新時期做好街道人事檔案管理工作的策略研究

文/德惠市勝利街道辦事處 陶秀梅

人事檔案是一個單位的集體檔案，內容包括個人相關情況、學歷學位、獎勵情況、重要鑒定、工作經歷、家庭成員和主要社會關系等，是確定其政治身份和工資級別的重要依據。做好人事檔案管理工作，能有效地提高各級各類干部職工隊伍素質，促進人力資源的合理配置。近年來，隨著改革開放和市場經濟的發展，人事檔案管理中存在的問題日益凸顯，影響了街道人事管理的科學化和規范化。因此，對做好街道人事檔案管理工作的策略進行研究具有重要意義。

一、新時期做好街道人事檔案管理工作的意義

首先，做好街道人事檔案管理工作，可以維護和保障勞動者的合法權益。街道人事檔案是勞動者在職業生涯中形成的記錄個人經歷、工作表現、政治面貌等方面的材料，是一個人最重要的個人歷史資料[1]。隨著我國社會主義市場經濟體制的建立，勞動就業方式呈現出多樣化和復雜化，用人單位對勞動者的要求也越來越高。一旦發生勞動糾紛，勞動者可以利用街道人事檔案材料為自己維權。因此，做好街道人事檔案管理工作十分必要。其次，做好街道人事檔案管理工作，可以使用人單位明確界定每個職工在工作中所處的地位和作用，讓用人單位在招聘或解聘時能做到心中有數，做到公平、公正；還可以使用人單位能夠及時了解職工情況、調動職工積極性、提高工作效率、增強企業競爭力和凝聚力。最后，做好街道人事檔案管理工作有利于維護黨和國家干部隊伍建設及人事制度改革的大局。群眾路線是我們黨的生命線和根本工作路線。廣大黨員領導干部要堅持群眾路線，堅持立黨為公、執政為民。這就要求各級領導干部要關注人民群眾的疾苦、關心人民群眾的生活疾苦；在做好事業建設方面必須堅持以人為本，尊重人、關心人；在做好新形勢下黨的建設方面必須堅持從嚴治黨；而做好街道人事檔案管理工作可以使黨和國家干部隊伍建設及人事制度改革有個科學規劃，準確把握發展方向和改革重點[2]。因此，做好街道人事檔案管理工作是全面推進依法治國方針在社會公共管理領域中的具體體現。

二、當前街道人事檔案管理工作的現狀

街道人事檔案是指在我國行政事業單位和其他社會組織中，由各級黨委、政府和上級主管部門負責管理和使用的個人經歷、政治面貌、學歷、專業技術職稱以及其他有關情況的歷史記錄材料，它是個人工作經歷和業績的真實記載，是組織選人用人的重要依據。在新時期下，街道人事檔案管理工作一直存在著很多問題，例如，街道人事檔案管理制度不健全等。雖然各級黨委和政府都在不斷地完善著街道人事檔案管理制度，但在具體執行中仍然存在著一定的漏洞和不足之處，具體表現在對人事檔案管理工作重視程度低，管理機制不夠完善等方面。雖然近幾年來街道機構改革力度較大，但也出現了一些人事干部對工作崗位不熟悉或者是想去而去不了的情況。隨著網絡技術的不斷發展，我國電子信息化水平日益提高，但對于街道人員而言，計算機等工具并沒有被普遍使用，很多街道人事檔案仍以手工整理方式為主。此外大部分檔案存在著材料陳舊、破損、信息不全、內容不完整等情況[3]。

三、當前街道人事檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案材料真實性問題。近年來，街道人事檔案中出現了假材料、假證件和假檔案的情況。例如，偽造身份或資格證書，如出生、學歷、入黨（團）等，還有專業技術資格證書、職業資格證、政治面貌證明等。尤其是對在事業單位和國有企業工作的人員來說，偽造證件的成本不高，而社會影響力大，極易造成“一人有證”的情況，對個人職業發展構成了很大的障礙。或是檔案材料造假。一是篡改材料，如檔案中反映黨員發展期間的入黨志愿書，把不符合條件的人入黨；二是偽造履歷或檔案中存在虛假材料等問題；三是“兩本”現象，即一本假檔案和假學歷。如許多干部在參加工作后不久就取得了職稱資格證書和學歷證書，但其實他們只是用舊版復印件做假證來應付檢查；四是將工作簡歷“張冠李戴”，如把原單位領導、同事或下屬的履歷隨意填寫在新單位的人事檔案中；五是通過“虛報”獲取各類榮譽稱號等方式弄虛作假；六是捏造、篡改證明材料、捏造勞動關系等方法獲取文憑或學歷證書等；七是篡改和偽造婚姻關系信息以取得結婚證；八是在未辦理退休手續的情況下領取養老金或以超齡人員身份領取退休金等。

（二）檔案材料充實性問題。目前，部分街道檔案管理工作人員對人事檔案管理工作的重要性認識不到位，存在“重使用、輕管理”的思想，沒有按照《人事檔案材料收集歸檔范圍》等相關規定對人事檔案進行妥善保管和定期收集。不重視人事檔案的日常積累，尤其是在退休人員申報資料過程中，僅憑單位出具的“同意退休”證明來確定其是否符合退休條件，對其他相關材料（如獲獎證書、入黨介紹信、獎勵證明等）不作任何分析和考慮。這些情況會使退休人員在個人履歷表中形成大量“空白區”[4]。

（三）部門間協作配合問題。人事檔案管理工作是一項系統的社會工程，涉及黨委組織部門、人力資源社會保障部門等多個部門。在具體操作中，需要人力資源社會保障部門出具相關證明材料，組織人事部門負責接收個人的有關情況材料，同時通過機要和傳真等形式將干部人事檔案轉遞至相關業務主管部門。另外，要與公安機關密切協作，做好個人身份信息變更及親屬關系變更工作。具體操作過程中有以下問題：一是身份認定問題。對干部身份認定屬于公安機關的職責范圍的，要按照《干部人事檔案工作條例》規定及時向公安機關提供相關材料。對其他部門提供或確認的非公安機關職責范圍內的人員身份信息要做好記錄并及時反饋；二是干部檔案轉遞問題。除特殊情況外，不能辦理無主黨員組織關系和轉遞手續；三是人事檔案內容變更問題。對涉及“兩參”人員、應征入伍人員等需要變更姓名、出生日期、性別等事項時要及時辦理；四是干部調動問題。對干部調入單位或地區未設人事檔案管理機構的人員調動中需要變更其戶籍所在地或家庭主要成員姓名時，要按照《干部人事檔案工作條例》規定及時辦理相關手續；五是需將本人人事檔案轉入新就業單位或轉出原就業單位問題，原則上由接收單位或原單位負責轉遞工作，并將其管理權限移交給接收部門或接收單位。但目前，存在各部門間配合不夠默契，合作不夠協調的問題，影響著街道人事檔案管理工作的效率和質量。

（四）檔案信息管理效率問題。現代社會是信息社會，信息的價值日益凸顯，管理和利用工作也是如此。當前，人事檔案管理工作存在著效率低的問題。首先，人事檔案資料收集不全。由于許多單位人事檔案資料存在缺漏現象，導致許多關鍵材料無法正常使用。其次，對人事檔案資料的利用不夠充分。雖然各級人事部門已將人事檔案作為組織部門評價、考核干部的重要依據，但許多單位對這項工作缺乏足夠的認識和重視。再次，歸檔材料整理不夠規范，內容混亂。有些單位只是簡單地將員工檔案收集在一起，然后把員工的舊檔案放進去，沒有認真研究員工的具體情況，這會影響信息數據的準確性和真實性。最后，檔案保管期限不夠合理。雖然《中華人民共和國檔案法》規定：“材料在保存期內可以根據需要進行查詢、復制和編研”，但不少單位對這一規定沒有認真落實，導致一些重要材料長時間處于被忽視狀態。

四、新時期做好街道人事檔案管理工作的策略

（一）進一步完善人事檔案管理制度。完善街道人事檔案管理制度是促進街道人事檔案管理工作順利開展的重要基礎，首先，街道要設立專門的人事檔案管理部門，并且在組織機構設置上必須要獨立出來，不能再與其他部門混為一談。這樣可以給人事檔案工作人員創造良好的工作環境與條件[5]。其次，要對人事檔案管理人員進行定期培訓，可以根據其個人能力、職業發展等情況進行針對性培訓，以提高其業務能力。再次，可以通過制定相關的獎勵政策來提高工作人員參與街道人事檔案工作的積極性。最后，還要對崗位職責進行明確規定。新時期做好街道人事檔案管理工作需要從多個方面入手，例如要對人事檔案進行有效歸類整理、優化管理程序、完善各部門之間的溝通機制等等。在具體實行過程中一定要嚴格按照相關規定進行，否則就會使街道人事檔案管理工作開展起來非常困難。另外還要加大對街道人力資源部門負責人及管理者的培訓力度，通過他們不斷提升自身能力與素質，以更好地適應新時期下的街道用人需求。

（二）規范材料收集范圍和分類。規范人事檔案材料收集范圍與分類是做好人事檔案管理工作的第一步，只有明確了街道人事檔案管理的材料收集范圍與分類，才能對具體工作進行安排。在具體材料收集過程中，可以通過查閱個人簡歷、任職證明、職稱證書以及學歷證明等方式來明確相關內容。根據我國人事檔案管理工作以及街道人事檔案管理工作的相關規定可知，其中記錄著職工的個人基本信息、聘用信息和任職情況等方面內容的是職工人事檔案基本內容。對于那些在街道從事的業務崗位上進行了一定任職時間的員工，其應該按照相應規定進行歸檔。所以在實際工作中，就要對這些被記錄下來的人員資料進行整理與歸納。通常情況下主要有三個方面，第一是個人所擔任崗位職責以及所需具備的資格條件；第二是個人經歷情況以及主要業績情況；第三是個人所取得各種獎勵以及榮譽證書等資料。因此要對其進行分類歸納，并將這些被記錄下來的材料歸類為主要類、參考類等三個大類。要嚴格按照國家檔案管理工作標準來對相應內容進行分類處理，并對不屬于檔案保管范圍之內內容進行統一歸檔保管工作。

（三）健全材料收集協調機制。在實際的街道人事檔案管理工作中，一定要健全材料收集協調機制，這樣才能保證材料收集的及時性。在具體的街道人事檔案材料收集工作中，還要注意以下幾點：首先，要保證所有的人事檔案材料都集中放置在一起并按照嚴格規范的程序進行整理。其次，在對收集到的材料進行分類時還要注意區分不同種類內容，然后將不同內容通過適當方式對其進行打印存檔。[6]最后，要重視人事檔案管理工作態度以及工作效率，其對于街道人事檔案管理工作開展有著很大影響。因此，在具體的街道人事檔案管理中，一定要嚴格按照相關規定落實好相關人員職責，并按照職責要求進行激勵考核。此外，還要完善材料收集協調機制，保證所有員工都能夠及時了解到組織的要求以及想要了解到的內容與信息，這樣才能讓整個街道人事檔案管理工作開展順利進行。

（四）加強信息化管理手段的運用。信息技術的發展為街道人事檔案管理工作提供了大量的信息資源，可以讓街道人事檔案管理工作更加高效，也能夠讓街道人事檔案管理工作質量得到提升。因此，一定要將信息化建設作為重點工作加以重視。首先，在人才隊伍建設方面，要對街道人事檔案管理工作人員進行培訓，讓其掌握信息化技術以及計算機知識。其次，要對信息平臺進行構建與完善，可以將傳統的紙質檔案、電子檔案以及光盤等多種形式進行有效整合。最后，要讓相關人員不斷進行創新，對系統內容進行豐富與完善。在具體的街道人事檔案管理工作中，一定要將信息技術作為主要依托來發揮作用，通過有效利用信息技術，讓新時期街道人事檔案管理效率得到提升。

五、結語

綜上所述，新時期街道人事檔案管理工作依然存在很多問題，這些問題如果得不到及時解決就會嚴重影響到街道人事檔案管理工作的正常進行。因此，為了能夠更好地做好新時期的街道人事檔案管理工作，要通過進一步完善人事檔案管理制度、規范材料收集范圍和分類、健全材料收集協調機制和加強信息化管理手段的運用等策略，讓新時期街道人事檔案管理工作開展更加順利。