加強科技計劃項目檔案管理的必要性分析

蔡迎秋

摘 要：伴隨我國科研管理體改的持續深化，科技計劃項目檔案在科技檔案管理中不斷被重視。同時，我國開展科研項目的數量與日俱增，所形成的科技計劃項目檔案信息量也在持續增加，傳統管理模式已經無法適應當前檔案管理的需求，并造成此類檔案管理工作中出現各種各樣的問題，如管理體系不健全、紙質檔案未能集中管理以及電子檔案歸檔滯后等。因此，加強科技計劃項目的檔案管理是十分必要的。本文分析了此類檔案管理所具備的必要性，以及當前此類檔案管理工作存在的問題，并結合此類檔案管理的必要性，針對問題提出解決措施，以支持科技計劃項目檔案管理工作有效開展。

關鍵詞：科技計劃項目檔案；檔案管理；必要性

科技計劃項目檔案主要是指科技計劃項目中安排的、通過政府財政資金予以支持的科研技術開發活動，并針對這類活動，在管理和實施的整體過程中所產生的具有保管價值的圖表、文字以及聲像等各種形式的有效歷史記錄。從此類檔案的形成層面可分為研究活動檔案以及管理活動檔案。前者主要是由項目主辦單位實施項目時所產生的，主要是對項目研發的整個過程、資金運轉的實際情況以及科研條件等方面內容信息，整理后所形成的檔案；而后者主要是由項目管理部門整理形成的檔案，檔案內容主要反映項目的立項、執行以及驗收等一系列工作。無論是哪種檔案均對科技計劃當期項目以及今后類似項目發揮重要的指導作用，也能夠為科研技術部門及其他相關部門和企業提供服務。目前，2022年山東省檔案科技項目的申報工作已經全面啟動，高新技術創業服務中心作為重要的科技計劃項目檔案信息服務部門，必須明確此類檔案管理工作的必要性，必須迎合省級下發的相關要求，明確此類檔案管理工作存在的問題，及時制定措施解決問題，提升科技計劃項目檔案管理的效果。

一、加強科技計劃項目檔案管理的必要性分析

1.有利于為科技發展提供支持

科技計劃項目檔案之所以能形成是因為科技計劃項目已經得到立項，并且，在此類檔案中包含了大量的科研項目信息資料。當前，我國科技正不斷創新發展，這些科研項目信息資料和資源可以作為科技創新發展的重要依據，因此，科技計劃項目檔案能夠對我國科技發展走向發揮重要的引導作用。科研新項目借助此類檔案可以明確自身科研創新點，使我國科學技術不斷得到改進，并向科技創新領域方向發展。針對科技計劃項目檔案開展有效的管理工作，能夠為相關科研項目執行機構提供服務，確保科技研究發展獲得支持。

2.有利于推動科研技術成果的推廣應用

科技計劃項目檔案管理工作不僅僅是對此類檔案的分類、整理以及存儲保管，而且是對檔案歸檔之后的再次利用，從而使科研技術成果能夠得到廣泛應用，實現科技計劃項目的社會經濟效益。通過有效管理此類檔案，可以系統、準確地掌握科研計劃項目執行的全過程，為科技計劃項目的持續開發提供可靠的技術資源。相關組織機構在對研發科技成果使用時，通過加強科技計劃項目檔案管理工作，為研發技術成果推廣應用的可行性進行驗證，從而更加有利于科研技術成果的廣泛推廣應用。

3.有利于提升科技計劃項目服務質量

開展科技計劃項目檔案管理工作是為了更好地向相關部門和科技企業提供服務，若要保證服務質量，必須以科技計劃項目管理為前提條件，主要是因為只有通過加強管理工作，才能夠使科技計劃項目相關資料的完整性得到保障，從而為需要這些檔案材料的部門和企業提供更為優質的服務。

二、科技計劃項目檔案管理現存問題分析

1.缺乏完善的檔案管理體系

從加強科技計劃項目檔案管理的必要性可知，此類檔案管理工作可以促使科技計劃項目檔案更加真實、完整，有利于科技計劃項目實現全程管理，從而使項目的開展獲得支持。雖然，此類檔案管理工作的意義重大，但是，當前國家并未針對科技計劃項目檔案構建完善的管理體系。一些地方政府對此項檔案管理工作的必要性有所認知，如早在2008年，北京、天津科委已經針對此項檔案管理制定了相應的管理辦法和實施方案。其中，北京確定了此類檔案管理部門，并明確了其職責、歸檔范圍、管理要求以及檔案保管的具體期限；天津則是針對科技計劃項目檔案管理工作成立了領導小組，明確此類檔案歸檔的具體要求、歸檔范圍及程序。這些舉措雖然能夠在一定程度上提升檔案管理的質量，但檔案管理體系并未完善，如并未涉及管理采取的手段和方法，尤其在信息時代，檔案管理模式發生了巨大的變化，而這種管理方法實際并未更新，無法適應當前科技計劃項目檔案管理的具體要求。山東省雖然在近兩年制定了《山東省重點研發計劃（科技示范工程）項目管理暫行辦法》，但側重的是項目管理，主要包括組織申報、項目經費管理以及實施管理等內容，并沒有制定針對此類項目檔案管理的辦法。由此可見，當前科技計劃項目檔案管理體系并不完善。

2.未能實現紙質檔案集中管理

在科技計劃項目檔案管理工作開展中，檔案資料收集工作長期以來一直屬于短板環節。一方面，是因為此項工作量比較大；另一方面，是因為此項工作的難度比較大，過于繁雜的資料收集工作容易出現問題，尤其是對于一些紙質檔案收集工作，可能存在收集不完整、歸檔不及時、歸檔文件與相關要求不符等情況。根據江蘇省檔案館調查的一項數據表明，在2016～2020年期間，科技計劃項目立項歸檔率僅為58.6%，而在歸檔檔案中，驗收證書以及合同書的歸檔率僅達到71%左右，而項目驗收材料以及申報書等檔案的歸檔率不到40%，甚至一些項目的合同書并非原件，很多均為復印件、影印件。

因當前科技管理相關部門以及科研工作人員未能形成檔案積累意識和及時歸檔意識，甚至一些部門單位并未配備檔案管理人員，加上科技計劃項目的開展時間周期比較長，容易出現頻繁的人員變動，有些科研人員通過各種各樣的借口對自身掌握的材料拒絕歸檔，造成科技計劃項目的材料出現散落或是遺失的情況，不利于對紙質檔案集中管理。除此之外，大部分檔案管理人員只了解如何開展檔案的歸檔、存檔等常規工作，對于項目管理紙質文件材料是否已經形成全然不知，還有些部門單位不允許檔案管理人員參與項目驗收后的材料歸檔工作，在開展檔案管理工作時，必要的制約機制也未能有效建立，造成檔案管理部門所保管的項目檔案出現缺失，檔案功能發揮受到嚴重影響。

3.電子檔案歸檔存在明顯的滯后性

科技計劃項目在執行時形成各類載體材料的檔案，尤其是基于科技計劃項目的電子信息化特點，會產生電子數據和影像材料，這些資料均是對科技計劃項目開展實況的真實反映，有價值的數據信息在所有檔案資源中都是非常珍貴的。同時，在當前信息時代，為了確保項目檔案的安全性，必須對珍貴的檔案資料做好保存保管，保證電子檔案管理工作的嚴謹性。但很多檔案管理部門收藏的檔案仍以紙質檔案為主，并未系統化開展電子檔案的歸檔工作，無法滿足當前信息時代檔案管理的要求，更加無法滿足國家對項目檔案資源共享、開放的要求，導致項目檔案的使用效率不高。

當前，山東省很多項目檔案管理部門已經安裝了計算機信息管理系統，但由于項目管理部門和執行單位考慮技術保密問題，導致這些部門和單位的項目管理系統并未與檔案管理部門的信息管理系統對接，造成技術資料未能夠及時歸檔，甚至很多技術資料并未歸檔，最終導致電子檔案歸檔存在明顯的滯后性。

4.配套硬件建設經費投入不足

在檔案管理信息化要求下，不僅需要項目檔案管理部門重視管理系統軟件的配置和應用，還要求檔案管理部門必須配備齊全的硬件設備設施，并且，保證設備設施的功能、屬性能夠滿足項目檔案管理工作，尤其是設備設施的兼容性以及存儲空間必須達到項目檔案管理的要求。但從目前山東省部分檔案管理部門配置的硬件設備設施來看，很多部門配置的設備設施比較簡單，尤其是計算機設備的內存容量大部分僅有250GB。從上述內容可知，科技計劃項目管理部門以及執行單位所產生的文件資料有很多均為影像資料，這些資料占據的內存空間比較大，比較小的資料一般也能達到10MB左右，大的資料甚至能夠達到1GB，這些資料往往會占據大量的內存空間。同時，檔案管理部門使用的信息管理系統對計算機硬件設備設施有兼容性要求，有些計算機的操作系統為32位，有些操作系統則是64位，而有些安裝的信息管理系統只對64位操作系統適用，對于32位操作系統則不兼容。因此，檔案管理部門還需要根據使用的信息管理系統配置適用的系統和硬件設備設施，但很多部門并不了解這些內容，只是簡單認為有硬件設備設施支撐即可，不用更換高配置的計算機，在硬件建設經費投入方面存在不足。

三、強化科技計劃項目檔案管理的對策

1.完善項目檔案監管體系和規則

項目檔案監管體系和規制建設是保證項目檔案管理工作實現科學化和規范化的基本條件。因此，項目檔案管理部門應該構建相關的監管體系和規則，監管體系和規則制定有利于實現科技計劃項目檔案信息資源的整合，更加有利于項目檔案管理的效率提升。山東省科技計劃項目檔案管理部門應該結合自身檔案管理開展的實際需求，有針對性地制定《山東省科技計劃項目檔案管理實施辦法》及實施細則，確定項目檔案管理工作責任單位，還要將具體責任劃歸個人，明確歸檔時間、范圍以及要求。在對責任人實行績效考核時，需要將項目檔案歸檔率作為績效考核的重要指標。同時，在數字信息時代，檔案管理的數字化、信息化也將是檔案監管的重要內容，要求項目檔案管理部門重視并及時更新、完善相關規則和監管體系，確保全面構建監管體系以及規則。在對項目檔案開展移交、歸檔、保密、借閱以及安保等諸多工作時均需要嚴格按照規則執行。

2.實施紙質與電子檔案雙管理模式

紙質檔案與電子檔案雙管理模式是當前項目檔案管理的主流方向，在開展雙管理模式時，針對紙質檔案管理應該重視重要技術文件的管理。同時，還要注重紙質檔案的保管，不要使紙質檔案出現霉變、殘缺等問題，及時修復缺損的紙質檔案，并在對外借閱時，應該做好相關登記工作，嚴格禁止紙質檔案傳閱；針對電子檔案管理，應該積極開發項目檔案服務信息管理系統，并在山東省全域范圍內統一該系統，實現管理系統聯網，更加有利于開展項目檔案資料的共享共用。同時，也要關注電子檔案的安全管理工作，將電子檔案的保管工作交由專人負責，并采用人臉識別、指紋驗證等保密技術保管電子檔案，還要在管理系統上設置權限，從而提升電子檔案保管的安全性。對于電子檔案存儲問題，用戶可以建立云空間賬號，將電子檔案存儲于云空間中，通過適當拓展云空間使之存儲更多的項目檔案資料，進一步保證電子檔案的安全。此外，在采用雙管理模式時，要保證紙質檔案與電子檔案能夠建立一一對應的關系，即對紙質檔案掃描形成電子檔案，同時，將電子檔案打印制備紙質檔案，使檔案管理部門同時擁有兩套完整的檔案。此外，還要加強與項目管理部門和執行部門溝通，及時取得技術資料并整理歸檔，避免電子檔案出現滯后性。

3.加強檔案管理的現代化水平

依據國家科技部提出的相關要求，山東省已經開始將項目檔案管理工作推向現代化，借助計算機實現了項目檔案的電子化管理。但在信息時代，電子化管理已無法滿足檔案管理需求，項目檔案管理部門必須持續開展檔案管理的現代化建設。從上述內容可知，項目檔案管理部門必須開發項目檔案服務信息管理系統，但當前此類系統并未與項目管理部門、執行部門的信息系統相互連接，導致檔案信息共享、傳輸等方面均存在問題。因此，若要加強科技計劃項目檔案管理工作，必須將兩個系統有效連接，可以采用信息技術、通信技術、自動控制技術以及互聯網技術對兩個系統展開聯網，從而實現檔案管理的信息化和智能化，提升項目檔案管理的整體效果。

4.加大硬件設備設施建設的經費投入

在開展科技計劃項目檔案雙管理模式時，必要的硬件設備設施是必不可少的，如存放紙質檔案的設備設施空間，保存電子檔案的計算機設備等。項目檔案管理部門在強化檔案管理工作時，必須重視硬件設備設施的配置，結合部門的資金情況，適當投入經費建設硬件設備設施，使項目檔案管理部門能夠“利其器、善其事”，為項目檔案管理各項工作提供必要支持，使硬件設備設施與系統軟件之間能夠兼容，提升項目檔案管理的質效，最終促使科技計劃項目檔案管理工作得到加強。

四、結語

綜上所述，科技計劃項目檔案管理工作的開展極具必要性，能夠對科研項目的開展提供信息支持和檔案服務，相關主管部門必須予以高度重視，加強項目檔案管理部門的軟硬件設備設施建設，構建完善的項目檔案監管規則，持續提升項目檔案管理的現代化水平。同時，還要創新項目檔案管理模式，實施紙質與電子檔案的雙管理模式，通過綜合采取各項措施，提升項目檔案管理工作的質效。

參考文獻：

[1]戶 寧.事業單位人事檔案管理的必要性及對策探析[J].中文科技期刊數據庫（全文版）社會科學，2023（1）：47-50.

[2]李 潔，張 靜.“放管服”背景下重大科技項目管理政策分析與檔案工作思考[J].山東檔案，2022（2）：65-67.

[3]蔡 丹.淺談檔案管理信息化的科學發展路徑與創新[J].中文科技期刊數據庫（全文版）社會科學，2021（10）：273-274.

[4]張 偉.事業單位實現檔案現代化和電子化的必要性[J].中文科技期刊數據庫（全文版）社會科學，2021（12）：218-219.

[5]劉 芬.加強“三化”建設 提升檔案管理科學化水平[J].科技視界，2020（32）：127-128.

[6]周永根.科技計劃與科技標準協同創新模式研究[J].科技進步與對策，2018（14）：108-112.

[7]孫 晶，虞迎亭.信息化背景下廣東省科技檔案管理的現狀與對策研究[J].科技與創新，2018（4）：99-100.

[8]王 姝.江蘇省科技計劃項目檔案管理現狀分析及對策[J].科技成果管理與研究，2016（9）：17-19.

（作者單位：山東省單縣高新技術創業服務中心）