淺議企業檔案管理工作

文/國能神東煤炭集團公司 范海斌；中國神華集團股份有限責任公司 焦揚

檔案實體管理正在向資產管理轉變，檔案的資源屬性越來越明顯，檔案服務企業經營和生產的作用越發突出。但大部分企業的檔案管理部門從設立之初僅承擔公司級檔案的保管職能，各方面基礎都較為薄弱，從實際效能上，距離收集齊全、各項設施設備配套完善、人員配屬到位、資源開發深入的要求尚有距離。

隨著企業存續時間的加長，以大數據為主要特征的信息化技術的進步，都對傳統的檔案工作提出了新要求，檔案工作進入了新時代，面臨新形勢、新挑戰，建設世界一流企業是大多數企業的愿景，然而一流企業需要與之適配的檔案管理工作。

一、企業檔案管理工作存在的問題和原因

檔案工作的目的是客觀記錄歷史，發揮資源的內在價值，傳承載體的內蘊文化。與現代技術接軌，充分發揮檔案的價值，是檔案工作的未來之路。但是源于檔案工作價值體現的滯后性和非生產性，也歸咎于檔案工作的投入產出不夠上。檔案工作長期積弱，限制了檔案價值的發揮，雖然為檔案工作的創新和發展提供了無限可能與空間，但也使檔案工作在企業中長期發展中被邊緣化。筆者通過對諸多煤炭企業進行基層調研、與檔案員座談、實地考察等形式，梳理總結相關企業檔案工作存在以下共性問題，并對相應問題進行了原因分析：

1.基層檔案管理員有效履職時間不足。調研對象單位包括機關單位17個和二級單位45個，專兼職檔案人員共計62 人，投入檔案管理工作的有效時間嚴重不足，影響了基層檔案工作的成效，包括重要檔案收集不全、整理滯后和利用不足等。原因為：（1）客觀上基層檔案員多身兼數職，分身乏術；（2）主觀上是相關人員包括領導對檔案工作認識不足，精力分配少。

2.基層檔案管理員缺乏有針對性的業務培訓，業務工作能力不足。企業的集中培訓和地方檔案管理部門指導偏理論居多，未能有效解決基層檔案員收集、管理中的實際問題，影響了工作效率和成效。原因為：（1）業務指導人員缺乏對基層工作的了解，不能在指導中有效結合工作實際；（2）基層人員檔案業務理論基層較為薄弱，難以自己創新工作方法；（3）檔案工作人員走出去的較少，眼界不寬，積累不夠。

3.檔案工作中整體上存在人才資源浪費。調研專兼職檔案人員128 人，大專以上學歷占90%，多數人多數時間都在做單調重復的低技術含量工作，理論研究和資源開發及宣傳培訓等有深度工作開展較少，這是人才資源的浪費[1]。原因有：（1）重復性的整理工作是必要的基礎性工作，但未有替代性技術手段提高其效率；（2）檔案行業的相對封閉性工作慣性使人員的工作創新積極性不高；（3）人員缺乏開展深度工作的時間和動力。

4.實體檔案整體上存在收集不齊全的情況。根據借閱情況匯總分析，企業本部及基層均存在實體檔案移交不齊全的情況，包括部分重要文件、照片、影視頻或者實物等。原因有：（1）檔案的形成者缺乏歸檔意識，重要檔案留存個人手中甚至遺失；（2）檔案員對檔案形成過程往往不掌握，無法進行有效催收。檔案工作的機制使檔案收集的缺失很難即時體現；（3）標準范圍不明不細導致部分檔案的無意識性流失。

5.電子檔案未能有效收集。有實體檔案對應的電子檔案目前情況尚可，無實體檔案對應的電子檔案收集存在大片空白和管理風險，包括網站信息、工業數據、系統數據等。原因有：（1）信息發展改變了工作模式，超出了檔案傳統收集的范疇，如網購；（2）電子檔案收集缺乏細致的操作規范，如數據標準，實際收集存在難度；（3）電子檔案收集超出檔案工作現有職能，檔案部門缺人力。

6.實體檔案管理存在安全隱患。企業和基層檔案室實體檔案管理安全隱患有共性，主要存在于溫濕度、防蟲、防塵及特殊載體檔案管理上。溫濕度大多庫房不達標，長期積累影響檔案實體壽命。防蟲和防塵大多庫房未定期進行，檔案介質存在受損的隱患。特殊載體檔案存放環境的溫度和濕度以及裝備未達到規范要求，沒有進行定期檢查和數據轉移。原因有：（1）庫房設施設備配備不到位是關鍵，是直接原因；（2）檔案管理職責履行不足是主觀原因；（3）特殊載體的讀取設備缺乏是現實原因。

7.檔案信息化建設嚴重滯后。企業的檔案信息化停留在初級階段，與國家檔案局下發的《企業數字檔案館建設指南》中的要求有差距，檔案的管理和發展整體上落后于工業和信息技術的發展，從資源上和技術職稱上限制了檔案工作效率的提升和檔案價值的發揮。包括系統功能落后、數據管理和分析及轉化不足。原因有：（1）設施設備投入不足；（2）信息技術的發展未在檔案工作上充分發揮效用；（3）信息標準缺乏實施規范，人力不足限制理論研究。

8.缺乏深入的理論研究，工作規程不夠細致規范。目前的檔案規程對人員的主觀性要求高，實際操作存在差異，不易復刻推廣，實際工作中影響工作效率的提升。原因有：（1）工作慣性使人員創新意識缺乏；（2）人員缺乏梳理總結已固化工作經驗的思維；（3）人員缺乏研究的時間和動力。

9.檔案資源開發不足。檔案資源利用尚停留在基礎的查詢，未對現有檔案資源進行深入開發，不能夠提供更深層次的服務。如深度的有重大價值的編研匯編、修史立志等。原因有：（1）信息化滯后，缺乏現代化的編研手段，編研耗時巨大；（2）缺乏可以研究的人才和時間。

10.檔案價值發揮不夠。檔案價值發揮尚局限在直接的憑據方面，民生檔案利用占比較大，為企業生產經營和決策提供參考、為日常工作提供支撐和支持等效能發揮不足，檔案價值依然以被動式發揮為主，檔案的其他屬性價值，如政治、文化屬性等幾乎未得到發揮。原因有：（1）檔案意識不足，大多利用者無依靠檔案的工作習慣；（2）大多利用者認為利用檔案麻煩耗時，不利用；（3）檔案管理人員檔案資源開發不夠，未打造出特色檔案產品體系；（4）檔案理論研究者缺乏，無有效的檔案價值發揮思路和開發時間。

11.檔案隊伍整體士氣不高。檔案工作不即時體現直接效益，檔案隊伍士氣不高原因較多，主要有：檔案人員待遇低、個人職業發展面窄、檔案工作邊緣化、檔案管理職能不能有效履行等。

二、解決思路

（一）整體思路。通過加強創新、設施投入和提高人員工作效率，用技術手段代替人力，逐步將人員從重復單一工作中解放。引導人員進行檔案標準修訂、資源開發、理論研究和價值挖掘的工作。在傳統檔案業務工作的基礎上把檔案工作重心轉向資源、文化、價值和標準，完成理論引領、標準輸出、文化傳播、價值創造的轉型。將行業內定型的標準經驗和研究成果及時向基層和相關部門推廣，推動整體做強，打造領軍行業內的標桿檔案館。將企業檔案館定位為能夠完成資源積累，能夠進行價值創造，能夠有效地記錄歷史，能夠承載文化傳承。

（二）具體措施。（1）建立檔案管理創新機制：推動檔案管理工作與信息技術的深度融合，引入智能化、數字化手段，提升檔案管理效率和質量。（2）加強設施投入：投入足夠的資金和資源，改善檔案館的存儲環境，確保檔案材料的安全和保護。（3）提升人員工作效率：通過培訓和專業知識的提升，提高檔案管理人員的專業素質和工作效率，減少人為錯誤和漏洞。（4）檔案標準修訂與推廣：不斷修訂和完善檔案管理的標準和規范，確保檔案工作的科學性和規范性，并將標準經驗向基層和相關部門推廣。（5）資源開發與價值挖掘：挖掘企業檔案中的珍貴資源和文化內涵，通過展覽、研究和合作交流等形式，進行資源的開發和價值的展示。（6）建立文化傳承機制：將檔案館定位為文化傳承的重要載體，積極開展檔案文化宣傳活動，加強與社會、學術界的合作，推動檔案文化的傳承和發展。

以上措施旨在全面提升企業檔案管理工作的質量和效率，使其能夠更好地滿足信息化時代對檔案管理的需求，實現檔案資源的充分利用和文化傳承的目標。

三、解決問題的方法

結合精益化管理工作和定額量化工作，以實現檔案工作新定位為目標，確定設施、信息、科研、標準、工效、宣傳六個業務工作提升方向，將具體工作內容分解至各個業務科室，工作成效納入科室考核，業績突出的科室、個人在評先、專業師聘任方面等方面予以優先考慮。根據業務工作方向成立對應的工作小組，專人負責推進相應工作，形成交叉管理、協同工作、整體推進。

（一）夯實檔案安全管理，加強檔案治理體系建設。健全管理機制，強化基礎檔案工作，促進檔案工作均衡發展。加強業務監督指導，檔案工作和業務流程融合，推進在線指導，確保檔案業務水平整體提高。加強標準規范建設，完善制度體系，加大科研、安全、項目、電子檔案及數字檔案館建設等重點領域研究，促進檔案工作科學發展。注重考核成果和工作成效的轉換，加大檔案安全保管、歸檔完整性的權重，形成重點工作引導機制。加強檔案實體和檔案信息的安全管理，落實工作空間網格化管理，檔案實體分級管理，檔案信息延伸管理，保密檔案獨立管理，健全保密審查，強化保密培訓，精細化庫房管理，完善應急管理，進一步加強檔案安全。在傳統檔案安全保障工作的基礎上，主要加強檔案實體和信息安全保障：一是推進完成破損檔案的修復和備份；二是推進改善庫房環境，配備必要的環控、消毒設施，以智慧化為目標，進行智慧檔案館的建設研究；三是完善檔案電子信息載體的檢查和備份；四是推進解決版式電子文件的簽章問題。

（二）筑牢基礎，完善檔案資源建設。加強檔案收集，規范收集機制，強化企業重大活動、重點項目、重點業務和特重大時間應急處置等檔案的收集，確保做到應收盡收，應歸盡歸。逐步開展檔案征集、新媒體信息采集，完善檔案資源結構。對非涉密檔案持續進行數字化轉化，對增量檔案及時加工，形成以數字資源為主要內容的檔案資源體系，完成傳統載體檔案管理向數字信息管理的轉型。促進電子檔案的收集和歸檔，探索論證電子檔案單套制管理在企業檔案管理中落地的可行性，從檔案管理的源頭進行檔案數字轉型。

（三）服務為先，推進檔案利用體系建設。持續優化“讓群眾跑一次”活動，將該項工作常態化，持續推進，進一步健全檔案服務機制。在確保檔案安全的底線上，進一步加大檔案開發力度，在現有技術手段的基礎上，進一步優化流程，推進檔案利用服務。落實檔案編研、數據摘抄等工作，精準對接檔案利用需求。加強檔案宣傳工作，講檔案故事，建檔案文化，提升人員檔案意識，樹立檔案資源共建共享的理念，從源頭為利用體系建設打好基礎。對現有數字資源進行梳理，逐步形成檔案大數據庫，探索檔案大數據的編研、管理和利用，為企業經營提供精準及時的決策支撐服務。加強資源的信息化，從服務上完成實體向信息的轉型。持續加強工程檔案的過程管控工作。規范和統一檔案員工地例會、檢查、驗收的工作標準和工作方法，加強對檔案形成方的即時要求，使工程檔案的形成和移交盡量與工程實體契合和同步。

（四）創新引領，加快檔案信息化建設。加強基層單位檔案信息化工作指導，檔案信息化建設工作一個都不能少。推進檔案信息管理系統的升級，建立高效實用安全的信息化基礎。加強庫區管理智慧化、檔案實體傳輸無人化、檔案實體整理自動化的建設，推進實體管理的轉型，努力在行業內走到前列。繼續加強檔案管理新課題的研究，深化數字檔案館、大數據挖掘、AI 的檔案應用、檔案系統與業務系統銜接方面的研究，為行業內檔案管理轉型提供理論支撐。加強電子檔案歸檔，健全相應制度，落實相應要求，保障電子檔案來源可靠，要素齊全，加快推進電子檔案歸檔工作。落實檔案數據一拖三備份、異地異質備份，完善和加強相應機制，在加快推進檔案信息化建設的同時，保證檔案安全底線。持續加強檔案信息化工作，主要推進實體檔案的數字化工作和數字化成果的管理，包括：（1）推進公司檔案部門館藏實體檔案數字化，推進基層單位實體檔案數字化建設；（2）嘗試非結構化數據的結構化轉化；（3）推進檔案系統的升級改造；（4）推進電子檔案的收集；（5）逐步完成檔案向信息轉化，信息向資源轉化，為檔案的價值創造和效率提升奠定基礎。

（五）抓好隊伍，加強人才培養。完善人才培養機制，根據崗位、專業背景、學歷、學術能力，針對性地進行業務提升培訓。從檔案資源利用開發、檔案資源建設和管理、檔案信息化技術三個方向進行培訓，力爭培養出一批有深厚檔案學術涵養的管理型人才。同時加強基層檔案管理工作的指導：一是有針對性地采取集中培訓、輪訓、現場指導等方式，對基層人員進行業務培訓，提升檔案人員水平。二是進行工作調研，對問題較多的單位采取結對幫扶的模式，安排業務骨干點對點跟進指導，重點促進。三是對檔案安全和重要檔案收集情況進行摸底，及時指導整改。

四、結語

企業檔案工作是我國檔案體系中的重要部分，承擔服務企業和服務群眾的重要職責，對行業的促進和發展都有重要意義。扎實推進各項工作，逐步實現傳統管理向數據管理轉型、檔案管理向資源管理轉型，由實體管理向信息管理轉型，是檔案工作的必由之路。