外貿(mào)企業(yè)ERP管理環(huán)境下的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制

潘耀宗

當(dāng)前，企業(yè)步入轉(zhuǎn)型升級(jí)的關(guān)鍵階段，將ERP系統(tǒng)運(yùn)用到外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)控制工作之中，可以使內(nèi)部管理工作的作用得到充分體現(xiàn)，受到了大部分外貿(mào)企業(yè)的關(guān)注。ERP系統(tǒng)的落實(shí)，能夠使財(cái)務(wù)管理工作更加高效開展，滿足外貿(mào)企業(yè)健康發(fā)展需要。

一、ERP系統(tǒng)對(duì)外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)管理的重要意義

（一）提升財(cái)務(wù)管理人員的素質(zhì)

通過對(duì)ERP技術(shù)的使用，能夠使相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理人員，以更快的速度完成管理工作。對(duì)于外貿(mào)企業(yè)的管理者而言，可以在使用ERP系統(tǒng)的同時(shí)，通過財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息的一體化整合，根據(jù)外貿(mào)企業(yè)本身的財(cái)務(wù)情況，結(jié)合外貿(mào)企業(yè)當(dāng)前的發(fā)展，制定出合理的管理制度，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息決策的“經(jīng)營(yíng)駕駛艙”。對(duì)于具體的財(cái)務(wù)工作者來講，通過使用ERP系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)差異分析、差異產(chǎn)生環(huán)節(jié)分析、鉆取式關(guān)聯(lián)查詢等（例如業(yè)務(wù)應(yīng)收和財(cái)務(wù)應(yīng)收、業(yè)務(wù)庫(kù)存和財(cái)務(wù)庫(kù)存等），可以避免信息的二異性和不對(duì)稱性，使各級(jí)管理人員解讀正確信息并作出正確判斷?？偠灾珽RP系統(tǒng)能夠有效地減少財(cái)務(wù)人員的工作量，在確保財(cái)務(wù)工作質(zhì)量完成的情況下，縮短工作人員的工作時(shí)間，財(cái)務(wù)人員通過對(duì)ERP系統(tǒng)的運(yùn)用，能夠從傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式向復(fù)雜的工作模式進(jìn)行轉(zhuǎn)變。在這種情況下，財(cái)務(wù)人員通過ERP系統(tǒng)，進(jìn)行必要的財(cái)務(wù)分析，能夠在一定程度上，確保外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理更加規(guī)范，使外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)職能更好地發(fā)揮出來。

（二）更加細(xì)化外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理

從ERP系統(tǒng)目前的狀況來看，已經(jīng)發(fā)展得較為成熟，在系統(tǒng)內(nèi)部的各個(gè)模塊的劃分上，也能夠保證更加準(zhǔn)確地劃分，并且能夠按照外貿(mào)企業(yè)預(yù)設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)財(cái)務(wù)管理的信息進(jìn)行深入的分析，尤其在合同管理模塊中，能夠針對(duì)具體的單據(jù)以及應(yīng)收款項(xiàng)，進(jìn)行系統(tǒng)的管理。外貿(mào)企業(yè)的供應(yīng)鏈模塊可以簡(jiǎn)分為倉(cāng)庫(kù)、銷售以及采購(gòu)三方面。通過對(duì)這三大方面進(jìn)行全面的監(jiān)控，可以有效減少外貿(mào)企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，及時(shí)獲取財(cái)務(wù)管理各個(gè)環(huán)節(jié)的變化情況，也能確保外貿(mào)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過程中具有較強(qiáng)的安全性，促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)盡快達(dá)成短期目標(biāo)，并為實(shí)現(xiàn)外貿(mào)企業(yè)的長(zhǎng)期目標(biāo)做好一定的準(zhǔn)備工作。

（三）有助于外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)管理制定計(jì)劃

ERP系統(tǒng)的主要原理，就是把外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理計(jì)劃作為當(dāng)前管理的主要內(nèi)容，可以有效幫助外貿(mào)企業(yè)實(shí)行計(jì)劃管理工作。財(cái)務(wù)管理的決策、制定計(jì)劃、執(zhí)行計(jì)劃方面的各個(gè)環(huán)節(jié)的運(yùn)行都將影響系統(tǒng)的運(yùn)行結(jié)果，因此，在實(shí)際運(yùn)用中，外貿(mào)企業(yè)必須對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行逐步優(yōu)化，以此更好地促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。從外貿(mào)企業(yè)資源上來講，ERP系統(tǒng)以會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)作為財(cái)務(wù)參考的依據(jù)，并對(duì)外貿(mào)企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的物資與資金進(jìn)行確定，從而為外貿(mào)企業(yè)帶來更多的經(jīng)濟(jì)利益。在ERP系統(tǒng)中，外貿(mào)企業(yè)資金的流向能被直觀展現(xiàn)出來，與傳統(tǒng)的資金管理方式相比，能夠?yàn)橥赓Q(mào)企業(yè)節(jié)約不少的經(jīng)濟(jì)成本。

二、ERP系統(tǒng)下外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)管理存在的問題

（一）ERP系統(tǒng)并不適應(yīng)外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)管理體系需要

一方面，財(cái)務(wù)部門對(duì)業(yè)務(wù)的監(jiān)管職責(zé)無法履行。目前，企業(yè)ERP系統(tǒng)中部分工作流程被顛倒：ERP系統(tǒng)演變成一個(gè)結(jié)果登記系統(tǒng)，不存在過程管理，造成財(cái)務(wù)部門對(duì)前期業(yè)務(wù)發(fā)生過程無法履行監(jiān)管職責(zé)，比如：合同管理只實(shí)現(xiàn)了合同登記，沒有在系統(tǒng)中進(jìn)行合同簽署審批、正式合同附件回簽管理、合同執(zhí)行情況分析管理、合同執(zhí)行額度控制管理等。

另一方面，數(shù)據(jù)存在滯后性、缺失性的弊端。傳統(tǒng)依賴財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行“業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)”的在線控制，財(cái)務(wù)憑證存在嚴(yán)重的時(shí)間滯后性（例如制作憑證時(shí)業(yè)務(wù)事件已經(jīng)發(fā)生，只能體現(xiàn)結(jié)果），以及信息不完整性（例如進(jìn)口開證等關(guān)鍵業(yè)務(wù)信息，在財(cái)務(wù)憑證中沒有反映）問題。

（二）外貿(mào)企業(yè)業(yè)務(wù)訴求和財(cái)務(wù)管理訴求矛盾

在應(yīng)用ERP系統(tǒng)時(shí)，外貿(mào)企業(yè)管理者需要認(rèn)識(shí)到管理的目的不是為了管理而管理，而是為了更好地進(jìn)行“業(yè)務(wù)支撐”。但是，從現(xiàn)實(shí)情況分析發(fā)現(xiàn)，外貿(mào)企業(yè)實(shí)際難以平衡業(yè)務(wù)訴求和財(cái)務(wù)管理訴求，迎合不同類型的ERP系統(tǒng)應(yīng)用要求：一是滿足業(yè)務(wù)人員“高效型”的應(yīng)用要求，“業(yè)務(wù)導(dǎo)向型”ERP系統(tǒng)很可能會(huì)忽視某一環(huán)節(jié)的審査，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理工作難以展現(xiàn)出應(yīng)有作用；二是“鉗制性原則”阻礙業(yè)務(wù)發(fā)展，具體表現(xiàn)在過渡的財(cái)務(wù)管理方式往往錯(cuò)誤評(píng)判市場(chǎng)和業(yè)務(wù)價(jià)值，將有限的最優(yōu)財(cái)務(wù)資源、人力資源錯(cuò)誤配置，無法輔助業(yè)務(wù)創(chuàng)造更大價(jià)值。

（三）財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范體現(xiàn)不足

當(dāng)前，大部分外貿(mào)企業(yè)在將ERP系統(tǒng)應(yīng)用到運(yùn)營(yíng)中時(shí)，往往只注意到借助于該系統(tǒng)的信息化管理可以取得較為顯著的成效，對(duì)目前ERP系統(tǒng)對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制體現(xiàn)不足，沒有將相關(guān)客戶賒銷額度、供應(yīng)商預(yù)付款額度、信用證開證額度、代墊額度控制、資金不足控制等風(fēng)控機(jī)制嵌入業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程中等，因此往往在時(shí)候追查中才發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，難以做到有效的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的事先預(yù)警與控制，出現(xiàn)重大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)難以避免。

三、ERP系統(tǒng)下財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制措施

（一）合理地制定針對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防范機(jī)制

外貿(mào)企業(yè)要進(jìn)行ERP系統(tǒng)管理環(huán)境下的財(cái)務(wù)管理優(yōu)化，就需要合理地制定針對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防范機(jī)制。首先，外貿(mào)企業(yè)需要對(duì)于自身的發(fā)展情況以及潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)做出深入的了解與分析，強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)控制，實(shí)現(xiàn)“管理在線”和“財(cái)務(wù)控制點(diǎn)前移”，將企業(yè)的財(cái)務(wù)管理制度，提煉為系統(tǒng)模型，置于ERP系統(tǒng)中，使ERP成為企業(yè)管理制度的載體，通過已經(jīng)發(fā)生和正在發(fā)生的在線業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（不依賴財(cái)務(wù)憑證制作與否），按照提前設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管控模型，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析、判斷、預(yù)警，實(shí)現(xiàn)在線的財(cái)務(wù)監(jiān)管和財(cái)務(wù)干涉（分為剛性、彈性兩種控制模式），實(shí)現(xiàn)“財(cái)務(wù)控制點(diǎn)前移”。

其次，外貿(mào)企業(yè)都需要利用ERP系統(tǒng)，在財(cái)務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息一體化整合的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)“信息挖掘和決策”，來對(duì)財(cái)務(wù)管理工作中可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行預(yù)警與防范。只有這樣，才能夠使得財(cái)務(wù)管理部門充分發(fā)揮財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警以及防范作用。只有將有關(guān)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警以及防范工作做到位，外貿(mào)企業(yè)才能夠減少不必要的經(jīng)濟(jì)損失，進(jìn)而有效地提高外貿(mào)企業(yè)的實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益。

（二）加大力度進(jìn)行資金控制

第一，外貿(mào)企業(yè)要建立有效的“資金風(fēng)險(xiǎn)防范體系”。外貿(mào)企業(yè)要對(duì)進(jìn)口業(yè)務(wù)、代理（合作）出口業(yè)務(wù)、賒銷業(yè)務(wù)等資金高風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)，建立全新的資金運(yùn)作方式，把握公司資金來源及去向。針對(duì)不同業(yè)務(wù)類型和業(yè)務(wù)特性，外貿(mào)企業(yè)可以分別建立資金監(jiān)控體系、資金預(yù)警體系和止付控制體系等多種系統(tǒng)。

第二，外貿(mào)企業(yè)要建立有效的“客戶信用交易及授信額度監(jiān)控體系”。外貿(mào)企業(yè)可以將ERP系統(tǒng)和中國(guó)信保的信保通系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接，根據(jù)自身情況確立信用交易的策略和監(jiān)管模型，根據(jù)客戶資信報(bào)告建立信用交易額度控制和時(shí)點(diǎn)額度監(jiān)控機(jī)制。外貿(mào)企業(yè)要在ERP系統(tǒng)中建立起有效的“業(yè)務(wù)應(yīng)收賬款”的概念和管理機(jī)制，即：業(yè)務(wù)出運(yùn)后，立即形成“業(yè)務(wù)應(yīng)收賬款”（和是否已經(jīng)制作財(cái)務(wù)憑證無關(guān)），用于及時(shí)體現(xiàn)債權(quán)債務(wù)關(guān)系，并建立業(yè)務(wù)應(yīng)收預(yù)警機(jī)制、暫停交易機(jī)制、逾期應(yīng)收催繳機(jī)制，從而及時(shí)控制業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的擴(kuò)大。

（三）將財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)防控工作落實(shí)到位

第一，外貿(mào)企業(yè)要對(duì)于現(xiàn)有的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制進(jìn)行補(bǔ)充、優(yōu)化，增強(qiáng)人員的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)防范觀念。外貿(mào)企業(yè)想要提高ERP系統(tǒng)在財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理中的作用，提高風(fēng)險(xiǎn)防控思維，就必須要加大力度分析所用的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，有針對(duì)性地做出改進(jìn)，提高外貿(mào)企業(yè)事前預(yù)測(cè)和風(fēng)險(xiǎn)辨別能力，防止在出現(xiàn)嚴(yán)重安全問題之后難以應(yīng)對(duì)的情況，避免外貿(mào)企業(yè)出現(xiàn)不必要的經(jīng)濟(jì)虧損。因此，外貿(mào)企業(yè)可以借助案例、培訓(xùn)等方式，提高操作人員的專業(yè)能力，防止系統(tǒng)遺漏所引發(fā)的安全問題，提高員工的風(fēng)險(xiǎn)防控觀念。

第二，外貿(mào)企業(yè)要重視技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)控制。外貿(mào)企業(yè)在對(duì)ERP系統(tǒng)進(jìn)行應(yīng)用時(shí)，需要明確計(jì)算機(jī)硬件和現(xiàn)實(shí)操作過程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，并做好風(fēng)險(xiǎn)防控。在這個(gè)過程中，外貿(mào)企業(yè)需要從整體出發(fā)進(jìn)行預(yù)防，并在預(yù)防過程中考慮到通訊、水電等問題，并及時(shí)地進(jìn)行備份。除此之外，外貿(mào)企業(yè)還需要定期地進(jìn)行備份，提高應(yīng)對(duì)災(zāi)害的能力，將災(zāi)害造成的威脅降到最低。

（四）運(yùn)用ERP系統(tǒng)強(qiáng)化業(yè)務(wù)利潤(rùn)管理

當(dāng)前，業(yè)務(wù)利潤(rùn)核算是企業(yè)管理和考核業(yè)務(wù)的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)中采用事先預(yù)算、事中控制、事后核算的自動(dòng)控制模型，以此有效地控制和降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)成本。引入ERP系統(tǒng)能夠?qū)ν赓Q(mào)企業(yè)運(yùn)營(yíng)過程中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行動(dòng)態(tài)跟蹤，提高財(cái)務(wù)成本核算的準(zhǔn)確性，結(jié)合外貿(mào)企業(yè)“多業(yè)務(wù)形態(tài)、多經(jīng)營(yíng)模式、多組織結(jié)構(gòu)”的特點(diǎn)，外貿(mào)企業(yè)可以引入單項(xiàng)業(yè)務(wù)管理法，對(duì)外貿(mào)企業(yè)整體運(yùn)營(yíng)進(jìn)行全流程的過程跟蹤，包括采購(gòu)、加工、運(yùn)輸、銷售（含敞口采購(gòu)或敞口銷售）等眾多環(huán)節(jié)。尤其是在成本動(dòng)因數(shù)據(jù)的分析過程中，外貿(mào)企業(yè)可以引入項(xiàng)目管理的思想，實(shí)施多維度業(yè)務(wù)管理（單項(xiàng)業(yè)務(wù)利潤(rùn)核算、單項(xiàng)業(yè)務(wù)資金管理、單項(xiàng)業(yè)務(wù)時(shí)間管理、物流服務(wù)管理等），準(zhǔn)確地進(jìn)行業(yè)務(wù)利潤(rùn)核算，優(yōu)化資源配置，促進(jìn)成本的有序降低，提高外貿(mào)企業(yè)利潤(rùn)創(chuàng)造能力。

四、結(jié)語

信息化時(shí)代給外貿(mào)企業(yè)的財(cái)務(wù)管理工作帶來了巨大變革，ERP系統(tǒng)能夠有序整合外貿(mào)企業(yè)內(nèi)部資源與模塊，幫助外貿(mào)企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部管理水平，為開拓市場(chǎng)提供有力支撐。財(cái)務(wù)管理在外貿(mào)企業(yè)中發(fā)揮重要作用，能夠?qū)θ粘５慕?jīng)營(yíng)進(jìn)行有序地梳理，借助信息技術(shù)提高管理效率，推進(jìn)業(yè)務(wù)拓展工作。通過重構(gòu)財(cái)務(wù)部門職能，強(qiáng)化成本管理，開展財(cái)務(wù)預(yù)測(cè)工作，完善財(cái)務(wù)管理體系建設(shè)，外貿(mào)企業(yè)可以將財(cái)務(wù)管理工作計(jì)劃與內(nèi)容緊密結(jié)合，將業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)工作緊密結(jié)合，有序地促進(jìn)外貿(mào)企業(yè)的價(jià)值創(chuàng)造，特別是強(qiáng)化財(cái)務(wù)管控，實(shí)施集中化的資金管理，有序提高財(cái)務(wù)管理水平與效率，有效整合財(cái)務(wù)資源，提高外貿(mào)企業(yè)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管控能力。

（作者單位：浙江橫店普洛進(jìn)出口有限公司）