公立醫院綜合檔案管理的現狀與對策研究

韓興發　葉茂　吳玉洪

摘 要：公立醫院綜合檔案作為客觀記錄醫院發展歷程的重要原始資料，是公立醫院管理過程的真實反映，也是積累和傳播公立醫院管理經驗的重要載體。公立醫院的檔案對于實現精細化管理和高質量發展至關重要，它不僅可以為醫學診斷、科研創新和其他領域的進步提供支持，還可以為解決醫療糾紛提供法律依據，保障患者的合法權益，并可豐富和傳承醫院的文化。通過對某市市屬公立醫院的調查研究，可以深入了解當前的綜合檔案管理情況，并從中找到有效的解決方案，以促進公立醫院綜合檔案科學管理，更好地發揮檔案資源的作用。

關鍵詞：公立醫院；檔案管理；對策；制度

2023年2月，為了更好地推進衛生健康系統檔案工作，某市衛生健康委員會與市委辦公廳聯合開展了一次重要的檔案交叉專項檢查活動，經過詳細調研、查閱資料、實地考察以及座談交流等，對18家市屬公立醫院的檔案工作進行了全面而細致地檢查，發現了一些問題。其中包括部分醫院領導對檔案工作不夠重視，缺乏規范化意識；檔案人員業務水平不高，專業性不強；檔案收集不完整、不及時，歸檔材料不符合要求；檔案信息化建設滯后，電子文件未得到充分應用等。通過此次檔案工作專項檢查，全面掌握了檔案工作責任制落實、資源建設、信息化和安全管理等情況。

一、公立醫院綜合檔案管理現狀

該市市屬18家公立醫院，絕大多數醫院對檔案工作高度重視，明確了分管領導和專（兼）職檔案員，組織機構比較健全，檔案保管、保密和利用等制度較為完善。多數醫院的文書、會計、實物以及音像等檔案門類齊全，實現了集中統一管理。絕大部分醫院都配備了確保檔案安全的硬件設備設施，檔案保護設備設施使用率比較高。各醫院比較重視檔案安全管理，均設置了獨立的檔案庫房，配備檔案柜或文件柜存放檔案資料，很多醫院還安裝了密集架，配備了數量充足且符合要求的滅火器、溫濕度計、空調、除濕機、防盜門窗和遮光窗簾等設備設施。

隨著時代的發展，檔案的重要性日益凸顯，公立醫院的綜合檔案管理也成為一項重要的基礎性任務，受到各級政府及相關機構的高度重視，并取得了長足的進展。盡管近年來醫院的管理工作取得了一定的進展，但是就總體而言，綜合檔案管理依然存在一些挑戰，需要加強和改進。

二、公立醫院綜合檔案管理存在的問題

1.檔案工作制度不適應工作要求

部分公立醫院對檔案工作重視程度還不夠，檔案工作制度不健全，普遍存在未建設數字化專項工作制度體系，部分醫院并未參照國家標準和規范制定相應的管理制度，部分醫院未緊跟新形勢研究推進檔案工作轉型，關注焦點未調整到檔案資源上，存在檔案管理人員的配備與醫院規模不匹配等現象，檔案管理人員通常身兼多職，未建立“誰產生、誰負責”的檔案責任網格，檔案資源各管一片，長期未向醫院綜合檔案室移交現象較為普遍。

2.檔案基礎設備設施配置不完善

根據《檔案法》和其他有關法律法規，為綜合檔案室建設制定了嚴格的標準，許多醫院的綜合檔案室仍未達到“三分開”和“八防”措施等基本要求。部分醫院領導對檔案工作關注不夠、支持不夠，檔案室建設不符合標準，檔案庫房存有較多雜物，衛生條件差，缺少防盜、防火、防光、防潮以及防蟲等措施，配備的干粉滅火器和水噴淋滅火設施不符合檔案庫房管理要求，檔案庫房防水防潮方面存在嚴重安全隱患。有的醫院檔案庫房容量不足，無法滿足檔案保管需要。鑒于庫房空間緊張，許多檔案仍然被封閉在鐵皮柜中，使用的密集架也無法滿足需求，從而大大削弱了對檔案資源的有效管理與利用，導致許多寶貴的文件無法被妥善保存，甚至遭受了巨大的損失。

3.檔案管理人員業務素質有待提升

部分公立醫院檔案人員對檔案歸檔范圍、保管期限和類別劃分把握不準，個別內設機構存在對人事任免、勞資、會議記錄、統計報表和合同等檔案長期未歸檔的違規現象。部分公立醫院忽視檔案收集的完整性，只對手邊現存文件進行整理，不關心文件的成套性和關聯性，無法保障應歸盡歸，導致部分檔案永久缺失。由于檔案整理不夠及時，許多年份的檔案被隨意堆積，沒有分類整理，也沒有按照年份歸檔和立卷。此外，還缺乏大事記和組織機構沿革等內容。部分公立醫院檔案人員因身兼多職，事務繁忙，對檔案工作法律法規學而不入心、聽而不落實。

4.檔案資源集中管理水平亟待提高

部分公立醫院形成的各門類和載體檔案未實行集中統一管理，未打破醫院內部條塊分割管理的狀態，將文書、基建、會計、科技和實物等檔案分別按部門進行保管。因為沒有進行系統的檔案管理，許多關鍵的科學研究、財務報表和職工花名冊等專業檔案都散放，沒能得到應有的保護，容易丟失。

5.實物和照片檔案管理欠規范

大部分公立醫院的實物檔案未專門收集，都堆放在固定區域未整理形成臺賬。數碼照片等音像檔案整理不規范，大都只存放在個人電腦，沒有開展整理歸檔和備份工作。開展實物檔案整理的醫院大多未拍照留存。

6.檔案數字化程度不高

盡管許多公立醫院都開始關注檔案工作并投入資源，但大多數醫院并未真正采取行動，缺乏對檔案數字化的充分認識，缺乏明確的規劃和目標，檔案數字化的實施和發展仍處于落后狀態。許多醫院仍然缺乏對檔案信息的充分利用，他們的電腦設施也沒有得到及時升級和更新，僅僅是建立了文件檔案的目錄數據庫，缺乏深入的數字化處理，數字化水平相當低，只是將需要進館的文件進行了數字化處理，而且絕大多數醫院都沒有自己的檔案管理系統，導致檔案信息化建設工作相對滯后，一定程度上阻礙了檔案信息化管理的實現，無法充分發揮醫院檔案信息化的價值與作用。

三、進一步加強公立醫院綜合檔案管理的意見和建議

1.提升檔案工作意識，完善檔案工作體制

隨著全面推進依法治國的不斷深入，公立醫院應建立健全檔案管理制度、法規和標準，落實“依法治檔”，使檔案管理工作更加有序和有效，為患者提供更加優質的服務。因此，必須遵守《檔案法》和《衛生檔案管理暫行規定》，并要充分考慮到衛生檔案的獨特性，建立一套完整的檔案管理體系，以便更好地保護以及有效地利用衛生檔案。為了更好地滿足公立醫院的需求，我們將建立完善的檔案管理體系，確定每一個步驟的具體要求，并配備充足的專（兼）職檔案管理人員，形成有效的檔案管理網絡，以便更好地協調和推進檔案業務的發展。檔案管理工作人員要保持相對穩定，保證其業務學習和從事檔案工作的時間，切實履職盡責。

為了實現更高的管理效率，在完善制度的前提下，應該把制度的實施、執行和長期發展作為一項關鍵的評估指標。經過嚴格的等級評估與績效考核，建立質控體系，明確各部門在檔案管理方面的職責，并將其歸檔情況作為考核指標。還可以與其他業務工作一起部署、檢查和考核，及時通報和批評發現的問題。嚴格執行獎懲措施，加強全院對檔案的重視，為綜合檔案管理工作創造良好的環境。

2.創新檔案管理思路，提高檔案管理整體水平

為了促進醫院檔案事業的發展，最重要的是要擁有創新的思維和行動，以便更好地實施綜合檔案管理。由于醫院綜合檔案管理人員的專業能力和素質各有千秋，這種狀況嚴重阻礙了整體檔案的有效運作，降低了整體的管理效率。為了提升檔案管理團隊的整體能力，需要對其加強培養，并在職稱晉升和年度考核等過程中給予更多的關注。同時，還需要重視繼續教育，以確保他們能夠勝任各項工作。醫院可以開發多樣化的繼續教育課程，涵蓋檔案管理的基本概念、專業技能、最新應用、科學研究和職業操守等多個領域，以此來擴大檔案管理者的視野，開闊思維，有助于不斷提高自身的能力。為了有效提升檔案管理水平，醫院必須采取有力措施，加大對檔案人才的投入，制定嚴格的招聘標準，積極吸引擁有相關專業知識的人員，將檔案從業者的培訓納入醫院的人才培養計劃，以此來建立完整的檔案管理隊伍，確保檔案管理工作高效開展。采取“引進來、送出去和自己學”的培訓計劃，大力支持檔案管理人員獲得更加全面的知識，增強其職業技能與綜合素養。為了提升檔案管理人員的職稱晉升、獲得更好的待遇和職業發展，應采取有力措施，激發他們的積極性。

在檔案管理方面應該大膽創新，打破傳統的收集、整理、保管和利用方式。為了最大限度地激發團隊的潛力，應當跨越傳統的檔案管理模式，與不同的部門建立有效的溝通渠道，及時發掘和處理存儲在各部門的檔案資源。通過對各個部門的實際情況分析，制定有效的解決方案，以促進檔案業務的發展，并不斷提高檔案管理水平。

3.改善檔案庫房環境，實現檔案集中統一管理

由于公立醫院原有檔案室的功能設置和存儲能力有限，無法滿足日益增長的醫院需求。醫院的檔案管理非常復雜，包括文書、財務、基建和病歷檔案等。由于庫存、檔案管理人員和設施設備的限制，綜合檔案室無法充分發揮其全面性，缺乏集中統一的管理。由于各科室存檔的財務、人事和病案等檔案缺乏集中管理，使得后續查找和利用這些檔案變得極其困難。隨著醫院發展的不斷加快，許多醫院都有新建院區或重新規劃綜合檔案室的意愿。

在建設新的醫院時，應該從建筑設計出發，采用綜合檔案館（室）的標準，實施集中統一的檔案管理，以有效地保存和管理檔案，可以有效提升檔案的使用效率和可靠性。通過現代技術，經過精心設計，將檔案庫房安全管理系統、檔案存放環境智能管理系統、實體檔案管理系統及庫房導引系統等融合，組成全新的檔案庫房智能一體化管理系統，不僅可以保障安全，還可以優化存儲空間，并可以根據用戶需求實時導航，從而大幅提升檔案管理的效率與質量。智慧檔案室主要設備包括檔案室檔案儲存設備、氣體消防設備、檔案室環境控制系統和設備、中央控制系統和設備、煙霧感應監測系統和設備、紅外防盜報警系統和設備、視頻監控系統和設備、門禁管理系統、檔案庫房漏水監測自動報警系統以及溫濕度消毒凈化一體化智能控制系統和設備。從庫房設計上可以分為綜合檔案室、人事檔案室、病歷檔案室、聲像檔案室、實物檔案室及院史榮譽館等。

4.通過加強檔案信息化建設，可以更好地利用檔案資源

隨著大數據技術的發展，信息資源的重要性日益凸顯，公立醫院的綜合檔案收集了大量的原始信息，為醫院的發展提供了寶貴的參考和指導依據。同時，加強檔案信息化建設，實施文檔一體化、歸檔雙軌制，也將極大地提高醫院的辦公效率和信息化水平。為了實現檔案信息的有效管理，應該加強檔案管理數字化和網絡化，實現檔案信息的快速接收、傳輸、存儲和有效利用，從而實現檔案信息的高效共享。應該重點關注的是，為了獲得有效的科學研究成果，必須持續不斷地收集、整理、分析和更新檔案數據。醫院檔案管理部門應當及時建立完善的檔案管理系統，廣泛收集各類檔案數據，并對其精心處理，以便及時反映醫院的運營狀況，為醫院的發展提供有力的數據支撐。檔案管理部門應該積極建立資源共享平臺，以便各有關部門能夠及時獲取所需的信息，為醫院的工作提供有效的支持和幫助。醫院應當嚴格保護個人信息，充分利用已經建立的檔案資料，為科學研究提供可靠的基礎數據，以促進科學發展。通過運用大數據技術，對醫院的檔案資料進行深入分析，為醫院的管理、科研和其他領域提供理論指導和業務支持，使檔案資源成為醫院改革發展的重要支撐。

5.對綜合檔案館（室）隸屬部門的建議

黨的十九屆三中全會作出關于深化黨和國家機構改革的重要決定后，全國各省市檔案局正式轉隸省（市）委辦公廳，標志著黨和政府對檔案管理工作的進一步強化，有利于進一步加強黨對檔案工作的領導，更好地履行為黨管檔、為國守史、為民服務的重要職責，也對檔案工作提出了新的更高要求。目前，公立醫院的綜合檔案管理還是以醫院辦公室管理的模式為主，辦公室下設綜合檔案室為二級科室或由辦公室人員兼管綜合檔案工作。如果將綜合檔案館（室）劃為黨委辦公室管理，將更好地發揮公立醫院黨管檔案的工作機制，更好地執行和落實黨委領導下的院長負責制，更好地推動公立醫院檔案事業高質量發展。

總而言之，我國正在積極推動醫療體制的變革，相應的政策措施也正在不斷完善，醫院內部的管理工作也取得了長足的進展。經過深入研究和分析發現，綜合檔案管理對于醫院的整體運營水平至關重要。因此，在當前的醫療環境中，公立醫院應該重視對綜合檔案的管理，加強檔案管理制度的建設，提升管理意識，并充分利用現代化技術，實現有效的改進和創新，為滿足醫院現代化和可持續發展的需求，發揮更大的作用。

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基金項目：國家檔案局2022年度重點科技項目：電子出生醫學證明檔案管理及應用研究，項目編號：2022-Z-004。

作者簡介：韓興發（1981—），男，漢族，重慶人，碩士研究生，檔案館員，研究方向：檔案管理、行政管理；葉茂（1973—），女，漢族，重慶人，碩士研究生，正高級經濟師，研究方向：行政管理；通訊作者：吳玉洪（1985—），女，漢族，重慶人，本科，檔案館員，研究方向：人事檔案管理。