加強企業信息化建設助力數字化轉型的意義

□ 北京 周麗萍

加強信息建設基礎對數字化轉型意義非同，信息便捷、高效新型，有助于幫助企業進一步降本增效作用，著力于實現“全鏈條的數字化”，使企業在經濟數字化大環境中邁向新的模式和發展新的核心競爭力。企業謀求高質量再發展，完善信息化建設是基礎，想要在行業獲得一定的競爭優勢及市場份額，必須要大力推進數字化建設。充分發揮信息化特征，推動數字化，并以此為基礎提升勞動生產率，最大程度構建新型生產力。本文通過物資采購存在事務繁瑣效率低下、缺乏動態管理，信息傳達不及時、臻選供應商不夠透明等問題，并結合企業采購管理上加強信息化建設夯實數字化轉型進行簡單分析。

一、分析行業的現狀

在鋼材物貿行業，存在環節多、鏈條長，整體運行效率不高，伴隨著大數據、物聯網、人工智能等新一代信息技術的高速發展，構建信息化向數字化轉型也成為行業降本增效的有效途徑之一。企業采購物資過于傳統，耗費更多的時間和精力，在進行集中采購或者委托專業物質貿易公司進行集中采購，能起到降本增效的作用。但又存在其他問題，例如與上下游如何高效溝通？在給終端客戶供應物資銷售價不變時，如何在采購環節降低采購成本，如何利用好權威網站的網價來臻選優質供應商起到降本作用等。

1.流程環節較多，工作效率有待提高。進行物資采購流程，一般有以下幾個步驟：進行采購經營策劃、供應商進行訪談、選擇供應商、供應商準入與評定、簽訂采購合同、每日每月采購計劃、貨物運輸及驗收和采購付款、物資質量監督、發票對賬等。物資的產品質量與其代理的產品或者該廠家生產產品有直接關系，所以供應商調查訪談也就尤為重要，供應商的準入更重要，是質量保證的基礎。所以公司的采購人員要聯合公司總部管理部門的采購人員對供應商進行訪談并填寫記錄，進行調查與評估評定供應商，然后針對采購經營進行策劃、根據評定結果選擇合格供應商、簽訂年度采購協議，再根據倉儲存貨量或者下游客戶計劃進行月度或者每日制定采購計劃下訂單，這每一步的流程審核上就重復疊加了，整個采購工作明顯存在效率低下的問題，在過程中可以利用數據簡化環節和審批流過長問題進行系統整合操作，從而進行效率的提升。

2.采購人員專業能力有待提升。采購人員業務水平參差不齊，優秀的采購人員不僅僅要具有較高的業務能力，要熟悉市場行情、隨時掌握當地供應商的動態情況、熟悉地區資源庫存情況，還要有較高協調溝通能力，更要具有良好的職業素質。由于鋼材價格是波動的，采購員要懂得隨市場變化而進行相應的調整；加上這行業采購人員更替交錯新人不斷，業務水平有限，專業知識欠缺，采購過程中難以做到隨機應變；甚至有些職業操守不高，和供應商互相串通，損害了企業的利益。如何統一標準化以此提高專業水平，如何做到陽光透明，結合這些問題在信息化上加大投入就尤為重要。

3.信息化建設投入不足。當下處于大數據時代，但是受到傳統行業的特殊性而受到桎梏。公司領導對于信息化建設認識比較早，但就這個行業而言，它不像日用百貨一樣在網上隨意上架下架，建筑鋼材貿易有他獨特的性質，上到供應商、下到客戶、中間倉庫和承運單位多方需要協調，同時受到價格、庫存，產出、運輸等多方因素；如果要貫穿在一起形成一套供應鏈體系，不論是專業開發還是委托開發，在信息化投入上是不小的支出，這樣龐大的支出對企業也是不小的壓力，往往投入成本與開發需求成了矛盾對立體。

4.數字化程度較低、智能化程度不夠。公司各信息系統雖已實現基本貫通，但數字化程度較低、智能化程度不夠，又缺乏利用信息化提高管理創新的能力，信息系統對輔助決策的支持力度不足；公司目前仍存在大量事務性工作，對人力的釋放不足，各部門經營分析工作開展不夠；信息化建設開發團隊力量有限，缺乏系統架構整體設計人員，現有人員要兼顧開發、維護、運營，人才、資金方面的投入均嚴重不足。

二、以現有信息化成果應用為基礎推動數字化轉型

公司現有的供應鏈管理集成平臺，以客商和合同為主體、業務審批流程為基礎、采購銷售為主干線、資金和貨物為橋梁、精準額度核算為主核心、購銷存的業務單據為抓手，補差調整為副手，以動態往來賬務為業務管理支撐，統一公司范圍內業務操作平臺。實現了平臺使用者終端客戶、供應商、承運商、平臺業務員通過的平臺交互與協同，為各方使用者提供高效優質的增值服務。對企業內、外信息共享，數據資源統一規劃、管控與應用，利用信息有效控制行為，輔助公司進行決策，幫助公司實現戰略目標。

1.能夠滿足多種業務模式功能。供應鏈集成平臺的業務流程功能比較全面，適應各種模式下自定義的管理體系，適應各個流程環節的復雜需求，適應多種成本核算，例如有實際成本法和加權平均法。供應鏈集成平臺在操作流程的環節上靈活性強，有強大的風險管控功能，有智能高效的評審功能，可以單級、平級、自動審核，也可以多級、逐級和會簽審核，也可以多級、跨級審核。系統采用自由切換模塊設計，可以根據企業自身的發展、內部管理需要和風險管控要求，對系統進行柔性設計與自定義系統配置，開發出符合企業自身需要和發展理念相同的系統建設。不同子系統的數據可以相互打通，滿足各種業務協同需求，提高業務協同效率。可以適應鋼廠采購、市場采購、市場直發、鋼廠直發、年度月度協議訂貨等多種采購模式，可以適應現貨入庫、直發入庫、在途入庫、調撥入庫等多種出入庫模式，可以適應工程物流配送、現貨自營、直發銷售、臨調銷售等多種銷售模式。

2.著重分析采購管理上的功能設計及應用。針對行業現狀出現的問題，環節多，審批復雜，重復工作，人員素質業務能力專業水平等問題，從信息化入手，將功能系統化、流程化、標準化；根據客商管理系統進行供應商的評定、準入、再履約評定，將供應商進行評分與等級管理，系統自動啟用與禁用；供應商動態管理后分配預付額度；將供應商納入線上平臺進行詢比價采購，采購業務實現線上招標、競價、評標全過程簡化。平臺公開采購程序簡化、操作透明，增強了報價的時效性和可追溯性；實現了采購付款與財務系統一體化，申請付款、付款支付與財務記賬功能合一。①供應商動態等級管理。客商管理系統將供應商分等級，其中 A、B、C、D 級為允許合作類，E 級為禁止合作類，按照條件進行系統分類，智能化評估與準入，系統啟用和禁用等功能。對首次合作的供應商按照《供方調查評估表》評分進行評級，合作后按照《供方履約評定表》評分進行動態調整。對供應商準入可進行入客商庫評價，后續可對供應商、客戶、倉儲及承運單位進行日常評價、交易后評價等；可以對供應商和客戶評定進行升級或降級操作，針對戰略合作、合格、不合格、黑名單不同級別的客商采取不同的業務策略；根據上級單位警示名錄在系統中列入黑名單，系統設置黑名單管理后無法被后續業務操作中獲取信息，禁止一系列合作；業務部門可以將線下收集的供應商資料信息上傳保存，方便公司內信息共享，形成龐大的客商庫，提供多維度（如：標簽、地區、新承攬、新準入）的數據分析能力。

②精準的供應商額度管理。階段性對供應商做出履約評定，根據履約能力、供貨質量、保障服務、業務合作過程、職業健康安全、訴訟情況、稅務評價以及供應商的資產狀況等綜合評定，后進行等級管理，對預付的供應商進行最大預付額度分配，應付的供應商是否增大合作量進行判斷，把這些判斷條件梳理出來，在利用信息系統設定條件，進行供應商履約評定管理，直接將結果量化到客商系統中，針對不同物資大類的戰略合作供應商、合格供應商系統分配預付額度。

③多樣的物資采購方式。進行物資采購，一般有以下幾種采購方式：招標采購、協議采購、談判采購、詢比價采購。招標采購：年度內價格穩定、價格透明且競爭充分的物資通過招投標進行的采購。協議采購：與生產企業或其銷售公司簽訂固定年度協議量進行的采購。談判采購：以談判定價模式從生產企業或其銷售公司、跨區域經營的集團公司或廠家資源量在當地排名靠前的或資源有優勢的物貿企業、電商平臺等進行的采購。詢比價采購：指對于協議采購、招標采購和談判采購均不能滿足采購需求的情況下需要臨時配貨采購，在市場上通過詢比價進行的采購行為，采購對 3 家（含）以上供應商進行詢價，但是必須在保證鋼材物資質量的前提下，選擇綜合利潤最大化的供應商。采購人員應當根據市場情況和采購需求，具體需要結合企業實際業務情況和戰略定位，再根據客戶需求計劃進行相應選取采購方式，達到綜合成本最優，又能防控操作層面的廉潔風險。

④采購合同全流程化管理。在線制定戰略協議、采購合同，可分門別類制作生成不同的制式合同，一鍵完成合同提交，避免了業務人員在編輯合同過程中出現的錯行錯字等人為書寫錯誤，也可縮短審核人員的審核時間，結合企業微信實現高效合同評審管理，合同附件專業防偽及歸檔管理、用印簽章、變更、作廢等全功能模式，再以采購合同為依據貫穿業務鏈，確保完整的業務鏈條結構，根據數據分析反應合同履約情況及動態風險管理警示功能，實現以合同發起的全流程化管理。

⑤采購數據分析。集成入庫、銷售、出庫等各個報表數據進行加工應用，以圖表形式展現鋼材工程直發和直采比例、采購量分析，搭建擴展性強、高性能的數據計算和數據分析環境，直觀的展示柱狀圖和餅狀圖，對采購經營提供數據可視化管理，為運營和決策提供幫助和支撐。

⑥采購付款業財一體化。業務與財務共享借鑒了先進的財務管理模式，圍繞財務循環，全面管理公司的收入、支出、應收和應付等業務，實現端到端的流程處理與全業務報賬。在供應鏈集成系統中一鍵錄入提交付款申請，進行付款單的逐級審核、銀企支付、自動生成財務憑證，這樣一系列程序使得會計無需再重復錄入記賬，不僅制單效率大大提升，還加強了審批人對單據審核的稽核校驗，更加保障了數據的準確性、及時性。業財交互得以快速推進，為企業保駕護航發揮作用。在復雜多變的經營環境下，業財系統一體化的推進能在企業在風險預警上發揮很大作用，促進企業內部控制工作的開展。通過將財務知識運用到業務的各個環節中，能有效指導和監督業務風險，使得業務人員能夠運用財務的視角審視業務的合法合規性，將企業風險從事后監督向事前、事中過渡。有效避免業務人員重規模利潤，輕視業務風險，提升了企業內部控制能力，降低了企業經營風險。

三、對數字轉型的構想

1.鞏固供應鏈集成系統，開拓數字化建設。根據集成管理整合業務系統的各種數據進行業務行為分析、采購分析、銷售分析、財務分析、運營分析；利用數字化供應鏈實時運行，適應行業不斷變化的情況，敏捷響應市場變化。

2.在采購管理方面深挖數據分析。做實做大功能開發，深挖數據分析，從采購管理為切入點，將企業信用信息平臺、客商評估體系與公司業務系統融合打造，方便公司信用信息共享，形成龐大的客商信息庫，多維度進行數據分析系統加以提煉使之數智化，例如，新供應商準入比例、履約率、供貨及時性、成本走勢等多維度分析。

3.利用接口獲取網價，推進成本管控。進一步搭建企業與建筑鋼材網的交互與數據共享來核算采購成本。一般網價多數參考幾個比較權威性建筑鋼材網站，例如我們行業內參考較多的是我的鋼鐵網和蘭格網，再根據具體城市、規格、品牌等條件參考每日指導價。一般鋼材采購的價格組成為：采購價格=基準價+財務費用+資金占用費；或：采購價格=網價+浮動價+財務費用+資金占用費。不同貨款的支付方式影響著鋼材采購價格，我們利用供應鏈集成平臺系統內設計算公式，抓取數據，核算資金占用費，使采購成本分攤更加精準。

利用數字化分析推進成本管控，搭建采購責任成本管理體系，強化采購人員降本意識，找到成本管理的漏洞，有效實現了目標成本管理。通過建立廠家直采率、直發率考核指標，節約采購成本。與廠家締結戰略合作，對質量好、價格優的鋼廠資源進行跨區域推廣，打破了各區域間的資源壁壘，實現用全國的資源做全國的市場。從宏觀政策、供需兩端、市場庫存、品種基差、區域價差等多方面對行情進行研判，定期形成成本分析。

4.全員強化數字化思維。提升員工數字化技能和數據管理能力，將企業的采購、銷售、倉儲、運輸全業務流數字化轉型。

5.以數字化推動經營。加大開發BI分析和數據可視化功能，讓數據為經營決策提供支持。對目標成本、銷售毛利、應收賬款、合同履約等業務數據進行分析；通過可視化數據大屏展示經營狀態，對比績效指標找差距，用數據說話、用數據管理、用數據決策、用數據創新。

四、企業推動數字轉型的意義

2020年習近平總書記多次指出，“要 抓住產業數字化、數字產業化賦予的機遇，抓緊布局數字經濟” 。通過數字化轉型賦能傳統產業，不僅可以驅動企業技術創新，而且可以改變企業的創新模式和創新體系，帶動企業全要素生產率提高。首先，數字化轉型可以加快企業的信息化進程，通過大數據、云計算、區塊鏈、物聯網等新技術的應用實現傳統制造企業向智能制造轉型，提升企業的技術創新能力。

企業數字化是大勢所趨，數字化轉型是企業謀求高質量發展的必然選擇。通過數字化轉型，可以實現信息化業務模式由“被動“轉化為“主動”。數字化轉型是企業求生圖存的主動選擇，降本增效的需要，對標提升的需要，提高市場競爭力的需要，培育增長新動能的需要。以信息化邁入數字化、網絡化、智能化階段是公司十四五發展愿景目標，信息化建設服務能力逐漸衍生為企業數智化運營分析能力，數據全要素充分融入到各個環節的業務運營和管理過程中，產業鏈、供應鏈、生態鏈數字化水平實現了共同提升和協同發展。使公司不斷加強信息化建設，推進產業數字化轉型；推動數字產業化發展，培育新經濟增長點；夯實數字化轉型基礎，為傳統產業賦能升級，向十四五信息化規劃的目標邁進。