中小型制造業存貨管理存在的問題及對策研究

周建霞

摘要：存貨反映企業流動資金運作情況的晴雨表包含在接單、生產、庫存、銷售等供應鏈中的每一個環節。本文通過闡述存貨管理的基本定義、存貨管理對企業的重要意義、調研中小型制造業存貨管理中存在的一些問題，如制度不健全內控不完善、沒有實行不相容崗位制度、與存貨相關人員專業素質不強等，并針對這些問題提出解決問題的辦法等如健全內控制度、提高采購水準、實行全面預算、提高產品質量、推行ERP等幫助企業降低存貨周轉天數、提高存貨周轉率進而提高資產周轉率，最終提高企業的經濟效益、使企業在市場經濟活動中更加具有競爭力。

關鍵詞：存貨管理；晴雨表；資金使用效率

一、引言

我國是制造業大國，中小型制造業作為我國制造業的重要組成部分對我國經濟發展有不可忽視的作用。而存貨是制造業的重要組成部分，存貨管理的好壞直接影響到企業的發展。作為流動性較差的流動資產，存貨不僅擠占企業的流動資金、還不能為企業經營活動提供附加值，有變現能力慢等特點，因而提高企業存貨管理水平如減少存貨數量，優化存貨結構等對企業的長遠發展舉足輕重。科學有效的存貨管理可以提高資金使用效率，給企業生產活動、經營活動的正常、穩定、持續開展起到良性循環的作用。

二、存貨管理的定義及意義

（一）存貨管理的定義

制造業的存貨是指采購部門購入的原材料、包裝物、五金配件等低值易耗品；月末生產部門的在產品、半成品、退料；完工入庫的產成品、外購品、委托加工物資、報廢的產品、廢料等。存貨有較強的流動性、有形狀、用途在一定時間內會因為沒保存好而霉爛變質因而具有時效性和潛在發生損失的可能。存貨管理就是通過數字化的語言結合各部門的業務活動，對中小制造業的存貨進行事前信息管理、事中數據支撐、事后決策分析，以達到有效控制存貨、提高經濟效益的目的。

（二）存貨管理對企業的重要意義

制造業從原材料的采購入庫到生產領料、產成品、半成品完工入庫、退料入材料倉、銷售出成品倉等需要與研發、采購、生產、銷售、財務等各個部門都交涉、作為公司的綜合職能部門、存貨管理反映公司的經濟運營、資金利用率、內控水平等。

首先，合理的存貨可以維持企業的正常生產，促進技術改造；原料短缺不利于產品的生產、合理的存貨減少資金被存貨占用的風險、使企業有更多資金投入到研發設計、產品升級、技術改造等。存貨變成貨幣資金的速度加快更利于產品變現能力的提升。

其次，企業有效的存貨管理可以有效地降低采購、倉儲、銷售過程中發生的成本。例如運費、倉儲成本、保險費用、銷售提成金、管理人員工資等。通過EOQ法、MRP等方法可以設定經濟采購批量、降低與采購相關的運費、差旅費，減少不必要原料的采購類型與數量，減少倉儲管理成本進而節約采購成本。

再次，存貨管理活動的有效開展能促進內控水平的提高，降低庫存、避免物品積壓或短缺，使企業經營活動正常開展。存貨反應在供應鏈的各個環節，通過單據來進行管控，有效的存貨管理可以促進其他業務部門規范流程作業，保證每一環節業務的真實性與完整性，部門與部門之間業務活動銜接的連續性，當發生異常時有因可查有單據可追，相互間起到了檢查、監督和制約的平衡無盲點無疏漏的作用。因此，企業建立完善和系統的存貨管理體系對企業的經營能力、盈利能力和長期發展能力有不可忽視的意義。

三、企業存貨管理中存在的問題

（一）財務內控體系不健全、制度不完善

許多中小型企業沒有相應完善的存貨管理辦法如與各部門銜接的入出庫工作流程、存貨盤點制度、保存制度、呆滯品處理辦法等或者雖然有存貨管理制度，但執行力度不夠、不能完全按制度執行。且管理層對存貨管理的意識不夠，重銷售與生產、認為存貨的附加值不夠而沒有認識到存貨是制造業的重要樞紐。上行下仿與存貨盤點相關人員對存貨入出庫、盤點工作不重視、也不重視庫存，甚至實物倉庫簡陋或者沒有物料標識牌，物品沒有分類而亂放、造成同一品種東西存放好幾處、或者相同功能物品放在不同地方，造成倉庫類型混亂不利于實物的查找，查找要花費好多時間，不利于倉庫存儲。造成原料、在產品、產成品的入出庫流程不規范、或不按流程執行。對單據不夠重視，發生業務數據銜接不上無法追溯原因。存在采購回來未入庫先用后補單等原料采購入庫單、原料出庫單、產成品、半成品入庫單、出庫單等與實際情況不符、出入庫數據不準確，型號不對，不能提供適時庫存。盤點人員對盤點工作不重視、或者認為盤點工作量大而輕視盤點、盤點有差異未找出原因、也不實際解決經營問題。更甚者為了解決賬實相符、賬賬相符、賬表相符而隨意人為調整入出庫單據、賬目、表格。有盤點原料、產成品盲區、沒有見物盤物。忽略某種原料盤點、給某些人以可趁之機。或者對于老大難的呆滯品盤點后不處理、賬目和實物賬上的存貨價值大、但是存貨的閑置率高、許多都是不合格的呆滯品，返修品，不能銷售、也不變賣或者退回給供應商。這些閑置的呆滯品擠占了資金成本、對于企業而言不能投入到生產中也不能變現成資金，在財務資產負債表的存貨賬上反應，屬于變現不了的資產。

（二）不相容崗位分離制度缺乏制約和監督機制

沒有執行不相容崗位分離制度、許多中小型企業采購、銷售都是同一人員、采購原料沒有科學依據全憑個人習慣。制造業計劃人員根據銷售量和現有庫存量、生產工單等制定原料需求計劃、采購人員沒有根據需求計劃采購而多采購或少采購或者想大量采購降低原料單價而造成原料閑置、占用流動資金，造成資金周轉速度減慢影響生產經營活動的正常運營。成品、原料等銷售出庫存在先銷售后補單，銷售價格不明確、無銷售合同或銷售合同沒有約定收款條件和方式，造成采購、銷售相關的資金收付款，原料入庫成品出庫的對接方由同一人員完成。大多數中小型制造業倉管人員數量不多，原料、成品入出庫大多數是同一人，一人多崗既收發料又卸貨搬運更要登記倉庫入出庫日記賬，業務繁忙時容易出現分身乏術而不按流程來統收統發現象，如業務為采購到貨入倉庫的時候為了節省時間和精力，到貨單、實物沒有一一驗收而直接在到貨單上簽字，容易造成貨不對版，如規格型號、供應商的不符或數量的增加或者減少；業務為銷售出貨的情形為實物先出庫后補相關銷售單據，制度上管理上存在漏洞，容易給相關人員提供可趁之機，當發現實物減少時找不到原因也找不出責任人而給公司財產造成了損失。為了減少人員開支的人工費用而使相關人員過分集權看似節約了人工成本、實際上制度上管理上有疏漏給公司帶來無法估量的損失。

（三）與存貨相關的人員專業能力不強

制造業中小企業大多數缺乏業財融合的ERP，倉管部門的單據都是通過手工或者EXCEL表格來管控。造成人為操作空間大如錯寫單據、漏寫單據、部分管控存貨，存貨實物管理上有盲區，因而對相關倉管人員的素質要求高如講原則、責任心強、溝通協調能力強，工作細心EXCEL表格處理能力強等。而大多數企業的倉管人員工資薪酬相對于其他管理部門而言偏低，進而人力資源部門因為薪資招不到合適的人才。而在職的倉管學歷不高、年紀偏大，缺乏與存貨相關的專業知識。因而專業能力有待提高。加上領導不重視庫存管理，認為倉庫管理不需要很強的專業水平與業務素質不愿意高薪聘請相關專業人員，更少對其專業能力的培訓。

四、提高企業存貨管理水平的建議

（一）強化企業一把手及相關領導意識，健全企業內控制度

認識到存貨管理涉及到流動資金及反映到生產銷售的晴雨表，制定一系列與存貨管理相關的制度并執行。堅持不相容崗位分離制度。做到原料，成品，半成品入庫，出庫，退料，科學有依據，工作有流程。存貨盤點有大小盤點制度，賬實不符有原因，廢料，呆滯品處理有依據有結果有責任有落地。且與存貨相關部門工作領導、員工原則性強，責任心強，堅持公事公辦，一切以公司利益為出發點。與存貨相關的崗位人員原則性強、責任心重、嚴格按公司的制度、工作流程來辦事、EXCEL技能突出、采購收貨時核對后簽字再入庫，入庫的采購單與倉庫管理員入庫單一致，出庫的銷售單與倉庫管理員出庫單一致；倉庫按流程辦事，不合規的業務堅決不受理。賬上的實時庫存可以反映企業真實的庫存情況，與財務相關的倉庫登記臺賬余額、實物庫存、物料卡清單三者相符。并且可以根據業務不同區分原料倉、半成品倉、廢料倉、成品倉、低值易耗品倉。對存貨的重要程度不同采用不同的分類方法和管理方法。如ABC分類法。

（二）計劃部門、采購計劃有依據

根據銷售訂單和原料，產成品適時庫存，生產工單來制定采購需求計劃。生產部門希望生產越多越好，銷售部門希望產品品類豐富，數量多多益善，采購部門希望采購數量越多越好從而在價格上有一定優勢，但是太多的存貨不利于存儲，且占用大量流動資金。采購部門根據已經簽字審批的請購單上的物料規格、數量來采購、避免爛采、漏采、以次沖好的行為發生。請購、采購、標準收貨行為規范且有依據。制定明確而清晰的采購業務流程圖、明確采購人員的工作范圍與崗位職責并制定可以執行的理論與企業狀況緊密相連的可以落地執行的科學的有效的制度；通過熟悉采購產品、服務質量，運輸交貨條款、售后條款、付款條款等詢價、多家對比議價等一系列程序確定采購價格后簽訂采購合同；建立供應商管理制度，通過供應商開發、調研、篩選、引入、維護、淘汰等建立合格供應商機制。根據原料用量及購買難易程度、付款條件等不同情況建立供應商等級制度，分清友好合作供應商與備選供應商。

（三）提高產品質量，生產適銷對路的產品

當前市場經濟以顧客為導向，產品更新換代的速度驚人，而中小型制造業的產品質量良莠不齊，價格不等。大多數企業老板把重點放在銷售和生產上而忽略了研發設計。生產，銷售周期不穩定，而存貨周轉率也波動幅度大，安全庫存難以把控。過時、質量不過關的產品難以在市場競爭中取勝。而存貨從業務角度而言反應的是成本的積壓、體現在資產負債表的流動資產中。因而結合市場而言，提高產品質量、促進產品升級，生產適銷對路的產品有利于降低庫存。當庫存降低了、企業的供、產、銷平衡、得到良性循環運轉，中小型制造型企業有更多資金和關注點投入到研發設計上來，設計生產出一種適銷對路、質量好的高性價比產品能使企業更有競爭力。最終使企業市場份額的競爭變成產品競爭的良性循環。

（四）加強全面預算管理

將存貨納入相關部門如研發、采購、生產、銷售、倉庫等部門績效考核。根據銷售訂單來以銷定產。具體到每季度每月的銷售，生產，采購，庫存數量、運營資金額度。使與之相關的方案落地有責任人、執行人。工作執行有結果有績效考核制度。各個部門配合協調、在保證供求平衡的基礎上優化存貨結構、降低存貨數量，減少占用流動資金、從而使資金在更需要它的地方來發揮更大的作用。如提升生產能力、壓迫采購品種、價格、數量。提高企業的整體運營效率和質量。這樣利于溝通與協調各部門，明確自身和相關部門的目標，加強部門間的協作，合理安排資金分配資源，做到收支平衡。全方位科學高效集中管理，最大限度地堵塞漏洞，降低庫存，使存貨管理更上一個新臺階、更加利于提高企業的凝聚力和向心力事前目標明確并編制采購與銷售預算，事中執行與控制，事后考核，經過不斷的管理改進與企業業務相融合的預算、可以根據業務量來確定經濟批量、確定安全庫存。通過存貨一系列真實可靠有效的數據整理分析后優化與之對應的預算管理制度、提升企業的營運能力。

（五）推行業財融合的數字化ERP系統

ERP系統通過模塊化的設計方式，將各個部門的業務聯系的更加緊密起來，將分散的數據串在一起精準性得到提高。一個設計符合企業業務合理管控的ERP，可以通過不相容崗位職責和制度對存貨相關的業務口徑統一、對不同存貨的發出采用不同的方法，使得存貨成本計算的更加精準，大大提高了倉庫管理員工作效率，ERP整合了研發、采購、生產、倉管、銷售、財務等部門的業務流程，提高了中小型制造業的管理水平。中小型制造業企業由于資金有限、老板前言性不夠、ERP推行成本高等原因致使ERP沒有普及。制造型企業通過推行ERP起到了模板化制度化管理企業的作用、推行ERP的制造型企業因為各個模塊都銜接起來更加透明化因而人為操作空間小，推行ERP前期看似花了一大筆資金、但是對企業數字化工程建設有里程碑的意義，為企業經營決策提供數據化支持。高素質的倉庫管理人員應變能力強，能夠根據自己豐富的經驗對合理化存貨提出專業化有效可行的改善化建議。高素質的倉庫管理人員會學習最新的倉庫管理知識并不定期的組織倉庫相關人員培訓新技能。會開會總結工作中遇到的問題并討論解決，最終優化與企業自身相符的倉庫管理辦法、盤點制度與盤點方法，通過存貨的視覺反應中小型制造業管理中存在的一些問題，并提出解決問題的方案。通過不斷發現與優化最終提高管理水平、對企業的發展大有禆益。

五、結束語

制造業是我國的重要產業，而我國中小企業的制造業在制造業中占大多數，提高中小企業的存貨管理水平可以加速存貨周轉率、降低存貨周轉天數。減少資金占用成本、提高利潤空間，使企業在市場競爭中更有優勢；提高中小企業的的存貨管理水平還可以優化企業制度管理和內控管理，對企業的長足發展有十分重要的意義。

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