搭建數字化不動產檔案管理利用發展平臺探索

摘 要：檔案管理工作人員為了適應移動網絡的發展，需借助數字不動產檔案管理平臺開展相關工作，在信息化平臺中完成檔案的采集、存儲和更新等日常工作，以提高工作效率與質量，緩解工作壓力。同時，相對于傳統工作手段而言，此工作模式還可以提高不動產檔案的開發和利用，從而使其發揮最大的作用。基于此，文章對數字化不動產檔案管理利用平臺的應用價值與關鍵技術展開綜述，分析了其在發展中所面臨的一些問題，并從建立長效投入機制、重視人才隊伍建設、構建多元化保護體系等角度，對信息管理平臺的發展提供了一些建議。

關鍵詞：數字化；不動產檔案管理；發展平臺

不動產是私人財產重要組成之一，因此，要管理這一類的財產，就必須嚴謹而又精確的記錄，以確保不動產所有人的利益不會受到侵害。由于私人財產的獨有性，不動產檔案也就有了一定的獨特之處，導致我國各地區在不動產檔案的管理上存在著一些差別。但是，不管管理方式有多大區別，其基本管理模式相同，即都必須遵守法律法規，并在其監管之下，由國家相關部門統一管理和調配不動產有關資料，從而保證不動產檔案的完整性和真實性。

一、數字化不動產檔案管理概述

第一，不動產的基本含義。我國《不動產登記暫行條例》第2條將“土地、海洋、房屋和林地等固定財產”的概念界定為“不動產”。

第二，近代不動產文件同時包括了狹義和廣義兩種觀念。狹義概念是指借助現代化技術手法、服務制度以及技術設備完成不動產檔案收集、處理、傳輸、編目、流通、檢索和統計等工作，實現不動產檔案的自動化管理。廣義概念是指不動產檔案管理工作的整體現代化，主要是從藏檔結構、人員結構、管理、技術手段、服務手段和材料裝備等方面開展的。以電子文件、紙質文件、數字文件為特色，以多樣化的文件為載體。傳統的不動產檔案館、電子檔案館、數字檔案館等，也包括了各種形態的混合型檔案館。館藏包括兩個方面：真實館藏，如紙質原始檔案、電子檔案和虛擬館藏，如數字檔案。

第三，在數字化行政文件中，檔案信息的使用和存儲以電子文件和數字文件為主。在有關檔案信息的調用中，要開展信息的查詢工作，就需要利用電腦網絡，如果利用信息系統，則可以使檔案的資料更為完整，從而使檔案的管理工作更為便利和有效。通過構建數字不動產文件系統，達到了對數字不動產文件系統科學管理的目的。

第四，將數字儲存技術運用到實際工作中。在運用數字化技術管理不動產檔案時，要在信息數據庫中高效地存儲不動產檔案信息，就必須運用信息化儲存技術，這種方法既能提高工作效率，又能保證文件資料的安全。同時，該技術還保證了檔案信息存儲的多樣性，突破了在傳統檔案管理工作中的信息存儲方式所存在的局限，既可以高效存儲文字檔案信息，又可以進一步存儲視頻、圖片、聲音等。

第五，利用計算機搜索檔案信息。與傳統信息檔案保存相比，借助數字化不動產檔案信息管理平臺，使用者只需要借助檔案信息編號或關鍵詞就可以完成不動產檔案信息查詢。即將數字化技術運用到不動產文件的管理和使用中，既可以提高信息管理的效率，又可以保證有關用戶可以更加方便地檢索文件。

第六，利用網絡系統管理不動產。在現代信息技術的高度普及下，科學地運用現代網絡系統管理不動產檔案是數字化不動產檔案管理利用發展平臺的一個主要特點，相比于傳統的文件管理，科學地運用該技術，既可以提高工作效率，又可以更好地保證其準確度，防止因人因錯誤引起的管理問題，又可以節省人力，極大地降低有關工作人員的工作負荷，從而提高工作效率。

二、搭建數字化不動產檔案管理利用平臺價值分析

1.檔案管理信息化發展背景下的客觀要求

隨著信息時代的到來，以互聯網、大數據、云計算為代表的現代信息技術正日益廣泛運用于各領域、各行業、各單位當中。根據不動產檔案管理的特殊要求，有必要建立一個數字化檔案管理利用平臺，為各項工作創造一個良好環境提供必要支持。以不動產檔案的搜集與歸檔為例，該工作環節既是不動產檔案工作中最基本的一個步驟，又是充分挖掘與利用不動產檔案資源的先決條件。利用不動產檔案數字管理平臺，檔案館的工作人員不必到不同的地方去搜集資料，而是可以利用互聯網的傳送，及時方便地獲取不動產有關的資料和文件，再對其進行篩選、歸檔、編目和分類，完成對不動產檔案信息的保存。

2.提升不動產檔案的管理與利用水平

不動產文件的高價值特性，要求檔案工作者不僅要按照有關部門的規定做好前期的收集、歸檔和保存等日常管理工作，還要按照使用者的需要，對文件價值的挖掘和利用。不動產文件的數量龐大、類型繁多，受傳統工作模式的局限性影響，給文件的查詢和保存帶來了很大的困難。建立一個不動產檔案數字化管理利用平臺，能夠使用計算機來實現對其快速檢索，并在龐大的檔案數據庫中用關鍵詞搜索的方法來尋找到用戶所需要的檔案資料，從而提高了檔案的服務質量。在此基礎上，還可以通過電腦定期備份和更新不動產檔案信息，使其更加具有實際意義。

三、數字化不動產檔案管理利用平臺的核心技術

1.基于大數據的快速檢索技術

不動產檔案信息數量浩如煙海，能否以最快速度找到所需文件，體現了檔案管理工作者的工作效率。在建立并應用了數字化管理平臺之后，可以運用大數據技術，在電腦查詢系統中輸入關鍵字，從而迅速查找到所需要的文件。通過使用快速檢索技術，不僅可以提高數字化不動產檔案的管理效率，還可以為檔案借閱者節約等候的時間，改善使用者的服務體驗。

2.基于云服務器的安全存儲技術

與傳統的紙質檔案資料相比，電子化的檔案資料可以降低紙質檔案資料易損壞和丟失問題，但同時也存在一定的安全性問題，尤其是一些價值高的檔案資料，更是成了不法分子覬覦的目標。近幾年，由于黑客攻擊、病毒入侵而導致的數字不動產檔案信息泄露問題屢見不鮮。為解決該問題，在建設不動產數字文件的基礎上，可以采用云計算為基礎的信息安全存儲技術。其主要特征是將傳統的物理服務器作為數據的儲存方式，轉移到了云端。這種云服務器一般都是特定的企業經營，如阿里云、百度云等。它不但具有巨大的儲存能力，還具有更高的安全性。不動產檔案管理部門根據文件的價值將文件分類，將具有更高價值的文件通過云端服務器保存起來，從而有效保障不動產檔案信息的安全與隱私。

3.基于AI的開發利用技術

不動產檔案管理的終極目標，就是基于檔案數據，并從這些數據中挖掘出有用的信息，為不動產管理工作提供必要的參考。為此，將人工智能技術應用于建設數字信息系統中，以提高信息系統的整體效率。從具體的應用角度來觀察，其具體體現在以下幾個方面：一是預警預測功能，也就是分析不動產交易、政府回收信息，從而精確預測不動產市場的發展，從而使政府各職能部門可以采取相應的管理措施，保證不動產市場的良性和有序發展；二是“市場分析”職能，它可以構建一個完整、全面、有價值的房產交易數據庫，發現房產市場中各種類型房產的狀況和未來的發展趨勢，并將這些數據及時傳遞給社會，從而指導房產開發商合理地投資，實現科學的決策和規避風險的目標。

四、不動產檔案管理面臨的問題

1.因體量巨大，不利于管理

由于我國人口眾多，使得不動產檔案的管理變得非常困難。現代不動產的檔案具有多樣性，且相對分布較為分散，各地對其的管理方法也不盡相同。目前，不動產檔案管理工作還不能夠完全由人工智能完成，需要依靠手工完成初步資料的歸類和整理。要想達到真正意義上的數字化管理，就要求所有的部門都可以對其展開統一管理，并要掌握好各自的責任和權利，做到兩者合一，使其應用價值在法律法規的監管下，得到最大限度地發揮。

2.工作效率低下

因為不動產檔案體量龐大，從最初的搜集到后期的整理、利用是一項十分繁重的工作。數字化不動產檔案資料是不動產檔案管理的重要環節。在當今社會，很多行業、領域都已經與信息化技術相融合，不動產檔案管理也必須與時俱進，與信息技術緊密結合，真正實現檔案管理數字化。這是一個巨大的挑戰，但也是開展不動產檔案管理信息化的機遇。

五、數字化不動產檔案管理利用發展平臺創建策略

1.強化檔案管理意識

在管理利用不動產檔案信息時，要保證檔案管理人員具有先進的檔案管理意識，這是開展不動產檔案管理信息化建設的關鍵基礎。只有檔案管理人員擁有較高的檔案管理意識，才能保證在歸檔、整理和利用檔案資料的過程中具有更高的規范性，從而更大程度地實現不動產檔案數字化建設，更好地保障城市建設。對于今后不動產檔案管理工作的開展方向，檔案管理工作人員要有清晰的認知，并以此不斷提高不動產檔案的管理水平，保證在城鎮化進程中檔案管理工作可以迅速地提供所需的、精確的參考資料。

2.構建檔案信息數據庫

在不動產檔案管理中，數字化管理與發展平臺擁有以電子數據方式保存的不動產檔案文件，想要有效管理這些數量巨大、類型眾多的不動產文件，就需要根據不動產檔案文件的復雜程度，建立一個科學的信息數據庫，并將有關的檔案文件加以安全保存，確保市政工作人員可以有效地查找和使用這些文件，從而提高城市化工作的效率。在建立數據庫的時候，要保證既能高效地保存不動產檔案文件，還要能細致分類不動產檔案文件，并能對其高效處理。在信息數據庫建立完畢，要配備專門的運維人員，對計算機系統展開科學的管理和維護，還要有一個獨立的部門定期維護信息數據，以保證不動產檔案文件的安全。

3.建立長效的投入機制

要確保不動產檔案管理信息應用系統的正常運行，就必須有長期投資的計劃安排，還要有完善的硬件設備設施，以保障信息技術應用系統的正常運行。比如，檔案管理機關應該配備一名專職的平臺管理員，經常檢測硬件設備設施，在日常維修的同時，還必須及時淘汰和更新過時的設備設施，從而提升數字化管理平臺的運營效能。在應用軟件上，也要及時升級，為不動產檔案管理和使用等工作提供更多的便利。此外，可以組織專項的培訓教育，通過聘請教授、講師等方式，培訓在崗檔案管理人員，從而提升其對不動產數字文件管理與使用平臺的運用能力。

4.強化檔案信息整合

在具體管理不動產檔案時，必須保證其管理工作具有較高的信息化程度。不動產檔案管理大數據化是發展的必然趨勢，在不動產檔案數字化的具體實施中，各行業、各部門的工作人員都要通力合作，光憑個別工作人員的能力是達不到高效、有序開展不動產檔案管理信息化建設的。數字化體系要與經濟和社會的發展同步，要注重信息化技術的應用，還要有機地結合起來，同時，要對其加強宣傳，以達到更高層次的數字化建設。

5.設置檔案管理指標

開展數字化不動產檔案管理工作，要先明確各環節的工作目標，檔案工作人員在工作時應制定科學、合理的工作方案。此外，我國有關部門應制定相應的法律法規，以保障不動產檔案管理工作順利開展。在制定不動產檔案數字化管理計劃時，要注重各個部門之間的合作，避免業務沖突，部門領導要對工作計劃展開科學評估，保證計劃的可行性，并嚴格把控計劃的實施。

6.設置信息查詢系統

在城市的發展進程中，會出現很多的不動產檔案信息，利用手工搜索過于煩瑣，導致工作效率不高。所以，必須建立一個科學、便捷的查詢體系，以對不動產檔案信息開展動態管理，保證有關的檔案數據可以得到實時更新，并能確保工作人員可以實時查詢信息。

7.加強檔案信息的保密

對于數字化不動產檔案管理平臺建設工作而言，由于工作內容煩瑣，需要各部門協調共同完成，因此，各部門之間的高效合作是非常關鍵的。同時，受不動產檔案的特殊性影響，各部門在收集、整理和利用檔案時，必須加強檔案信息的保密性，以免因信息被泄露，給不動產檔案用戶帶來巨大的經濟損失。

六、結束語

總之，要提高不動產檔案的管理和使用效能，必須構建一個數字化不動產檔案管理與使用的發展平臺。因此，要加強檔案管理意識、建設檔案信息數據庫、加強檔案信息整合、設置檔案管理指標、建設檔案信息查詢系統、加強檔案信息保密等措施，才能科學構建數字化不動產檔案管理利用發展平臺。

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作者簡介：劉燁（1983—），男，漢族，廣東梅州人，檔案館員，本科，研究方向：檔案管理。