信息化條件下如何改進石油地質(zhì)檔案管理工作

文/延長油田股份有限公司志丹采油廠 王丹

在信息化時代，科技迅猛發(fā)展，人類社會正在由工業(yè)化走向信息化。企業(yè)信息化的檔案管理是企業(yè)運行中的一項重要基礎工作。在現(xiàn)代信息技術的飛速發(fā)展下，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法適應石油地質(zhì)檔案管理需求。信息化檔案管理方式的普及，為石油地質(zhì)檔案管理帶來了新的契機，如何將文件、圖紙、照片、錄音、錄像等資料轉(zhuǎn)化為有用的資料，并將其及時有效地傳遞給有關的信息需求方，成為改進當下我國石油地質(zhì)檔案管理工作的重點內(nèi)容。

一、地質(zhì)檔案信息化建設的必要性及內(nèi)容

（一）地質(zhì)檔案信息化建設的必要性。盡管我國經(jīng)濟在不斷發(fā)展，科技水平也在不斷進步，但在很多方面仍不能適應時代發(fā)展的要求，一些特定行業(yè)必須不斷更新技術、轉(zhuǎn)變經(jīng)營方式，才能更好地發(fā)揮企業(yè)的經(jīng)營效益。在信息化時代，石油地質(zhì)檔案管理工作也要朝著現(xiàn)代化的方向發(fā)展。目前，我國石油地質(zhì)勘探企業(yè)的檔案管理還停留在傳統(tǒng)的管理方式中，存在著工作效率低下等問題。因此，有必要開展石油地質(zhì)檔案管理的信息化工作，提升其檔案管理效率，促進石油地質(zhì)檔案管理工作的有效進行[1]。

（二）地質(zhì)檔案信息化建設的主要內(nèi)容。地質(zhì)檔案的信息化建設，需要借助現(xiàn)代的計算機、掃描儀、電子科技、互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代科技手段，對其進行改進。檔案管理系統(tǒng)的主要內(nèi)容是：建立一個更加科學、系統(tǒng)、快捷的檔案管理系統(tǒng)，使人們在采集、查詢時更加便捷，同時也可以將資料上傳至云端，便于用戶進行共享，也可以打破時空的局限，最大限度地實現(xiàn)資源的經(jīng)濟和社會效益。

二、石油地質(zhì)檔案的特殊性

石油地質(zhì)檔案是以實物形態(tài)保存下來的地質(zhì)現(xiàn)象或事件，包括物源、儲層、圈閉、構(gòu)造、生儲蓋組合等基本要素及其相互關系的原始記錄，是對地質(zhì)條件變化進行預測和判斷的原始記錄，具有真實性、完整性、準確性、可靠性，是研究和利用地質(zhì)規(guī)律的重要依據(jù)，其特殊性如表1所示。

三、石油地質(zhì)檔案管理工作中存在的問題

(一)石油地質(zhì)檔案管理工作缺乏連續(xù)性。油氣資料的保存工作并非一蹴而就，在油田的開采過程中，不但要持續(xù)、連續(xù)、實時地監(jiān)測地質(zhì)層，將油氣地質(zhì)狀況記錄下來，而且要根據(jù)這些地質(zhì)層的變化規(guī)律，為今后的開采與養(yǎng)護工作提供可靠的資料。但是，因為某些石油公司忽略了石油地質(zhì)檔案工作的本質(zhì)，或?qū)⑵湟暈橹挥幸环N對石油生產(chǎn)的記錄，使其最終成為了一種形式[2]。

（二）石油地質(zhì)檔案管理工作缺乏規(guī)范化。石油地質(zhì)檔案管理不規(guī)范，具體表現(xiàn)為：檔案信息的收集不規(guī)范，檔案的核實不規(guī)范，檔案的歸檔與整理不規(guī)范。造成這一現(xiàn)象的原因，一方面是由于油區(qū)地質(zhì)檔案工作人員的業(yè)務水平較低，另一方面也是由于主管部門對其工作不夠重視。另外，部分企業(yè)對石油地質(zhì)資料的利用不規(guī)范，借閱不嚴，嚴重影響了資料的完整性和保密。

(三)石油地質(zhì)檔案管理工作信息化利用度不高。隨著信息化時代的到來，信息技術越來越受到石油企業(yè)經(jīng)營管理者的重視。但是，目前部分石油公司在石油地質(zhì)檔案管理部門的信息技術利用水平較低，致使其工作方式與效率無法適應油田開發(fā)的要求。由于石油公司在管理中忽略了對石油地質(zhì)檔案的管理，使其經(jīng)費減少，造成了其信息化辦公設施的不健全，嚴重影響了其信息化工作的整體發(fā)展。目前，部分石油公司的石油地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)配備了先進、充足的信息辦公設備，但其人員的工作質(zhì)量、信息技術水平卻沒有明顯的提升。

四、信息化條件下改進石油地質(zhì)檔案管理工作的對策

（一）石油地質(zhì)檔案數(shù)字化建設的實施。石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，不僅涵蓋范圍廣，而且承載的種類也多種多樣，所以，石油地質(zhì)檔案數(shù)字化應從組織管理、制度建設、資源建設等方面入手，逐步實現(xiàn)數(shù)字化。

1.組織管理網(wǎng)絡化。數(shù)字石油地質(zhì)檔案的形成和積累涉及多個單位和部門，僅僅依靠檔案管理部門是遠遠不夠的。要建立由各形成單位和有關部門組成的數(shù)字石油地質(zhì)檔案管理網(wǎng)絡，從數(shù)字檔案產(chǎn)生之初就對其進行監(jiān)督，確保石油地質(zhì)檔案的信息化建設順利進行。

2.管理制度規(guī)范化。數(shù)字石油地質(zhì)檔案工作相對于傳統(tǒng)的石油地質(zhì)檔案而言，具有新的工作內(nèi)容。如數(shù)字石油地質(zhì)檔案的數(shù)字資源序列，數(shù)字石油地質(zhì)檔案的采集標準、采集格式的要求，網(wǎng)絡資源利用等，為石油地質(zhì)檔案數(shù)字化的建設與發(fā)展奠定了堅實的基礎[3]。

3.資源建設有序化。石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化建設要立足于當前的實際情況，以科學研究的信息需要為指導，逐步、有重點、有步驟地進行數(shù)字化。例如，渤海研究所的檔案室是渤海公司的地籍管理機構(gòu)，它的館藏內(nèi)容豐富、形式多樣，數(shù)字化建設絕非一蹴而就。為此，我們要根據(jù)檔案管理的實際情況和使用頻率，利用現(xiàn)有的資源，有計劃、有目標，分批、分步驟地進行。

首先，將接收到的磁盤、光盤等數(shù)字化文件和虛擬文件進行標準化的編輯，并將其轉(zhuǎn)存到檔案庫中。其次，將現(xiàn)有的專業(yè)資料庫進行有效的接口或轉(zhuǎn)存，將專業(yè)資料庫的輸出結(jié)果與轉(zhuǎn)送的實體資料庫相對應，并將其轉(zhuǎn)存至資料庫。再次，將經(jīng)常使用的、重要的石油地質(zhì)資料進行掃描、轉(zhuǎn)化，并保存在檔案館中。最后，利用字符識別軟件對文字內(nèi)容不多的文檔進行識別，并將其轉(zhuǎn)化為文檔，保存在文檔數(shù)據(jù)庫中。按照上述措施，使館藏石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化工作得以有序進行[4]。

（二）信息化條件下提升石油地質(zhì)檔案管理工作的方法。具體方法如下：

1.轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的石油地質(zhì)檔案管理模式。傳統(tǒng)的檔案管理是以文件、照片、錄音、錄像等為主要載體，通過手工方式收集、整理、編目、鑒定、編輯、研究、統(tǒng)計、提供和使用檔案。工作量大，程序復雜。由于其巨大的存儲容量，存檔數(shù)據(jù)被收集和處理，導致大量閑置和浪費存檔數(shù)據(jù)資源。現(xiàn)代管理技術、儀器設備的引進，特別是計算機、光盤、縮微膠片和多媒體技術的快速發(fā)展，為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造了有利條件。現(xiàn)代科學技術對傳統(tǒng)的檔案管理方式提出了新的要求。目前，石油地質(zhì)檔案是石油公司數(shù)量最多、使用最廣泛的重要文件，其管理重點也應與數(shù)字化管理相適應。要從實物管理向信息資源管理轉(zhuǎn)變，以信息為管理目標，將形成的各類載體檔案數(shù)字化，運用現(xiàn)代技術手段管理石油地質(zhì)檔案信息資源。只有信息化才能實現(xiàn)石油地質(zhì)檔案資源的高效利用，為油氣生產(chǎn)、管理、經(jīng)濟發(fā)展、科技進步等提供全面、高效、快捷的服務，從而為企業(yè)創(chuàng)造最佳的經(jīng)濟效益，為未來信息企業(yè)的發(fā)展提供寶貴的資源。

2.提高石油地質(zhì)檔案工作者的專業(yè)素質(zhì)。為了適應石油地質(zhì)檔案新的信息化管理工作，相關管理人員需要有多種知識背景。現(xiàn)代知識是每一位石油地質(zhì)檔案員的知識體系的基礎。這對我國石油地質(zhì)檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。所以，必須組建一支擁有現(xiàn)代科技與業(yè)務知識的專門隊伍。

首先，要實現(xiàn)石油地質(zhì)檔案管理人員的知識結(jié)構(gòu)多樣化。現(xiàn)代科技成果在石油地質(zhì)檔案管理中的廣泛運用，促使石油地質(zhì)檔案管理人員對有關理論、文化、管理的認識和理解，尤其是計算機、檔案學等學科的發(fā)展，對石油地質(zhì)檔案管理的現(xiàn)代化、信息化具有直接的影響。

其次，要對石油地質(zhì)檔案的專業(yè)知識有較全面的了解，如檔案學、檔案管理、檔案目錄學、檔案自動化管理等。根據(jù)當前石油地質(zhì)檔案管理的發(fā)展趨勢，對檔案管理人員進行現(xiàn)代化管理，對檔案信息進行分析研究，提供高水平的檔案信息服務與咨詢必不可少。

最后，石油地質(zhì)檔案管理員要掌握有關的專業(yè)知識。各級石油地質(zhì)檔案主管單位要積極營造有利條件，系統(tǒng)地安排石油地質(zhì)檔案工作人員參加培訓，以老帶新，以強帶強，互相扶持，形成一個復合型、梯隊的人才隊伍。

五、石油地質(zhì)檔案管理的信息化發(fā)展趨勢

（一）建立地質(zhì)資料信息化數(shù)據(jù)庫。可有效推動對石油地質(zhì)數(shù)據(jù)進行管理的動態(tài)地質(zhì)數(shù)據(jù)，在當今的地質(zhì)勘探、開發(fā)和研究中具有十分重要的意義。在大力發(fā)展信息化的同時，建立了地質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了檔案級目錄和檔案級目錄查詢，實現(xiàn)了一次錄入、二次查詢等功能。加快地質(zhì)數(shù)據(jù)的管理，由實物管理轉(zhuǎn)向了信息化管理，實現(xiàn)了深層次的開發(fā)和應用。

（二）通過信息化建設促進石油地質(zhì)資料的深度應用。使用管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)匯編數(shù)據(jù)，例如匯編編輯鉆井數(shù)據(jù)表、編制實驗室分析報告數(shù)據(jù)表、編制區(qū)塊或區(qū)域數(shù)據(jù)目錄數(shù)據(jù)表、匯編各地發(fā)布的文件、匯編油氣田建設項目數(shù)據(jù)等。充分利用地質(zhì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中包含的信息，為油氣勘探開發(fā)提供堅實的支持和參考。

（三）實現(xiàn)石油地質(zhì)科技項目管理文檔一體化。利用網(wǎng)絡進行電子文件的管理是一種快捷的方式。網(wǎng)絡構(gòu)造新的虛擬空間，建立虛擬的管理模型，按照文件的存檔和管理原則對電子文件進行存檔和管理。電子文件的建立和管理從建立到永久的存儲和交付，確保其真實性、完整性和長期可讀性，整個建設和管理信息的信息化實施流程，在初始階段就達到了對電子文件前端和整體的管理。

六、結(jié)語

在信息化條件下，應當強化石油地質(zhì)檔案的建立與管理，大力推進石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化建設。在石油地質(zhì)檔案的數(shù)字化建設中，必須建立起與之相適應的數(shù)據(jù)共享機制。在信息技術和信息化觀念飛速發(fā)展的今天，石油地質(zhì)檔案管理者必須轉(zhuǎn)變思維，把握時代機遇，加速石油地質(zhì)檔案數(shù)字化的進程。