事業單位人事檔案管理的必要性與優化策略探討

文/陜西省鎮巴縣人力資源和社會保障局 康婕

在社會經濟飛速發展的時代背景下，事業單位的發展也逐漸步入正軌，無論是建設規模還是人員數量都有了大幅提升，這也使得人事檔案管理的重要性越發凸顯。傳統的管理理念與方法已經難以滿足事業單位實際需要，落后的管理方式也極大地影響了人事檔案資料的質量與管理效率。在這種情況下，加強對事業單位人事檔案管理的優化策略研究，具有非常重要的現實意義，不僅可以進一步提升事業單位管理能力，還能更好地保障員工權益，促進組織發展。

一、事業單位人事檔案管理的概述

人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證明資料，是記載人生軌跡的重要依據，具有一定的法律效力，而且與個人工資待遇、社會勞動保障等有非常密切的關聯。事業單位人事檔案包含的內容更為豐富，除了上述資料以外，還涉及崗位人員在單位工作時的各項變動資料，能夠反映個人的政治品質、道德品行、家庭狀況、社會關系、工作作風、專業素養，是事業單位進行選拔任用、評鑒人才的關鍵依據。而所謂的事業單位人事檔案管理，簡單來說就是指對事業單位員工的個人信息、工作經歷、學歷、培訓記錄等進行收集、整理、保存、利用和保護的一項管理工作，它是事業單位管理中的重要組成部分，也是人力資源管理的重要環節之一[1]。

二、事業單位人事檔案管理的必要性

人事檔案管理在事業單位的發展進程中，占據著舉足輕重的地位，做好這項工作很有必要。具體來說，人事檔案管理的必要性體現在以下幾個方面：

（一）法律法規要求。事業單位是國家機構的重要分支，它們的存在對國家經濟建設的發展有著直接影響，這也使得人事檔案管理非常受重視，《中華人民共和國檔案法》明確指出，各單位應當根據自身情況建立和管理本單位的檔案，尤其是人事檔案的管理。另外，各地方政府也有頒布相應的規章制度，要求各事業單位建立人事檔案管理制度，提高人事檔案管理水平，切實保障檔案信息的安全性、完整性與可信度。所以，基于這一背景，事業單位做好人事檔案管理工作是必然選擇。

（二）保障員工權益。人事檔案管理本身就是對單位員工各項信息內容的管理，包括學歷、工作情況、工作年限等，并通過對資料信息的整理與分析，來了解員工的政治品行、道德素養、工作能力等情況，然后在此基礎上對他們進行合理的績效評估，給予相應的激勵獎勵[2]。所以說，做好人事檔案管理工作，可以為員工的晉升、評優、晉級提供重要參考依據，從而最大限度地保障員工的切身利益。而且，由于人事檔案資料能夠反映員工的職業發展狀況，也就意味著上級部門可以更清楚下屬員工的工作能力，避免被其他干擾信息而影響自身的判斷，做出不利于員工發展的決策，所以從這一方面來看，人事檔案管理也能充分保障員工的合法權益。

（三）提高管理能力。事業單位人事檔案管理，雖然是一項非?；A性的工作，但重要性不言而喻，主要原因就在于人力資源是事業單位發展的重要資源，想要充分發揮人力資源的優勢價值，就必須要做好人事檔案管理工作。通過科學利用和管理人事檔案，可以為上級管理部門制定正確決策提供有效依據，促使他們更加合理地調整各項管理流程及工作環節，從而有效提高事業單位管理能力，促進單位運營發展更加有序化、合理化。不僅如此，通過規范人事檔案管理工作，還能進一步提高檔案的檢索和利用效率，從而為管理人員開展工作節省時間與精力，促使事業單位管理水平得到提升。

（四）保障信息安全。事業單位人事檔案管理涉及的員工信息量是非常巨大的，其中很多信息都屬于個人隱私，如身份證號、聯系方式、家人信息等，這些信息資源一旦泄露，不僅會給員工個人帶來不必要的麻煩，使員工的生命財產受到威脅，而且還會影響事業單位自身的市場信譽度，導致經濟效益、社會效益大幅降低，所以保障人事檔案信息的安全至關重要，只有做好人事檔案管理工作，才能實現這一目的。由此可見，在新時期社會背景下，加強對事業單位人事檔案管理的優化策略研究很有必要。

（五）推動信息化建設。人事檔案管理不僅能為事業單位發展提供有效助力，而且還能夠推動事業單位的信息化建設，使其發展更加長遠與穩定。具體來看，在信息技術不斷發展的背景下，人事檔案管理想要更好地滿足單位發展需求，就必須要朝著數字化、網絡化的方向發展，不斷完善管理方法，更新管理理念，通過積極引入各種先進的管理設施，有效提高人事檔案管理質量與效率，進而推動事業單位信息化水平的極大提升。

綜上所述，事業單位人事檔案管理的必要性體現在多個方面，包括法律法規要求、保障員工權益、提高管理能力、保障信息安全、和推動信息化建設等。因此，事業單位應該高度重視人事檔案管理工作，建立健全人事檔案管理制度，加強人才隊伍建設，切實提高人事檔案的安全性、完整性和可信度。

三、事業單位人事檔案管理的現狀

（一）人事檔案管理重視程度低。通過前文分析可得知，人事檔案管理對事業單位的健康發展有著不可替代的作用，我國對事業單位人事檔案管理工作的開展也有著非常明確的法律規定與制度要求。然而人事檔案管理在具體的實施過程中，仍存在落實不到位的情況，而造成這一問題的主要原因，就是事業單位的部分干部人員思想認識較淺，對人事檔案管理工作的重要性缺乏足夠重視。意識是行為的先導，當事業單位內部的各個干部人員都忽視人事檔案管理時，即使有上級部門下發了相關指示，也難以保證這項工作得到充分落實，甚至有的時候還會出現形式化主義的作風，并伴隨一些人事檔案造假問題的發生，嚴重影響檔案資料的完整性與真實性[3]。

（二）人事檔案管理信息化不足。在信息化時代，人事檔案管理也需要與時俱進，不斷朝著信息化方向發展，才能更好地滿足事業單位日益提升的人員管理需求，以及不斷提高的人事檔案管理要求，從而實現更長遠的發展。然而，從目前的實際情況來看，事業單位人事檔案管理的信息化程度還不夠高，部分事業單位還停留在紙質管理階段，對各種新型的檔案管理設備及管理方式應用較少，導致人事檔案管理效率與質量難以得到有效提高。究其原因，一方面是因為事業單位在人事檔案管理信息化建設上的資金投入力度不夠，導致一些先進的檔案管理設備無法被引進，另一方面則是因為人事檔案管理人員自身缺乏對檔案信息化管理的正確認識，且部分人員已經習慣了以往的管理模式，對新的檔案管理方法較難適應，再加上有些管理人員對信息化設備的接受能力也比較低，最終導致人事檔案管理信息化建設難以有效落實。

（三）人事檔案管理人才較匱乏。人才是這個時代最稀缺的資源，也是各行各業提升競爭力的關鍵所在，尤其是對事業單位來說，只有做好內部人才建設工作，才能為單位的未來發展提供源源不斷的動力。人事檔案管理雖然看似簡單，但實際上對崗位人員的要求非常高，不僅要具備檔案管理專業的知識儲備與技能，而且還要有良好的政治素養與較強的責任心、事業心，這樣才能保證人事檔案管理工作的效率與質量。然而，就目前實際情況來看，我國事業單位人事檔案管理仍存在人才緊缺現象，一方面是因為部分事業單位領導對人事檔案管理的認識不夠全面，認為這一崗位的工作內容簡單易上手，不需要配置過于專業的管理人才，因而很少在這方面的人才培養上投入較多的精力與資金，導致人事檔案管理人才較匱乏[4]。另一方面則是因為部分人事檔案管理人員自身也缺乏對崗位的正確認識，整體的責任意識較低，而且在長期的工作中還養成了一些不好的工作習慣，嚴重影響了人事檔案管理的工作質量。

四、事業單位人事檔案管理的優化策略

（一）提高對人事檔案的思想重視。在現代社會高速發展背景下，想要促進事業單位人事檔案管理工作水平的提升，最先需要做的一件事就是提高單位領導及各部門人員對人事檔案管理的思想認識，只有讓他們充分了解人事檔案管理的重要性，才能更好地在行動上給予足夠支持，進而促使人事檔案管理改革工作取得成功。基于此，首先需要政府加大宣傳力度，利用各種新媒體、電視廣播等平臺對人事檔案管理工作進行合理有效的宣傳，使事業單位認識到這項工作的重要性，另外還需要政府進一步修正與人事檔案管理相關的規律法規，通過法律制度來強化人事檔案管理在事業單位中的地位，從而促使單位領導更加重視這項工作的創新與完善。與此同時，事業單位領導還需做好引領工作，將人事檔案管理納入單位考核體系當中，通過考核評價來提高下屬各部門及人員對這項工作的思想認識，從而為人事檔案管理的創新發展打下良好基礎。

（二）推動人事檔案的信息化建設。事業單位人事檔案管理走信息化、數字化發展道路是必然選擇，也是事業單位實現長效發展目標的重要舉措[5]?；诖?，在具體實施過程中，事業單位應首先根據自身發展現狀建設完善的信息管理系統，以此來扭轉管理人員的檔案管理方式，并為檔案的應用奠定基礎，比如某事業單位引入了RFID 系統，通過將紙質檔案錄入到系統當中，形成電子檔案資料庫，不僅方便人員進行檔案管理與查閱，同時還能保障人事檔案信息安全，另外該系統還能自動記錄人事檔案的“進出”，并對檔案進行定位跟蹤，大大降低了檔案丟失的可能性。除此之外，事業單位還需要加大信息化建設的資金投入力度，積極引入各種信息化管理所需的軟硬件設施，并對以往的陳舊設備進行更新與升級，以保證人事檔案管理工作的高效率開展。為避免部分年紀較大的管理人員不適應現代管理模式，或者不知如何正確使用這些現代化設施，事業單位還需定期對他們進行心理輔導和技術指導，使他們可以盡快跟上人事檔案管理的信息化建設步伐。

（三）加強檔案管理人才隊伍組建。人才是這個時代最稀缺的資源，尤其是對事業單位來說，人才建設成效在一定程度上決定了事業單位的整體發展形勢及市場地位。因此，為了更好地提升人事檔案管理水平，還必須要加強檔案管理人才隊伍的組建，可以從以下幾個方面出發：其一，完善組織管理，優化崗位編制。對于人事檔案管理工作來說，高素質、能力強的是招聘人才時的首要考慮要素，只有確保他們專業能力強、心思細膩、政治素養高，才能更好地勝任人事檔案管理工作，并且可以長期堅持下去，所以在招聘人事檔案管理人員時，務必要考慮上述條件，以形成相對穩定的工作團隊；其二，加強綜合培訓，提升業務水平。對于單位內部管理人員，為避免他們出現消極怠工、偷懶?；惹闆r，必須要定期組織專業化培訓，并結合工作要求制定相應的培訓方案，充分利用內外資源，促使他們在崗位工作中依然可以得到學習和發展機會，從而不斷提升自身的業務水平以及適應信息化檔案管理環境的能力，更好地滿足現代檔案管理要求；其三，完善考核機制，落實考核制度。想要進一步強化管理人員的綜合能力與素養，僅靠人才招聘與培訓教育是不夠的，還必須要通過考核機制與考核制度來加以督促與約束，所以事業單位還必須要從這方面入手，對管理人員進行全方位的考核，促使他們可以得到更全面的發展與提升。

五、結語

總而言之，人事檔案管理對事業單位的發展與壯大，有著非常重要推動作用。這項工作的優化是一個長期過程，需要事業單位各級領導及部門管理人員共同努力，不斷對其進行改進和完善，才能更好地提升人事檔案管理水平。本文提出了加強信息化建設、完善檔案管理制度和加強人才隊伍建設等優化策略，并探討了具體的實施措施，希望能給相關事業單位提供參考。我們相信，在各方的共同努力下，事業單位人事檔案管理一定會更加規范、安全和高效，并帶動事業單位的長遠發展。