大數據時代企業干部人事檔案管理數字化建設分析

殷志文

摘 要：本文針對干部人事檔案管理問題進行研究，介紹檔案數字化建設的重要意義，并結合實際案例，挖掘檔案數字化管理觀念、檔案信息管理平臺建設、檔案信息安全管理等方面存在的問題，最后，提出針對性措施。力求通過樹立大數據管理思維、豐富檔案信息管理系統管理功能、優化保密存儲模式等方式，使人事檔案得到安全高效的管理，促進檔案利用率的顯著提升。

關鍵詞：大數據；人事檔案；檔案管理；數字化建設

在進入大數據時代后，網絡技術逐漸滲透到檔案管理領域，企業干部人事檔案內容眾多、類型多樣，傳統管理模式使檔案從業者的工作強度增加，難以提高管理實效，急需發揮大數據的技術優勢，創建科學的檔案管理平臺，使紙質檔案能夠朝著數字化轉變，由此實現管理效率提升與資源共享。在數字化建設期間，檔案管理者的思維模式應隨之轉變，并注重電子檔案查閱和傳遞中的安全管理，使其免受黑客病毒的侵襲，促進檔案信息價值的充分發揮。

一、大數據背景下干部人事檔案數字化的重要意義

在大數據背景下，云計算以MapReduce技術為機制，通過網絡將實體檔案數據加工后，以電子化的形式呈現給用戶，還可對數據深入挖掘后，分類存儲，使數據傳遞更加準確平穩，有效解決數據分布不一的問題，使數據得到統一篩選和調用，為干部人事檔案信息化建設提供強有力的技術支持，對檔案資源利用與安全管理具有重要意義。

一方面，有助于提高人事檔案服務質量。在信息技術應用后，檔案采集、存儲與檢索都只需要輸入關鍵詞即可，與人工檢索相比更加方便快捷。電子檔案還具備較高的自動化水平，無需人為盯著每個相關檔案采集，而是與資源共享平臺相連接，便可實現檔案自動在線采集、歸檔等功能，有助于檔案服務質量提升，促進檔案資源的高效利用。

另一方面，有助于檔案信息安全傳遞。以往檔案以紙質為主，只能通過書面形式傳遞，在借閱和使用中容易出現丟失、紙張磨損等情況，通過網絡技術的應用，相關單位只需創建人事檔案局域網，并設置共享權限，分享密碼，便可使數字檔案資源在網絡中傳遞，且內容安全得到進一步保障。同時，電子檔案的傳遞速度更快，還不受時間、地點的限制，可實現實時共享，為用戶使用提供更多便利[1]。

二、大數據背景下干部人事檔案管理現狀

（一）基本情況

某企業在2002年創立，主要從事建筑施工、工程監理等方面，除基礎業務開展之外，該企業還認真貫徹落實《干部人事檔案工作條例》中的內容，創建健全的管檔隊伍，從多角度、全方位優化檔案管理流程，促進檔案服務水平提升。2020年，該企業成立干部檔案管理中心，調配7名專員負責此類檔案編制與管理工作，并積極推進檔案集中管理，制定檔案移交進度表，分三個階段落實干部檔案集中管控工作。第一階段是在2020年初，對全企業263卷市場部、技術部、施工部、行政部的負責人資料錄入；第二階段是在2020年6月，對設計部、質量部、維修部、財務部與人資部等863卷檔案集中管理；第三階段是在2021年6月，針對企業內2654名基層職工檔案進行集中管理。在大數據技術支持下，采用檔案管理系統創建與檔案數字化轉變同時推進模式，邊建邊掃，邊查邊改，提高全程質量和安全管控，現已順利完成全部干部檔案的數字化掃描與系統錄入工作。

（二）現存問題

1. 檔案數字化管理觀念落后

部分檔案管理者觀念較為落后，仍然停留在傳統管理要求上，未能根據現有管理內容進行創新，特別是在進入大數據時代后，網絡信息技術日益普及，但部分企業的干部人事檔案管理模式仍然滯后，信息化建設速度緩慢，受思想意識、資金、場地等因素制約，許多信息設備尚未配備，嚴重制約了檔案管理工作開展。

此外，與傳統檔案管理相比，數字化管理對管理者的技能水平要求較高，但當前從業者的綜合素質普遍較低，很難滿足新的崗位要求。新的干部人事檔案數字化管理，要求用戶檢索分類，且不同用戶擁有相應的檢索權限，高級用戶可進行信息增刪；中級用戶可全文瀏覽和下載，這就要求管理者能夠靈活運用管理平臺，清楚管理流程，確保各級用戶能夠在規則限定內使用檔案，以免因誤操作威脅檔案安全，或降低檔案服務質量[2]。

2.人事檔案信息管理平臺功能短缺

以往干部人事信息的來源渠道狹窄，內容涉及面單一，且大數據技術的應用深度不足，檔案資源只能用于對某位特定姓名的人員進行檢索，無法對相同階段、相同專業職工綜合能力進行比較分析，抑制了檔案管理效能提升，數據資源優勢也難以充分體現。

而現有干部檔案信息采集多以文字為主，在整合時需要轉換成電子版，這就要投入大量人力物力進行文字提取，導致檔案管理工作重復，但因檔案管理平臺短缺，無法借助系統進行信息提煉，不利于管理效率提升和資源共享。

3. 檔案信息安全風險攀升

在數字化檔案應用中，不但要確保紙質檔案安全，還要預防電子檔案的安全風險。在正式啟用電子檔案前，應注重材料整理、業務處理與紙質檔案掃描，一些企業選擇將干部人事檔案業務外包出去，由于工作人員流動性大，技能素養參差不齊，在掃描時容易因技術不熟練，導致檔案材料錯放、丟失、受損、信息涂改等安全問題產生。同時，在電子檔案啟用后，因利用網絡渠道進行管理和傳輸，受網絡介質穩定性影響，數據傳輸時容易產生波動，如若系統維護不到位，很容易出現漏洞，為病毒與黑客提供可乘之機，致使系統癱瘓無法正常使用，可見檔案電子化轉變后，所面臨的信息安全風險更加多樣，必須加強日常監管與系統維護，才可使數據信息更加安全可靠[3]。

三、大數據背景下干部人事檔案信息化管理的有效措施

（一）轉變工作思路，完善基礎設施

在檔案信息化建設中，應嚴格遵循《中華人民共和國檔案法》《科學技術檔案工作條例》等規定，轉變檔案管理者的工作思維，配備充足的基礎設施，使現存的管理思維落后、軟件設備不健全、人才資源短缺等問題得到妥善解決。一方面，要加強宣傳，樹立大數據思維。在大數據時代下，檔案管理者的工作思路也應積極轉變，勇于打破傳統檔案管理模式，樹立大數據思維。對此，企業應面向干部人事檔案管理者，加大數字化管理理念宣傳力度，使其深刻意識到人事檔案管理者素養、管理意識對檔案內容挖掘、形式創新具有重要影響。同時，邀請大數據領域專家學者進行講座培訓，促進檔案人員綜合能力提升，使其具備較強的信息采集能力、加工處理能力，并掌握相應知識技能，對檔案安全擁有較強的認知與辨識能力，使檔案數據得到安全高效的管理。

另一方面，要完善基礎設施，創建技術型人才團隊。檔案信息化建設離不開先進設備的支持，同時是檔案管理效率提升的重要前提，相關管理部門應增加投資，配備充足的數字化、信息化管理設備，如計算機、服務器、掃描儀以及相關系統軟件等，使人事檔案信息化建設需求得到切實滿足。當前，企業檔案信息化建設仍處于起步階段，且涉及內容較多，技術要求嚴格，需要加強計算機人才培養，促進檔案管理者計算機技能和信息素養提升，通過參與培訓活動，能夠充分意識到檔案數字化轉型的意義，并熟知數字化知識，掌握檔案管理技能。除基礎知識培訓之外，還可開展技術型人才團隊，專職負責系統維護、軟件更新、新技術研發等，為檔案信息化建設和數字化轉型提供更多人才助力。

（二）創建檔案信息管理系統，豐富管理功能

在信息化建設中，應結合人事檔案特點與實際管理需求，創建完善的檔案信息管理系統，改變以往文字采集、電子轉化的繁瑣流程，直接利用該系統提取重要信息，為部門間檔案交接共享提供便利，檔案管理功能得到進一步豐富。

1. 基礎業務管理模塊

該模塊作為檔案信息化系統中的基礎所在，其作用是為管理人員提供基礎數據錄入、使用與維護等功能。一是基本信息模塊，作用在于干部信息錄入、修改，需要登記檔案編號、姓名、性別、籍貫、出生日期等基本信息，還要填寫檔案創建與資料錄入時間等；二是目錄模塊，作用是錄入干部人事變動信息，并具有修改、打印等功能；三是信息查詢模塊，可為檔案管理人員提供多種查詢方式，便于方便快速地找到所需干部人事信息；四是統計模塊，通常以年、檔案類型、離庫情況為依據，為管理者提供信息分類統計、打印等功能[4]。

2. 部門檔案交接管理模塊

圍繞檔案交接工作而定，可實現數據查詢、共享與記錄。在采集管理中，其作用在于采集干部人事檔案與傳遞清單。當人事部門填寫完清單后，在系統內打印出來，再轉交給檔案部門，清單包括“入職員工檔案”“職工檔案離庫轉移”兩個部分；在移交管理中，該模塊可用于查詢人事移交檔案的狀態，如“已移交”“已入庫”等；在檔案部門接收到干部人事信息后，系統顯示為“已接收”，在檔案清單處理完畢后，狀態變為“已入庫”。在接收管理方面，檔案部門在收到人事移交的清單后，檔案管理者可在系統中看到待辦工作事項，系統還會發出提示，督促管理者盡快落實；在共享模塊中，可將人員信息、檔案動向等實時公示出來，提高人事檔案利用價值。

3. 檔案信息維護模塊

該模塊作用在于管理員進行系統維護，涉及用戶、數據、系統編碼等方面。在用戶管理中，作用在于增刪用戶信息，設置功能權限；在數據管理中，定期備份數據，并存儲到指定位置，管理者也可按照實際需求手動備份；在編碼管理中，管理者更新“下拉菜單”，便可對菜單內容進行增減；系統還提供升級接口，在使用中可升級優化，使漏洞得到及時修補，實現長久安全穩定運行。

（三）優化保密存儲模式，強化檔案安全管理

部分干部人事檔案內容涉及國家機密、商業機密以及其他不可公開的資料，在信息化建設中應注重數字風險防控，創建電子檔案安保體系，強化檔案安全管理，有效預防信息泄露風險產生。在綜合維護檔案管理系統的基礎上，還要全程監控檔案使用方式，在用戶入口上設立身份驗證，避免用戶濫用情況產生，使人事檔案安全得到進一步保障。除此之外，還可采取以下措施。

一方面，要創新保密存儲模式。干部人事檔案長期處于存儲狀態，為了提高存儲安全性，應堅持“三庫分離”原則，即保存庫、管理庫、利用庫，使保密存儲模式得以創新和完善。在保存庫建設中，應獨立于檔案管理系統，使檔案資源能夠長期封裝保存，避免受到擾動；管理庫的作用在于支持檔案鑒定、資源統計、信息檢索等業務開展；利用庫是結合檔案開放利用、使用者要求而創建，在原文件格式固定的前提下，將人事檔案批量轉變為MP4、PDF等形式，便于長期保存；對于無法轉變為上述格式的檔案，可掃描后以JPEG、TIFF文件格式保存[5]。

另一方面，要構筑技術保護屏障。在大數據時代下，檔案室應配備大容量、高配置的計算機設備，安裝專用網絡交換機，創建完善的網絡系統，配置高性能打印機，使各項基礎設施得以完善，為用戶提供優質高效的檔案服務。在信息化建設期間，應增強技術支持，設置管理員訪問權限，將檔案資源加密共享，使信息網絡風險得以規避。按照級別設置檔案閱覽、下載權限，全程監督干部人事檔案的建立、流轉過程，避免檔案資源泄露；注重檔案管理系統運行與維護，包括創建網絡安全防火墻、人臉識別、密碼驗證等，確保檔案信息安全，提高檔案流程化、標準化水平。

綜上所述，在大數據視域下，干部人事檔案管理遇到新的機遇和挑戰，這就要求管理者順應時代潮流，在管理思維、管理模式等方面不斷創新。在人事檔案數字化建設中，通過樹立大數據管理思維、豐富檔案信息管理系統管理功能、優化保密存儲模式等方式，使干部人事檔案充分適應外部新環境，借助平臺便捷高效地完成資源采集、檢索與存儲等工作，確保其利用率與安全管理水平提升，成為可靠的資源，為干部成長與培養提供可靠助力。

參考文獻：

[1] 李士旺.加強大數據時代人事檔案管理工作的探討[J].辦公室業務，2019（12）：115-117.

[2] 連杰.大數據背景下人事檔案管理的創新路徑探討[J].科技經濟導刊，2020，v.28；No.713（15）：250-250.

[3] 王玉，劉麗.大數據時代文書檔案管理分析與探討[J].經濟與社會發展研究，2020（4）：36-38.

[4] 黃顥.加強大數據時代人事檔案管理工作的探討[J].辦公室業務，2021（23）：69-71.

[5] 黎雙林.大數據時代干部人事檔案管理的機遇、問題與對策[J].辦公室業務，2019（15）：80-82.

（作者單位：中海石油（中國）有限公司上海分公司）