以收集工作為重點(diǎn)強(qiáng)化科技項(xiàng)目檔案管理

摘 要：隨著我國(guó)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)不斷進(jìn)步與發(fā)展，各類科技項(xiàng)目也越來(lái)越多，科技項(xiàng)目檔案管理工作重要性逐漸凸顯，為進(jìn)一步提高科技項(xiàng)目檔案管理水平，需要結(jié)合單位實(shí)際情況和科技項(xiàng)目本身特點(diǎn)，采取合理、有效的措施，不斷優(yōu)化完善檔案管理工作，確保科技項(xiàng)目檔案管理工作高效、順利開(kāi)展。本文分析了強(qiáng)化科技項(xiàng)目檔案管理的重要價(jià)值，以及科技項(xiàng)目檔案管理工作中的不足之處，并以收集工作為重點(diǎn)，提出優(yōu)化科技項(xiàng)目檔案管理的有效途徑。

關(guān)鍵詞：科技項(xiàng)目檔案；檔案管理；檔案收集；有效途徑

現(xiàn)階段，各單位機(jī)構(gòu)都對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理工作十分重視，科技項(xiàng)目檔案涉及重要科研項(xiàng)目數(shù)據(jù)和科研成果，具有專業(yè)性、多樣性、成套性及現(xiàn)實(shí)性等特點(diǎn)，這就對(duì)其檔案管理提出更高要求。但就目前來(lái)看，在具體的科技項(xiàng)目檔案管理工作中，往往存在一些問(wèn)題和缺陷，嚴(yán)重阻礙科技項(xiàng)目檔案管理工作高質(zhì)高效開(kāi)展，對(duì)科技項(xiàng)目檔案安全性和完整性造成威脅。

一、強(qiáng)化科技項(xiàng)目檔案管理的重要價(jià)值

近年來(lái)，隨著先進(jìn)科學(xué)技術(shù)在各行業(yè)的廣泛應(yīng)用，科技項(xiàng)目檔案管理工作越來(lái)越受到重視，做好科技項(xiàng)目檔案管理工作，能夠確保科研數(shù)據(jù)和科研成果不被泄露，有利于科技項(xiàng)目科研價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。科技項(xiàng)目檔案一般是指某項(xiàng)科研活動(dòng)所形成的具有科研價(jià)值的數(shù)據(jù)資料，這些數(shù)據(jù)資料可以是文字材料、圖紙、影像、照片以及錄音等形式的科技文件材料，可以說(shuō)科技項(xiàng)目檔案是對(duì)科技項(xiàng)目整體研究過(guò)程的真實(shí)記錄，是項(xiàng)目科研人員智慧的體現(xiàn)。科技項(xiàng)目檔案內(nèi)容主要包括科研項(xiàng)目可行性論證材料、申請(qǐng)立項(xiàng)材料、試驗(yàn)原始記錄材料、研究成果報(bào)告、成果鑒定報(bào)告、推廣示范材料及信息反饋材料等。目前來(lái)看，不同科技項(xiàng)目的檔案形成周期各不相同，這是由于不同科技項(xiàng)目研發(fā)周期不同造成的，時(shí)間跨度為幾個(gè)月、幾年以及十幾年不等，為此，需要加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案收集、歸類以及存檔等工作，確保科技項(xiàng)目檔案的完整。

科技項(xiàng)目檔案資料的收集整理是科技項(xiàng)目檔案管理工作中重要的組成部分，需要檔案管理人員在日常工作中加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案管理，及時(shí)有效地收集與科研活動(dòng)相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，并對(duì)其整理歸類和妥善保管，這樣不僅能夠方便檔案的查閱和使用，提高檔案使用效率，而且能夠保障檔案信息數(shù)據(jù)不被泄露，提高檔案的安全性和完整性，并確保科技項(xiàng)目檔案管理工作能夠高效、順利開(kāi)展，做好科技項(xiàng)目檔案管理也是對(duì)科研人員和科研成果的認(rèn)可和尊重。所以，必須進(jìn)一步加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案管理工作，將其作為科研管理工作中的一部分，全面建立健全的科技項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，確保科技項(xiàng)目檔案管理工作能夠更上一層樓。

二、科技項(xiàng)目檔案管理工作中的不足之處

目前，科技項(xiàng)目檔案管理工作雖然受到關(guān)注和重視，但在管理工作具體開(kāi)展中仍然存在問(wèn)題和不足之處，嚴(yán)重影響科技檔案管理工作高效有序開(kāi)展。

1.對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理意識(shí)不強(qiáng)

有些企業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)只重視科技項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程及科研成果，而忽視科技項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要價(jià)值，造成企業(yè)單位科技項(xiàng)目檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，不利于科技項(xiàng)目檔案管理工作高效、有序開(kāi)展。另外，有些科研工作者檔案管理意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)自己的科研項(xiàng)目護(hù)得比較緊，不愿意將科技項(xiàng)目研發(fā)資料交給檔案管理部門(mén)，不能夠配合檔案管理部門(mén)做好檔案資料收集工作，而自己保管科研資料很容易造成資料泄露和丟失，還會(huì)存在延期將科研資料歸檔的問(wèn)題，不利于確保科技項(xiàng)目檔案的完整性和時(shí)效性。

2.科技項(xiàng)目檔案材料收集不到位

科技項(xiàng)目檔案管理工作最大問(wèn)題在于檔案材料收集不到位，由于檔案材料收集貫穿整個(gè)科技項(xiàng)目研發(fā)過(guò)程，檔案資料比較零散，也比較多，需要檔案管理部門(mén)及時(shí)、有效地收集檔案資料，不遺漏任何科研資料，才能確保檔案資料的時(shí)效性和完整性。但是，目前來(lái)看許多單位檔案材料收集工作不到位，存在科研資料收集不全或者資料收集不規(guī)范的問(wèn)題，甚至有些科研資料在個(gè)人手中保存，造成科技項(xiàng)目檔案沒(méi)能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一集中管理，造成科技項(xiàng)目檔案資料不完整，使得科研項(xiàng)目整體價(jià)值難以全面體現(xiàn)出來(lái)。

3.對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理投入不足

如今，是科技信息技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，科技項(xiàng)目檔案管理工作也逐漸引入信息化技術(shù)，促使科技項(xiàng)目檔案管理一步步朝著信息化和數(shù)字化發(fā)展。科技項(xiàng)目檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，不僅能夠提升科技項(xiàng)目檔案管理質(zhì)量和管理效率，也能夠在一定程度上保證科技項(xiàng)目檔案安全性。但是，許多單位科技項(xiàng)目檔案管理投入不足，沒(méi)有設(shè)置專門(mén)的科技項(xiàng)目檔案保管室，也沒(méi)有按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置防火和防盜等安全防護(hù)措施，給科技項(xiàng)目檔案的管理埋下安全隱患。另外，在檔案管理所需軟硬件設(shè)備設(shè)施上投入更少，不利于科技項(xiàng)目檔案的信息化建設(shè)，也不利于科技項(xiàng)目檔案管理水平的提高，使得科技項(xiàng)目檔案管理很難適應(yīng)檔案信息化管理發(fā)展要求。

4.檔案管理人員綜合素質(zhì)能力欠缺

想要做好科技項(xiàng)目檔案管理工作，離不開(kāi)檔案管理人員的辛勤努力和付出，科技項(xiàng)目檔案管理不同一般檔案管理，檔案管理人員在具備基本檔案管理技能的基礎(chǔ)上，還需要具備一定的科研知識(shí)，才能夠確保科技項(xiàng)目檔案管理工作高效順利開(kāi)展。但是，目前普遍存在科技項(xiàng)目檔案管理人員業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)能力欠缺的問(wèn)題，由于科技項(xiàng)目檔案管理人員缺乏科技研發(fā)方面的知識(shí)，使得科技項(xiàng)目檔案管理人員不能有效區(qū)分各類科技項(xiàng)目研究資料，科技項(xiàng)目檔案分類歸檔工作缺乏準(zhǔn)確性和實(shí)效性。同時(shí)，在提供借閱服務(wù)時(shí)，無(wú)法第一時(shí)間分辨所要查閱的檔案資料，不能有效協(xié)助相關(guān)科技項(xiàng)目資料的查詢工作，嚴(yán)重阻礙科技項(xiàng)目檔案管理工作效率和工作質(zhì)量的提高。

三、優(yōu)化科技項(xiàng)目檔案管理的有效途徑

為了確保科技項(xiàng)目檔案管理工作高效順利開(kāi)展，保證科技項(xiàng)目檔案的安全性、實(shí)效性及利用高效性，必須以收集工作為重點(diǎn)，采取有效措施優(yōu)化科技項(xiàng)目檔案管理。

1.完善科技項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和管理制度

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理工作的重視程度，將科技項(xiàng)目檔案管理工作納入單位工作計(jì)劃，積極建立健全科技項(xiàng)目檔案管理機(jī)構(gòu)和管理制度，確保科技項(xiàng)目檔案管理工作能夠順利推進(jìn)。一方面，應(yīng)建立專門(mén)的科技項(xiàng)目檔案管理工作小組，組長(zhǎng)應(yīng)由課題負(fù)責(zé)人擔(dān)任，各組員應(yīng)在組長(zhǎng)領(lǐng)導(dǎo)下做好科技項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔、保管以及利用等工作，明確各崗位人員職責(zé)，將檔案管理責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人，以便確保科技項(xiàng)目檔案管理工作高效高質(zhì)開(kāi)展。另一方面，應(yīng)建立健全科技項(xiàng)目檔案管理相關(guān)制度，單位要結(jié)合科技項(xiàng)目檔案管理實(shí)際情況和工作要求，科學(xué)、合理地制定檔案收集、整理、歸檔、保管以及利用等方面的制度規(guī)范，并貫徹落實(shí)到位，以確保科技項(xiàng)目檔案管理工作的開(kāi)展有據(jù)可依，進(jìn)一步提高科技項(xiàng)目檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。

2.加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案的收集工作

現(xiàn)階段，科技項(xiàng)目檔案管理應(yīng)以收集工作為重點(diǎn)，做好科技項(xiàng)目研發(fā)全過(guò)程中各項(xiàng)資料數(shù)據(jù)收集工作，以便確保檔案資料能夠體現(xiàn)科技項(xiàng)目整體全貌，提高檔案查詢、借閱使用效率。科技項(xiàng)目檔案收集工作可以綜合使用定期收集和隨時(shí)收集兩種方法，定期收集是指按照相關(guān)規(guī)章制度在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)科研資料的收集，需要結(jié)合科技項(xiàng)目研發(fā)特點(diǎn)，科學(xué)、合理地規(guī)定檔案收集的時(shí)間、內(nèi)容、要求和份數(shù)等，明確規(guī)定科技項(xiàng)目研究資料收集歸檔不完整的，不予驗(yàn)收和批準(zhǔn)申報(bào)成果，以確保科研人員重視科技項(xiàng)目檔案收集歸檔工作，能夠自覺(jué)定期上交檔案資料，從而可以確保科技項(xiàng)目檔案的系統(tǒng)性和完整性；隨時(shí)收集是對(duì)除定期收集外其他資料可以隨時(shí)收集，主要包括學(xué)術(shù)論證、相關(guān)證明材料以及驗(yàn)收鑒定等材料，這些資料比較貴重，需要及時(shí)收集歸檔保管。另外，需要加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案管理人員與科研人員之間的溝通聯(lián)系，確保檔案管理人員能夠全面了解科研項(xiàng)目研究進(jìn)展情況，及時(shí)掌握科技項(xiàng)目檔案相關(guān)資料形成情況，杜絕科研人員將檔案資料長(zhǎng)期保留在自己手中，避免出現(xiàn)檔案資料被泄露和遺失的問(wèn)題。為此，需要科技項(xiàng)目檔案管理人員投入更多精力做好檔案資料收集工作，從而可以確保科技項(xiàng)目檔案管理工作高效高質(zhì)開(kāi)展。

3.加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案的整理工作

當(dāng)科技項(xiàng)目檔案相關(guān)資料收集歸檔后，還需要進(jìn)一步做好科技項(xiàng)目檔案的整理工作，將各類檔案資料按照相關(guān)規(guī)定分類整理好，有利于高效、有序開(kāi)展后續(xù)的檔案查詢、借閱工作，不僅能夠提高科技項(xiàng)目檔案利用效率，也能夠提高科技項(xiàng)目檔案管理工作效率和工作質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案整理一般采用周期整理的方法，科技項(xiàng)目研發(fā)通常會(huì)經(jīng)歷好幾個(gè)研發(fā)周期，將所有科研資料按照周期整理成卷，表面上能夠體現(xiàn)出科研檔案形成全過(guò)程，但是，在檔案利用上存在一定局限性，不利于檔案查詢、借閱工作高效、順利開(kāi)展。為此，應(yīng)充分考慮檔案內(nèi)各項(xiàng)科研資料的重要程度，采用多種組卷方法對(duì)檔案資料進(jìn)行整理，將較為重要的資料，如科研課題設(shè)計(jì)書(shū)、課題研究論文和各期的小節(jié)等資料整理為一卷，之后，將次要資料按照研究時(shí)間順序排列組卷，并按科技項(xiàng)目資料內(nèi)容多少，組成一卷或者多卷，通過(guò)這種組卷方法，能夠按照科研資料重要程度進(jìn)行整理，有利于提高科技項(xiàng)目檔案的利用效率，能夠?qū)⒖萍柬?xiàng)目檔案的真正價(jià)值作用發(fā)揮出來(lái)。另外，也可以采用階段、專題和成果三者相結(jié)合的整理方法。首先，階段性整理應(yīng)將科研資料按階段歸檔，包括科研課題申請(qǐng)階段、周期設(shè)計(jì)階段以及周期總結(jié)階段等，并保證階段與科技項(xiàng)目起止時(shí)間一致，當(dāng)一階段工作結(jié)束后，再整理歸檔資料。其次，專題性整理應(yīng)針對(duì)不同專題的科研資料，需要在科研專題研究完成后，再整理科研資料系統(tǒng)，包括科研專題申請(qǐng)報(bào)告、科研專題合同以及科研專題驗(yàn)收材料等。最后，針對(duì)科研成果的整理，應(yīng)當(dāng)科技項(xiàng)目研發(fā)出新成果后，將關(guān)于新成果相關(guān)的科研材料進(jìn)行系統(tǒng)整理，這樣能夠?qū)⒖蒲谐晒搀w現(xiàn)出來(lái)。采用階段、專題和成果三者相結(jié)合的整理方法，能夠更加細(xì)致地整理歸檔科技項(xiàng)目資料，使科技項(xiàng)目檔案的查詢和借閱工作更加便捷。

4.加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案管理投入

單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視科技項(xiàng)目檔案管理投入建設(shè)，建立專門(mén)的科技項(xiàng)目檔案保管室，并按照相關(guān)規(guī)定做好檔案室的安全防護(hù)措施。同時(shí)，需要做好防火、防蟲(chóng)和防潮等措施，營(yíng)造良好的科技項(xiàng)目檔案保管環(huán)境，以確保科技項(xiàng)目檔案能夠長(zhǎng)期安全保存下來(lái)。另外，在信息化管理技術(shù)高速發(fā)展的時(shí)代，單位也應(yīng)加大科技項(xiàng)目檔案管理信息化建設(shè)投入，利用先進(jìn)的信息化技術(shù)，建立科技項(xiàng)目檔案管理信息化系統(tǒng)，將紙質(zhì)版檔案信息轉(zhuǎn)換為電子檔案，利用檔案管理信息化系統(tǒng)，做好科技項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息的整理、分類以及儲(chǔ)存等工作。同時(shí)，利用檔案管理信息化系統(tǒng)能夠提高檔案查詢效率，進(jìn)一步提高檔案使用效率。為此，需要不斷創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)其更新升級(jí)，并要維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，避免出現(xiàn)黑客入侵和病毒傳播等現(xiàn)象，以便能夠確保科技項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)信息安全不被泄露。除此之外，單位科技項(xiàng)目檔案管理軟硬件設(shè)備設(shè)施比較老舊，不利于檔案管理工作的高效順利開(kāi)展，為此，需要加大對(duì)檔案信息管理軟硬件設(shè)備設(shè)施的投入，不斷提高檔案管理信息化建設(shè)水平，以此實(shí)現(xiàn)科技項(xiàng)目檔案信息化和數(shù)字化管理，進(jìn)一步提高科技項(xiàng)目檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。

5.提升檔案管理人員綜合素質(zhì)

企業(yè)單位要想確保科技項(xiàng)目檔案管理工作高效高質(zhì)開(kāi)展，離不開(kāi)高素質(zhì)的檔案管理人才，為此，需要企業(yè)單位采取有效措施，不斷提升檔案管理團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)。一方面，積極引進(jìn)綜合素質(zhì)高的管理人才。企業(yè)應(yīng)做好科技項(xiàng)目檔案管理人員的招聘工作，考慮應(yīng)聘者的各方面綜合能力，確保應(yīng)聘者具備檔案管理業(yè)務(wù)技能知識(shí)以及科技項(xiàng)目管理方面的知識(shí)，優(yōu)先錄取具備多年管理經(jīng)驗(yàn)的人員，確保科技項(xiàng)目檔案管理人員具備高水平業(yè)務(wù)能力，促進(jìn)科技項(xiàng)目檔案管理工作高效開(kāi)展。另一方面，應(yīng)加大科技項(xiàng)目檔案管理在職人員的培訓(xùn)力度。企業(yè)單位應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)科技項(xiàng)目檔案管理人員的培訓(xùn)，定期組織檔案管理人員專業(yè)技能培訓(xùn)。同時(shí)，加強(qiáng)科技項(xiàng)目研發(fā)相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠有效區(qū)分各類科技項(xiàng)目研究資料，并在提供借閱服務(wù)時(shí)，能夠第一時(shí)間分辨所要查閱的檔案資料，以便能夠有效協(xié)助相關(guān)科技項(xiàng)目資料查詢工作，提高檔案的利用效率。另外，由于科技項(xiàng)目檔案都是非常機(jī)密的文件，需要檔案管理人員樹(shù)立保密意識(shí)，避免檔案數(shù)據(jù)信息被泄露，做好檔案借閱登記記錄，以便確保科技項(xiàng)目檔案的安全。

四、總結(jié)

綜上所述，做好企業(yè)單位的科技項(xiàng)目檔案管理工作，必須以收集工作為重點(diǎn)，不斷完善科技項(xiàng)目檔案管理制度，加強(qiáng)科技項(xiàng)目檔案的收集和整理工作，加大科技項(xiàng)目檔案信息化建設(shè)力度，提升檔案管理人員綜合素質(zhì)，以確保檔案資料安全性和實(shí)效性，提升科技項(xiàng)目檔案的利用效率，有利于企業(yè)單位科技項(xiàng)目檔案管理工作水平的提高，為企業(yè)單位科技項(xiàng)目研發(fā)提供有力保障。

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作者簡(jiǎn)介：蔡迎秋（1974—），女，漢族，山東單縣人，本科，館員，研究方向：科技項(xiàng)目檔案管理。