規(guī)定會導(dǎo)致整體歸檔時間無法得到保障，這也會對審計檔案的管理效果產(chǎn)生直接影響。并且審計檔案當中對于立卷單位的職責沒有制定明確的規(guī)定，這樣也會大幅度降低審計檔案檢查工作的規(guī)范性，并會影響審計結(jié)果的真實性與客觀性，也會影響審計檔案管理工作實際作用的發(fā)揮。除此之外，部分檔案管理人員缺少過硬的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)，這一點也是導(dǎo)致審計檔案管理工作產(chǎn)生問題的主要原因。部分檔案管理人員缺少專業(yè)知識與正確的職業(yè)態(tài)度，使得審計檔案管理工作無法充分結(jié)合實際情況來制定出較為詳細的規(guī)劃內(nèi)容，這樣也會對審計檔案管理工作的專業(yè)程度產(chǎn)生影響。

三、審計檔案管理的地位作用與優(yōu)化措施

（一）審計檔案管理的地位與作用

審計檔案是各大企業(yè)內(nèi)部檔案的重要組成部分，同時也是針對審計工作所進行的真實記錄，能夠為后續(xù)審計監(jiān)督提供依據(jù)。通過對材料的不斷累積來進一步促進審計工作質(zhì)量與工作效率的穩(wěn)步提高，為審計工作后續(xù)的綜合研究提供必要的信息，這也使其成為開展審計宣傳工作的主要材料。并且審計檔案大多都來自實踐內(nèi)容，就是在不斷實踐的過程中針對審計工作的具體過程加以反映，這樣可以更加真實、客觀地反映出審計監(jiān)督工作的具體情況。首先，審計部門所具備的基本職能就在于選擇對應(yīng)的審計對象進行審計監(jiān)督，這樣就可以大幅度地降低違規(guī)行為的發(fā)生概率，確保審計工作的質(zhì)量可以得到穩(wěn)步的提高，為企業(yè)后續(xù)的穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。同時，審計檔案也是審計監(jiān)督的主要工作環(huán)節(jié)，可以為審計案件的查證與復(fù)審提供主要依據(jù)，在提高審計工作質(zhì)量中起到了十分重要的作用。并且目前的審計工作制度及工作體系在本質(zhì)上仍舊處在一種逐步完善的過程中，而工作制度屬于審計工作物質(zhì)與精神文明之間的統(tǒng)一體，涉及的范圍十分廣泛。其次，審計檔案管理通過對各類材料的不斷累積，更好地提高審計工作的開展效率，通過審計管理工作來進一步保證審計材料的客觀性與真實性，有效實現(xiàn)對于上級與下級的有效監(jiān)督，確保審計人員針對審計工作基本規(guī)律產(chǎn)生更加深刻的認知，促進審計檔案管理工作質(zhì)量進一步提高。

（二）審計檔案管理的優(yōu)化措施

結(jié)合目前審計檔案管理的實際開展情況，應(yīng)當對審計檔案在審計質(zhì)量工作的地位與作用進行綜合考慮，在多個角度上出發(fā)來穩(wěn)步提高檔案管理的工作效率，從而為后續(xù)審計工作質(zhì)量的提高奠定堅實的基礎(chǔ)。首先，站在審計人員的角度上來看，審計檔案管理效率的提高更加依賴審計人員的綜合素質(zhì)與管理意識，而審計人員素質(zhì)的提高主要依賴各大工作部門對于審計人員專業(yè)知識的培訓與教育，以此來保證審計人員可以按照對應(yīng)的規(guī)定內(nèi)容進行歸檔整理，也可以為后續(xù)檔案的調(diào)取提供更大的便捷性。審計人員在檔案管理意識的提升方面，主要依賴于工作部門對于檔案管理工作所進行的日常考核，通過這種方式能夠有效提升檔案管理人員對于工作的重視程度，使得審計管理工作的整體質(zhì)量可以逐步提高。其次，站在檔案工作制度的角度上來看，完善的審計檔案工作制度是保證審計程序及審計檔案完整性的關(guān)鍵內(nèi)容。企業(yè)方面應(yīng)通過不斷完善優(yōu)化檔案管理制度的方式穩(wěn)步提升整體檔案質(zhì)量，這樣就可以在根本上提升檔案的專業(yè)性與客觀性，防止檔案的歸檔時間及檢查出現(xiàn)不規(guī)范等問題。最后，站在檔案管理方式的角度上來看，通過更加先進的技術(shù)手段可以逐步提高審計檔案管理的信息化與數(shù)據(jù)化特征，而隨著目前科技水平的不斷提升，企業(yè)內(nèi)部的審計檔案管理工作也應(yīng)當順應(yīng)時代發(fā)展的基本潮流，可以采用以RFID 為基礎(chǔ)的檔案自動化管理系統(tǒng)，通過不斷升級檔案管理方式及培訓檔案管理人員等多種方式，確保審計檔案管理過程可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)化、精確化與信息化的轉(zhuǎn)變，為宏觀的經(jīng)濟控制提供更加重要的支撐（圖1）。

圖1 基于RFID 的檔案自動化管理系統(tǒng)功能模塊

（三）穩(wěn)步提高審計檔案的管理水平

首先，應(yīng)當針對審計檔案管理工作進行必要的學習與培訓。為了確保審計檔案管理人員的綜合素質(zhì)能夠得到全面提升，就應(yīng)當充分應(yīng)用多樣化的方式來對工作內(nèi)容進行必要的學習與培訓，而那些參與審計檔案管理工作當中的人員，也應(yīng)當定期參與到相關(guān)工作部門開展的業(yè)務(wù)知識培訓學習活動中，并始終保持一種較為嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，更加細心地對待上級領(lǐng)導(dǎo)人員所進行的檢查與監(jiān)督引導(dǎo)。同時，還要將那些與審計相關(guān)的業(yè)務(wù)與檔案管理工作更好地融合在一起，經(jīng)常性地開展檔案管理方面的培訓工作，通過更加高效的學習來保證每一名審計檔案管理人員都可以具備專業(yè)化知識，并提升對于審計檔案管理的認知程度，在保證工作質(zhì)量的基礎(chǔ)上建立更加專業(yè)的審計檔案管理團隊。其次，還要提高對于審計檔案管理工作的重視程度，也只有領(lǐng)導(dǎo)人員提高了對于審計檔案管理工作的重視程度，才能夠確保審計檔案的管理水平能夠得到全面提高。同時，領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作部門也應(yīng)當將審計檔案管理作為審計工作當中的主要考核點，與審計項目的評判和審計質(zhì)量建設(shè)工作一同開展考核，并定期進行檢測，防止工作出現(xiàn)形式化等情況。要在充分結(jié)合審計人立卷基本原則的情況下，將責任更好地落實到個人身上，確保審計檔案管理工作能夠做到專人專項。最后，要重點提高各類審計檔案管理設(shè)施的整體建設(shè)水平，在內(nèi)部建立一個更加專業(yè)的審計檔案管理隊伍，確保審計檔案管理工作可以實現(xiàn)信息化與現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，同時還要針對審計檔案管理制度進行必要的完善優(yōu)化，在充分結(jié)合對應(yīng)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)借閱、儲存及移交等多種工作內(nèi)容的制度化轉(zhuǎn)變，還要將不同審計檔案的歸檔范圍進行統(tǒng)一化處理，逐步提高審計檔案管理設(shè)施的建設(shè)質(zhì)量，以此來穩(wěn)步提高審計檔案管理工作的控制水平與管理水平。除此之外，還應(yīng)當將審計檔案管理工作更好地列入規(guī)范化管理范圍當中，在遵守相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，保證檔案資料可以裝訂規(guī)范，內(nèi)部的要素也要更加完整，這樣就可以提升檔案審計工作的合法性。并且，還要針對檔案的查詢借調(diào)等管理工作進行完善優(yōu)化，定期針對審計檔案進行檢測，避免審計檔案的內(nèi)容受到破壞或是丟失，從而影響到檔案資源的完整程度。

結(jié) 語

綜上所述，在開展審計檔案管理工作的實際過程中，應(yīng)當針對審計檔案管理內(nèi)容進行必要的學習與培訓，確保企業(yè)對于審計檔案管理工作的重視程度能夠穩(wěn)步提高。同時，還要重點提升審計檔案管理設(shè)施的建設(shè)水平及建設(shè)質(zhì)量，這樣就可以進一步將審計檔案管理工作引入規(guī)范化管理范圍當中，以此來促進審計檔案管理工作水平與工作質(zhì)量的穩(wěn)步提高，為審計檔案管理工作的順利開展奠定堅實基礎(chǔ)。還要充分意識到目前檔案管理工作當中存在的問題，及時采取有針對性的措施進行解決，確保審計檔案管理工作能夠取得預(yù)期中的效果。