以收集工作為重點強化科技項目檔案管理

摘 要：隨著我國先進科學技術(shù)不斷進步與發(fā)展，各類科技項目也越來越多，科技項目檔案管理工作重要性逐漸凸顯，為進一步提高科技項目檔案管理水平，需要結(jié)合單位實際情況和科技項目本身特點，采取合理、有效的措施，不斷優(yōu)化完善檔案管理工作，確保科技項目檔案管理工作高效、順利開展。本文分析了強化科技項目檔案管理的重要價值，以及科技項目檔案管理工作中的不足之處，并以收集工作為重點，提出優(yōu)化科技項目檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：科技項目檔案；檔案管理；檔案收集；有效途徑

現(xiàn)階段，各單位機構(gòu)都對科技項目檔案管理工作十分重視，科技項目檔案涉及重要科研項目數(shù)據(jù)和科研成果，具有專業(yè)性、多樣性、成套性及現(xiàn)實性等特點，這就對其檔案管理提出更高要求。但就目前來看，在具體的科技項目檔案管理工作中，往往存在一些問題和缺陷，嚴重阻礙科技項目檔案管理工作高質(zhì)高效開展，對科技項目檔案安全性和完整性造成威脅。

一、強化科技項目檔案管理的重要價值

近年來，隨著先進科學技術(shù)在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，科技項目檔案管理工作越來越受到重視，做好科技項目檔案管理工作，能夠確保科研數(shù)據(jù)和科研成果不被泄露，有利于科技項目科研價值的實現(xiàn)。科技項目檔案一般是指某項科研活動所形成的具有科研價值的數(shù)據(jù)資料，這些數(shù)據(jù)資料可以是文字材料、圖紙、影像、照片以及錄音等形式的科技文件材料，可以說科技項目檔案是對科技項目整體研究過程的真實記錄，是項目科研人員智慧的體現(xiàn)。科技項目檔案內(nèi)容主要包括科研項目可行性論證材料、申請立項材料、試驗原始記錄材料、研究成果報告、成果鑒定報告、推廣示范材料及信息反饋材料等。目前來看，不同科技項目的檔案形成周期各不相同，這是由于不同科技項目研發(fā)周期不同造成的，時間跨度為幾個月、幾年以及十幾年不等，為此，需要加強科技項目檔案收集、歸類以及存檔等工作，確保科技項目檔案的完整。

科技項目檔案資料的收集整理是科技項目檔案管理工作中重要的組成部分，需要檔案管理人員在日常工作中加強科技項目檔案管理，及時有效地收集與科研活動相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，并對其整理歸類和妥善保管，這樣不僅能夠方便檔案的查閱和使用，提高檔案使用效率，而且能夠保障檔案信息數(shù)據(jù)不被泄露，提高檔案的安全性和完整性，并確保科技項目檔案管理工作能夠高效、順利開展，做好科技項目檔案管理也是對科研人員和科研成果的認可和尊重。所以，必須進一步加強科技項目檔案管理工作，將其作為科研管理工作中的一部分，全面建立健全的科技項目檔案管理系統(tǒng)，確保科技項目檔案管理工作能夠更上一層樓。

二、科技項目檔案管理工作中的不足之處

目前，科技項目檔案管理工作雖然受到關(guān)注和重視，但在管理工作具體開展中仍然存在問題和不足之處，嚴重影響科技檔案管理工作高效有序開展。

1.對科技項目檔案管理意識不強

有些企業(yè)單位領(lǐng)導只重視科技項目研發(fā)過程及科研成果，而忽視科技項目檔案管理工作的重要性，沒有認識到檔案管理的重要價值，造成企業(yè)單位科技項目檔案管理意識不強，不利于科技項目檔案管理工作高效、有序開展。另外，有些科研工作者檔案管理意識不強，對自己的科研項目護得比較緊，不愿意將科技項目研發(fā)資料交給檔案管理部門，不能夠配合檔案管理部門做好檔案資料收集工作，而自己保管科研資料很容易造成資料泄露和丟失，還會存在延期將科研資料歸檔的問題，不利于確保科技項目檔案的完整性和時效性。

2.科技項目檔案材料收集不到位

科技項目檔案管理工作最大問題在于檔案材料收集不到位，由于檔案材料收集貫穿整個科技項目研發(fā)過程，檔案資料比較零散，也比較多，需要檔案管理部門及時、有效地收集檔案資料，不遺漏任何科研資料，才能確保檔案資料的時效性和完整性。但是，目前來看許多單位檔案材料收集工作不到位，存在科研資料收集不全或者資料收集不規(guī)范的問題，甚至有些科研資料在個人手中保存，造成科技項目檔案沒能實現(xiàn)統(tǒng)一集中管理，造成科技項目檔案資料不完整，使得科研項目整體價值難以全面體現(xiàn)出來。

3.對科技項目檔案管理投入不足

如今，是科技信息技術(shù)高速發(fā)展的時代，科技項目檔案管理工作也逐漸引入信息化技術(shù)，促使科技項目檔案管理一步步朝著信息化和數(shù)字化發(fā)展。科技項目檔案信息化管理的實現(xiàn)，不僅能夠提升科技項目檔案管理質(zhì)量和管理效率，也能夠在一定程度上保證科技項目檔案安全性。但是，許多單位科技項目檔案管理投入不足，沒有設(shè)置專門的科技項目檔案保管室，也沒有按照相關(guān)標準設(shè)置防火和防盜等安全防護措施，給科技項目檔案的管理埋下安全隱患。另外，在檔案管理所需軟硬件設(shè)備設(shè)施上投入更少，不利于科技項目檔案的信息化建設(shè)，也不利于科技項目檔案管理水平的提高，使得科技項目檔案管理很難適應(yīng)檔案信息化管理發(fā)展要求。

4.檔案管理人員綜合素質(zhì)能力欠缺

想要做好科技項目檔案管理工作，離不開檔案管理人員的辛勤努力和付出，科技項目檔案管理不同一般檔案管理，檔案管理人員在具備基本檔案管理技能的基礎(chǔ)上，還需要具備一定的科研知識，才能夠確保科技項目檔案管理工作高效順利開展。但是，目前普遍存在科技項目檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)能力欠缺的問題，由于科技項目檔案管理人員缺乏科技研發(fā)方面的知識，使得科技項目檔案管理人員不能有效區(qū)分各類科技項目研究資料，科技項目檔案分類歸檔工作缺乏準確性和實效性。同時，在提供借閱服務(wù)時，無法第一時間分辨所要查閱的檔案資料，不能有效協(xié)助相關(guān)科技項目資料的查詢工作，嚴重阻礙科技項目檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提高。

三、優(yōu)化科技項目檔案管理的有效途徑

為了確保科技項目檔案管理工作高效順利開展，保證科技項目檔案的安全性、實效性及利用高效性，必須以收集工作為重點，采取有效措施優(yōu)化科技項目檔案管理。

1.完善科技項目檔案管理機構(gòu)和管理制度

單位領(lǐng)導應(yīng)加強對科技項目檔案管理工作的重視程度，將科技項目檔案管理工作納入單位工作計劃，積極建立健全科技項目檔案管理機構(gòu)和管理制度，確保科技項目檔案管理工作能夠順利推進。一方面，應(yīng)建立專門的科技項目檔案管理工作小組，組長應(yīng)由課題負責人擔任，各組員應(yīng)在組長領(lǐng)導下做好科技項目檔案收集、整理、歸檔、保管以及利用等工作，明確各崗位人員職責，將檔案管理責任落實到每個人，以便確保科技項目檔案管理工作高效高質(zhì)開展。另一方面，應(yīng)建立健全科技項目檔案管理相關(guān)制度，單位要結(jié)合科技項目檔案管理實際情況和工作要求，科學、合理地制定檔案收集、整理、歸檔、保管以及利用等方面的制度規(guī)范，并貫徹落實到位，以確保科技項目檔案管理工作的開展有據(jù)可依，進一步提高科技項目檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

2.加強科技項目檔案的收集工作

現(xiàn)階段，科技項目檔案管理應(yīng)以收集工作為重點，做好科技項目研發(fā)全過程中各項資料數(shù)據(jù)收集工作，以便確保檔案資料能夠體現(xiàn)科技項目整體全貌，提高檔案查詢、借閱使用效率。科技項目檔案收集工作可以綜合使用定期收集和隨時收集兩種方法，定期收集是指按照相關(guān)規(guī)章制度在一定時期內(nèi)對科研資料的收集，需要結(jié)合科技項目研發(fā)特點，科學、合理地規(guī)定檔案收集的時間、內(nèi)容、要求和份數(shù)等，明確規(guī)定科技項目研究資料收集歸檔不完整的，不予驗收和批準申報成果，以確保科研人員重視科技項目檔案收集歸檔工作，能夠自覺定期上交檔案資料，從而可以確保科技項目檔案的系統(tǒng)性和完整性；隨時收集是對除定期收集外其他資料可以隨時收集，主要包括學術(shù)論證、相關(guān)證明材料以及驗收鑒定等材料，這些資料比較貴重，需要及時收集歸檔保管。另外，需要加強科技項目檔案管理人員與科研人員之間的溝通聯(lián)系，確保檔案管理人員能夠全面了解科研項目研究進展情況，及時掌握科技項目檔案相關(guān)資料形成情況，杜絕科研人員將檔案資料長期保留在自己手中，避免出現(xiàn)檔案資料被泄露和遺失的問題。為此，需要科技項目檔案管理人員投入更多精力做好檔案資料收集工作，從而可以確保科技項目檔案管理工作高效高質(zhì)開展。

3.加強科技項目檔案的整理工作

當科技項目檔案相關(guān)資料收集歸檔后，還需要進一步做好科技項目檔案的整理工作，將各類檔案資料按照相關(guān)規(guī)定分類整理好，有利于高效、有序開展后續(xù)的檔案查詢、借閱工作，不僅能夠提高科技項目檔案利用效率，也能夠提高科技項目檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案整理一般采用周期整理的方法，科技項目研發(fā)通常會經(jīng)歷好幾個研發(fā)周期，將所有科研資料按照周期整理成卷，表面上能夠體現(xiàn)出科研檔案形成全過程，但是，在檔案利用上存在一定局限性，不利于檔案查詢、借閱工作高效、順利開展。為此，應(yīng)充分考慮檔案內(nèi)各項科研資料的重要程度，采用多種組卷方法對檔案資料進行整理，將較為重要的資料，如科研課題設(shè)計書、課題研究論文和各期的小節(jié)等資料整理為一卷，之后，將次要資料按照研究時間順序排列組卷，并按科技項目資料內(nèi)容多少，組成一卷或者多卷，通過這種組卷方法，能夠按照科研資料重要程度進行整理，有利于提高科技項目檔案的利用效率，能夠?qū)⒖萍柬椖繖n案的真正價值作用發(fā)揮出來。另外，也可以采用階段、專題和成果三者相結(jié)合的整理方法。首先，階段性整理應(yīng)將科研資料按階段歸檔，包括科研課題申請階段、周期設(shè)計階段以及周期總結(jié)階段等，并保證階段與科技項目起止時間一致，當一階段工作結(jié)束后，再整理歸檔資料。其次，專題性整理應(yīng)針對不同專題的科研資料，需要在科研專題研究完成后，再整理科研資料系統(tǒng)，包括科研專題申請報告、科研專題合同以及科研專題驗收材料等。最后，針對科研成果的整理，應(yīng)當科技項目研發(fā)出新成果后，將關(guān)于新成果相關(guān)的科研材料進行系統(tǒng)整理，這樣能夠?qū)⒖蒲谐晒搀w現(xiàn)出來。采用階段、專題和成果三者相結(jié)合的整理方法，能夠更加細致地整理歸檔科技項目資料，使科技項目檔案的查詢和借閱工作更加便捷。

4.加強科技項目檔案管理投入

單位領(lǐng)導應(yīng)重視科技項目檔案管理投入建設(shè)，建立專門的科技項目檔案保管室，并按照相關(guān)規(guī)定做好檔案室的安全防護措施。同時，需要做好防火、防蟲和防潮等措施，營造良好的科技項目檔案保管環(huán)境，以確保科技項目檔案能夠長期安全保存下來。另外，在信息化管理技術(shù)高速發(fā)展的時代，單位也應(yīng)加大科技項目檔案管理信息化建設(shè)投入，利用先進的信息化技術(shù)，建立科技項目檔案管理信息化系統(tǒng)，將紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)換為電子檔案，利用檔案管理信息化系統(tǒng)，做好科技項目檔案數(shù)據(jù)信息的整理、分類以及儲存等工作。同時，利用檔案管理信息化系統(tǒng)能夠提高檔案查詢效率，進一步提高檔案使用效率。為此，需要不斷創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，及時對其更新升級，并要維護網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，避免出現(xiàn)黑客入侵和病毒傳播等現(xiàn)象，以便能夠確保科技項目檔案數(shù)據(jù)信息安全不被泄露。除此之外，單位科技項目檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施比較老舊，不利于檔案管理工作的高效順利開展，為此，需要加大對檔案信息管理軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入，不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平，以此實現(xiàn)科技項目檔案信息化和數(shù)字化管理，進一步提高科技項目檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。

5.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

企業(yè)單位要想確保科技項目檔案管理工作高效高質(zhì)開展，離不開高素質(zhì)的檔案管理人才，為此，需要企業(yè)單位采取有效措施，不斷提升檔案管理團隊的綜合素質(zhì)。一方面，積極引進綜合素質(zhì)高的管理人才。企業(yè)應(yīng)做好科技項目檔案管理人員的招聘工作，考慮應(yīng)聘者的各方面綜合能力，確保應(yīng)聘者具備檔案管理業(yè)務(wù)技能知識以及科技項目管理方面的知識，優(yōu)先錄取具備多年管理經(jīng)驗的人員，確保科技項目檔案管理人員具備高水平業(yè)務(wù)能力，促進科技項目檔案管理工作高效開展。另一方面，應(yīng)加大科技項目檔案管理在職人員的培訓力度。企業(yè)單位應(yīng)進一步加強對科技項目檔案管理人員的培訓，定期組織檔案管理人員專業(yè)技能培訓。同時，加強科技項目研發(fā)相關(guān)知識的培訓，確保檔案管理人員能夠有效區(qū)分各類科技項目研究資料，并在提供借閱服務(wù)時，能夠第一時間分辨所要查閱的檔案資料，以便能夠有效協(xié)助相關(guān)科技項目資料查詢工作，提高檔案的利用效率。另外，由于科技項目檔案都是非常機密的文件，需要檔案管理人員樹立保密意識，避免檔案數(shù)據(jù)信息被泄露，做好檔案借閱登記記錄，以便確保科技項目檔案的安全。

四、總結(jié)

綜上所述，做好企業(yè)單位的科技項目檔案管理工作，必須以收集工作為重點，不斷完善科技項目檔案管理制度，加強科技項目檔案的收集和整理工作，加大科技項目檔案信息化建設(shè)力度，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，以確保檔案資料安全性和實效性，提升科技項目檔案的利用效率，有利于企業(yè)單位科技項目檔案管理工作水平的提高，為企業(yè)單位科技項目研發(fā)提供有力保障。

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作者簡介：蔡迎秋（1974—），女，漢族，山東單縣人，本科，館員，研究方向：科技項目檔案管理。